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第16章 通信技术与设备(3)

以后如果你不在的时候有电话打进来,对方就会听到你录制的留言,并可给你留言。你回来后,只要进入SuperVoice的“听筒免提”界面按一下“播放”按钮,就可以听到朋友给你的留言。

3BITWARE VFD使用介绍

(1)软件安装与操作界面

软件安装。如果使用外置调制解调器,请先打开它。鼠标双击“SETUP.EXE”,开始安装,其间按提示进行,一般不会有什么问题。但要注意:

1)填用户信息时,本地代码、本国代码、外线代码、长途代码及国际代码五项最好不填。

2)软件安装过程中,MODEM的自动检测结果会出现在“选择本地调制解调器”对话框内,看看你的MODEM性能如何。

3)软件安装完毕,需要重新启动Windows,设置才能生效。

操作界面。启动BitWare,会看到它的主窗口,包含12个功能模块,分别对应12个按钮,它们各自的名称及功能如下:

传输——发送传真,检测传真队列。

传送、接收日志--记录每份传真的收发信息,查看、打印、发送、删除或标注传真文档。

接收——即接收管理器,接收传真、数据或语音。

电话簿——相似于EMAIL地址薄,与dBASE数据库兼容,可以从其它应用程序导入电话簿。

设置——改变传送、接收、工作站、电话薄、快速电话、传真文件头、调制解调器、传真驱动程序等的设置。

查看——即查看传真,可以让你以多种方式查看、打印及转换传真。

打印传真——专门打印传真文档的模块。

BitCom——聊天、上BBS站、传送文件、做小型BBS站。

语音——即语音管理器,创建语音、传真自动应答邮箱。BitPhone——电话拨号器或扬声器电话。

SkyTel——美国SkyTel专用寻呼机

(2)传真功能

BitWare可以发送文本、图象或这二者组合文档的传真,也可以发送一个只包含简短信息的传真封面。BitWare还具有重发、转发传真功能。

发送传真,按所在的软件环境分,有两种方式:一种是在Windows应用程序中,一种是在BitWare软件中。如果按具体操作方式分,有自动和手动两种。无论使用哪种方式,都应注意,应先在“控制面板”中将BitWare Fax Driver设为“默认打印机”。

从Windows应用程序发传真:启动Windows应用程序(如写字板、WORD、EXCEL等有“打印”菜单的),打开或新建一份文档。

点击应用软件的“打印”菜单,出现“拨号传真”对话框,其左上角为传真收件人的信息,分别输入收件人的姓名、公司、传真电话(可发给多人)。

鼠标单击“启动/传真”键,就可以将传真发出去了(自动方式)。

在BitWare软件中发传真,有四种形式:

形式一:按“传输”按钮发送传真文档,这是最“正宗”的形式:在BitWare主窗口中,单击“传输”按钮,出现“传输传真”窗口;在工具栏点击“新建”按钮或者在“作业”菜单中选择“新建”,出现“拨号传真”对话框;选择“附件”按钮,出现“附加文件”对话框;选择一个或多个先前保存的传真文档,并选择“确定”;然后,在“拨号传真”对话框中,选择一个或多个收件人;鼠标单击“启动/传真”键,发送传真文档。

以上操作稍作变化,就可以发送仅包含短消息的传真封面:出现“拨号传真”对话框后,选中“发送封面”选项,按下“封面…”按钮,在“封面”对话框的“消息”文本框内,输入简短信息,然后,按下“确定”按钮,选中收件人,再点击“启动/传真”按钮即可。

形式二:从“接收日志”中转发传真文档:在BitWare主窗口中,单击“接收日志”按钮,出现“接收日志”窗口;选择要转发的传真;按下“发送”按钮,出现“拨号传真”对话框;选择收件人,点击“启动/传真”键,发送传真。

形式三:从“传输日志”中重新发送传真文档:在BitWare主窗口中,单击“传输日志”按钮,打开“传输日志”窗口;选择要重新发送的传真,仅能选择一份;选择“再发送”按钮,出现“拨号传真”对话框,同时,出现你首次发送该传真的信息及选项,你可以改变它们;选择收件人,点击“启动/传真”键,发送传真。

形式四:从“查看”传真中转发传真文档:

在BitWare主窗口中,单击“查看”按钮,打开“查看”窗口,并打开一个传真文档;在工具栏上按下“发送”按钮,或从“文件”菜单中选择“发送传真”,出现“拨号传真”对话框;选择收件人,点击“启动/传真”键,发送传真。

注意,上面我们介绍的,都是自动传真方式。前面曾说到,还有一种方式叫手动传真,初听起来,好像有些多余,其实它也是有其独特用处的,有时甚至是必须采用的方式。其具体操作为,在上述各种情况中,出现“拨号传真”对话框后,点击“手动传送”按钮,出现“人工传输传真”对话框,拿起电话听筒,并拨传真号码。当听到高音调的传真音频时,单击“确定”按钮,BitWare就会向当前连接发送传真。

(3)语音功能

BitWare可以利用具有语音功能的Modem,建立语音邮箱,自动应答语音电话,引导拨号人到相应的语音邮箱留言,同时,它还可以建立传真即时应答邮箱,使呼叫者从你的电脑自动收取需要的文档资料,如产品说明、订购信息、常见问题解答等。要实现这些功能,总体上需要四个步骤:

第一,建立语音邮箱和传真即时应答邮箱。

第二,给整个语音应答系统和各个邮箱配录语音信息。

第三,给传真即时应答邮箱准备传真文档。

第四,启动“接收管理器”,等待来电,并自动做出相应反应。

显然,主要工作在第一、二、三步,只要把它们做好了,第四步自然水到渠成。不过,在此之前,要确认你的MODEM是否具有语音功能。要弄清这一点很容易,BitWare能够自动检测你的MODEM,包括它是否具有语音功能,至少在两个地方可以看到检测结果,一是在BitWare主窗口,依次按下“设置”、“调制解调器…”、“信息…”按钮,看“调制解调器”栏信息,如果显示“×××语音芯片”,说明你的MODEM具有语音功能。二是在“接收管理器”窗口,点击“设置/接收设置”菜单,如果BitWare自动设置的“应答模式”内包含有语音,说明你的MODEM具有语音功能。

确定自己的MODEM具有语音功能后,就可以开始建立你的语音和传真应答系统了。

步骤一,建立语音应答邮箱和传真即时应答邮箱:

建立语音应答邮箱:可以为每个使用你计算机的人创建一个语音邮箱,每个邮箱可有其自身的编号(ID)及口令。具体创建步骤为:

在BitWare主窗口,按下“语音”按钮,打开“语音管理器”窗口;在“语音管理器”窗口,点击“邮箱/新建…”菜单,出现“创建新的邮箱”对话框;输入邮箱ID号——不超过七位数的数字(000除外,例如,可输入1),还要输入姓名。发话人必须输入ID号,才能进入相应邮箱留言,否则,只能在主邮箱留言,因为主邮箱一般被设置为没有口令保护的公共邮箱;如果要防止个人或部门语音邮箱被未授权人访问,可选中“口令保护”,这时,会弹出一个窗口,你可以输入口令(最好是数字),以后,要听该邮箱中的留言,必须输入正确的口令,因此,你要记住它;选择“确定”,新邮箱将出现在“语音管理器”窗口中。这样,一个新的语音邮箱就建好了。你可以重复以上步骤,为你的家人、朋友、同事或者单位各部门,建立各自的语音邮箱,最多允许1000个;建立传真即时应答邮箱:步骤与上面介绍的语音邮箱几乎完全一样,只是在“创建新的邮箱”对话框中,“类型”应选“即时应答传真”。此外,传真即时应答邮箱没有口令保护功能。建立传真即时应答邮箱后,可对其进行适当配置,以适应不同方式的呼叫者。在“语音管理器”窗口中,打开新建的传真即时应答邮箱,然后,点击菜单“邮箱/配置…”,出现“即时应答传真配置”对话框,其中有一个选项是“允许传真回呼”,默认状态下,未被选中,表示利用对方打电话的传真机接收文档。用此方法,对方必须用传真机打电话给你,手动操作接收功能。当对方选择好传真文件时,BitWare软件会告诉对方,请他设定好传真机,准备接收传真文档,一旦他收到传真信号,他就可以按“开始”接收传真了。如果选中“允许传真回呼”,那么表示将传真到对方指定的传真电话上,对方在挂电话之前,应输入他指定的传真号码,之后,BitWare就会将他选定的传真文档发送到指定传真机。如果发话人未从传真机呼叫,BitWare会询问地区代码及传真机的电话号码,发话人必须在地区代码前输入一个1。

步骤二,配置语音信息:完成第一步后,BitWare会自动给你的语音应答系统和各个语音邮箱(包括传真应答邮箱)配置好相应的语音信息,你可以不作任何设置修改就对外启用。但由于BitWare源自美国,它为你配的语音信息全是英文发音(男声),这对我们来说,是没有多大实用价值的,而且其表达的意思有时与我们的需要也有出入,我们的必须对其进行“改造”。

其实,BitWare已经考虑到这一点,你完全可以利用它提供的录音功能,将对应的英文语音变成自己的声音。不过,在进行此操作之前,建议你首先在“语音管理器”窗口中,点击“工具栏”右侧上下两个小按钮,设定好播放及录音设备,建议首选声卡,其次选MODEM,不过,都要求你有话筒,否则,你就只有选电话听筒了。接下来,在“语音管理器”中,就可以进行具体的录音操作了,其步骤为:录制系统的“最初问候”:点击“设置/系统信息…”菜单,出现“系统信息”对话框,选中(打叉)第一项“最初问候”,按下“录音…”按钮,拿起电话听筒,说出你的问候信息,如“欢迎您光临×××语音留言系统”,说完按下“停止”按钮。此时,你可以按下“播放”按钮,试听录音效果,如果不满意,还可以重录;录制系统“邮箱目录”:选中第二项“邮箱目录”,参照以上操作,录制你自己的“邮箱目录”信息。比如根据你的邮箱分配情况,你可以说:“要给××留言,请按1,然后按#键;要给××留言,请按2,然后按#键;要给××留言,请按3,然后按#键;要接收最新产品信息,请按4,然后按#键。”;为各个邮箱录制问候语:要为某个邮箱录制语音信息,必须首先打开它,使其成为当前邮箱,然后,点击“邮箱/问候…”,出现“邮箱问候”对话框,按下“录音…”按钮,即可录音了。比如,你可以说“欢迎你,我是××,请在…嘀…声后开始留言,结束后请按#键”。就这样,再一一打开其它邮箱,录制好各自的问候语。

录制其它语音信息:点击“设置/信息文件…”,将弹出“信息文件”对话框,其中“语音信息”栏列出了几十个.rif或.wav语音信息文件,“信息”栏显示了它们各自对应的文字信息。经过上述三步,个别语音文件已经被“汉化”成你的声音了,但大多数仍是英文,你可以按下“播放”按钮试听,对于英文语音信息,你可以按下“录音”按钮,根据其“信息”栏对应的文字信息或你自己邮箱的需要,一条条录成自己的声音。

通过以上四项操作,你就为你的语音邮箱系统,配置好“具有自己特色”的语音信息了。

步骤三,制作传真文档步骤:将你打算提供给他人的各种信息(如产品介绍、问题解答等),制作成传真文档,以供他人选择、收取(不过,发话人每次最多只能选择收取十份文档)。具体步骤为:启动适当的Windows应用程序,如写字板、Excel、Word等,打开或创建一个文档。选择该应用程序的“打印”命令,出现“打印”对话框;检查BitWare Fax Driver是否已被设置为当前打印机。如果还没有,则使用应用程序的“打印设置”等相关命令来选定;选择“确定”,出现“拨号传真”对话框。选择“输出传真到文件…”,出现“输出到传真文档”对话框。在“输入传真文档标志”文本框中,输入一个说明性的名称(最多为45个字符)。默认情况下,BitWare根据传真文档的文件名及创建传真文档的应用程序对其命名。选择“确定”。BitWare就会将指定的传真文档保存在“文档数据库”中(\Bitware\fax目录内)。