书城成功励志一分钟经理人:时间管理
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第5章 有效时间管理二:分清轻重缓急(1)

一分钟经理杰尔先生慢慢地说道:“根据你的人生目标,你就可以把所要做的事情制定一个顺序,有助你实现目标的,你就把它放在前面,依次为之。把所有的事情都排一个顺序,并把它记在一张纸上,就成了事情表,养成这样一个良好习惯,会使你每做一件事,就向你的目标靠近一步。”

时间运筹的标准

众所周知,人的时间和精力是有限的,不制定一个顺序表,你会对突然涌来的大量事务手足无措。

工作时,很多人都有过这样的经验,一会儿要复印,一会儿要接电话……既无聊又浪费时间。由这个经验可知,在工作进行时必须解决的事情实在很多。在工作单位中,地位高的人,琐碎的事可以交待属下去做,而中级干部可支配的部下就比较少,而一些完全没有属下的工作人员,或是自己开店的人,复印等琐事就必须要自己做。

可是,忙于琐碎的事往往会影响重要工作的进展。有些人会觉得工作愈忙愈好,但是忙着琐碎的事和忙着正事,这中间有很大的差别。即使是同样花时间工作,其一分一秒的价值却完全不同。

明确行动目标

一天的事情有很多,有些是迫在眉睫的,而有一些是可以暂且缓一缓的,也就是说事有轻重缓急。

有些非生理需要的事情,就难于判断出哪些重要而哪些不重要了。比如说,A和B同时与你预定在八点钟约会,约谁合适呢?这时候选择与谁约会,就要看你的目的究竟是什么了。你要找女朋友,而A约你正是这个意思,你会毫不犹豫地去与A约会;而你需要升迁,B约你也恰好是这个意思,毫无余地,你要去会见B。也就是说,要根据自己的某些目标来确定,如果这两个方面你都没有兴趣,那就只好用抛硬币来决定了。

有一位公司的经理去拜访卡耐基先生,看到卡耐基干净整洁的办公桌感到很惊讶,他问卡耐基说:“卡耐基先生,你没处理的信件放在哪儿呢?”

卡耐基说:“我的信件都处理完了。”

“那你今天没干的事情又推给谁了呢?”这位经理紧接着问。

“我所有的事情都处理完了。”卡耐基微笑着回答。看到这位公司经理困惑的神态,卡耐基解释说:“原因很简单,我知道我所需要处理的事情很多,但我的精力有限,一次只能处理一件事情,于是我就按照所要处理的事情的重要性,列一个顺序表,然后就一件一件地处理。结果,完了。”说到这儿,卡耐基双手一摊,耸了耸肩膀。

“噢,我明白了,谢谢你,卡耐基先生。”

几周以后,这位公司经理请卡耐基参观其宽敞的办公室,对卡耐基说:“卡耐基先生,感谢你教给了我处理事务的方法。过去,在我这宽大的办公室里,我要处理的文件、信件等等,都是堆得和小山一样,一张桌子不够,就用三张桌子。自从用了你说的方法以后,情况好多了,瞧,再也没有没处理完的事情了。”

这位公司经理,就这样找到了处理的办法。几年以后,他成为美国社会成功人士中的佼佼者。我们为了个人事业的发展,也一定要根据事情的轻重缓急,制定出一个计划来。我们可以每天早上制定一个顺序表,然后再加上一个进度表,就会更有利于我们向自己的目标前进了。

行动五个层次

行动可以分为五个层次:重要且紧急、重要但不紧急、紧急但不重要、繁忙以及浪费时间。

重要且紧急

这些是必须立刻或在近期内要做好的工作。例如,老板要你在明天早上十点钟以前提出一份报告、你的汽车引擎有堵塞的情形、生产前阵痛已经到了每三分钟痛一次。

现在,除非是这些情况都同时出现(老天,请不要让这种情形发生吧),否则你就能够处理它们。因此它们的紧急和重要性,要比其他每一件事都优先。如果拖延是造成紧急的因素,则现在已经不能再拖延了。在这些情形下,时间管理就不会出什么问题了。

重要但不紧急

对这一类工作的注意,可分辨出一个人办事有没有效率。

我们的生活中,大多数所谓重要的事情都不是紧急的,我们可以现在或稍后再做。在很多情形之下似乎可以一直拖延下去;而在太多的情形下,我们确定这样拖延着。这些都是我们“永远没有着手”的事情。

例如,你要参加提升你专业技术的培训班,你想找出时间先做一番初步资料搜集之后,再向老师提出你的计划;你一直想写的两篇文章;你想开始的节食计划;三年以来你一直计划要做的年度健康检查;你一直打算要建立起来的退休计划。

这些工作都有一个共同点:尽管它们具有重要性,可以影响到你的健康、财富和家庭的福利,但是你如果不采取初步行动,它们可以无限期地拖延下去。如果这些事情没有涉及到别人的优先工作,或规定期限而使它们成为“紧急”,你就永远不会把它们列入你自己优先要办的工作。

紧急但不重要

这一类是表面上看起来是极需要立刻采取行动的事情,但是如果客观地来检视,我们就会把它们列入次优先级里面去。

例如,某一个人要求你主持一项筹集资金的活动、发表演讲或参加一项会议。你或许会认为每一个都是次优先的事情,但是有一个人站在你面前,等着你回答,你就接受了他的请求,因为你想不出一个婉拒的办法。然后因为这件事情本身有期限,必须马上去做,于是第二类的优先事情就只好向后移了。

繁忙

很多工作只有一点价值,既不紧急也不重要,而我们常常在做更重要的事情之前先做它们,因为它们会分你的心——它们提供一种有事做和有成就的感觉,也使我们有藉口把更有益处的第二类工作向后拖延。

如果你发现时间经常被小事情占去了,你就要试一下学会克服拖延。

浪费时间

是不是浪费时间,当然是属于个人的主观认定。

有人说美国小说家海明威给“不道德”下的定义是:“事后觉得不好的任何事情。”我不知道他这个定义是不是能够经得起理论的鉴定,但是我确实认为这个定义可以用在“浪费时间”这四个字上。例如,如果我们看完电视之后觉得很愉快,那么看电视的时间就用得不错。但是如果事后我们觉得用来看电视的时间不如用在修剪草地、打网球,或看一本好书,那么看电视的时间就可以归在“浪费”的一类(不过,根据很多商业人士的标准来看,95%的看电视时间都应该归入此类,因此,下次在你伸手去打开电视的时候,很值得你细想一下)。

努力节约时间而又做不到的人,常常想把他们的没有效率怪罪在这一类事情上。不过这不是问题所在,问题是在把太多的时间用在第三和第四类而不是用在第二类事情上。

因此,有必要谈谈时间管理理论的问题,现在,第四代时间管理理论在前三代时间管理理论的基础上,兼收并蓄,推陈出新。其中,以原则为长,配合个人对使命的认知,兼顾重要性和急迫性;注重生命因素的均衡发展;始终把个人精力的焦点放在“重要”的事务上。

如何判断“重要”?重要性与目标息息相关。凡有利于实现目标的事务均属重要,越有利于实现核心目标就越重要。

最新的时间管理理论,把事情按紧急和重要的不同程度,分为ABCD四类。

先做AB,少做C,不做D。方向重于细节,策略胜于技巧。始终抓住“重要”的事,才是最大的时间管理、最好的节约时间方法。AB类事务多了,CD类自然就杜绝了,你就会越来越有远见、有理想、有效率,少有危机。

请在一周内简要记下您所做的ABCD四类事务:

哲人见一位农夫在砍树,每一斧都只能砍下一小块树皮——斧头太钝了。

于是哲人问农夫:

“你为什么不把斧头磨快了再砍?”

农夫回答说:

“我没有时间磨斧头!”

这个寓言能给我们很多启示呀!

只做最重要的事

确定工作优先次序有两个途径:根据紧急性或根据重要性。

要把主要精力放在可以获得最大回报的事情上,而别将时间花费在对成功无益或很少益处的事情上。