计划要从桌面开始。尽量清除不必要的东西，可以把他们丢到垃圾桶里、或先寄放在别人的桌子上。备一本剪贴簿，把你从杂志上看到的有用的资料剪下来归档，然后再将杂志丢掉。午饭、看牙医或参加某个无聊会议的时候，记得带这本剪贴簿，利用这些时间来阅读。
桌上只留目前正在进行的工作资料，要用的工具书、参考资料摆在随手可及的地方，用完记得放回原处。
一日终了，把桌面清理干净，只留下明天早上要处理的东西。每一件工作都分别存档在不同的资料夹里，便于寻找。
（2）每日列出进程
要消除因时间太短而引起的庞大压力，可把计划分成长期（一周以上）和短期（一周之内）两种。长期计划尽量具体，但不必过于详细，可在记事本上记下所有的完成期限。而短期目标则记在每周及每日的预定计划行动表上。接下来，把每天时间分成几个区段，再分配做不同的活动（包括自我奖励、用餐、休息等）。尽量在体力高峰期执行最重要的工作。当然，在工作中不可避免还是多会有一些干扰；不过，因为你按照预定的计划表行事，这些干扰应该不致造成太大的问题。
（3）拟订预定工作表
列出所有要做的事，依重要性排列顺序，然后列到你的时问表上。计划表上的各项时段区问可以作为每项工作的完成期限。每天不妨时常检查进度，看看自己如何妥善运用时间，然后再看看有没有需要调整的地方。
依据实际需要增加你的工作表。这份工作表应该可以随时变更，做完的事划线删掉，想做、应做的事，也可随时加入。
但不一定要一天完成，也可以放在隔天的工作表上。随时更新工作表可让你有弹性应变的空问，也不会错失任何机会。
（4）先做重要的事
掌握重点可以让你的工作计划不致偏差。一旦一项工作计划成为危机时，犯错的机率就会增加。先做重要的事，然后全力冲刺、完成目际。
成为时间的主宰之后，多出来的时间除了可应付不时之需外，还可用来处理紧急而不重要的会议、电话，以及老板的唠叨。
（5）设定期限
有了期限可以让你更快进入状况、提高产量、减因追求完美而可能导致的拖延。还有，设定期限会强迫你专心一致，使工作品质变得更好。
（6）一次做一件事
一次做一件事可以让你完成更多的工作。挑出工作中最重要的部分，切割成几个小步骤，每一步骤都设定完成期限，然后严格执行。完成的项目愈多，就愈有成就感；当天晚上自我检讨时，也会更快乐。
如果你身为主管，试试看是否可以把部分工作交给别人处理。而授权时一定要明确划分权责界限。就大多数人而言，如果任由他们做主，他们通常会抱着多一事不如一事的逃避心，敷衍应付。
如果你不是主管，或许可以和同事交换一下工作。有些你深以为苦的工作，你的同事却可能乐在其中；而或许你可以轻而易举地帮他解决棘手的问题。和他人分摊责任不仅节省时问，使你有余暇处理更重要的工作，也可减工作单调与负担。
（7）拒绝瞎忙
有些工作毫无意义可言，许多甚至只是在填塞计划。每当你要在每日行动计划表上增加一项工作时，先想想看，如果今天不做，会有什么后果。如果答案是“没什么”或“可能没什么”。便可把它延至明天。假使这项工作一再往后延，而且一直没有完成，就没有必要做了。你可以把时间省下，做更重要的工作。
制定“每日备忘录”
“每日备忘录”是你想记却又不愿长久记在脑海里的讯息、文件和资料的存储器，同时需要时可以把它们找出来的地方。
为了让你的“每日备忘录”成为一种有用的工具，你最好养成习惯，每天早上去看看自己记了些什么事情。
“每日备忘录”对你作决定也颇有助益。它能抑制你的冲动，让你明智地作出判断。
“每日备忘录”只是一种帮助你记忆的手段，而几乎每个人都会用这种方法提醒自己记住许多事。比如说，在台历上记着你每次看病的时间，你就设定了一定的“备忘录”。台历本身就是个“备忘录”，若你加以利用的话，它会发挥更大的效力。台历的不便之处在于：它可能太小了，让你无法把所有的事都记下来。或者它没有多余的地方，让你写得更详细些。
理论上，你的“每日备忘录”该是一些大信封、卷宗、档案夹、活动封面、抽屉或盒子。从1日到30日，或从1月到12月，加以编号。
“每日备忘录”是你想记却又不愿长久记在脑海里的讯息、文件和资料的存储器，同时需要时可以把它们找出来的地方。
为了让你的“每日备忘录”成为一种有用的工具，你最好养成习惯，每天早上去看看自己记了些什么事情。为了让它十分有用，要养成一种习惯，把你所能想到的，你现在有的、想的或做的，以及以后你想要提及的事都记在上面。
比如说，你决定在下周三洗头、理发或吹风，不妨在“每日备忘录”的日期上做个记号（或者卷角也行）。要是定在星期三一大早，你可以在星期二的地方做个记号，然后移到星期三，以便再看一次。
或者，假如你每个月得缴纳1000元的汽车分期付款，不妨用付款单或其他东西来提醒自己，早做备，一月接一月地缴纳。
假定你8日要参加某个会议，而你想带些重要资料去。把文件放进“8”日的纸夹里，并在上面注明会议的地点、时问、与会人员、性质和原因。也许你偶尔会忘了开会或一时找不到资料，可是只要你记得每天早上查对你的“每日备忘录”，你将会记得这些东西的。
现在你已知道，自己为什么不用把文件堆满床就能记得事的缘故了。把这些文件放进你的档案里，并在放置的地方和你想要使用的时间处做个记号。你可能会忘了，不过你有像莫比迪一样的自信——这些文件将在预定的时间出发，并对你召唤。
你可以在往后的时间里翻阅这些文件。然后，在每个月的1日打开当月的卷宗，按照预定的时间将文件放进去。
只要你早上花些功夫打开当天的卷宗，就可以找到你所要的东西。你会因为没有把事情忘了而心安，你可以把回想的功夫省下来，用在其他的事情上；在适当时候，你便知道你的约会、计划和文书工作，你也因用不着分心于其他事，而变得相当有效率。我们确信“每日备忘录”这种方法，能让你花最时间和精力去增进工作效率。你不妨试一两个月，看看它所带来的好处吧。
这方法也能作为你活动、前进或停滞不前的最佳记录。比如说，你想开始读亨利·米勒的作品，或找位朋友到公园钓鱼，还是上一个烹饪班。一两个月前在“每日备忘录”里做个记号。在事情再度发生时，你会回想起以前的种种情况。想想自己以前是否做过，而现在是否还想再试试。不管怎样，你可以强烈地感觉到在这段时间里自己的变化。结果可能引导你走向新的目标与方向。
“每日备忘录”是一种和朋友、同事保持联络的方法。你无需因为要回信而把他们的信搁着（也许夹在一大堆文件中），你只要把信件放在“每日备忘录”里。当时间到时才动手写，或打电话保持联络。它真的具有促进你与人保持联络的能力。
“每日备忘录”对你作决定也颇有助益。它能抑制你的冲动，让你明智地作出判断。比如说，你接到一封广告函说，只要花999元就能买到一部录像机，而你也有些心动。那么不妨把表格填满，装进信封，然后把信夹在截止期限前一周的“备忘录”里。当时间到时再看看表格。这次感觉上没有上次来得吸引人。可是只要你这么做了，就算做了一半。经过一番考虑后，你可以把信寄出去，心里确认自己的决定不会有错。
或者说，有人想听听你对某件事的看法和建议，此时你无需凭空臆测，只要通过你所看到的，表示出你的想法就行了。
隔天再把问题和答案记在“每日备忘录”——可能的话不要隔得太久。当你再看一次时，你便可以借机把原先的判断当成是别人的，而重新加以评估。这样做你将会惊异地发现，你作了多愚蠢、仓促和肤浅的判断。
等到你对这种方法相当熟悉时，你将觉察到这一简单而有效的方法的其他用途。
提高工作效率
（1）清理所有文件并加以处理；（2）消除各种降低效率的因素。
一个人工作是否有效率、是否具有满足感或如愿以偿，这完全视结果而定。如果你明确自己所追求的是什么，则得到的成果既多又好。
当你专注于自己的一生和职业目标时，需要思考如何从许多可能的事情中找出几件，并加以完成。而当你作出“基本决定”时，这就是一种执行：“我下一步该怎么做？”其目的在于激起你的统驭力——即使你只引导你自己一人。
（1）清理所有文件并加以处理
文书工作是个容易处理的问题。包括表格、信件、备忘录、报告或那些要填、读、分析、写和讨论的东西。可是有些人却对这一问题束手无策。
除非你的工作像誊写员工作一样，得分类、归档、修正或处理文件，否则你的文书工作应该是做得完的。因此，这些工作不该占你太多的时间。
如果你现在即将成为主管，希望你尽可能减不必要的文书工作。你不妨试着提高那些必要工作的效率，并将所有文件集中在一个适当的地方存放。
同时，让我们看看该如何处理这些工作。
大多数人常把文件堆在身旁，如桌上、衣橱上、柜子上、咖啡桌上、楼梯——只要是能放东西的地方。只要浏览一下一个人的办公室或住处，就可以猜出一个人办事情的能力。
如果你的面前总有一大堆文件，这暗示着你一定经常受到困扰。零乱的文件表明你需要别人的帮助，可是情况还不算太坏。有一位会计师，他的办公室里总是堆积了好几叠文件。最底下的一叠文件大约有6英寸厚，用橡皮筋或纸绳捆在一块儿。有时一叠文件放在其他两叠的中问，而有时则三四叠堆在一起，其中有些已无从辨认。甚至会计师也不知道，更不在乎里面写的是什么。其实，只要翻翻里面的文件，就可以发现，有些文件根本就没有用处。这些文件全记载着过期的法律规定和已去世的客户资料，而这些人的遗产早就处理好了。这位会计师喜欢这些堆积的文件，对他来说，再也没有比这更好的资料了。
如果你喜欢堆积文件——假使你心里觉得有必要保留的话——那劝你改掉这些习惯，你需要的是另一种方式的协助。
假如你是因疏忽或缺乏训练而养成这种习惯，或者你觉得这些文件若搁在手边，做起事来会更有效率的话，那么你还有药可救。
老实说，这些文件对你来说无疑是一项重担。试着加以处理吧，否则它们会降低你的工作效率。就像一辆汽车上，如果净是旧零件，你就无法迅速把车修好一样。
看看你面前所堆积的东西，然后查阅一下其内容。在这些文件中，哪些对你仍有用处？如果你跟周围的人一样，那么你可能会有75％的文件是没有用的。除非你在找资料，否则你是不会去看它的。如果没有这些文件放在你面前，你也不会有失落的感觉。而当你堆放的旧年度报告和上个月的文件不见时，你将因此而降低工作效率。
从现在起，每当你翻阅文件，寻找你所要的资料时，随手拿支笔或签字笔，在文件边上轻轻地做个记号。而在你下次找别的资料时，同样也在上面做个记号。
不妨用一种好玩的心理，写下你预估翻阅的次数。我们敢说，你算得一定不够。你所得到的记号必然会比你所想像的来得多。在某种情况下，有人曾经翻阅同一份文件达137次，然而文件依然对他构成妨碍。因此在你寻找资料时，开始计算一下你翻阅这些文件的次数吧。一旦你确定这些文件会妨碍你的工作效率，你就能找出补救措施。
（2）消除各种降低效率的因素
试着养成在一张十分干净、简洁的桌子上工作的习惯。而放在桌子上的文件，也一定要是最重要的，而且对你有益。把其他不相关的东西搁置一旁吧。