对于每个公务员来说,有了责任意识还远远不够,关键是要把自己的责任落实到位。责任得不到落实,就如同没有责任。当然,落实责任也要讲求方式方法,不能盲目,否则就会产生心有余而力不足的状况,本章总结了六种有效落实责任的方法,掌握这些方法,能够使你更容易把工作落实到位。
建立“责任群”,通过自我管理落实责任
每个公务员都应该像在QQ群里的模式一样,通过自我管理来落实责任,你可以自由发表意见,并根据别人的反馈意见修改自己的落实计划,同时要求对方监督自己负责实施这些计划。也就是说,我们以一种负责任的态度对待自己的工作。
有一个基督教徒在临终前遇到接他去天堂的天使,天使说:“由于你一生行善,成就很大的功德,因此在你临终前我可以答应你完成一个你最想完成的愿望。”
这个人说:“神圣的天使,谢谢你这么仁慈。我一生当中最大的遗憾就是:我信奉主一生,却从来没见过天堂与地狱究竟长得什么样子。在我死之前,你可不可以带我到这两个地方参观参观?”
天使说:“没问题,因为你即将上天堂,因此我先带你到地狱去吧。”这个人跟随天使来到了地狱,在他们面前出现一张很大的餐桌,桌上摆满了丰盛佳肴。
“地狱的生活看起来还不错嘛!没有想象中的悲惨呀!”这个人很疑惑地问天使。“不用急,你再继续看下去。”
过了一会儿,用餐的时间到了,只见一群骨瘦如柴的饿鬼鱼贯入座。每个人手上拿着一双长十几尺的筷子。每个人用尽了各种方法,尝试用他们手中的筷子去夹菜吃,可是由于筷子实在是太长了,最后每个人都吃不到东西。
“实在是太悲惨了,他们怎么可以这样对待这些人呢?给他们食物的诱惑,却又不给他们吃。”
“你真觉得很悲惨吗?我再带你到天堂看看。”到了天堂,同样的情景,同样的满桌佳肴,每个人同样用一双长十几尺的长筷子。不同的是,围着餐桌吃饭的是一群洋溢欢笑,长得白白胖胖的可爱的人们。他们同样用筷子夹菜,不同的是,他们喂对面的人吃菜,而对方也喂他们吃,因此每个人都吃得很愉快。
天堂与地狱的区别就是,天堂里的人懂得进行自我管理、互相帮助,他们相互之间构建了一种责任群,每一个人都负有“喂别人吃饭”的责任,同时也享有“别人喂自己吃饭”的权利。如果没有构建责任群,而是独善其身,各顾各地行动,那么,只能把自己打入“吃不到饭”的地狱。一个国家也一样,只有我们建立了和谐的责任群,才能让落实工作顺利有效地进行下去。
把责任分配给每一个人,能使整个国家实现自我管理。优秀的领导总是知道如何分配责任才能让每个人都知道并且敢于承担责任,才能让他们在落实责任的同时享受到落实责任给自己带来的成就感。
当每一个人都建立起强烈的责任感之后,负责任的领导应该知道并且鼓励、帮助大家建立共同的责任感。共同的责任感就是成员之间强烈的合作意识,而建立这种合作意识就要通过建立“责任群”来实现。
通过“责任群”还可以形成一种特殊的、让参与者各抒己见的会议形式。在这种会议上,人们必须开诚布公,不能有任何私心、任何保留。
一般情况下,许多人都很担心甚至害怕别人的不同意见,因为这有可能会暴露他们的弱点和不足,让他们觉得难堪。可是,如果把他们放在一个非常舒适的场合中,他们就会愿意接受别人的意见,丝毫不会觉得难堪。
这种场合就是“责任群”的完美环境。在这里,大家就像QQ群一样,通过“责任群”聚集到一起,没有等级之分、没有强弱之分、不受任何限制,以一种负责任的态度对待自己的工作。在这样自由的气氛中,人们可以自由发表意见,并且根据别人的反馈意见修改自己的落实计划,并要求对方监督自己负责实施这些计划。
这种依靠“责任群”引导每一个人自我管理的制度,可以在一定程度上解决公务员队伍中责任脱节、推诿扯皮的现象,也可以解决“责任缺失”、“责任空白”之类难以解决的责任问题,使每个公务员自觉自愿落实责任,使政府职能得到最大限度的优化,从而获得更大的爆发力和战斗力。
OEC法则:日事日毕,日清日高
“OEC”法则,即英文“Overall、Every、Controland Clear”的缩写。其内容:O——Overall(全方位),E——Everyone(每人)、Everything(每件事)、Everyday(每天),C——Control(控制)、Clear(清理)。
“OEC”管理法则也可表示为:“日事日毕,日清日高。”“日事日毕”,就是要求对当天发生的各种异常现象,在当天弄清原因,分清责任,及时采取有效措施进行处理,以防止问题积累,确保工作责任的真正落实。“日清日高”,就是对工作中的薄弱环节不断地进行改善、不断提高。
OEC法则,起初只是应用于企业管理,后来才被引进到行政管理当中。它最早是由著名的海尔集团从车间的流水线管理发展而来的。当张瑞敏接管海尔时,海尔是一个濒临破产的小企业,为了提高产量和质量,张瑞敏建立了OEC管理法,即依据企业的总体目标,对每一个企业和每一个员工的职责、任务量和操作进行分解安排,将每个员工每天工作的七个要素(产量、质量、物耗、工艺操作、安全、文明生产、劳动纪律)进行量化,每天由每个员工自我清理,计算日薪并填写记账、检查确认,车间主任及职能管理员抽查,月底汇总兑现计件工资。这使得每个人每天的工作有了一个明确定量的结果,体现了数据说话的公正性和权威性,保证了各项工作的有序进行,也就消除了懒惰现象。在海尔洗衣机厂,每天下班前,依照规定,工人们要进行每日的清扫工作。
一天,有一位员工在清扫地面时,发现了一个螺丝钉。他非常紧张,因为他知道若是地上多了一个螺丝钉,就代表着有一台洗衣机少了一个螺丝钉。这关系到产品的品质,也关系着企业的信誉与形象,因此他立即向上呈报。
厂长知道后,立即下令要求对当天生产的1000多台洗衣机做全面复检。全体员工经过细心检查后,发现所有成品都没有缺少螺丝钉。大家感到很奇怪:“问题到底出在哪里?”虽然已经过了下班时间,但没有一个人离开,他们还在寻找原因。
又花了两个多小时的时间,他们终于发现了原因:原来,物料仓库在发材料的时候,多发了一个螺丝钉。
OEC法则的运行,可以分成四个阶段:即P—Plan(计划)、D—Do(实施)、C—Check(检查)、A—Action(总结)。P阶段——根据工作需要设定目标,并通过调查、设计、试制,制订出最合理的工作方案;D阶段——按照所制订的计划和措施付诸实施;C阶段——在实施了一个阶段之后,对照计划和目标检查执行的情况和效果,及时发现问题;A阶段——根据检查的结果,采用相应的措施,或制订新的计划,修正改进原来的计划或寻找新的目标。
按照OEC法则,无论你处于什么岗位,都能够十分清楚自己一天工作的目标,知道自己应该干什么,干多少,按什么标准干,要达到什么效果。当天发现的问题必须当天处理,就是所谓的“日日清”。如果让一些本来极易排除而未能及时处理的小问题和事故隐患积聚下来,时间长了就会成为积重难返的大问题,以致严重影响目标的实现;而目标得不到实现,反过来会产生一种麻木不仁的思想情绪,影响自己的工作热情和干劲,导致工作出现偏差。
事实上,不论是公司职员,还是公务员,日事日毕、日清日高的方法都是非常有效的。我们在落实责任过程中,只有日事日毕,才不会让事情像滚雪球那样越积越多;我们只有日清日高,才会不断地取得进步。很多事情并没有你想象的那么困难,只要行动起来,你就能在行动中找到解决问题的方法。做一个负责任的人,今日事今日毕,每天都前进一小步,久而久之,你就能轻松前进一大步!
严格遵守秩序,提高落实力
一个公务员,首先应该明确自己的工作是什么,并使其组织化、条理化、简明化,这样才能更有效地利用时间。也就是说,一个落实型公务员,工作的第一步就是要遵守秩序。
在美国国会图书馆的正上方,写着这样一句话:天国的第一要律是秩序!专家指出:所谓高效落实责任,从一定意义上说,也就是选择一个较佳的工作秩序。因为只有这样,才能减少忙乱,增加单位时间的工作绩效。它既有益于工作,也有利于健康。具体可采用如下方法:
第一,让条理化的工作节省你的时间和精力。
有句谚语说得好:“喜欢条理吧,它能保护你的时间和精力。”培根也说过:“选择时间就等于节省时间,而不合乎时宜的举动则等于乱打空气。”工作无序,没有条理,必然浪费时间。试想,如果一个搞文字工作的人资料乱放,本来一天就能写好的材料,找资料就找了半天,岂不浪费时间?
第二,把自己的工作任务清楚地写出来。
工作有序性体现在对时间的支配上,首先要有明确的目的性。专家指出:如果能把自己的工作内容清楚地写出来,便能很好地进行自我管理,从而使工作条理化,使工作效率得到很大的提高。其方法是在一张纸上首先试着毫不遗漏地写出你正在做的工作。凡是自己必须干的工作,且不管它的重要性和顺序怎样,一项也不漏地逐项排列起来,然后按这些工作的重要程度重新列表。重新列表时,要试着问自己:“如果我只能干此表当中的一项工作,首先应该干哪一件呢?”然后再问自己:“接着,我该干什么呢?”用这种方式一直问到最后。这样,自然就按着重要性的顺序列出了自己的工作一览表。其后,对你所要做的每一项工作,写上该怎样做,并根据以往的经验,在每项工作上注上你认为是最合理、最有效的办法。
为了使工作条理化,不仅要明确你的工作是什么,还要明确每年、每季、每月、每周、每日的工作及工作进度,并通过有条理的连续工作,来保证按正常速度执行任务。
第三,进行合理的组织工作。
工作目的、工作任务明确后,能不能很好地实现,在于能否进行合理的组织工作。组织工作首先要做好选择、区分的工作,剔除那些完全没有什么价值或者只有很小意义的工作,接着再排除那些虽然有价值但由别人干更合适的工作,最后再剔除那些你认为以后再干也不要紧的工作。
第四,运用化繁为简的工作方法。