书城经济服务外包:从“中国制造”走向“中国服务”
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第5章 服务外包概述(3)

(2)B2AO(Business to Agency Outsourcing)型:企业将相关业务或服务外包给具备一定资质或知名度的第三方组织机构,通过第三方组织机构寻找合适的承接方。

(3)I2AO(Agency to Individual Outsourcing)型:个人将相关业务或服务外包给具备一定资质或知名度的第三方组织机构,通过第三方组织机构寻找合适的承接方。

(4)A2BO(Agency to Business Outsourcing)型:第三方组织机构将承接来自于政府、企业或个人的业务或服务再寻找专业性企业进行接包。

(5)A2IO(Agency to Individual Outsourcing)型:第三方组织机构将承接来自于政府、企业或个人的业务或服务再寻找具有专业性业务或服务能力的个人或非组织团队进行接包。

虽然到目前为止,尚无公认的国际标准和完备的分类方法,但各种分类方法不仅为读者加强对服务外包的认识提供了良好思路,也为进一步深入研究和学习提供了指南。

1.4发展服务外包的优势

根据本书对服务外包的定义可知,服务外包实质上就是将非核心的业务或服务外包出去,通过强化自身的核心竞争力、降低运作成本、节约日常维护资源、整合市场资源、提高企业绩效、增强快速响应能力来提高顾客满意度。

1.4.1强化核心竞争力

根据迈克尔·波特的价值链理论,从研发、设计、采购、生产、库存、营销到运输等环节是一条完整的价值链,环环相扣,缺一不可。一个公司不可能在价值链的每一个部分都是最有竞争力的,因此,选择自己最具竞争力的环节才是明智之举。企业集中资金、人才、资源等优势于核心竞争力的业务环节,将不具有竞争优势的业务外包给比自己更具有成本优势和专业优势的企业,以此获得竞争优势。比如,对于有的企业来说,他们具有核心技术能力、核心制造能力,却不具备核心营销能力、核心组织协调管理能力和企业战略管理的核心能力。在快速多变的市场竞争中,单个企业依靠自己的资源进行自我调整的速度很难赶上市场变化的速度,因而企业必须将有限的资源集中在核心业务上,强化自身的核心能力,而将自身不具备核心能力的业务外包给企业外部组织,从而获得竞争优势。

企业拥有资源的有限性决定其不可能在所有业务领域都拥有竞争优势,企业通过外包来实现资源的优化配置。与此同时,外包还可以使企业的高层管理人员更专注于核心业务,将更多的精力投入到核心业务中去,提高核心业务的绩效水平。

案例 数据输入和处理

2005年5月,美国××汽车行。

一位大学生模样的小伙子想要办理贷款购车,他带上驾照和信用卡后,在汽车行的前台填写一些表格,包括个人基本信息、工资收入、财产信息、个人信用卡历史信息,以及购买汽车的车型等诸多复杂内容。像这样的汽车行(经纪商)美国各地很多,几乎全部的汽车销售代理业务都是通过这些汽车行完成的。因为从汽车行买车不但可以直接提车,还可以提供贷款等金融服务。

填完表格后,汽车行的员工对表格的信息进行核对和扫描,与此同时,这些扫描的信息通过互联网传到中国西安。西安炎兴科技软件公司的员工通过互联网接收由美国发来的信息扫描文档,他们需要在18分钟内将客户填写的五六张纸质表单的扫描文档,统一成一张电子表单。通过互联网与美国的金融、政府等部门进行沟通,完成客户的信用调查工作,并把相关资料发给美国的银行,确定相关的付款方式。如果这位客户的担保很充分,信用又好,那么半小时后,这位购车者就可以当场开车回家了。

西安炎兴科技软件公司副总裁陈刚介绍说,几年前,这家位于美国底特律的只拥有三四个员工的小汽车行,因为效率高、成本低,在2年内完成多次兼并成长为美国很大的汽车贷款行的中间商,业务量翻了十几倍,连锁店遍及美国十几个州。

正是外包了这些非核心的业务,这家汽车行有足够的时间来实时收集汽车销售的相关资料,并专注于业务流程优化,使自己的核心优势更加突显。

1.4.2节约生产和运作维护成本

如今,市场竞争越来越激烈,如何有效地降低成本、提高利润是企业追求的首要目标。根据Gilley和Rasheed 的研究,对于追求成本领先战略的企业,将其非核心业务外包出去对企业的财务绩效有着积极的影响。

服务外包,尤其是当前以离岸外包为主的服务外包市场,将非核心业务或服务转移到劳动力成本更低的承接方市场,在降低企业运作成本方面已凸现其优势所在;而且由接包商提供服务,成本更易预测、更好控制;同时,将服务从具有固定成本的固定资产形成转换为具有可变成本的固定资产形式,这使服务在业务增长并赢利时更容易得到增加,在业务衰退时也更易得到削减。而另一方面,发挥接包商专业化运作与管理经验及其规模化的经营优势,发包商可以大量减少其在非核心业务方面的投资,且只需支付较低的可变成本。

降低企业的运作成本是外包最实在的优势,据各行业数据显示,外包大约能降低15%~20%的经营成本。

将日常运行维护工作外包出去还能够极大地节约企业的运行及维护成本。

例如,佛罗里达光能公司将其用PC 机替换超过8000台旧式计算机终端的项目进行了外包;微软公司将其日常的运行工作外包给了数字设备公司;另外一个典型的例子就是美国的国家证券经销商协会——掌管纳斯达克股票市场和管理证券行业运行的机构。这家机构为了将其人员从原有的系统解放出来,将更多的精力投入到新技术项目的工作中去,也选择了外包。国家证券经销商协会与一家海外的公司——Tata咨询服务公司签订了运行维护原有系统的协议,预计这项外包交易带来的人力成本的节约每年为300万~400万美元。再以海尔集团为例,自1998年起,东软公司在商流系统、物流系统、今后服务系统以及IT系统维护服务等众多方面为海尔提供了一系列IT系统解决方案,涉及海尔集团商流及42家工贸的IT业务。东软公司为海尔集团建立的电子自动派工系统,使海尔集团一次性减少派送工300多名,每年节约派送成本600多万元,极大程度地节约了集团的成本,且提高了顾客服务的响应速度和服务质量。

1.4.3提高运作效率

服务外包是将发包商内部的部分职能外包给以服务为导向的专业化接包商,可以为发包商的顾客提供高效的服务和管理,发包商也因此能够获得服务成本的节约,优化发包商组织结构,从而提高发包商的效率。例如,某建材公司作为世界建材领域的领先企业,在水泥和屋面系统、混凝土与骨料及石膏建材领域在业内处于前列。这家公司为了减少服务支持成本并实现全国范围的机构服务支持的同质化,能够量化服务支持结果,利用外部专业接包商的网络能力及资源进行服务支持,并利用专业接包商的管理经验提高IT服务支持水平。结果表明,该公司外包前月平均事故发生率在70%以上,引入外包后的月平均事故发生率为32%,大大降低了IT设备故障对业务造成的损失,其桌面支持服务请求的解决率在95%以上,内部用户满意度达到90%以上。通过外包,该公司较大程度地提高了效率。

案例 银行、保险业后端数据处理

张经理是一家银行信用卡申请部负责人,在他的大办公间,摆放着几十台电脑和服务器,部门里有几十个员工。每天,张经理需要跟接待处确认,今天从分局收到了多少张信用卡申报资料。于是,从早上9:30开始清点、拆封、整理文档、预审、扫描、再整理文档这些工作完成后,下班的时间到了。

但是,他还不得不和员工一起加班录入这些信息。第二天,他打开电脑,查看昨天录入客户的信息。作为负责人,他需要从这些信息中判断,可以给哪些申请的用户发哪一种信用卡。但是他发现,手下的员工对这项信息录入和核对的工作也是心猿意马,录入的信息不准确,有时还需要他重新校验。这还不算,他还总能听到员工抱怨这项业务“与自己的技能无关”。张经理异常苦恼,“为什么我们每人都在处理这些琐碎而简单的事情?”直到有一天,张经理决定将这部分业务外包给华道数据有限公司。

现在,张经理每天来到办公室的心情都不一样。外包公司信息录入非常准确,一次通过率高。每当他打开电脑,就会有几百个申请人的信息在电脑中,然后,他根据银行的规定来决定,是不是给公司的刘总发张金卡,给刚毕业的小王发一张普通卡让我们看一下,外包之后发生了哪些变化:信用卡申请部的固定成本变成了可变成本,也就是发一张卡给多少钱,张经理和他的员工得到了一天的时间。银行早一天得到了几百个信用卡用户,有几百个信用卡用户可以早一天使用信用卡。

外包之后,最高兴的还是这家银行的信用卡中心运营人员和CEO,因为这项业务替银行省下了不少钱,而且运作效率得到了明显提高。

1.4.4增强快速响应能力

在日益激烈的竞争中,企业如果不能迅速适应环境的变化,将会受到极大的影响。企业保留一组核心的员工,并利用接包商来缓冲服务需求波动的影响。

如果接包商的工作人员对需求波动的应对速度高于内部人员,那么这一外包策略就将增强发包商的快速响应能力。

案例 医疗服务外包

约翰·霍普金斯大学的校长比尔·布罗迪在给《世界是平的》一书作者的邮件中提到:在美国很多中小型规模的医院中,很多放射科医生将CT 扫描的读片工作外包给了印度和澳大利亚的医生,多数情况是因为医院在晚上或周末没有足够的人手。有的放射科医务人员可以通过网络在自己家里,或是正在Vail(希腊着名海滩)和Capecod(美国国家自然海滩)度假时读片,从而提供全天候诊断。不过,小医院显然是把扫描图像传给了海外放射科医生,印度、澳大利亚的白天正好是美国的夜晚,这样向海外传输图像就能够更好地提供下班之后的诊断。CT和MRI(磁共振)的影像本身已经是数字格式,可以通过网络传递,因此在世界任何地方看这些影像都没有问题。

1.4.5提高顾客满意度

在日益激烈的市场竞争环境中,从市场导向走向买方市场的过程中,消费需求更为苛刻。消费者不仅希望企业以最小的总成本满足其多种多样的产品需求,还要求企业提供更好的服务。企业能否在正确的时间将正确的产品/服务以合理的价格提交到客户手中,这决定了客户对企业提供的产品或服务的满意度。服务外包通常能通过降低成本、提高运作效率和增强快速响应能力来提高顾客满意度。

案例 餐饮业订餐外包(呼叫中心)

在密苏里州的吉拉多角市的55号州际高速公路附近有家麦当劳店,在那里你可以得到质优高效的服务。虽然帮你订餐的人并不在餐厅内,甚至不在密苏里州,事实上帮你订餐的是在科罗拉多州的一家呼叫中心,距离这家餐厅有1450公里。呼叫中心通过高速的网络将顾客的订单传给准备食品的厨师。看来即使是餐馆的服务工作也不能排除被外包的可能。吉拉多角市麦当劳餐厅的老板香农·戴维斯一共拥有12家麦当劳连锁经营店,他将其中四家订餐业务外包给了科罗拉多州的那家呼叫中心。后者的所有人是麦当劳的另一家特许经营商史蒂文·比加里。戴维斯这样做的目的和所有寻找外包业务的商人是一样的:降低成本、提高速度和减少差错,追求客户满意。廉价、快捷和可靠的通信线路使得科罗拉多呼叫中心的工作人员可以很方便地同密苏里州的顾客进行交谈,为他们照一张电子快照,将他们的订单显示在屏幕上以确认没有出错,然后将订单和照片发送到密苏里州的餐厅和厨房。比加里说,订餐一旦取走,照片就被销毁了。而取走汉堡的人可能永远不会知道,在他们起身去享用订餐之前,他们的订单早已穿过了两个州。

戴维斯说,我10年前就梦想过这样干,所以一有机会就马上付诸实施。比加里很乐意帮助戴维斯实现梦想,他的呼叫中心只收取微薄的费用。