(3)OA技术
OA(Office Automation)办公自动化系统,是指在办公室的职能中应用计算机和通信设备,进行包括语言、文字、数据和图像等信息处理的自动化信息系统。办公自动化的目标是充分利用现代科学技术的最新成果,实现办公活动的科学化、自动化,最大限度地提高办公效率,改进办公质量,改善办公环境和条件,辅助决策,较少或避免各种差错和弊端。办公自动化系统分为事物型、管理型、决策型三类。通常,办公信息包括数据、文字、语音、图形和图像等,那么办公自动化系统需要处理的就是这些信息。在企业信息化领域,OA主要是指办公自动化软件。
在计算机发展的初期,人们就想到要用它来实现办公自动化。提起办公自动化,一般人都会想到是要实现“无纸办公”。但“无纸办公”其实只是OA的一个目标——“无纸化”,另外两个重要目标是“自动化”和“智能化”。OA的“自动化”目前主要体现在“群体的协同工作”与“工作流程的自动化管理”。而“智能化”目前系统级的发展趋势是要实现“以知识管理为核心的办公自动化系统”。OA包含的主要内容有:
公文管理
公文泛指请示、报告、公文、批示、会议记录、通知等。对“文山”的管理是OA首要的基本内容。
电子邮件管理
在OA系统中,这项功能主要是为企业内办公人员互通邮件、交换数据和文件设立的,是实现群体办公的基础功能。OA系统一般都要建立企业内部的通讯录,供办公人员共享,实现简便快捷安全的通信。
随着Internet的发展,各OA系统都纷纷开始支持Internet的通信协议,并使OA系统内的电子邮件系统与Internet连通,融入全球的互联网中。
工作任务管理
工作任务管理也被称为“待办事宜管理”,也就是把个人或群体要办的各种事情记录到OA系统中,通过电子邮件与相关人员协调后,作出合理的计划,并可随时检查哪些已经完成、哪些还没有做。
工作日程管理
也就是每天或每周、个人或群体从几点到几点做什么事情的日程安排管理,在多数OA系统中,一般都是以日历的方式作为人机界面,所以也被称为“日历功能”。日历功能还可以使企业的员工/负责人随时了解相关人员是否出差,什么时候有空闲时间等。
会议管理
会议管理通常包括:会议通知、会场资源管理、会议纪要发布及归档等。有时这项功能被作为“工作日程”管理中的一部分。
信息发布
信息发布就是在办公网上通过电子布告栏发布布告、通知等信息,是OA系统中使用最频繁的功能。通常企业的布告栏只有本企业的人能看到;部门的布告栏,只应被本部门的人看到,是一种封闭安全的信息发布。
随着作对Internet的应用,很多OA系统都增加了设置企业Web站点的对外信息发布功能,实现企业形象的对外宣传及商务信息服务。
公文流转管理
公文流转管理也是一种工作流的管理,各企业对这部分的需求差别极大。但一般至少要能随时查到某一公文已经经过了谁的处理、已经流转到哪一级了、是否处理完等。要实现公文流转管理,OA系统还要有较高的公文安全管理功能相配合。
专题讨论功能
专题讨论功能也称为“网上会议”功能,是听取群众意见,解决企业中的热点问题的有效方式之一。
信息查询功能
信息查询功能支持办公人员查询与办公相关的各种数据和信息,这项功能通常是与企业的MIS系统交织在一起的。OA系统通常都要具备对各种数据库的接口功能,实现OA系统对企业数据的连接。
各种专项办公室管理功能
这项管理功能常见的有人员考勤管理、派车管理、物料管理等。这部分各单位差异较大,OA系统一般只提供开发手段及某些模板,由企业人员根据需要自己生成。
(4)EC(电子商务技术)
电子商务是指:在计算机与通信网络基础上,掌握信息技术和商务规则的人,系统化运用电子工具从事以商品交换为中心的各种活动过程。
EB(Electronic Business),EB概念包括三个部分:企业内联网(Intranet)、企业外联网(Extranet)和电子商务。它强调在网络计算环境下的商业化应用;强调买方、卖方、厂商及其合作伙伴在网络计算环境下完美结合;强调先建好良好的Intranet、比较完善的标准和各种信息基础设施,才能顺利扩展到Extranet和Internet,最后扩展到E-Commerce。
EC(Electronic Commerce),简称EC,指在互联网络是进行的全部电子化交易,但最近由于包括一般家庭在内的互联网络的迅速普及,EC专指互联网络上的在线商品买卖的情况增多。
在线商品交易,是利用互联网络的文字、图像、声音等进行的目录销售似交易形式。主要是将计算机连接于互联网络之上,向在线店铺发出订货信息而进行交易。而消费者在互联网络上的虚拟店铺中,在网页上或以电子邮件形式订购中意商品的时候,商品就会被发送过来。
而情报服务的利用,如音乐、静止图像、动画、软件等所谓数字内容的下载,在某种场合,亦被视为互联网络销售。
互联网络比通过其他任何一种媒体的定货都要简单和迅速。货款的支付方法上有“一手交钱,一手交货”、“银行汇款、邮局汇款”、“信用卡”等方式。
利用网络或计算机进行的交易整体被称为EC,人们把商家(或厂家)对商家(或厂家)的电子商务系统统称为“B to B”,把商家(或厂家)对广大用户的电子商务系统称为“B to C”。如果要实现企业直接对广大用户的“B to C”,减去中间商业环节,则是一种理想化的方案,但目前很难实现。现实的方案是把电子商务网与传统的商业网结合起来,成为一种“B to B to C”模式,一般企业只需要参与其中的“B to B”部分。
电子商务是一种多技术的集合体,包括获得数据(如共享数据库、电子公告牌)、处理数据(如认证、加密)、交换数据(如EDI、电子邮件)以及自动捕捉数据(条形码)等。
对于一般的商品交易,其电子商务过程可以描述为三个阶段:
第一阶段,即交易前,主要是指交易双方在交易合同签订之前所进行的一些活动,包括在因特网及其他各种商务网上,卖方发布自己的产品和交易的有关信息,买方寻找适合自己的商品和交易机会,双方通过电子网络交换信息,比较商品价格和交易条件,了解对方国家、地区的有关贸易政策,从而选择合适的交易对象。
第二阶段,即交易中,主要指签订合同,进行交易的过程。这一过程涉及面很广,如与金融机构、运输部门、税务机关、海关等方面进行电子单证的交换,即电子数据交换(EDI)和电子支付等。
第三阶段,即交易后,主要指在交易双方完成各种交易手续后,商品交易运输公司起运或通过邮局邮寄,或者直接通过电子化方式传送数字产品或提供服务,并向用户提供方便、及时、优质的服务等。
真正意义上的、完善的电子商务应可提供网上交易和管理等全过程的服务。概括起来讲,电子商务的服务功能主要体现在以下几个方面:
网上广告宣传服务
电子商务可以使企业凭借Web服务器和客户的浏览器,在因特网上发布各类商业广告、产品和服务信息。客户可以借助网上的检索工具迅速地找到所需的商品信息,而商家可以利用网上主页和电子邮件在全球范围内作广告宣传。与以往传统媒体如广播、报纸、电视上的各类广告相比,网上广告的成本最为低廉,而给顾客的信息量却最为丰富。由于网上广告在基于因特网的电子商务活动中的地位越来越显着,人们纷纷将因特网称为“第四媒体”。
网上咨询和交易洽谈服务
目前的因特网已经为用户提供了多种便捷的信息交流方式,如电子邮件、新闻组、讨论组、白板会议和网络会议等等。电子商务可以使企业借助非实时的电子邮件、新闻组和实时的讨论组来了解市场和商品信息,洽谈交易事务,假如有进一步的需求,还可以用网上的白板会议来交流即时的图形信息。电子商务中的网上咨询和洽谈,突破了人们面对面洽谈的时空限制,提供了多种方便的异地交谈形式。
网上产品订购服务
借助网络中邮件系统,电子商务可以实现实时的网上订购。在有关产品介绍的页面上,可以同时提供十分友好的订购提示信息和订购对话框。当客户填完订购单后,通常系统会回复确认信息单,来保证订购信息单的获悉。订购信息也可以采用加密的方式,以便使客户和商家的商业信息不会泄漏。
网上货币支付服务
电子商务要成为一个完整的过程,实现网上实时的货币支付是一个重要环节。客户和商家之间可以采用信用卡、电子货币、智能卡等多种方式来实现网上支付。在网上直接采用电子支付手段,不但可以为买卖双方减少很多人员和其他开销,使货款支付更加灵活、方便,而且可以加速资金的周转效率。当然,在电子商务系统中要实现网上支付服务,需要更为可靠的信息传输的安全控制机制,以防止交易信息被篡改、泄漏、冒用等非法行为。
电子账户管理服务
网上货币支付的实行必须要有电子化的金融系统来支持,即银行、信用卡公司及保障公司等金融单位要提供网上支付的服务,而电子账户管理是其基本的组成部分。信用卡号或银行账号都是电子账号的一种标志,而其可信度需要有必要的技术措施来保证。数字凭证、数字签名、数据加密等手段的应用保障了电子账户操作的安全性。
网上商品传递及查询服务
在客户支付了交易货款之后,商家应该将客户所订购的货物尽快地传递到客户手中。对于一些以实物形式提供的商品,商家可以通过其在本地或异地的分销系统将商品送货上门,也可以委托有关货运公司或邮政部门将货物运送或邮寄到客户手中。客户则可以通过信息网络来及时了解自己所购商品的运送情况及到达时间。对于一些信息产品,是最适合在网上进行直接传递的,如软件、电子读物、信息服务、数据库检索等,它能通过网络提供从商家一端到用户一端的直接、实时的全过程服务。
用户意见征询服务
在电子商务过程中,企业可以十分方便地运用网页上的“选择”、“填空”等格式文件来收集用户对企业及其产品、服务状况的反馈意见。这样,可以使企业及时了解到用户的反馈信息,使企业的市场运营形成一个良性的循环。客户的反馈意见不仅能提高售后服务的水平,更能使企业获得改进产品、发现市场的商业机会,树立企业的良好形象。
交易活动管理服务
整个交易的管理涉及人、财、物以及企业和企业、企业和客户及企业内部等各方面的协调和管理。因此,交易管理可以说是涉及电子商务活动全过程的管理,包括有关市场法规、税务及交易纠纷仲裁等等。电子商务的发展需要有一个良好的交易管理和网络环境及多种多样的应用服务系统,以保证电子商务获得更广泛的应用。
作为一种不断发展的事物,电子商务所提供的功能也将会不断地完善和发展,还有可能出现许多目前想象不到的新的服务功能。这些新功能的出现,将会进一步推动电子商务的发展和完善。
SCM(Supply Chain Management)供应链管理,是对企业供应链的管理,是对供应、需求、原材料采购、市场、生产、库存、定单、分销发货等的管理,包括了从生产到发货、从供应商到顾客的每一个环节。供应链是企业赖以生存的商业循环系统,是企业电子商务管理中最重要的课题。统计数据表明,企业供应链可以耗费企业高达25%的运营成本。
CRM(Customer Relationship Management)客户关系管理,CRM产品专注于销售、营销、客户服务和支持等方面的业务。CRM通过实现与客户需求的互动,努力减少销售中间环节,降低销售成本,发现新市场和渠道,提高客户价值、客户满意度、客户利润贡献度、客户忠诚度,最终实现效益的提高。实际上CRM的价值在于突出了销售管理、营销管理、客户服务与支持等方面的重要性,可以看成是广义ERP的一部分,二者能够形成天衣无缝的闭环系统。CRM的理念要求企业完整地认识整个客户生命周期,提供与客户沟通的统一平台,提高员工与客户接触的效率和客户反馈率。