在古代，交通不便，地方官员当面向上级汇报工作的机会不多。下级向上级汇报工作主要靠文书，向朝廷写的报告叫奏牍。既然见面不便，文字工作就显得非常重要了。
曾国藩深知这一点，奏议是臣子最重要的事，必须谨慎对待，下一番功夫才行。很多名臣都是奏牍的高手。我们今天看《古文观止》，其中很多文章都是奏牍文书，也就是汇报材料。贾谊、韩愈、欧阳修、苏轼、王安石、司马光等人都是写汇报材料的高手。
李鸿章入幕后，曾国藩开始主要让他负责文书工作。这是为官者的一项重要素质，训练的是如何与上级打交道。当时只有地方大员才有上奏折的权力，李鸿章虽然也在安徽练了几年兵，但是最多不过是个记名的道员，还没有直接和朝廷对话的资格。曾国藩让他负责起草奏折，一方面是知道他的笔下功底不错，用他比较放心，另一方面也含有培养之意，李鸿章以后独当一面，这一关必须过硬才行。湘军的主要头目，无论是左宗棠、胡林翼还是曾国藩，都是这方面的高手，因此有天下奏牍三把手的说法。
咸丰八年（1858）底，湘军李续宾部在三河镇被李秀成、陈玉成全歼，李续宾和曾国藩的弟弟曾国华等400多将领战死，是湘军出师以来最大的损失。事情过后，胡林翼奏陈其事，请求给予优厚的追赠，语极沉痛诚挚，咸丰帝也被打动了，禁不住涕下，他在批文中写道：“详览奏牍，不觉陨涕。惜我良将，不克令终！尚冀其忠灵不昧，他年生申、甫以佐予也。”下令追赠李续宾为总督，他的父亲赏赐给光禄大夫封典，两个儿子都赐予举人出身，并送部引见，赐银500两。其他的也都按照胡林翼的请求办理。
李续宾虽然是湘军悍将，但是却没有正式的官衔。这次一个人得到了皇帝这么厚重的赏赐，不能不说胡林翼的奏折起到了决定性作用。为此，胡林翼也深感自豪。他在咸丰九年（1859）正月初一给左宗棠的信中说：“天下奏牍，仅三把手，而均在洞庭以南。此三子者，名次高下，尚待千秋。自问总不出三名之下。倘其抑志拊心，储精厉学，则不肖尚未可量也。”
胡林翼对自己的奏牍功夫很是得意，将自己与曾、左并列，称天下奏牍三把手，并说自己“尚未可量”，实则有以己为首之意。而左宗棠则说：“当今善章奏者三人，我第一。”曾国藩从未争过第一。据民国的徐凌霄、徐一士兄弟说，三人各有特色，曾之雄伟，胡之恳切，左之明畅，都超乎常人，不分先后。但从学问根柢而言，“国藩为独优矣”。
曾国藩文章高妙，所以奏牍也非他人可及。据有人研究，他的奏稿也分不同时期，有显著变化。总的特点是：明快简练、凝重沉稳。但前期的奏稿显得戆直、激切、倔强。后期，即1858年重新出山以后，其特点则变为绵里藏针、缜密老到、平淡质实。1858年是他仕途变化最明显的一年，经此番风波，他渐趋谨慎，在奏牍中也充分表现了出来。
曾国藩曾经说：“奏议是人臣最要之事”，教导他的下属必须在这件事上下一番工夫。曾国藩对奏牍的重视，不仅体现在他自己往往亲自动手，言辞谨慎，大多经反复思虑才定，即使是幕僚代笔，他也都要亲自改过。此外，还体现在他慎选幕僚上。他手下的幕僚，包括各方面的人才，但最重要的则是草拟奏稿的人。李鸿章在他幕下，就主要充当草写奏稿的事务。翁同书寿州兵败，信用叛将，曾国藩要弹劾他。因为他的父亲翁心存是咸丰皇帝的老师、大学士，位高权重，翁家的势力也很强大，门生故旧更是满天下，在如何措辞上，曾国藩费了一番周折。李鸿章为他拟定了草稿，不卑不亢，有理有据有节，曾国藩看后大为欣赏，称赞他的文章得一“辣字诀”。后来曾国藩的奏牍，大部分是李鸿章拟的草稿。
当时能向皇帝奏事是一种特权，表明这个人已得到皇帝的注重。如何利用好这样的机会，就要在奏章上下功夫。曾国藩频频教导手下，在奏牍上一定要谨慎行事。同治元年（1862）正月，曾国藩读了洪亮吉的《上成亲王书》，此人就因为上了这一奏疏，被发配新疆。曾国藩读后说，其实也没有什么犯忌讳的地方，饶是如此，尚且遭此大祸，可见奏牍不可不慎啊。
同治五年（1866）十一月，鲍超获准向朝廷直接奏事，自以为腾达之日可待，很是兴奋。曾国藩却以自己的教训为例，告诫他要谨慎行事。他在信中说：“阁下虽可奏事，但须十分谨慎，不可乱说一句。若任意妄说，言不当理，或触圣怒，不准再奏，则反失台端之体面，又负鄙人之期望矣。国藩道光末年在京上疏，颇有锋芒，自出京后，在军十四年，所奏之折无一语不朴实，无一字不谨慎。即如此次因军务不顺，请开钦差、江督各缺，并非得意之时，而所奏两折两片，亦仍属谨慎，兹特抄寄一阅。从古居大位，立大功之人，以谨慎败者少，以傲慢败者多。”
第二年五月，曾国藩又以此教训了曾国荃一番。曾国荃刚获得单衔奏事权力，就弹劾满臣官文，捅了马蜂窝，所以曾国藩再三告诫他写奏稿不可不慎。他说：“吾兄弟高爵显官，为天下第一指目之家，总须于奏疏中加意检点，不求获福，但求免祸。”
然而的确有不听曾国藩劝告而以此致祸的人，吴汝纶日记中记载：“手笔书疏，大臣最宜慎重。武侯之徒李平即出其书疏前后违错而表上其罪也。汝纶前随曾相在军时，有某帅来，相公戒以书疏不可不留意，其后果以此致败。”
在今天的政府机关里面，文字工作仍然是十分重要的。我们常说会写文章的人是笔头好，其实根本的问题还在于有头脑，有想法。领导手下的笔杆子为什么提拔得快？很大原因在于他们常在领导身边，站得高，有想法。