书城社科高校图书馆企业信息服务
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第23章 高校图书馆企业信息服务(2)

企业信息服务的市场化管理模式以实现一定的经济效益为目的。图书馆企业信息服务部门在经济效益动力的驱动下,必然要改进信息服务的运作模式、管理机制,提高服务质量和服务效率,其目的是实现“馆企双赢”的良性循环,通过由此而产生的积极的社会效益,吸引更多的企业团体主动利用高校图书馆的信息资源开展企业生产建设,并获取拓展产品市场的信息支持。企业生存发展所需的竞争情报的收集、整理、应用,企业知识信息管理、个性化信息服务等都是依托网络环境下的数字化资源实现的。因此,企业信息服务的市场化管理是实现高校图书馆数字化资源的开发利用、知识信息的增值服务、数字化资源的可持续性建设,以及提升高校图书馆企业信息服务综合能力和信息服务市场竞争优势行之有效的途径。当然,企业信息服务的市场化管理作为图书馆管理的创新机制,在具体实施过程中会遇到许多的问题和困难,如在图书馆内部实行市场化管理的费用支出与收入的规范化管理问题;地方财政或学校财务管理的政策支持问题;企业信息服务中心花费较大的代价进行知识信息的研发、生产、组织、加工、整理后的知识产权保障问题;有偿服务和利益分配的监督机制问题;管理者对企业信息服务的人才引进、量化指标和考勤制度的政策支持问题等。需要在充分调研的基础上,征集各方面的意见和建议,经过反复实践和论证,制订出相对科学、合理、可行的保障机制,确保企业信息服务管理机制的顺利运行。企业信息服务市场化管理的可行性优势主要体现在以下5个方面。

(1)有利于增强图书馆全体馆员的信息价值意识和优化服务意识,促使高校图书馆主动参与市场竞争,提升核心竞争能力。

(2)将责权利落实到企业信息服务团队的每一个人身上,使得企业信息服务学科馆员的收入和奖励基金的高低与其信息服务所产生的效益、服务成本开支等联系起来,率先打破图书馆长期以来形成的“旱涝保收”的平均主义管理体制。

(3)通过竞争上岗,形成学科服务团队能上能下的服务格局,迫使更多的图书馆馆员主动开展图书馆岗位技能和业务培训,不断地的进行学习和自我学习,在机会成熟时,选择能够充分施展才华的信息服务岗位,提升现代信息技术环境下的信息服务能力,同时还可增加经济收入。

(4)实现集权制向分权制的转移,可以将图书馆主要负责人从开展社会化信息服务的繁杂事务中解脱出来,将主要精力专注于解决学校教学、科研信息服务的各项建设任务,以及图书馆可持续发展战略的通盘考虑。

(5)有利于推动图书馆现有管理体制改革创新的进程。在企业信息服务市场化管理的运行中,通过企业的积极协作与配合共同制订出合作管理制度,如委托代理服务条约、资源共建共享及参考咨询服务协议、经费使用制度、借阅管理条例等,在各项管理措施建立健全的前提下,力争学校在人事制度和利益分配等方面给予相关政策支持,以保障企业信息服务的顺利开展和有效实施。

6.3确立高校图书馆企业信息服务目标用户市场所谓目标用户,是指高校图书馆根据信息市场的需求和自身的信息服务能力,选择一个或几个行业作为信息服务的目标市场,在目标市场内以经济有效的方式保证信息服务的持续开展。用户是信息资源建设和服务的最终受益者,能够直接感受和评价信息服务的质量,选择目标用户、了解用户信息需求、保障用户获取信息的权益是有效开展企业信息服务的重要保证。

6.3.1企业信息服务市场目标用户的选择

首先,寻找目标用户。寻找目标用户群,建立以用户需求为主导的价值网,是高校图书馆开展社会化信息服务的必要准备。用户是图书馆不可或缺的优势资源,在信息化社会网络化发展进程中,高校图书馆除了基本用户群外,还拥有一定数量的社会用户和网络用户,高校图书馆要扩大竞争优势就必须重视用户价值,寻找并确定关键用户群体,构建基于战略合作态势下的管理模式、特色服务、品牌产品,将具有核心能力、合作能力及行业经验的“知识供应者、知识创新者、知识使用者连接成一个整体的功能网链”,通过协同运作、信息共享和能量交换,实现图书馆价值和用户价值的最大价值创造,保持具有可持续发展的竞争优势。

在确定目标用户的过程中,首先是选择信息服务目标用户所在行业,即以信息需求方的某些特征和行业领域的产业方向为依据,区分具有不同信息需求的用户群体。在信息市场上,同一行业用户的信息需求具有一定的共同性,不同行业之间用户的信息需求具有较多的差异性。因此,选择行业时要考虑信息需求者所需信息与图书馆可供利用的信息资源是否一致,针对所选择的目标用户,图书馆是否真正具备了服务优势。显然,任何一个图书馆都无法100%的满足用户的信息需求,通过行业选择可以发现不同用户群的信息需求,从中判断哪些用户的需求可以被满足,哪些只能满足一部分,哪些根本无法满足,这样有针对性的筛选出信息服务重点用户,面向信息服务市场竞争空间不太激烈的领域稳步开展工作。在选择行业时应结合本馆实际,重点考虑四个方面的因素:

信息资源:包括馆藏印刷型文献、网络数字化资源、实体电子资源等不同载体信息资源,是否能满足企业用户多元化的信息需求,重点考虑本馆的实体信息资源优势。

服务团队:信息服务人员的专业背景和知识结构决定了信息服务的水平和层次。因此,要充分考虑企业信息服务人员的数量和学科馆员的知识结构,是否能够满足开展企业专题信息服务的要求,要结合馆藏结构特点和服务团队建设情况,选择有能力提供信息服务的行业领域开展工作。

经费支持:“巧妇难为无米之炊”,资金的投入力度,决定了图书馆开展企业信息服务成效及可持续性,因此,要考虑资金的投入力度是否能支持企业信息服务所需的费用,保证必要的经费支持。

技术支持:现代信息社会和网络技术的发展,加快了数字化信息资源的建设步伐,图书馆数字化技术和网络技术的结合使图书馆信息服务的内容更加丰富、外延更加宽泛,也使数字化信息服务在现代信息服务体系中逐渐占据了主导地位。当前,数字化资源建设作为馆藏文献资源重点建设内容,基本占据图书馆馆藏资源的半壁江山(依据教育部高校图书馆事实数据库2010-2011年数据),因此,现代信息技术和服务手段是网络环境下企业信息服务的根本保证。

其次,发展目标用户。信息服务行业目标确定后,收集目标用户的详细资料,了解他们的信息需求,发展他们成为自己的信息用户。具体可采用以下几种方式。

(1)通过问卷调查和网络调研了解企业的信息需求,根据企业的信息反馈确定服务的重点对象,或者主动上门面谈,直接与目标用户接触,增加目标用户对图书馆的了解。

(2)参加有较多目标用户出席的商业活动(产品展览会、订货会等)或联谊活动,一方面有益于与老用户的联系,同时,通过老用户的举荐发展新用户。

(3)与本地区具有影响力的目标用户签订信息资源共享与服务协议,并加大媒体的宣传力度,提高图书馆信息服务的社会影响力。

(4)通过网络调研相关企业网站,从企业理念、公司概况、产品信息、市场销售等方面了解企业整体状况和发展态势,收集其信息需求的侧重点,从中分析其现实需求和潜在需求,并建立企业个性化档案,有的放矢的开展工作。

(5)利用智能Agent跟踪用户信息行为,挖掘用户访问记录,通过人-机交互模式准确地获取用户的信息需求。

(6)在目标用户较多的地区建立信息服务代理站,并力争地区主管部门的支持,通过信息服务代理等多种形式发展信息用户。在发展信息服务用户的过程中,着重考虑地区产业中的龙头企业和重点行业,企业在进行技术研发时需要大量的文献信息资源的支撑,但因其科技信息资源建设和信息资源获取渠道等因素的制约,很难满足产品研发和生产过程中的信息需求。此类企业研发能力较强,对信息的需求迫切、面广、量大,做好对他们的信息服务,社会影响大效果明显。如东风汽车有限公司是武汉地区重点产业集团,对地方经济的发展具有非常重要的支撑作用,江汉大学图书馆立足学校所处的地理位置的优势,经过多方面的用户市场调研及可行性分析,最终与东风汽车公司达成并签订了信息服务协议,一是通过办理借阅证,提供文献借阅服务,二是通过身份认证,利用远程代理服务器为他们开辟图书馆电子资源在线检索通道;三是提供专题信息检索和文献传递等服务,形成了信息服务独具特色的“江大—东风模式”。经过1年多不断地努力和探索,“江大—东风模式”喜见成效,被当地多家媒体报道,受到广泛赞誉。目前,江汉大学图书馆已经成为东风汽车公司与学校联系的纽带,越来越多的公司员工慕名前来办理借阅证。东风服务模式丰富了江汉大学图书馆“为地方经济建设和社区文化建设服务”的内容,促使馆藏资源的利用朝着健康、稳步、深入的方向发展。

6.3.2企业信息服务市场目标用户的信息保障

目标用户的信息保障就是运用科学的管理机制、先进的技术手段和特色化服务手段,对用户信息服务和用户信息利用过程中可能出现的问题进行有效的防范和解决,保证用户信息服务工作的顺利开展。企业信息用户信息需求的行业性特征明显,信息需求的内容层次高、时效性强,交互性要求高,信息保障制度的建设能够赢得目标用户的信任,有利于稳定企业信息服务用户市场,确保各项服务工作的顺利开展。

1.保障用户隐私和信息安全

用户隐私涉及两个方面:一是用户个人信息隐私;二是用户行为信息隐私。前者主要是指包括年龄、职业情况、学历背景、专业方向、联系方式等个人信息,后者是指用户根据信息需求进行信息检索、信息获取、信息浏览等信息行为的具体情况。由于高校图书馆企业信息服务主要是面向企业团体用户,因此,企业信息用户的隐私保障主要是针对企业团体科研生产中的信息行为的隐私。换句话说,保障用户的隐私和信息安全就是要保证用户能够放心的使用图书馆信息检索系统,保证用户的信息检索和信息获取利用的行为不被其他竞争对手窥窃,这就对图书馆信息系统和网络系统的安全性防护措施提出了较高的要求,如有效利用防毒软件、杀毒软件、检测系统等。同时,做好即时数据的备份、加密和丢失数据恢复,以应对可能出现的数据丢失情况的发生。

除了技术保障外,用户信息安全管理还要通过制度来实现,建立用户信息安全管理制度,制度中明确信息服务人员应承担的安全责任和义务;明确用户信息安全意识的教育,用户注册管理、邮件管理、信息空间等技术和采用的协议;明确违反信息安全行为的界定,以及对侵害信息安全行为的处理办法等。

2.建立用户信息档案

只有充分了解用户的信息需求,才能有的放矢的开展信息服务。因此,做好企业信息服务关键的一环是建立企业用户信息档案(企业信息资料库),对企业信息环境、信息需求、信息行为进行收集、整理、组织,进而分析用户信息需求的类型,建立用户信息需求模型。企业信息档案的内容应包括:企业基本信息(企业理念、公司概况、产品用户市场、行业发展信息等)、企业生产信息(新技术研发、产品生产、市场销售等)、企业信息环境(行业协会信息、企业自有信息资源、企业获取信息渠道、企业利用信息的习惯和倾向性等)、企业对信息系统的满意度和依赖程度、企业管理者信息等。企业信息档案中的数据要分门别类的进行统计和管理,用户基本信息一定要完整和准确,信息内容要根据企业发展动态及时更新。

3.建立企业信息服务沟通机制

建立企业信息服务沟通机制就是搭建与企业互动交流的信息服务交流平台,通过信息服务交流平台为企业提供网络“面对面”零距离信息服务,并借此获取企业反馈信息,了解用户的意见和建议,实现企业和信息服务者之间的良性交流与沟通。沟通机制的建立同样需要制度的保障,即建立用户参与机制和图书馆公共信息公开机制,从制度上保障企业获取信息和反馈信息的权利。具体内容应该包括:用户提出信息服务需求的方式(信息服务表单、电话咨询或个性化信息服务平台等)、图书馆提供针对性服务的举措、用户反馈信息的途径(E-mail、个性化服务系统、电话等)、信息服务中心处理反馈信息的方式、用户参与图书馆信息系统建设的奖励措施,以及服务过程中化解矛盾的办法等。建立信息公开制主要是尊重企业对图书馆资源建设的知情权,包括图书馆建设和发展目标、馆藏资源建设内容、馆藏布局、馆藏结构、用户权限及相关管理制度等。

现代网络技术和多样化信息交流系统软件的开发应用,为构建“馆企”信息服务交流平台提供了有利的条件,最常见的如BBS、微博、微群、网络论坛等,使图书馆与企业、企业与企业之间的互动交流更加便捷,用户可直接通过互动交流平台提出信息服务请求,用户之间可以在同一平台下进行互动、沟通、互助和交流,使问题得到及时解答。在服务过程中,图书馆参考馆员要努力转换自己的职业角色,将信息服务与企业实际需求结合起来,一方面担负起不同用户之间相互联系和沟通的纽带;另一方面认真履行岗位职责,为他们提供信息咨询、信息检索、文献传递等专业化信息服务,满足企业的个性化信息需求。同时,还要加强与图书馆其他部门馆员的协作,通过馆员间不同的知识储备、不同的思维方式和专业背景,提供更贴近企业需求的信息服务。

6.4高校图书馆企业信息服务的资源保障