1.系统的功能描述
根据对期货交易内涵的理解和分析归类，期货交易所要求实现的主要包括以下几个方面：
1）事务处理
事务处理是办公自动化系统中的重要组成部分，包括文件会签、签报、汇报、请示、通知、发文通知等，通过Notes内置的电子邮件来实现。
（1）功能目标
针对每种事务流程设计有关事务流程记录，指明事务的名称、审批的流程。针对不同的事务处理类型设计不同的文件表格记录，设计现有的文件表格。用户可以根据实际情况的变更加入新的文件表格。通过事务处理流程和文件表格的组合，可以完成所有的事务处理工作，针对某一事务处理，用户选择需要的事务流程和文件格式后，系统自动填写编辑时间、作者等信息。用户按设定的格式填写好文件正文信息后，操作发送按钮即将文件发给下一处理者。
（2）设置审批流程
实际的审批流程往往是很复杂的且具有很大的灵活性，为此，通过下列的实例来处理这些情况：在审批流程记录中，可以设置“会签”和“任一”方式。“会签”方式是指必须全部审批人通过才能进入下一审批流程；“任一”方式是指指定的几个人中任何人审批后就可以进入下一审批流程。
如审批人因出差等缺席情况，可以通过指定代理人协助处理该用户审批的文件，文件将会自动的发给代理人审批；还可以通过指定超过某一时间自动跳过本审批人而直接传给下一审批人。审批流程在审批流程记录中设置或用户起草文件时指定。
（3）编辑功能
编辑功能对事务处理工作来说非常重要，在Notes中的文件编辑中，可以有字体、颜色的变化，可以分段、块操作，还可以插入图形文件，甚至可以将另外一篇相关的文件连接进来（如某一签报可以参见某一汇报文件）；另外，审批过程中有时也会对文件作适当的修改，通过Notes的版本归类功能来实现保存原稿。
（4）审批情况跟踪
及时了解目前的审批情况，可以减少工作中的官僚拖拉现象，加快事务处理过程，设计在文件每一级处理后，自动产生一个电子邮件，分别通知文件创建人和已审批的各级审批人目前的审批结果。
（5）文件存档
文件在审批的过程中，分别放入各起草和审批部门的资料库中存档，供以后查询参考。
（6）通知、发文的集成
对于业务部门或办公室的发文、通知，经最后审批同意后，系统自动存放到通知布告数据库中，简化了用户的工作。
2）信息共享
（1）功能目标
设计将共享信息依信息的共享范围分别存放在期货交易所NOTES服务器和各部门和地区部的NOTES服务器上，每一信息库中存放相关的文档资料，如：文档信息库中每一员工即设计一份员工文档。
（2）访问方式
为方便了解目前提供的共享资源，在期货交易所NOTES服务器上设计一共享资料目录库，每一目录条目即为一共享信息库的描述，各部门增加新的信息库后同时在共享资料目录库中增加一条描述记录。各部门/地区部将该资料目录复制到本地并设定每日自动更新。这样，用户各级所属部门/地区部只需登录本地服务器即可及时地了解当前提供的共享信息资源。在资料库中选中某一共享信息库后，系统自动登录并打开该共享信息库。如果该信息库为受限访问的信息库，则系统产生一张申请表（电子邮件），用户只需填写访问的理由后自动发送给设定的该共享信息库的管理者，管理者如果同意该用户使用该共享信息库，只需在收到的申请中按确认键后系统自动将该用户加到该信息库的存取控制表中并同时产生一电子邮件通知该用户。
（3）发布复制
为减少网络信息通讯录，加快查询速度，各地区都可以将经常访问的共享信息库复制到本地。为保障复制的共享信息库中信息的及时更新，通过设置复制间隔时间（如1小时），由系统进行复制（Notes复制机提供最小量的复制活动，即只复制更新的信息）。
（4）查询方式
将通过设计下列灵活的查询方式使用户简单、方便而快速定位需要查询的信息。
分类排序：采取分类的方式方便信息的定位，例如会员信息，按地区分类后即可先找到相应的地区，再从该地区下找到相应的会员。再如BMS监控信息，可以各子系统名称来分类查询。全文检索：对某些如法规文件的信息，可以设计成全文检索方式查找，全文检索中可以有“与”，“或”的运行符。
用户文件夹：对于用户感兴趣的内容，我们设计专门的私人文件夹，用户可以拖拉（Drag&；Drop）的方式直接放到其中，便于以后的阅读。
阅读标记：通过标记方式阅读文档来方便用户查阅。
文档联接：在任一文档中均包含指向相关文档和关系数据库的联接转移图形按钮。
（5）Internet
访问Internet中有大量与业务相关信息，如果每个人都登录Internet去查找这些资料，将浪费大量重复的人力资源和通信费用。交易所总部和各部门设置专门人员访问Internet，将相关信息送到相应信息库中以供其它人员共享的方式来减少这方面的费用。
（6）文档内容
文档中将提供丰富的多媒体支持。如：文档资料中将包括扫描文件；人事管理中将有员工的照片及各种相关材料的扫描图像；会员管理以一幅全国地图作背景，用户只需点击相应的地区即可弹出一包括该地区会员单位的菜单，选中某一会员单位后即可查阅相应的会员信息，可以附加一段会员信息和把电子表格文件转换成Notes文档的一部分：ASCII，Word for windows，WordPerferfect，AMI Pro，RTF，Excel，Lotus1-2-3。
（7）访问权限
通过设置存取控制表来限制不同人员的访问权限，如：部门经理只能查阅本部门职员的人事资料，财务部门只能查阅职员的工资部分。存取控制表是一张指定谁可以干什么的表格（在安全性一节中将有详细说明）。
（8）交易信息的生成
设计一后台程序定时通过ODBC去访问现有交易系统并将交易信息存放到交易信息数据库。
3）电子邮件
Notes已内含了基于客户服务器方式的电子邮件系统。其实，事务处理的设计就是通过电子邮件系统实现的。另外，对于日常的沟通，可以直接使用电子邮件来实现。
（1）集成环境
将电子邮件系统集成在Notes中带来的是如下的好处：对用户来说，所有的工作都可以在统一的Notes前端完成。可以将其它相关的文件或共享信息直接嵌入邮件中传给对方。比如，在一份请示报告中，可能会要参考某一份公司政策文件，通过将这份文件直接嵌入邮件中发给对方，可以使电子邮件的作用得到最大限度的发挥。
（2）通讯录
设计将期货交易所及所有会员单位设置成同样一个DOMAIN，同一DOMAIN使用相同的通讯录。这样，通讯录可以由系统管理员来维护，通过复制机制，期货交易所员工和会员可以及时得到的最新的通讯录。
（3）信息类型
邮件中除了正文文本外，还希望有格式文本、表格、图形、图像，甚至其它二进制文件。在Notes中，邮件实际上与其它文档一样，所以其它文档上述丰富的编辑功能在电子邮件中都可以使用。
（4）网络透明
邮件的传送对用户来说是透明的。通过系统管理员设置的服务器连接方式（如电话线或LAN），系统会确定一条费用最低的传送路径。
（5）邮件转发
在办公室中经常有可能将收到的邮件传给其它人的要求，通过Notes的转发功能，可以方便的将收到的邮件直接或加上适当的内容后转发给其它人。
（6）紧急程度设置
正常情况下，为减少通讯量，系统的路由程序会在系统设置的服务器连接时间内将邮件从一个服务器转到另外一个服务器。但有时希望紧急邮件尽快传到，通过在发送时指定紧急特性，系统会直接根据邮件的路由立即在服务器和服务器之间传送，保证邮件在尽可能短的时间内到达。
（7）提示
收到邮件后，系统通过收件人CRT右下角闪动图标及声音提示有新的邮件送达。
4）Internet连接
随着China Net的开通，Internet在国内的用户群必将迅速放大。同时，作为一个以信息资源为主体的期货交易所来说，如何充分有效地访问Internet来获取相关的信息并将自身的交易信息和业务介绍给广大的Internet用户也是十分主要的一种商业用途。
（1）信息发布
共享信息除了通过内部的Notes网络传给内部员工和会员外，某些信息也将通过Internet发布，通过Inter Notes Web Publisher，可以不作修改的将Notes信息转化成HTML格式，这样带来的方便是明显的。
通常Web页面是人工通过HTML编辑而成，现在虽然有很多可以直观完成HTML格式的编辑，但没有一种工具是象Notes这样提供发布式（即可以同时提供许多人这样的编辑功能）的能力，丰富的页面格式。同样的Notes文档，既可提供给内部访问，也可提供给Internet访问。从维护和编辑的角度来说，是非常方便的。
（2）下载Internet信息
交易所总部和各部门指定专门员工通过公司Notes Server在Notes客户端即可象其它浏览一样访问Internet。他们将Internet中相关信息直接存放到相应的共享信息库中，其它的员工和会员不必登录Internet而直接从共享信息库中查阅最新信息。设计一后台代理程序，运行在Notes Server端，在每天固定时间去更新这些存放在共享信息库中的页面，以保持信息得到及时更新。
（3）电子邮件
通过在Notes Server安装SMTP/MIME Gateway，完成Notes中Mail与Internet的Mail系统的集成，即在Notes环境中既可直接发送邮件给Internet用户，又可阅读Intranet发送来的邮件。
2.系统软件平台的选择
期货交易所MIS信息系统应是建立在客户/服务器（Client/Server）结构上的网络办公自动化与决策支持系统。它通过建立在网络互连基础上的信息共享、电子邮件、事务处理、工作组协同工作，为期货交易和服务提供一套完整的办公自动化与期货业务管理系统的软件平台，从而使得交易所各部门能够按统一规范协同工作，并且使交易所各部门能方便快捷地从Internet上取得所需信息或将信息公布到Internet上，交易所与其各会员也能方便有效地共享交易信息。同时，本系统还应具有高度可靠性和安全性，易于管理与维护，所有用户在系统提供的集成环境下即可完成所有工作。
根据有关期货交易所提供的方案建议书中所提出的功能需求和以上所提及的设计原则，认为Lotus Notes是实现期货交易所办公自动化与期货业务管理系统的最佳平台。
Lotus Notes是目前主流通信软件和群件产品，它已成为电子邮件和群件系统事实上的标准。Lotus Notes 全面实现了对非结构化信息的管理和共享，以及对工作组协同工作的有效支持，其安全可靠性和开放的体系结构使其成为各类信息的存取中心。Notes意味着高效地协同工作和开放性的解决方案。
根据有关期货交易所提供的方案建议书中的关于对软件功能模块的需求，建议可将系统软件分为五个主要功能子系统。
主要利用Notes的导航器来实现系统的主控。这样，可以将整个办公自动化与业务管理系统集成在Notes 环境中。同时，基于期货交易所的系统环境，可以为各类不同部门和会员提供专门的办公处理和信息查询子系统。这一部分工作可在系统具体实现实施时进一步确定。
1）日常事务子系统
日常事务管理主要处理期货交易所内部的办公事务，如文件会签、签报、会议管理、业务部门发文通知、办公室通知、人事管理、资料查询及请示汇报等。针对各子系统中的每一个模块，将用一个或多个Notes数据库来分别实现。这些模块包含许多工作流处理和控制，将主要用Lotus Script 语言来实现这些功能。
2）业务管理子系统
期货业务管理子系统主要管理交易信息与数据、期货行情信息、交易所业务管理、会员信息、决策支持、期货法规等。各子系统主要提供信息共享与查询功能。每个数据库都是一个专门设计的Notes数据库，其设计重点在于提供足够的信息和方便快捷的查询手段。
3）电子邮件系统
利用Notes 本身提供的功能完善的邮件系统，可以在期货交易所各部门、员工之间，期货交易所与外界（如会员）之间非常方便地相互传送任意类型的信息（如文本、二进制、图形、图像、语言等），用户对邮件可以进行电子签名及加密，并能设置其优先级和感情色彩等。
同时，设计的邮件系统也是实现日常事务管理中协同工作和工作流程处理的关键部件。例如在文件会签系统中，业务部门就是通过电子邮件来通知有关部门及总裁办公室有新的工作内容需要处理，他们可直接通过邮件中的文档栏进入文件会签数据库中进行相应处理。