形成融洽谈判气氛的关键时刻往往是短暂的，可能只有几秒钟，最多也不超过几分钟。
实际上，当双方准备一起洽谈时，气氛就已经形成了，而且将会延续下去，以后便很难改变。因为此时，热烈或冷漠、合作或猜疑、友好或防范的情绪已经出现了，所表现的行动不是轻松便是拘谨，谈判的形式也已经确定——谁发言、说多少，双方的策略已经明晰，甚至已逐渐达到知己知彼的程度。
当然，谈判的气氛不仅受最初几秒钟内发生的事情所影响，而且还受到双方见面之前的交往情形，以及洽谈中彼此接触情绪的影响。但是，开始见面形成的印象，比相见前形成的印象强烈得多，甚至会很快地取代以前的印象。
有时，在谈判过程中，气氛会转换发展方向，但是，洽谈之初建立的气氛是最关键的，因为这种气氛奠定了谈判的基础，其后虽然会有变化，但不会明显地朝着积极的方向发展（当然也会有特殊的情况，比如，当双方有了明显的分歧，经过共同努力之后建立新的洽谈气氛，这也是可能的。可是在目前阶段，我们还不期望出现这种分歧）。
开始时建立起来的良好谈判气氛也会恶化，我们必须在整个洽谈过程中采取积极的措施，防止这种情况的发生。
但是，建立良好的谈判气氛，关键还是在开始阶段。因此，我们要着重认真研究谈判开始阶段所发生的事情，研究应该采取怎样的行动，以建立一个良好的谈判气氛。
首先让我们分析一下，当双方首度准备进行谈判时，最可能出现的场面是什么。
一见面，双方首先互相问候，开始某种形式的对话。接着便纷纷坐下，开始交谈。
这时，谈判人员除了已经有的初步印象外，他还会产生某种预感：“说不定这次谈判会很棘手。”也许心中还会想：“天啊！我可得留神对方这些人。”当然，反应也可能是积极的，比如：“看来这次准会有点结果。”从见面形式、问候和坐定的方式，并不能完全解释为什么谈判人员会产生上述各种情绪，因而需要深入地研究。
实际上，这时人的脑子所接收的信号已远远超过了人们所看到的表面现象。人的大脑不仅反映出对方走路的样子及速度、说话的语气声调等等，甚至在会谈开始时，双方随意谈及的问题，也都会对大脑有些刺激作用。
这些刺激因素，是由人的潜在意识接收下来并进行“翻译”的。但如何“翻译”则取决于信号接收前的形势，比较典型的一种形势是当时至少有一方感到谈判前景不妙，有一种担心、怀疑，甚至具有防范的心理。
谈判开始时的话题最好是轻松的，比如，双方可以随便聊聊以下内容：
（1）会谈前各自的经历——曾经到过的地方，接触过的人，等等。
比较轻松的话题还有：球赛、高尔夫球等，甚至早上的新闻摘要（只要不给对方带来不快）。
（2）私人问题。表现出真正关心他人的情况，不带任何威胁的语调。例如：开始可以这样说：“你好！”然后谈一些仅限于私人间的话题，如：“这个周末我钓鱼去了。我很喜欢钓鱼，你周末是怎么度过的？”
（3）对于彼此有过交往的，可以先叙谈一下以往经历和共同获得的成功。
这样的开场白可以使双方找到共同的话题，为心理沟通预先做好准备。
实际上，在闲聊中，双方也同时在传递一些无声的资讯，它同样具有很强的感染力。这时，给人的第一个印象是形象。形象包括一个人的姿势，它可以反映出这个人是信心十足还是优柔寡断，是精力充沛还是疲惫不堪，是轻松愉快还是剑拔弩张。反映这些情绪的关键部位是头部、背部和肩膀。除了姿势以外，形象还反映在谈判人员的穿着仪表上：他的服装的颜色是深色还是浅色；是流行款式还是匠心独具；是整洁还是不修边幅。
但很快地，仪表留给人的印象会被其他印象逐渐淡化。最强的印象，是双方目光的接触。而且第一次的目光接触最为重要。从目光的接触中，可以了解对方是开诚布公还是躲躲闪闪的，是以诚相待还是怀疑猜测的。
除此之外，给人留下深刻印象的因素还有手势。很多情绪可以通过手势反映出来，比如，握手可以反映出对方是强硬的、温和的还是理智的。在西方，一个人如果在用右手与对方握手的同时，又把左手放在他的肩膀上，这就说明此人精力充沛，或者说明权力欲很强（这是一种过于激烈的举动，他想控制别人）。
有时，人身上的气味甚至也会成为影响谈判气氛的因素。曾有一位能力极强的谈判人员，要不是因为他身上的气味令周围的人无法忍受，他可以成为一位出色的谈判家。
洽谈的进展速度，实际上在洽谈之初就已经确定了，从双方互相问候、步行速度就可以看出这一点，诸如客人走进房间的速度、主人从桌前站起来或走上前的速度，以及双方聊天的速度等等，但这些动作的速度通常是难以确定的。而经常遇到的问题是，由于洽谈人员拿不准该谈些什么而出现停顿和冷场，从而减缓了随后谈判的速度；相反地，如果洽谈人员讲话速度很快，滔滔不绝，慌慌张张，同样是一个不妙的开端。我们需要的是既轻松又有效率的谈判速度。
开场白阶段——不管是讲话速度还是无声的印象，都会为谈判奠定了基调。当坐到椅子上之前站着的时候，正是洽谈做开场白的最佳时刻。原因在于，许多社交活动站着比坐着进行还更方便些。例如，站着比较容易改变和对方的接触角度，它可以离得近些，也可以远些。而坐定在某一地方就很难做到这一点，况且坐在椅子上，经常要与对方两眼相视。另外，假如洽谈气氛在人们站着寒暄时就已经建立起来，则由站立转为坐下，还可以被用来强调地表示下面将从一般性寒暄转入正式的业务谈判，从而应该把精力投入到正式工作中了。
开谈阶段的进行过程——人们称之为“入题阶段”，值得在这里说几句，由于谈判即将进行，双方都会感到有点紧张，因而，需要一段沉默的时间，以调整与对方的关系。这段时间要持续多久呢？我们认为应占整个洽谈时间的5%。也就是说，如果洽谈准备进行一个小时，沉默时间为三分钟，如果洽谈准备持续几天，最好在开始谈生意前的某个晚上，一起吃一顿饭。
如果是以小组而不是以个人为单位进行洽谈，那么，掌握好建立洽谈气氛的时间，其意义更为重大。当分别由四个成员组成的两个小组第一次会面时，大家首先忙于互做介绍和握手。此时可能显得十分混乱，不会有什么真正的言谈交流。几秒钟之后，八个人站成一个圆圈。这时，除一两个人偶尔发出的声音以外，一片沉默，其他人十分尴尬地站在那里无所事事。
一般而言，在人数比较少的时候，才能建立起较为积极的气氛。因此，最好把八个人分为二至三个小组，每个小组都有双方的人。在比较小的范围内，人们可能（的确可能）立刻开始小声交谈。这种友好的交谈声是这八个人共同发出的，使人觉得从一开始就建立了热烈的、互相交流的气氛。