书城成功励志卓越员工的第一本书
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第9章 练就优雅的职业行为(3)

名片的使用也有讲究,不按规则使用就达不到应有的效果。

(1)递送名片。

交换名片一般宜在与人初识时自我介绍之后或经他人介绍之后进行。递送名片的先后,一般遵守“尊者居后”的规则,地位低的人先向地位高的人递名片。并应给在场的人每人一枚,以免厚此薄彼。当对方不止一人时,应当由尊而卑或由近而远依次递送,如果自己这一方人较多,则让地位较高者先向对方递送名片。如果随上司到别处去拜访,需等上司介绍后,再递出名片,如果对方递过来名片,要先收好后再递出自己的名片。

递名片时目光应正视对方,不要显出漫不经心的样子。对交换名片最好有准备,应经常检查名片夹,补充自己的名片,以免出现因没有名片而无法交换的尴尬局面。递送名片时,名片从名片盒中抽出,且名片盒最好放在上衣的胸兜里。不要装在裤子后面的兜里,使人感觉到你不尊重对方。不要把名片和其他杂物混在一起,也不要把自己的名片同他人的名片放在一起,不要把折了角或有污点破损的名片递给他人,这样有损你的形象。

递送时应起身站立,面带微笑,走近对方,恭敬地用双手的拇指和食指分别握住名片上端的两角送到对方胸前(低于本人胸部位置),态度要庄重,动作要轻缓,递送时可以口头表示“我叫×××,这是我的名片,请笑纳”或“请多关照”、“欢迎指教,多多联系”之类的话。如果同外宾交换名片,可先留意对方用几只手把名片递过来,随后再跟着摹仿。因为欧美人、阿拉伯人和印度人惯于用一只手与人交换名片;日本人则喜欢用双手递接名片。

自己无意送人名片时,可婉转地说:“对不起,名片未带。”

(2)递接名片。

当别人送你名片时你也要注意礼节,当对方掏名片时就要做出很感兴趣的模样,接名片时应以双手去接,如果是坐着的,尽可能地起身接受对方递来的名片。恭敬地用双手的拇指和食指接住名片的下方两角,并轻声说:“谢谢”,“能得到您的名片十分荣幸”。当着对方的面,用30秒钟以上的时间,仔细通读对方的名片,随后郑重其事地将名片放入自己携带的名片盒或名片夹之中。切忌一眼也不看,就装人口袋,更不要顺手扔在桌子上,或往扔在桌上的名片上压东西,这样会使对方产生受轻视的感觉。

在公共场合如欲索取他人名片,可以婉转地说:“以后怎样向您请教?”“以后怎样同您保持联系?”

名片就是财富。为了查找和使用方便,宜分类收藏他人的名片。对个人名片则可按姓氏笔划分类,也可依据不同的交际关系分类。要留心他人职务、职业、住址、电话等情况的变动,并及时记下有关的变化,以便通过名片把握每个朋友的真实情况。

细节百分百14: 应该随身准备的5样物品

无论你从事什么样的工作,以下5样物品是必须随身携带的。

①名片,最好能有一个名片盒,准备10张以上名片。

②纸巾。

③笔记本和纸,笔记本最好是那种有地址簿和电话簿的。

④身份证,因为有的公司没有身份证可能禁止入内。

⑤钱包,随时准备一些零钱,用以应付紧急情况。

7. 打电话的礼节

无论是在家还是在公司,电话成为公司内部之间和外界交往频繁使用的工具。尤其是在公司的业务交往中,电话使用的频率要比其他通讯设施高出许多倍。在公司使用电话,与在家中使用的情形有所不同,有许多规则需要遵守。

(1)拨打电话

①通话之前,应做好充分准备,要确定自己要说的内容。如怕遗漏,可拟出通话要点,理顺说话的顺序,备齐与通话内容有关的文件和资料。

②电话拨通后,应先向对方问候“您好!”接着问:“您是××单位吗?”得到明确答复后,再报自己单位和姓名,然后报出受话人姓名。如受话人不在,可请人转告,或过一会儿再打。

③说话要直言主题,简明扼要,长话短说。不是十分重要、紧急、繁琐的事务一般不宜超长。遵循电话礼仪的“三分钟原则”,即每次通话的时间应限制在三分钟左右为宜。

④话筒与嘴的距离保持3厘米左右。挂电话时应轻放话筒,不要用力一摔,令对方起疑。

⑤交谈的声音应该温暖而友好。说话的声音要清晰、明亮、语速适中。不要说话过快或过慢,或吐字不清、发音不准等,否则容易使对方造成误听、理解偏差。

⑥在打电话时,要注意保持礼貌,因为公司里的电话交谈对象,绝大多数是公司生意中往来的客户,或是潜在的客户,所以在接听电话时,虽然不清楚对方是谁,但也要表现出应有的礼貌,给每位来电话的人或接听电话者留下美好的印象。

⑦往外打电话时因为看不到对方的表情,不可避免地会出现一些意想不到的错误。例如,不知道对方正在开会,或有客人在等等。由此,在与对方通电话时,应先确认对方的身份,而后了解对方目前的情景,如有不便,可改时间再联系。

⑧打电话谈业务有一定的局限性,对于复杂的业务,如不能够清楚地说明,在使对方明白大概意思时,告知对方随后寄去更为详细的说明,这样业务才能容易沟通。在与对方交谈时,无论你是多么认真地在倾听对方的谈话,如果一直默不做声,或没有丝毫的反应,也会使对方感到困惑,因而,在聆听对方谈话时,要不时地附和,使对方明白你在认真聆听。

⑨上班时间请勿拨打私人电话。在办公室里,原则上禁止打私人电话,虽然说打一两个私人电话不是什么大事,却是不折不扣的假公济私。如果有急事必须打电话也不要太过拘泥,只是自己要掌握好分寸。如果是打进来的私人电话,也应尽量缩短通话时间,不可长时间占用办公室的电话交谈,以免重要的电话打不进来。

(2)接听电话

①电话铃响后应马上接听。电话铃响后应遵循“铃响不过三声”的原则,不能耽搁。

②接电话时态度应当谦和,最好是双手捧起话筒,以站立的姿势与对方通话。并备好电话记录本和笔,准备做通话记录。注意微笑,来电者虽然看不到你,但却可以感觉得到你是否真诚应对。

③专心听电话,接听电话时不要与其他人交谈,也不能边听电话边看文件、甚至吃东西。冲着免提电话大声说话,这是很不礼貌的行为,因此要慎用。

④接听电话时,如果有另一个电话打进来。可对正在通话的一方说明原因,要其稍候片刻,然后立即去接另一个电话。待接通之后,先请对方稍候,或过一会再打进来,随后再继续方才正打的电话。

⑤要正面回馈对方,适时用“是”、“我懂”、“我了解”等字眼来回应。不要插嘴,不要遽下结论,让来电者把话说完。

⑥为节省时间,马上可决定之事就马上决定好。勿占线太久。彼此的寒暄应简短,谈到要点即可,详细情形则利用其他方法说明。

⑦如发觉电话内容不宜为外人所知或有急事需要处理时,可委婉告诉对方:“我身边有客人”或“我有急事要处理,等一会儿我再给您回电话。”如获知有人来电话找过自己,不管对方是否要求回话,都应尽早回话,如隔时较久,给对方回话应表示歉意并解释原因。

⑧如果自己不是受话人,应热情传呼,不能把听筒一丢,就大叫“张三电话”,这对发话人和受话人都是失礼的。应热情告诉对方:“请稍候,他马上就来。”如果找的人不在,则要重新拿起话筒,询问对方是否需要转告,并记下对方的电话号码和姓名,不可表现出冷淡或厌烦,不能让对方久等,或一挂了之。

⑨别人通话时,不要旁听。接到误拨进来的电话时,要耐心地告诉对方拨错了电话,不能冷冷地说“打错了”,就把电话用力挂上,更不可指责、辱骂对方。

⑩通话终止时,应认真地道别。电话通讯,一般由发话人结束谈话,受话方应等对方挂机后再放下听筒。不要仓促挂断电话,甚至对方话未说完就挂断电话。临近通话结束,应礼貌道别,向发话人说一声“麻烦您了”,或道一声“再见”或“谢谢”。挂电话时,应以双手轻放话筒,不要在未道“再见”的情况下,猛然“砰”的一声挂断电话。更不能盛气凌人,把话筒用力一摔,令听者震耳欲聋,这是极端粗野无礼的行为。

(3)手机

①在会议中、和别人洽谈的时候,最好的方式还是把手机关掉,起码也要调到震动状态。这样既显示出对别人的尊重,又不会打断发话者的思路。而那种在会场上铃声不断,并不能反映你“业务忙”,反而显示出你缺少修养。

②在餐桌上,关掉手机或是把手机调到震动状态还是必要的。不要正吃到兴头上的时候,被一阵烦人的铃声打断。

③无论业务多忙,为了自己和其他乘客的安全,在飞机上都不要使用手机。