首先，谈判者要注意自己的生理时钟，避免在身心不佳时进行谈判。例如夏天的午间，是人们需要休息的时间，有午睡习惯的人要在午后进行谈判，因此不要把时间安排在饭后立即进行；在厂休日总有休息习惯的人，不宜选定厂休日一大早从事谈判，因为此时人在心理上可能还没有进入工作状态。如去异地谈判，或去国外谈判，则应避免经过长途跋涉后立即开始谈判，要安排充分的休整之后再进行谈判。同时，不要在连续紧张工作后进行谈判，也不要在疲倦、烦躁、情绪不佳时进行谈判。
其次，如果你是卖方谈判者，应主动避开买方市场；如果是买方谈判者，则要尽量避开卖方市场。这两种情况下，都难以进行对等谈判。因此，要考虑时机，在你急需商品或急于出售商品时，不要进行谈判。
四、谈判地点
谈判地点的布置以高雅、宁静、和谐为宜，最好选择一个幽静、没有外人干扰的地方。房间的大小也要适中，桌椅的摆设要紧凑但不显拥挤，室内温度适宜，灯光明亮，谈判桌上适当摆放一些文具、标志物和少许花草盆景等。具体而言，应考虑以下因素：
（1）光线。可利用自然光源，应备有窗纱，以防强光刺目；使用人造光源时，要合理配置灯具，使光线尽量柔和一点。
（2）声响。室内应保持宁静，使谈判能顺利进行。房间不应临街，不在施工场地附近，门窗应能隔音，周围没有电话铃声、脚步声、说话声等噪音干扰。
（3）温度。室内最好能使用空调机和加湿器，以使空气的温度和湿度保持在适宜的水平。温度在20℃，相对湿度在40%～60%之间是最合适的。
（4）色彩。室内的家具、门窗和墙壁的色彩要力求和谐一致，陈设安排应实用美观，留有较大的空间，以利于人的活动。
（5）装饰。谈判室应力显洁净、典雅、庄重、大方。宽大整洁的桌子，简单舒适的座椅，墙上可挂几幅风格协调的字画，室内也可适当装饰工艺品、花卉、标志物，但不宜过多过杂，以简洁实用为主。
五、谈判座次
谈判中的座次是敏感的界域问题，其有两层含义：一是谈判双方的座次位置，二是谈判一方内部的座次位置。
适当的座次安排，能够充分发挥谈判人员的最佳信息传播功能，实现双方语言和非语言沟通的最佳效果。一般说来，双方谈判人员应面对面坐，谈判小组中的首席代表坐在台桌中间，其他人按职位大小依次排列在主谈桌边。
谈判桌的形状和大小是必须考虑的问题。大家想必还记得，越南和平谈判前人们足足花了三个月的时间协商谈判桌的形状和大小，最终才使双方代表坐到谈判桌前。在不同的座位对应关系下，谈判者的心理感受是不一样的。谈判座位的具体安排可参照下列形式。
（1）社交式安排。由于只有桌的一角作为部分屏障，因此这种座位安排没有私人交往空间的分隔感。社交式安排给谈判者带来的心理感受是和善轻松的，是一种比较容易产生亲切气氛与可能达成协议的座次。
（2）合作式安排。即在谈判中，谈判者并排而坐。这种方式使谈判者之间无任何妨碍信息传递的间隔存在，所以，谈判可在亲切、随意中进行。
（3）竞争式安排。这种安排会给谈判者造成一种竞争的气氛，它可能暗示着某种对抗的情绪。
（4）独立式安排。通常意味着A与B二者彼此之间不想与对方打交道，经常见于图书馆、公园或饭店、食堂里。它预示着尽量疏远甚至敌意。如果是朋友之间的谈话，应尽量避免采取这种形式。
第五节商务导购礼仪
一些商业营销组织为了增加商品的销售量，树立良好的组织形象，设置导购员专门引导顾客选购商品。这种服务方式体现了公共关系中的服务意识和创新精神。
一、导购形式
（1）直接导购。导购员现场介绍、指导，顾客亲自观看实物，省时、省力，能够当场感受是否称心，并决定是否购买。
（2）间接导购。即消费者与导购员不直接见面，通过中介传播渠道沟通信息，实现导购的一种方式，如近年各地兴起的电台导购热。虽然消费者看不到商品的实物，但能通过营销者的介绍，知道哪个商场的什么位置有自己要买的商品，也知道了哪种品牌、质量、性能是自己所需要的。一旦去购买，就能很快找到购物地点和品牌型号，省时、省力，减少盲目性。
二、导购规范
导购的关键在于导购员。一个导购员首先要熟悉商场的结构、分布，能及时、准确地将顾客带到需购买商品的柜台；要熟悉商品的种类、型号、性能、价格及生产厂家、市场行情等有关情况，便于在导购中向顾客详细介绍；要注意调查研究、掌握信息、观察总结、掌握顾客的购买心理，了解顾客的购买要求，引导顾客买到满意的商品。
导购员不仅要成为本商场商品情况的行家、市场的调查员、顾客心理学专家，还应该是一位与顾客建立良好关系的礼仪使者。
（1）对顾客的接待要热情、真诚。导购员在顾客问询时，要主动上前打招呼；顾客有要求，要积极帮助解决；顾客离去，要真诚地向顾客道别，并欢迎再次光临。
（2）介绍要亲切耐心。介绍时表达流利，口齿清楚，语调偏低，语速中等，听起来舒服、自然、亲切。遇有专用名词或不懂的地方还要进行细致解释。语速太快，或急于了解顾客的购买意向，东张西望等，都会使顾客感到你的不耐烦，急于想走开。你的表现应该使顾客安下心来，并根据你的引导购物。
（3）介绍商品时要实事求是。不要为了促成顾客购买而夸大其词，欺骗顾客；也不可贬损其他商场或厂家的商品，以此损害他人声誉从而抬高自己。
（4）对顾客要尊重。除了多用礼貌用词“您”、“对不起”、“抱歉”、“欢迎”、“谢谢”外，还要多用商量的语气来征求顾客的看法和意见，不要把自己的意志强加给顾客。
（5）服务周到、细致。要处处为顾客着想，为他们购买方便、携带方便、使用方便着想。除了向他们介绍商品、提供信息外，还要考虑东西买回去了是否配套，还应该配备些什么物品，回去的时候是否有问题等。
第六节商务营销礼仪
主办营销活动必须有明确的目标，选准单位和项目，划定规模范围，调动相关的传播宣传形式，拨足资金，去实现可能产生的社会效益，最终获取一定的经济效益。它需要开拓精神和超前的战略思想。
一、主办活动的种类
（1）文化。支持高雅艺术的演出，维持高雅艺术团体的生存与发展；协办电视、广播节目；举办摄影、书法比赛等。
（2）教育。设置奖学金、助学金、教育基金；改善学校办学条件，提供教学楼和设备。
（3）体育。以“××杯”的形式主办体育比赛，为体育比赛提供器材、服装、饮料等赞助。体育活动一般能吸引广大观众，影响大，企业常用此形式主办活动。
（4）出版物。出版年鉴、专业书、大型丛书、公开发行的刊物等。
（5）专业研究。如艾滋病的研究，探险活动等。
（6）社会慈善事业。如捐助孤儿、老人、残疾人福利事业；捐助灾区人民；捐助贫困地区办学和贫困儿童上学。
（7）节庆会议。如端午节的龙舟赛、大型学术研讨会、风筝会、荔枝节等。
二、主办活动的礼仪
（1）公众沟通。社会组织主办活动，必须争取各方的了解和支持，加强与公众的沟通。要与政府、社区、传播媒介、协作者、消费者沟通，以扩大影响，获得关心和支持，争取有关人员的介入。在沟通过程中，可采用会议、拜访电话、面谈等形式，遵循公关交往中的礼仪行为，以获得内外公众的好感与合作。
（2）舆论宣传。活动主办方要通过各种传播媒介和方式，将有关信息和活动安排诉诸公众，如在电台、电视台、报纸上刊播广告或启事；制作招贴画；制作横幅、广告品；印制宣传品等。这些舆论宣传要遵守行文礼仪格式，用词礼貌，对公众热情，使之有亲切感。
（3）活动安排。公关礼仪往往体现在主办活动的具体安排中，如迎送、接待；环境的美化；活动程序的礼仪化和礼仪气氛的烘托；小礼品、广告品的分送等。主办活动的形式、内容、目的不同，礼仪可以根据不同情况而设。
（4）出头露面。主办方难免要出头露面，如讲话，颁奖，捐赠，被采访、拍照和摄像等，这时候就要注意仪表、言谈、举止。即使是以个人的名义出现，也有个人的公众形象问题，必须注意礼仪。
1993年第12期《大众电影》有一则报道：“中外驰名的大明星兼大老板刘晓庆为她投资的电影《阳光灿烂的日子》举行了隆重的开机仪式。仪式是在一家大饭店举行的。身着一套明黄色高级时装的刘晓庆坐在主宾席上，神采奕奕，谈笑风生，引得很多闪烁的闪光灯……坐在刘晓庆旁边的也是这个仪式的重要人物，大明星姜文，《阳光灿烂的日子》的导演。为了应付这正儿八经的社交活动，他穿了身藏青色的高级西装，规规矩矩地端坐着……和姜文一样，大导演陈凯歌在骄傲地举起金棕榈奖奖杯时，才一本正经地穿上了一套西装。”不管他们平时多么喜欢牛仔裤和T恤衫，但到了正式场合，也很注重仪表举止，注意传播媒介展示给公众的形象。一般来讲，在主办活动的正式场合，男士穿西服套装，女士穿西服套裙，在喜庆场合上衣胸前口袋里还要插上花饰；言谈举止要稳重、文雅、彬彬有礼，站有站相，坐有坐相；捐赠或颁奖时，要用双手拿着，还要将写有捐款数额的大红包的一面朝向观众亮相，捐完钱物、发完奖品后要与对方握手致意，而且这些都是在微笑中完成的。
总之，主办营销活动中注重礼仪，对公关目标的实现有益而无害。