随着喷墨、激光一体机技术发展的不断成熟，其强大的多功能性也不断在现代化的办公应用中得到广泛应用，对于提高办公设备的利用率和工作效率还是有比较大的帮助的。因此如果是有电脑在身边的话，一台具有扫描、打印、传真等多功能的传真机也是不错的选择。
随着网络的发展成熟，传统的传真机正在逐渐被新型的网络传真机取代。所谓网络传真机是指不需要传真机，只要上网就可以收发传真的新型传真方式。在未来，它极有可能取代传统传真机而成为主流。
捕捉图像的能手
——扫描仪的应用扫描仪对我们来说并不是陌生之物，现在几乎每家公司的办公室里都有它的一席之地。扫描仪是一种计算机外部仪器设备，通过捕获图像并将之转换成计算机可以显示、编辑、存储和输出的数字化输入设备。照片、文本页面、图纸、美术图画、照相底片、菲林软片，甚至纺织品、标牌面板、印制板样品等三维对象都可作为扫描对象。
扫描仪的发展简史
1884年，德国工程师尼普科夫利用硒光电池发明了一种机械扫描装置，这种装置在后来的早期电视系统中得到了应用，到1939年机械扫描系统被淘汰。虽然跟后来100多年后利用计算机来操作的扫描仪没有必然的联系，但从历史的角度来说这算是人类历史上最早使用的扫描技术。
1984年，美国拉斯维加斯推出世界第一台桌上型光学黑白影像扫描仪。1985年，推出全球第一台300dpi桌上型光学黑白影像扫描仪。1986年，推出世界第一台桌上型平台式黑白影像扫描仪。
扫描仪由扫描头、控制电路和机械部件组成。采取逐行扫描，得到的数字信号以点阵的形式保存，再使用文件编辑软件将它编辑成标准格式的文本储存在磁盘上。从诞生至今，扫描仪的品种多种多样，并在不断地发展着。
扫描仪的类型
早期的扫描仪主要有滚筒式扫描仪和平面扫描仪，近几年才出现了笔式扫描仪、便携式扫描仪、馈纸式扫描仪、胶片扫描仪、底片扫描仪和名片扫描仪。
滚筒式扫描仪一般使用光电倍增管PMT，因此它的密度范围较大，而且能够分辨出图像更细微的层次变化。
这种扫描仪诞生于1984年，是目前办公用扫描仪的主流产品。扫描幅面一般为A4或者A3。而平面扫描仪使用的则是CCD（光电耦合器件），故其扫描的密度范围较小。CCD是一长条状有感光元器件，在扫描过程中用来将图像反射过来的光波转化为数位信号，平面扫描仪使用的CCD大都是具有日光灯线性陈列的彩色图像感光器。
笔式扫描仪出现于2000年左右，扫描宽度大约只与四号汉字相同，使用时，贴在纸上一行一行的扫描，主要用于文字识别。
便携式扫描仪小巧、快速，因其扫描效果突出，扫描速度仅需1秒，价格也适中，扫描仪体积非常小巧而受到广大企事业办公人群的热爱。
馈纸式扫描仪诞生于20世纪90年代初，随着平板式扫描仪价格的下降，这类产品也于1997年后退出了历史舞台。
CCD
CCD，中文全称是光电耦合器件，也可以称为CCD图像传感器。CCD是一种半导体器件，能够把光学影像转化为数字信号。CCD上植入的微小光敏物质称作像素。一块CCD上包含的像素数越多，其提供的画面分辨率也就越高。CCD的作用就像胶片一样，但它是把图像像素转换成数字信号。CCD上有许多排列整齐的电容，能感应光线，并将影像转变成数字信号。经由外部电路的控制，每个小电容能将其所带的电荷转给它相邻的电容。
不会破坏纸张的纸夹——回形针的发明
回形针似乎是所有发明中最简单的一种（它只是一小段弯曲的金属丝），但是这种用来夹纸的、小小的办公用品的形成，也同样经过了漫长的发展过程。
早期纸夹有缺陷
最初人们把纸张固定在一起时，所使用的最普遍的工具还都是针，特别是大头针。但是用大头针固定纸张有痕迹，且大头针容易生锈污染纸张。于是，人们开始设想一种新的固定纸张的小器具。
19世纪出现了“纸夹”。最早的纸夹是一片带有两个小牙齿的金属板，纸张夹在金属板与小牙齿之间。但是这些早期的纸夹都存在着一个问题：当使用者推动夹子时，突出的金属丝末端会刺到纸里面戳破纸张，对纸张造成的损害甚至超过了针。
回形针的诞生
这种现象延续了好长一段时间，直到美国康涅狄格州沃特堡的工程师威廉·米德尔布鲁克，在1889年制造出一台能够使金属丝纸夹弯曲的机器才基本解决了这一问题。米德尔布鲁克发明的这台机器所制成的产品有一个双重环圈，这样就使得它不会损坏纸张。而它的样子和如今的回形针几乎一样。后来，人们在使用的时候，又对它进行了一些细微的加工与改进，完美的回形针便诞生了。
提起现在的回形针，除了一些传统的金属丝制品外，更有许多采用了涂上不同颜色的塑料制品。这不仅使回形针更有吸引力，而且使用者可以用不同颜色的回形针为纸页“编码”，从而使它的用途也更加广泛起来。
最受爱戴的“小老鼠”——鼠标的发明
在个人电脑热席卷全球的今天，几乎没有一台电脑是不配备鼠标的。鼠标是电脑的最佳拍档，但是很少有人知道鼠标的发明者是谁。
鼠标全称：显示系统纵横位置指示器，因形似老鼠而得名“鼠标”。“鼠标”的标准称呼应该是“鼠标器”，英文名“Mouse”。鼠标的使用是为了使计算机的操作更加简便，来代替键盘那繁琐的指令。
恩格尔巴特确立人生目标
1948年，恩格尔巴特获俄勒冈州立大学的电机工程学学士学位，毕业后去旧金山的阿梅斯实验室当了三年电气工程师。在工程师的岗位上他没有很大收获，当时，恩格尔巴特突然意识到他的三个目标：一个学位、一份工作、一个妻子，全部都实现了。他成了一个没有目标的人。他常常思考：这一生还剩下550万分钟的工作时间，有什么事值得他投资呢？1950年12月，25岁的他开始思考新的人生目标。
当时硅谷还是世界上最大的果园。电子工业刚刚从几个车库中冒出一点萌芽来。当恩格尔巴特第一次听到计算机时，凭他多年雷达的工作经验，他猜想如果机器能用穿孔卡显示信息，并在纸上输出，或许就可以将信息写在或画在屏幕上。
20世纪50年代初，恩格尔巴特着手设计基于计算机的问题解决系统，试图通过机器增加人类的智慧。这一工程一拉开，他就沉迷于其中。
鼠标诞生了
1963年，恩格尔巴特用木头和小铁轮制成了最初的鼠标。上世纪70年代，施乐公司在吸收了恩格尔巴特的成果之后，又不断完善恩格尔巴特的发明。1983年1月，苹果电脑公司推出的“莉萨”个人电脑，这种电脑首先配置了鼠标。在专利证书上，鼠标的正式名称叫“显示系统纵横位置指示器”，然而当有人称呼它叫做“鼠标”后，这个名字得到了世人的认同，并且很快就流传开来了。
关于苹果Logo的由来，一种说法是：乔布斯和沃兹两人决定成立公司，他们想了好几个名字，乔布斯有次旅行回来后向沃兹建议把公司命名为苹果电脑。从苹果的第一个标志可以看出，这个苹果就是近400年前落在牛顿头顶上的那一个。比较可信的一种说法是：苹果电脑公司以那个被咬了一口的苹果作为其商标图案，是为了纪念伟大的人工智能领域的先驱者——艾兰·图灵。艾兰·图灵，英国数学家、逻辑学家，被称为计算机科学之父、人工智能之父。
图灵42岁时的一天早晨，女管家走进他的卧室，发现台灯还亮着，床头上还有个苹果，只咬了一小半，图灵沉睡在床上，一切都和往常一样。但这一次，图灵是永远地睡着了，不会再醒来……经过解剖，法医断定是剧毒氰化物致死，那个苹果是在氰化物溶液中浸泡过的。图灵的母亲则说他是在做化学实验时，不小心沾上的，她的“艾伦”从小就有咬指甲的习惯，但外界的说法是服毒自杀，一代天才就这样走完了人生。后来，图灵的粉丝乔布斯把公司取名为苹果，并且以被咬了一口的苹果作为标志。
不用墨水的笔——圆珠笔的出现
我们现在所使用的笔各式各样，无论什么类型的笔都能够帮助你完成你的记录过程。然而面对琳琅满目的各式笔，你总能够找到一款你所喜欢的笔。文具店里，有人喜欢买铅笔，有人喜欢买水笔，有人喜欢买圆珠笔。那么你是喜欢使用铅笔还是圆珠笔呢？如果你喜欢使用圆珠笔，那么你知道圆珠笔的发明很具戏剧性呢？如果你还不知道的话，就一起来看看吧。
被遗忘的圆珠笔
1888年，美国人约翰·劳德率先发明了一种类似于现在圆珠笔的笔。这种笔的构造是在一根管子的一端装上一颗能自由转动的金属小圆珠，然后在管内注入印刷时所使用的油墨。然而此时的圆珠笔被用于写字的时候，其金属小圆球也会在纸上移动，管内黏稠的油墨也会从圆珠和管子的缝间逐渐地渗出，并在纸上留下油墨的痕迹。
约翰·劳德发明的这种笔却存在着两个致命的问题。第一是作为笔尖用的金属小圆珠很难制作，而且这种金属小球在圆度和硬度上都不理想，书写时，时而不出油，时而出油过多，结果是经常把纸弄得很脏。第二是当时的这种笔所用的油墨难以调配，太稠了写不出，太稀了不写也往外流。所以，劳德的发明根本就没有被使用过。后来这种连名字都未起过的笔被人们遗忘了。但他却为后人发明圆珠油笔打下了良好的基础。
圆珠笔的第二次发明
直到1938年，人们还是在大量的使用着铅笔和钢笔，圆珠笔依然没有人对其进行改造。但是这一年却是圆珠笔的幸运年，因为终于有人对其进行一次大胆的尝试了。当时一位名叫拉迪斯洛·比罗的匈牙利记者，每一次在他进行新闻速记时，习惯使用钢笔，但是每次他都感到很不方便。因为有时墨水用完了，会弄得自己不知所措；有时又可能笔尖突然堵塞不出水，忙碌中会十分的恼怒；使劲大了笔尖还会将纸划破。所以，比罗下定决心自己研制一种无需补充墨水而且书写快速流利的笔。
比罗当时并不知道约翰·劳德当年的发明。他只好去找自己的哥哥格奥尔格帮忙，兄弟俩在折腾了一阵子之后，在1938年将他们的设想发明出来了。但是意外的巧合是兄弟俩的发明与当年劳德的发明几乎是一样的，因此又被称为“圆珠笔的第二次发明”。
太空笔
太空笔，也就是加压圆珠笔，是一项新颖的技术。它的墨水是一种特殊的黏性墨水（像黏稠的橡胶胶水）。要使黏稠的墨水变为液体，圆珠必须旋转，使得圆珠笔在大多数物体表面甚至在水下都能够流畅地书写。普通圆珠笔依靠重力供给墨水，并且在笔芯上方有一个开口，使得空气能够替代用去的墨水。太空笔没有小孔，从而避免了墨水的蒸发和浪费，也避免了墨水从笔芯后面泄漏。另外，太空笔的使用寿命可长达100年，相比之下，普通圆珠笔的保存期平均只有两年。
办公室的“好帮手”——复印机的研究
复印机是可以从书写、绘制或印刷的原稿得到等倍、放大或缩小的复印品的设备。复印机复印的速度快，操作简便，与传统的铅字印刷、蜡纸油印、胶印等的主要区别是无需经过其他制版等中间手段，而能直接从原稿获得复印品。复印份数不多时较为经济。
复印机的发明过程
复印机是现代办公的必备设备之一。然而，你知道吗？它的诞生过程可是十分地艰难！多年以前，有位美国工程师切斯特·卡尔森，他在工作中发现，公司常常需要多份同样的信函、公文送交各个部门，而这些同样的信函、公文都得让秘书抄写。由于字多的时候，抄写者容易出差错，而且份数太多时还耽误工作。这种不便和带来的麻烦，使卡尔森产生了一定要改变这种局面的想法，他决心研制一种能够复印文件的机器。
卡尔森伟大的创意立即开始了实施，在经过长时期潜心研究和探索之后，他终于成功地绘制出了一张复印机的设计图。但当时没有哪个企业肯帮助他开发这一项他们闻所未闻的发明，卡尔森只好在自己家中的厨房和浴室里独自进行复印机制造。由于他白天上班，晚上又废寝忘食地工作，筋疲力尽的卡尔森，最后只能请了一名叫奥托·科尼的助手。
第一张复印图文诞生了
科尼是一个勤奋的青年，他协助卡尔森夜以继日地苦拼了三周，终于把复印机制造了出来，并成功地进行了第一次机器复印图片的试验，这张仅5厘米见方，印有“Astorsal0-22-38”的小图片已成了珍贵文物，它记载了一个历史日期。那便是历史上第一台复印机和第一张复印图文诞生的日子——1938年10月22日。
复印机使用注意事项
摆放复印机的环境要合适，要注意防高温、防尘、防震，还要注意放在不容易碰到水的地方。在复印机上不要放置太重的物品，避免上面板受到重压而变形，影响使用。最重要的是，要把复印机摆放到通风好的场合，因为复印机工作时候会产生微量臭氧，长期接触对操作人员的健康有害。