1.避免歧义
词语配上不同的声和气往往会产生不同的意思，这是语言的一种歧义现象。因此，你一定要把握好这一原则，尽力避免可能会出现的歧义现象。
2.语义贴切
某一种声和气所表示的特定意思是在人们长期的使用过程中逐步形成的。这种意思具有其特定的稳定性，是不依个人的意志为转移的。我们只能遵循这一特点，而不能根据个人的好恶去随意地违背它或者改变它。
所以，只有遵循声和气的语义特点和选用恰当的声和气，我们才能很好地表达我们的意思。
3.区别对待
在使用声和气时，除了要注意说话对象的年龄、性别、社会地位、文化修养等因素之外，你还要分时间及场合，要根据说话对象的上述因素和不同的时间及场合，而选用不同的声和气。例如：对下属中年长的或文化修养深的人应使用和声和气和平声静气，而不应大声吼气、高声大气或粗声粗气。
作为上司，你应与下属保持适当的距离
作为上司，与下属的关系过于亲密，会大大降低工作效率。但如果太疏远下属，下属就会有受上司漠视的感觉。所以，你应该与下属保持多远的距离，的确是应当注意的问题，也是难以处理的问题。
不论怎样，你都不应该将自己与下属的关系延伸到一些亲密的关系之中。因为，除非你具有充当顾问的职业技能，否则，不大可能成为其下属最亲密的朋友。
每个人的周围都有一种无形的界限，不可逾越，这是一种私人生活的界线，一种内部思想和感情的界线，他们不愿向外面的人透露。作为上司，应尽量使自己与下属具有某些相同的兴趣，但一定要限制自己兴趣的范围和程度。
在日常工作中，人们常常被自身的好恶所左右。那些喜欢你的和你喜欢的人容易受到你的吸引。在工作中，我们与那些自己喜欢的人在一起的时间更多，相互之间了解得也更多，这种了解也将我们之间的距离拉得更近。所以，你要经常提醒自己，防止陷入一种情感的困扰之中，而且要学会认识这种危险的信号，及时收住自己的脚步。
你要时常警告自己，不要自欺欺人地以为，花更多时间与某些下属在一起完全是出于工作的需要，绝不带有个人的偏向。当你靠近个人情感的界线时，应仔细考虑一下后果，因为一旦逾越，事情就可能变得无法控制。
在工作中与下属靠得太近，有时还会使你个人的威信大打折扣。因为，你一旦越过下属的安全警戒线，会给下属造成这样一种印象，就是当你做出一个困难的决定时，他们以为你会站在他们一边，如果你的决定与他们期望的相反，他们会以为你背叛朋友。所以，你应该避免与自己的下属有过于亲密的个人关系，以免给工作带来不便。
你与下属相处时，应该保持职业习惯。当你去看医生时，你总是希望医生对你的病情特别对待，但从职业来讲，医生不会对你表露任何个人情感因素，他只会把你当成病人，保持其在工作中一贯的客观性，这也正是做上司所需要的职业习惯。当然，也不是绝对不能表露自己的观点、主意和正常的情感，要注意的是界限。
你不应卷入员工的爱与恨之中。当你从自己喜欢的员工面前走过时，提醒自己，时时询问自己的动机，避免与他显得过于亲密。
当然，与下属保持适当距离并不是要你的整日“神龙见首不见尾”。相反，当下属需要你时，你还是要让他们随时可以找到。
有些下属不需要时时请示上司就可以完成被要求去做的事情。但这种从自我开始，自行解决问题，自由完成工作的下属是极少见的。而大多数则需要与上司在一起，需要上司为他们指引方向，提供支持，做出反馈，给予赞许。可是，长期与下属泡在一起，又会使下属养成一种事事依赖的习惯。因此，作为上司，你应当在某种程度上脱离下属，但要让下属在需要你的时候能找到你。
作为上司如果你与下属经常不接触，下属遇到问题得不到解决，那就会失去控制，致使紧急问题遭受拖延，后果是很严重的。因此，你应当适时地接触下属，并了解有关情况，这种联系的频繁程度取决于下属所处的环境及其他情况。
你要让下属知道，不必太依赖于你，某些有能力自行解决的问题要自行解决。只有在出现危机，需要紧急援助时，才和你联系。
你还要让员工知道，什么时候找你最为合适，保证他们能够在你安排的时间里找到你。比如，你可以让他们知道，你可能每天上午八点半到他们中间走走，或者在每个周末的下午三点半以后会见他们。
批评不是目的，重要的是让下属受到教育
在工作中，下属有过失、犯错误在所难免。作为上司你要及时批评指正，以免给工作带来不便。但批评不是目的，最重要的是让下属在批评中受到教育。因此，你就要本着教育的目的来批评下属。
1.批评要把握时机
掌握事情发生的时效，在人们记忆犹新之时提出批评。假如你在事情发生几个月以后才提出来，这时人们的记忆已经模糊，你的批评反容易使对方留下“偏颇不公”的印象。
一个人心平气和时较能以客观立场发言，此时就是谈话的好时机。
另外，批评需要一定的前提：
首先，批评和接受批评的双方应该以足够的信任为基础，如果无法取得对方的信赖，即使你的见解确实言之有物，见解精辟，却依然无法令对方折服。
其次，批评者必须有纯正的动机和建设性的意见，在进言之前先要确定自己的言行有助于对方，而且确能发挥实际效用。
再次，你和被批评的对象之间有足够的关系，构成批评的理由，而你又有足够的时间分析自己的看法。
真理并不是任何人所能垄断或独占的，当我们观察别人时，总免不了以个人有限的经验和一己的需求作衡量尺度，难免失之偏颇，最好的办法就是在提出批评之前，先请教第三方，使你的言论更能切合实际，合乎客观。
2.批评要因人而异
由于经历、年龄、性格特征、文化程度等的不同，不同的人对批评的承受力有很大的区别。这就要求你，根据批评对象的不同特点，采取不同的批评方式。
比如，对自觉性较高者，应采用启发做自我批评的方法；对于性格耿直的人，采取直接批评法；对于思想比较敏感的人，要采用暗喻批评法；对思想麻痹的人应采用警示性批评法；对问题严重、影响较大的人，应采取公开批评法等。在进行批评时切忌方法单一，生搬硬套，应灵活掌握批评的方法。
正确的批评要求细密周到，恰如其分，普遍性的问题可以当面进行批评，对于个别现象就应个别进行。另外，也可以事先与之谈话，帮他提高认识，启发他进行自我对照，主动在“大环境”中认错。
若是对下属采取粗暴批评的方式是不会产生好效果的。下属听到的只是恶劣言语，而不是批评的内容。他们的心中充满了不服和哀怨。这就使其产生逆反心理而不利于问题的解决。
批评时要注意含蓄，还可以运用多种方法。如：通过列举分析历史人物是非，烘托其错误；通过列举和分析现实中的人物的是非，暗喻其错误等。
3.批赞结合
要学会运用“胡萝卜加大棒”的策略，避免采取只知批评不知表扬的错误做法。在批评时运用表扬，可以缓和批评中的紧张气氛。可以先表扬后批评，也可先批评后表扬。
欧美一些企业家主张使用“三明治”批评方法，即在批评别人时，先找出对方的长处赞美一番，然后再提出批评，而且力图使谈话在友好的气氛中结束，同时再使用一些赞扬的词语。这种两头赞扬、中间批评的方式，很像三明治这种中间夹馅儿的食品，故以此为名。
在批评的时候，讲对方的长处，既起到了替对方辩护的作用，又表明你对下属工作的承认，使他知道批评是对具体事而不是对人的，自然也就放弃了用辩解来维护自尊心的做法。
4.批评要带有目的性
你所批评的事项，最好是对方可能再犯，而实际上又可以纠正的错误。假若同样的事件或错误不太可能再发生，那么在批评之前，最好先三思而行。另外，假若对方所犯的错误，是他个人所无法纠正或弥补的，那么你的批评反而有害。
以大局为重，正确行使自己的权力
一个人在不是领导没有权力的时候，可能是清心寡欲的，并不热衷于争权夺利。可一旦拥有了权力，就会担心自己的地位和权力不稳，就会想尽一切办法来加强和维护它。
敏感度提高了，就会多疑多虑，常常会胡乱猜忌。别人一说悄悄话，或是私自商讨一些事情，组织一些活动，心里就会感觉特别不舒服，感觉自己好像被架空了，或是认为他人在和自己作对。一旦产生这种心理，就容易以私害公。以私害公主要表现在以下两个方面：
1.滥用权力
某研究所中有一个研究室，领导是由一正两副组成。两个副手，一个分管业务，一个专管行政，主任全面负责。三驾马车，可以说搭配得当，四平八稳。但主任却总是感觉自己无职无权，甚至怀疑是两个助手背地里串通好了，故意架空自己。
为了显示自己的权力，这位主任故意采取了这样的做法：凡是副手赞成的事，他都反对，凡是副手反对的事，他都赞成，完全不以事实为依据，切实地考虑问题。结果，彼此之间不断地发生争执，矛盾越来越多，越来越大，以至到最后，工作无法开展下去。
这位主任怕自己被架空，怕失去权力。但如果他以这种无理取闹的方式来证明他是有权力的，那么迟早有一天他就会失去权力。因为他只是用权力来满足自身需要，却给其他人，给企业内部带来了损害。
2.任用私人
人都是有感情的，对于自己比较亲近的人，这种感情会自然而然地流露，而且还会由于这个人和自己的关系比较近，而更加注意他身上的优点，忽略其缺点。或许他确实很优秀，可就是因为他的出现顶替了比他更优秀的人的位置，这样，在无形之中损害了你在他人心目中的公平形象。并且，由于他是你亲近的人，其他下属可能会碍于你的情面，而容忍其错误的出现。这样不仅对企业不利，就是对你所器重的人也没有什么好处。
若是你所任用的人并不贤能，那就是真正的任人唯亲了，其影响会更大更坏。其他人可能会想：“再怎么努力，也没有用，还不如私人关系，一句话就好使了，什么人都可以来工作。”这样，在无形中就打消了其他下属工作的积极性。下属工作的积极性都没有了，也就谈不上什么经济效益了。
作为上司，有领导他人的责任，所以要以身作则，要比他人对自己的要求更严格一些，有时甚至要做出一定的牺牲。
作为上司，必须以大局为重，保持高度的警惕性，而不能只图眼前利益而做不该做的事情。如果是这样的话，很可能导致失败，甚至是一败涂地。所以一定要当心、用心，权衡利弊，什么事情都要前前后后想清楚以后，再做决定。
正确行使自己的权力，有两方面的意思：第一，用实际行动来说明自己拥有一定的权力，从而树立自己作为一个领导者的威信，赢得下属最起码的尊重；第二，把权力用到正当的地方，多为下属谋福利，与此同时增加自己的收入，而不是中饱私囊，置其他人于不顾。
这样做，你的下属看在眼里，记在心上，会在无形之中对你产生既尊敬又爱戴的感情，
一旦得了心，你的工作就会更好地开展，业绩的提高也就是不言而喻的事情了。
与下属融洽相处，有助于建立良好的上下级关系
作为上司，与下属融洽地相处，既有助于建立良好的上下级关系，又可使下属乐于为你工作。但是，有时事情并不像想象中那么容易，正所谓“用人者，亦为人所用”，“使人者，犹如木工之使木也”。
人人都有自尊，有独立的人格，每个人都希望自己能按自己的意思做几件像样的事。常听一些人抱怨他们的上司：“统治欲望太强烈了。老是命令职员要这么做，不要那样做，烦死了。”其实，有时也不见得是上司说得不对，但上司无视下属的人格，就会让其产生在衙门里当差的感觉，从而丧失主动性。
聪明的上司很少对其下属发号施令，他们常常以商量的口吻说：“如果是你，你会怎么做呢？”“说说你的看法？”“还有什么别的意见？”这样互相讨论，对下属表示充分的重视、赏识，使下属备感亲切，工作的时候就会有动力、有干劲，充分发挥他们的创造力，还可以进一步完善原来的计划。
这就是说，作为上司你应该与下属们多讨论，激发他们的创造力，从而使关系融洽，提高效率，收到事半功倍的效果。