任何事物都有它的过程，文稿起草也不例外，起草过程就是把客观事物经过主观思维转换为语言文字的认识表达过程。本章通过对拟稿准备、文稿构思、拟制提纲和文稿起草等四个主要环节的讨论，使我们对文稿起草规律有一个基本的认识，从而把握住起草时机，使所想所思顺理成文。
拟稿准备
做好拟稿准备是顺利完成文稿的重要条件。毛泽东说：“不打无准备之仗”，拟稿必须打有准备的“仗”，有准备，准备的越充分，拟稿就越顺利。
一、思想准备
思想准备是拟稿的前提，“辞之所以能鼓天下者，乃道之文也”（刘勰《文心雕龙》）。就是说文章所以能鼓动人，就是因为它是思想的体现。老舍在《老舍讲演集》中说：“现下有些青年，只想了一点，甚至连想都不想，提笔就写，大有所谓才子，不假思索，简直在糟蹋纸张。”拟稿前应该充分做好思想准备，只有想清楚了，才能写清楚。
一是对行文目的和要求要想清楚。拟稿最要紧的是要弄清楚本单位行文目的和要求，“定位不准，累死三军”，这是许多“大手笔”的拟稿经验之谈。目的和要求要在拟稿前就要想清楚弄明白，是向上级机关汇报，还是在本单位内部使用？是与其他单位交流，还是见诸报刊？发文的目的是什么？有哪些具体要求？依据是什么？需要解决的主要问题是什么？范围有多大等等，在心中都要提早想清楚。
二是对领导意图要想清楚。作为领导应当把意图要交待清楚，作为拟稿人更要问清楚，防止在主要观点和内容上出现偏差。
领导交待任务和意图，往往是原则性的指点，只能是粗线条的轮廓，对于不清楚的问题，拟稿人一定要有打破沙锅问到底的精神，开动脑筋、周密思考，深刻领会领导交待的精神实质，融会贯通，使领导交待的意图深入化、具体化和条理化，进而变成为自己的思想。
三是对单位的形势和任务要想清楚。拟稿离不开形势、大局、方针、政策等大环境，拟稿前必须弄清楚本企业本单位的当前形势、任务、职工思想和管理动态。对怎样分析把握形势、当前基本任务是什么？完成任务的措施等都要想清楚，对形势和任务有一个正确的判断，以此来确定拟稿提纲。
四是对文稿思路要想清楚。思路是文稿的脉络，是结构的内在依据。动笔之前，首先要理清思路。对怎样提出问题？怎样分析问题？怎样解决问题？以及使用哪些材料等等，都要想清楚。
比较大的文稿，可按照老舍的写作办法，“把它截开成一段段的来想。”全文分为几个部分？各有哪些层次？先说什么？后说什么？哪里该详？哪里该略？从头至尾都要想清楚。
拟稿思想准备是一项经常性的工作，也是锻炼政治敏感性，提高拟稿人洞察力的重要方面。只有这方面工作做好了，拟稿时才能有明确的方向，才能有清醒的头脑，才能有挖掘新事物识别思想价值的能力。
心中无数，拟稿就会东一榔头，西一棒槌，“捡到篮子都是菜”，结果材料很多，却形成不了文稿。
一篇具体的文稿的目的和要求，与企事业单位的形势、任务密切相关，拟稿是形势和任务的必然产物，是企事业单位具体情况的反映。
拟稿的结论只能产生于调查情况的末尾，要真正明确拟稿的目的和要求，除了掌握领导意图外，更重要的是应深入实际，不能把初步明确的要求当作一个固定不变的框框，拟稿一味按照这个框框去套，合则留，不合则舍，这样的拟稿只能产生主观主义的思想观念，为领导提供虚假错误的文稿，贻害无穷。
有句话说得好：“领会上头，摸清下头，两头一碰，才有写头”。只有掌握上情，摸清了下情，才会有文思。
思想准备还表现在文稿的层次和文种上，所处不同层次的《工作报告》其目的是截然不同的。如上级对下级的工作报告主要是部署安排工作，而下级对上级的工作报告则偏重于汇报工作。如果是工作研究，行政部门的领导主要是总结工作经验，推广典型，促进工作；政策研究部门却注重研究探索问题，提出科学的解决办法。
拟稿在明确层次后，就要选择相应的文种。公文文种繁多，不同文种其拟稿的目的和要求也是有区别的。如《通知》主要是为了直接指导、安排、落实相关工作；如果是《意见》则主要是为了探讨、指示某一方面的工作。
文种不同，性质不同，文稿在谋篇布局、语言风格、行文表达、材料选用等方面都有明显的区别。
公文文种选择必须符合对象并服从于实际工作的要求。是拟写工作报告呢？还是要拟写通知？在拟稿前一定要想清楚，针对不同的工作目的选择运用不同的公文种。
拟稿思想准备要注意平时的积累。要养成勤奋读书、阅报、看文件、记笔记和思考的好习惯，对一些重要文件的关键段落，精彩论述要能够背诵，用时才会信手拈来。对文件格式和主要公文的写作特点要熟烂于心。只有厚积薄发，任务来时才能不慌不忙，一挥而就。
二、理论准备
拟稿前理论准备具有十分重要的作用，理论准备是拟稿的基础。如果在理论上、政策上是清醒的，那就会方向明确，敏锐地抓住事物的本质。只有掌握较为丰富的理论知识，才会有高功效的拟稿。
公文主题确定后，就要进行充分的理论准备。首先，要认真学习和重温与拟稿内容有关的文件和资料。大部分公文需要理论观点做支撑，从大的方面讲是党的路线、方针、政策和国家的法律法规以及党和国家领导人的讲话。从小的方面讲是上级的文件和本企业本单位相关资料。
理论准备不足，底子薄，功夫浅，拟稿就不能切中时弊，无法表达尖锐重大的公文主题；对事实认识不深，思想性就达不到应有的高度，也就难以深刻地教育、启发职工。
党和国家方针、政策以及法律法规，是我们进行各项工作的依据和准绳企事业单位公文必须符合党和国家的政策精神，绝不允许有任何与国家政策相抵触的表述，所以，拟稿不可能用想当然代替政策，更不可能离开政策而为所欲为。如果缺乏理论学习，拟稿就会失去衡量事物的标准，就不可能有政策观念。有些文稿平平，其中一个重要原因就是理论水平不高。
拟稿前用理论武装头脑是十分必要的。通过学习，懂得什么是政策所允许的？什么是单位倡导和赞扬的？什么是单位所要防止和反对的？比如拟写《研究院关于实施军民结合，寓军于民管理机制的决定》稿，国家对军民结合有哪些政策？寓军于民的地位和作用是什么？研究院建立寓军于民的条件和基础是什么？等等。这些问题首先必须在理论上予以回答，没有理论就不可能找出能够支撑观点的典型性例子来，也就提不出科学的措施来。
其次，要掌握一定的基础知识。主要是现代企业管理学，经济学、财务管理学、人力资源管理以及国家法律法规等等。这些知识不仅涉及生产关系的改善和改革调整，而且涉及生产力的合理配置，是拟稿应用现代管理方法最直接的途径。
在拟稿前有针对性地了解一些与拟稿内容有关的知识，对于研究科研生产经营管理中的问题具有更直接的指导意义。比如拟写《关于实施工效挂钩分配制度的决定》稿，就必须掌握一定的财务、经济管理知识。建立工效挂钩的分配制度，涉及社会效益和经济效益的评估，还涉及本企事业单位的基本工资测算。文稿的专业性很强，如果不具备一定的财务、经济管理方面的基本理论和方法，能提出符合实际的可操作的工效挂钩方案是难以想象的。拟稿不但困难，甚至就不可能完成。在一般的财务或经济类书籍中，都有比较成熟的分配模式和方法借鉴，有些方法和方案是实践证明了的是行之有效的模式，只要认真学习借鉴，结合实际，就可以拿来为我所用，何乐而不为呢？
借鉴书本知识，不仅使公文建立在严密、规范的科学基础之上，而且使拟稿更省力，更快捷。
第三，要掌握一定的数量分析方法。主要掌握基本的经济数学、统计学、会计学以及计算机应用技术等有关数量分析方法。公文拟稿中存在的通病就是满篇理论，没有数量分析，一大堆文字，很使人头疼。
任何管理现象都表现为数量的概念。对事物的分析，能用数量表述的就尽量不要用文字去表述，数量表示经济管理问题，要比文字表述更加一目了然。比如拟写《研究院科研经营效益分析的报告》稿，如果用文字表述，文稿不但繁琐冗长，而且枯燥无味。
市场信息瞬息万变，现代管理节奏非常快，很少有那位领导能耐心读这些枯燥的文字，大多数管理人员更喜欢看一些报表式的数量公文稿。
实际上，在科研经营管理中已经相当普遍地应用数量分析的公文。如PPT报告都是简洁明了的数量对比分析文稿，更多的管理文书也大量使用数量对比方法。所以，掌握一定的数量分析方法，更有助于拟稿。同时，还应具备一定的自然科学知识，还应了解政治、历史等其他社会科学知识。
公文拟稿往往涉及多个学科，单靠某一学科的知识已难以解决企事业单位现实管理中的难题，只有运用多学科的综合知识，才能拟出有深度的文稿来。
三、条件准备
拟稿是一项艰苦的劳动，尤其是重要文稿，在拟稿前应做必要的条件准备。如果条件准备不足就急于动笔，必然会被日常琐事烦扰，或做或掇，时断时续，不但使拟稿难以为继，而且会失去拟稿的激情和灵感。
条件准备主要包括两个方面。一是要寻找一个较为安静的拟稿环境。环境对拟稿十分重要，有一个安静的环境，拟稿就会很顺利。嘈杂的环境肯定不利于拟稿。我国很多著名作家都有自己的书房，写作中常不让人打扰。为了有一个安静的环境，有的作家远离城市到乡村一呆就是好几个月，甚至一年或好几年。著名作家路遥写作《平凡的世界》就是在陕北农村完成的。作家贾平凹写作《秦腔》，在陕南山区棣花街一间僻静的农舍里“整整写了一年九个月”。他说：写作时“门窗依然是严闭的，大开着灯光，掐断电话……。一日一日这么过着，寂寞是难熬的，”（贾平凹：《秦腔》，作家出版社）。
公文拟稿不可能象作家那样有自己的书房，更不可能到农村去。一般性文稿大都是在办公室完成的，即使这样，很多拟稿人也会在嘈杂的办公室里创造出一个比较安静的拟稿环境。如果是比较重要的文稿，有必要找一个安静的地方，实际上，有条件的单位大都设有专门拟稿室，很多拟稿人不仅在拟稿室，甚至回家关门谢客，专心致志拟稿。所以，在拟稿前准备一个安静的环境是顺利完成文稿的重要条件。
二是做一些必需的物质准备。我国古人写作就非常讲究，把写作环境布置得清幽雅淡，书卷氤胭。宋代文豪欧阳修每次写作前都要净手熏香，清代著名女词人李清照写作也要沐浴更衣，一些达官贵族，有的写作依红偎翠，夜半还要红袖添香。这样的写作条件现在当然是不可能做到的。但是，拟稿前创造一个适合自己写作的环境却是完全可以办得到的。比如准备一些生活用品，洗个热水澡，换上干净的衣服，会使自己精神格外清爽，头脑清晰灵敏。
在生活上也要有所准备，比如准备一点零食或茶点等食品，在疲劳时随便吃点，以增加身体热量。贾平凹写作“每日清晨从住所带了一包擀成的面条或包好的素饺。中午在煤气灶煮了面条和素饺，一直到天黑方出去吃饭喝茶会友，休息的方法就写毛笔字和画画。”（贾平凹：《秦腔》，作家出版社）。拟稿前不妨也可以准备一些笔墨纸砚，名人字画，在拟稿困难时不妨学学贾平凹，也写写字画画。看似悠闲实则转换思路，另觅蹊径，再回到拟稿状态，思路就会豁然开朗，灵感如泉，一泻千里。
拟稿构思
构思是一种创造性的、复杂的思维活动。法国画家米勒（MILLET）说：“所谓构思，是指把一个人的思想传递给别人的艺术”。拟稿构思就是把领导的意图或行政机关的意志传递给所属单位和员工的艺术。构思是拟稿过程中的一个重要环节，是拟稿人在拟稿前对文稿结构和表现形式的全面思考，是对文稿总的谋划和设计。
一、构思的意义和作用
公文拟稿的质量有诸种因素制约，但最重要的因素是构思。巴乌斯托夫斯基在《金蔷薇》里说：“构思和闪电一样，产生在一个洋溢着思想感情和记忆的意识里。当这一切达到那种必然放电的紧张阶段以前，都是逐渐地、徐徐地积累起来的。那个时候一到，这个被压缩的，还稍微有些混乱的内心世界就产生闪电——构思。”契可夫也有类似的感觉，他曾对费多罗夫说：“平时注意观察人，观察生活……后来在什么地方散步，例如在雅尔达岸边，脑子里的发条就会忽然卡的一响，一篇小说就此准备好了。”这“卡的一响”，就是经过长期构思，一切突然明朗起来。我国清代文论家吴德旋在《初月楼古文绪论》中说：“古人文章，似不经意，而落笔之先，必经营惨淡。”就是说，古代有些好文章写得很自然，好象写的时候信手拈来，一下子就写好了，其实写一篇文章之前都是经过了一番艰苦的构思。