在政治性的会晤中,邀请对方国家元首到自己的国家访问,是国力强大的一个标志。这其中暗含的是社会交往的潜规则:如果你能占据对方的时间,操控对方的时间,可以提高你的身价。这也适用于商业中的时间约定。就是说,能够决定会见日期的一方,在当天的会见中能够发挥巨大的领导作用。
在商业交往中,如果你有“对方特意来和我见面”这种想法,你的气势就容易受挫,很容易对对方唯命是从。如果不想在见面时被对方的气势压倒,就不要让对方从头到尾掌握控制权。
当你准备和对方见面时,要尽量根据你的情况决定见面时间,而不要说“根据您的时间定吧”,否则就是主动降低了自己的气场。即使对方提出要在星期几或是哪天见面,你也要决定见面的具体时间。
在见面的过程中,为了避免对方拖延和浪费自己的时间,可以采取以下办法。
贸然结束对话的变通方法是学习利用时间暗示。如此一来,你比较能掌握时间,而且还会得到大部分与你往来的人尊敬和感激。
有些时间管理专家控制期望的方式是在会谈一开始就说一些话:“我现在先告诉你,我必须在4点钟的时候打—个很重要的电话。”重点是要一开姑就宣布,而不是在3点55分才说。这种时间结构暗示有几个作用:一、提供对方一个界限,他们可以事先知道你给他们多少时间。二、迫使对方切入主题,而不要浪费时间在不相关的细节上。有时候,有些人无法在当时你所能给他们的时间内合适地讨论一个话题。假如是这样的话,另外约定—个时间,因为有些人绝对没办法在他们觉得仓促的情况下,透露重要信息。此外,你还可以用以下方法避免时间的浪费:
(1)肢体暗示:你可以开始收文件,好像正准备离开办公室一样;还可以在椅子上将身体往前倾,或将文件放在一起,就像你要离开一样。最明显的肢体语言就是站起来。
(2)停顿与沉默:持续拉长两次回话之间沉默的时间。
(3)加速暗示:下面是一个你可以在交谈时运用的方法,特别是在通电话时:“找知道你正在忙,但是我有一个简单的问题。”说对方很忙是一种说“我很忙”的礼貌方式,目的是使交谈的速度加快。另一个说法是“在我去开会之前,我必须问你……”或是“在我们挂电话前,我想要弄清楚一点……”。
(4)道具:大学书籍出版社的代表卡伦·谢伯德,在她的皮包里放了一个定时器,每过10分钟就会响起来,然后,她会说她必须去赴下一个约会或打一个电话。如果她觉得谈话需要继续,就会关掉定时器。
(5)找东西:许多时间管理专家会全神贯注地注意对方一段时间。但过了一定的时间之后,他们会开始找桌上或办公室其他地方的东西,似乎有一点分心,甚至有一点过意不去。访客得到这样不太模糊的信息,了解他们即将受到注意程度是多少后,就会结束会谈。
(6)串通好的干扰:有些主管会请他们的助理在一定时间之后进来打扰,助理会轻声地说下一个约会时间已经到了,或是提醒主管他们必须马上去参加下一个会议。
有时候你也会成为别人的时间人质。你可能是个业务代表,坐在一个买主的接待室里,而他却待在办公室里,不在乎你转身离开;假如这个人对你很重要,除了等,你也无计可施。此时,你就可以运用消极的时间管理技巧,例如看书或看你带来的报告,或是打电话,只要电话不会被招待员听到就成。
当然,你也可以采取一些积极的方法应付这种情形。例如有一个业务经理说:“我不会让医生或牙医让我等太久,我会等15分钟,然后询问挂号人员医生准备好了没有。我约的时间是3点钟,如果他还有别的事,我要重新安排时间,因为我另外有约会……他们通常都会让我进去。”一个大学的行政人员说,如果她的同事在他们开会时不停地接电话,而制造太多干扰,她就会写一张纸条给他:“我看你很忙,请你有空时再叫我。”然后起身离开。
有时候窃取时间的是你的亲戚或好友,他们不只是约会迟到,简直是抢劫你的时间,怎么办?你可以跟他们摊开来说,如果问题一再重演,等到下一次你们需要约时间时,你可以在你们商量时间时说:“你想我们可以在4点整碰面吗?(或是更精确的时间,例如准4点10分。)我正在处理一些事情和计划,假如做不完,我的麻烦就大了。”