这些文件的真正作用是让你无法专注于某一件相当重要的工作。每当你扫视面前堆着文件的桌子，你会因惦记着去做某件事而分心。从复杂凌乱的记忆中选择自己应该记住的某一要事，这是相当重要的。其关键就在“有选择性”这四字上。假使你经常或普遍用它的话，这种方法会产生负面效果——就跟你积压的文件一样。
你也许跟一位在会议桌上疲惫不堪的推销员一样，一天到晚忙得动弹不得。你开始向一位想要买东西的人游说，但在紧要关头，却阻止了另一人抚弄货品。你急着想把东西推销出去，可是当客人在订货单上签字时，又有一个人抓住了你的袖口，问了一个你难以回答的问题，就在你要回答问题时，你突然想起你原本要告诉第二位客人一些事的。所以你搁下手边的事情，趁着在这件事情还没忘掉之前，打个电话告诉他。可是就在你等他接电话的当儿，不断有人走进摊位向你询问产品。
从早到晚，你就这样一直忙碌不堪。你忙个不停地向数以百计的人推销，却没有达成一宗交易，收效为零。
这种做事方式使你无法控制自己的时间和精力。当你趴在桌上叫苦时，你根本毫无效率可言，而你正是这么做了。
最好的方式是保持桌面的整洁。首先，你将记得议程上最重要的事。在某些情况下，让你能专注于某一件重要的事，而不受其他因素的干扰。不用担心你会忘了下一步该怎么做。你绝对不会忘的。第二，有些相当有用的记忆术，能让你记得这些事，而不致耽误你的进度。
用不了多久，你将养成每天制定计划的习惯。这些计划将取代那些文件，而不至于让你分心。
（3）综合性的归档方式
大多数人都不知不觉地积压文件，可是一旦你这么做了，日积月累，最后你便无法控制。到那时你得花一段长时间，才能找到自己所要的资料。大多数人积压文件的借口不外乎两点：
①现在没有地方可以摆这些文件；
②我只是放在那里一会儿。
假设你不用这些借口的话，你就不会堆积文件。两种避免堆积文件的方法是：
①有个地方——一个相应的地方——去放那些你想保留的东西；
②立刻物归原处，除非你现在正在使用它。
综合性的归档方式在这儿说来是个妙方。它能提供你一个地方摆所有的文件。而且它使你有信心能在需要时，立即就找到资料。把文件放在看不到的地方，是需要相当大的勇气的。
让我们试着去面对，一个散乱的归档方式就像个零乱的衣柜一样，你得把某些东西拿出来，才能找着所要的东西。而每当你打开衣柜时，便有一大堆的东西朝你扑来。如果目前的归档方式（假设你有的话）像个零乱的衣柜，那么在你使用时，你常常会觉得自己像个呆子一般。难怪你会把文件堆放在身边。
一个有系统的归档方式，能让你有个整洁的工作环境，进而专注于某一件工作上。实际上它是个人专心致志和寻求效率所必需的利器。
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认真核实“每日备忘录”
为了让你的“每日备忘录”成为一种有用的工具，你最好养成习惯，每天早上去看看自己记了些什么事情。为了让它十分有用，要养成一种习惯，把你所能想到的，你现在有的、想的或做的，以及以后你想要提及的事都记在上面。
你有一种可以免掉不必要的文件，又不致影响到记忆的重要方法，那就是准备“每日备忘录”。
电视演员在拍戏时，常常靠各种记忆法，使自己记得如何述说台词和进行表演。你何不试试呢？
“每日备忘录”只是一种帮助你记忆的手段，而几乎每个人都会用这种方法提醒自己记住许多事。比如说，在台历上记着你每次看病的时间，你就设定了一定的“备忘录”。台历本身就是个“备忘录”，若你加以利用的话，它会发挥更大的效力。台历的不便之处在于：它可能太小了，让你无法把所有的事都记下来。或者它没有多余的地方，让你写得更详细些。
理论上，你的“每日备忘录”该是一些大信封、卷宗、档案夹、活动封面、抽屉或盒子。从1号到30号，或从1月到12月，加以编号。
“每日备忘录”是你想记却又不愿长久记在脑海里的信息、文件和资料的存储器，同时需要时可以找出来的地方。
为了让你的“每日备忘录”成为一种有用的工具，你最好养成习惯，每天早上去看看自己记了些什么事情。为了让它十分有用，要养成一种习惯，把你所能想到的，你现在有的、想的或做的，以及以后你想要提及的事都记在上面。
比如说，你决定在下周三洗头、理发或吹风，不妨在“每日备忘录”的日期上做个记号（或者卷角也行）。要是定在星期三一大早，你可以在星期二的地方做个记号，然后移到星期三，以便再看一次。
或者，假如你每个月得缴纳1000元的汽车分期付款，不妨用付款单或其他东西来提醒自己，早做准备，一月接一月地缴纳。
假定你8号要参加某个会议，而你想带些重要资料去。把文件放进“8”号的纸夹里，并在上面注明会议的地点、时间、与会人员、性质和原因。也许你偶尔会忘了开会或一时找不到资料，可是只要你记得每天早上查对你的“每日备忘录”，你将会记得这些东西的。
现在你已知道，自己为什么不用把文件堆满桌就能记得事的缘故了。把这些文件放进你的档案里，并在放置的地方和你想要使用的时间处做个记号。你可能会忘了，不过你有像莫比迪一样的自信——这些文件将在预定的时间出发，并对你召唤。
你可以在往后的时间里翻阅这些文件。然后，在每个月的1号打开当月的卷宗，按照预定的时间将文件放进去。
只要你早上花些功夫打开当天的卷宗，就可以找到你所要的东西。你会因为没有把事情忘了而心安，你可以把回想的功夫省下来，用在其他的事情上；在适当时候，你便知道你的约会、计划和文书工作，你也因用不着分心于其他事，而变得相当有效率。我们确信“每日备忘录”这种方法，能让你花最少的时间和精力去增进工作效率。你不妨试一两个月，看看它所带来的好处吧。
这方法也能作为你活动、前进或停滞不前的最佳记录。比如说，你想开始读亨利？米勒的作品，或找位朋友到公园钓鱼，还是上一个烹饪班。一两个月前在“每日备忘录”里做个记号。在事情再度发生时，你会回想起以前的种种情况。想想自己以前是否做过，而现在是否还想再试试。不管怎样，你可以强烈地感觉到在这段时间里自己的变化。结果可能引导你走向新的目标与方向。
“每日备忘录”是一种和朋友、同事保持联络的方法。你无须因为要回信而把他们的信搁着（也许夹在一大堆文件中），你只要把信件放在“每日备忘录”里。当时间到时才动手写，或打电话保持联络。它真的具有促进你与人保持联络的能力。
“每日备忘录”对你做决定也颇有助益。它能抑制你的冲动，让你明智地作出判断。比如说，你接到一封广告函说，只要花999元就能买到一部录像机，而你也有些心动。那么不妨把表格填满，装进信封，然后把信夹在截止期限前一周的“备忘录”里。当时间到时再看看表格。这次感觉上没有上次来得吸引人。可是只要你这么做了，就算做了一半。经过一番考虑后，你可以把信寄出去，心里确认自己的决定不会有错。
或者说，有人想听听你对某件事的看法和建议，此时你无须凭空臆测，只要通过你所看到的，表达出你的想法就行了。隔天再把问题和答案记在“每日备忘录”——可能的话不要隔得太久。当你再看一次时，你便可以借机把原先的判断当成是别人的，而重新加以评估。这样做你将会惊异地发现，你做了多少愚蠢、仓促和肤浅的判断。
等到你对这种方法相当熟悉时，你将觉察到这一简单而有效的方法的其他用途。
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懂得“以小博大”的战术
“先做小事，先赚小钱”最大的好处是可以在低风险的情况之下积累工作经验，同时也可以借此了解自己的能力。当你做小事得心应手时，就可以做大一点的事。赚小钱既然没问题，那么赚大钱就不会太难！何况小钱赚久了，也可累积成“大钱”！
“以小博大”是成大事者常用的手段。其原因之一是有些人一心想发财，但他不屑于赚小钱，只想赚大钱，结果大钱小钱都没有赚到。
世界上许多富翁都是从“小商小贩”做起的。只有扎扎实实地从小事情做起，才能希望有朝一日干大事业。这样从事的事业才会有坚实的基础，如果凭投机而暴富，那么来得快，去得也快。钱赚得容易，失去得也容易。
虽然我们有“从今天起开始做”的想法，但如果订了过大的计划，到后来难以实行，不会有什么结果的。因此，在开始时，不要把目标订得太远，应从小处着眼。
有一位曾经干过人寿保险的业务人员，同时在其他的事业上也是一位成大事者。他认为：若要增加人家对他的好感，应该先把自己的外貌整理好，因此，他每天早上在镜子前仔细研究，想办法使别人对他产生好感，所以，可以这么说，他的成大事，便是他平常累积小事而导致的。
万丈高楼平地起，你不要认为为了一分钱与别人讨价还价是一件丑事，也不要认为小商小贩没什么出息，金钱需要一分一厘积攒，而人生经验也需要一点一滴积累。在你成为富翁的那一天，你已成了一位人生经验十分丰富的人。
恐怕现在的年轻人都不愿听“先做小事，赚小钱”这句话，因为他们大都雄心万丈，一踏入社会就想做大事，赚大钱。
当然，“做大事，赚大钱”的志向并没什么错，有了这个志向，你就可以不断向前奋进。但说老实话，社会上真能“做大事，赚大钱”的人并不多，更别说一踏入社会就想“做大事，赚大钱”了。如果真能如此，应该具备一些特别的条件：
（1）优越的家庭背景。如家有庞大的产业或企业，或是有一个有权有势的父亲（母亲）。因为有这样的父母或有这样的背景，所以一踏入社会就可“做大事，赚大钱”。
（2）过人的才智。也就是说，你应是一块天生“做大事，赚大钱”的料子！
（3）好的机遇。有过人才智的人需要机遇，有优越家庭背景的人也需要机遇，才能真正“做大事，赚大钱”！
因此，你应该问问自己：
（1）你的家庭背景如何呢？有没有可能助你一臂之力？
（2）你的才智如何，是“上等”、“中等”还是“下等”？别人对你的评价又如何呢？
（3）你对自己的“机遇”有信心吗？
事实上，很多成大事、赚大钱者并不是一走上社会就取得如此业绩，很多大企业家就是从伙计当起，很多政治家是从小职员当起，很多将军是从小兵当起，人们很少见到一走上社会就真正“做大事，赚大钱”的人！所以，当你的条件只是“普通”，又没有良好的家庭背景时，那么“先做小事，先赚小钱”绝对没错！你绝不能拿“机遇”赌，因为“机遇”是看不到抓不到，难以预测的！
那么“先做小事，先赚小钱”有什么好处呢？
“先做小事，先赚小钱”最大的好处是可以在低风险的情况之下积累工作经验，同时也可以借此了解自己的能力。当你做小事得心应手时，就可以做大一点的事。赚小钱既然没问题，那么赚大钱就不会太难！何况小钱赚久了，也可累积成“大钱”！
此外，“先做小事，先赚小钱”还可培养自己踏实的做事态度和金钱观念，这对日后“做大事，赚大钱”以及一生都有莫大的助益！
你千万别自大地认为你是个“做大事，赚大钱”的人，而不屑去做小事、赚小钱，你要知道，连小事也做不好，连小钱也不愿意赚或赚不来的人，别人是不会相信你能做大事、赚大钱的！如果你抱着这种只想“做大事，赚大钱”的心态去投资做生意，那么失败的可能性很高！
纵观一些富人的成大事者之路，他们无不从小事做起，从小买卖做起，从小钱赚起。赚小钱还有一个好处，就是积小成大，积少成多，时间久了，小钱也会变大钱哪！