第二节 中学自主采购
一、中学自主采购概述
自主采购是与政府采购相对应的，指除必须采用政府采购之外的，可以由学校自主决定的物资采购。
中学是实施教育工作的主要机构，其经费来源主要是国家财政拨款和学费收入等，根据国家有关规定，教育事业收入属于财政性资金，采购理应纳入政府采购范畴。目前，随着政府采购工作的进一步深入，很多中学在一些需求量比较大且需求比较固定的常规性教学设备的采购上已经开始采用政府采购的模式。然而，中学其行业的特殊性导致其物资需求在品种、质量、数量、时效等方面的特殊性与政府采购之间存在较大的张力，在使用政府采购的同时，仍有大量物资必须以自主采购方式采购方可满足教育教学的正常运行。
首先，中学所需某些物资的时效性无法适应政府采购的周期。政府采购周期长，如果按照法律规定的程序进行运作，采购周期一般长达3个月，而中学对某些教学仪器设备以及教辅设备的需求具有紧急性、时效性的特点，政府采购会造成教学工作的延误。
其次，中学不仅需要大量一般性的通用办公设备以及辅助设施，还需要很多特定的教学、科研仪器设备以及一些特定的教辅设施，这些物品从个体的质上看，在规格、性能上要求较高、较特殊，从量的需求上看，很多时候只需要一台、一件等，这些都无法适应政府采购中相对集中和批量需求的基本要求。
再次，中学教育教学工作的性质决定了在其实际工作中存在大量难以准确预见的物资购买情形，即时性购买是中学总务管理的一项常规性工作，而从政府采购预算编制的时间要求看，财政要求中学每年的八月编制次年的采购预算，并且今后还要提前到每年的六月，时间早，跨度大，政府采购的形式在实践中无法适应教育教学工作中常见的突发需求。
二、自主采购的范围程序
中学除必须采用政府采购之外的，可以由学校自主决定的物资采购，都是自主采购。
中学所有物品采购由总务处负责，如遇特殊情况，填写自行采买单由校长核准。
中学的采购计划和自主采购程序由采购单位自主决定，现将北京市八一中学的自主采购计划与自主采购程序列举如下：
（一）自主采购计划
（1）各部门根据实际需要于月末报次月的采购计划，报主管领导审核，核准后填写申请购置单，报采购部门，口头申购无效。
（2）学校各部门所需的物资用品，经费在500元以下的支出，由所需部门填写申购单，学校总务处呈报校长核准，签字后方可采购；单价或批量在5000元以上5万元以下的需填报详细的物资采购计划，附采购申请报告，报送总务处。总务处根据所掌握的情况进行分类分口把关，核实汇总后，再根据库存情况，编制采购计划，经校领导会议决定后由校长审批执行。
（3）学校各部门购买仪器、设备等金额较大的物资，必须由行政办公会和相关部门负责人通过会议或其他形式实行集体决策，增加透明度。
（二）自主采购程序
（1）各部门请购经办人根据实际需要开立申购单，并注明物资的品名、规格、数量、需求日期并可推荐三家以上（含三家）厂家和报价及注意事项，经主管审核后送采购部门。紧急请购时，请购经办人应于申购单“说明栏”注明原因，注明“紧急采购”字样。
（2）物资采购按照“先考察，再比较，后确定”的程序进行，广泛收集所采购物资的质量、价格等市场信息，掌握主要采购物资的信息变化情况，对所购物品至少要考察三个以上（含三个）厂家的同类产品，从质量、价格、售后服务等方面进行认真比较，充分论证，确定所购物品。如不是请购部门推荐厂家会反馈书面意见到相应管理处室，共同监管。
（3）在与供货商谈判价格时，必须有两人或两人以上参加谈判定价，价格质量监督组参与，最终报校长核准。
（4）对单项或批量采购预算达到万元以上的物资采购，具备招标条件的，一律实行招标采购。对需要招标采购的物资，由总务处协调相关部门共同编制招标文件，由学校领导安排成立招标工作组，根据采购物资的特点，临时组建相关专业人员进行评标，评标人员采取不固定的方式进行组合。总务处对每次招标文件及投标单位的资料进行整理归档，凡参与招标人员对招标有关事项严格保密，工作人员不得私自泄露投标单位的报价及招标情况，更不得有损害学校利益的情况发生。
（5）采购人员将物资采购回来，由价格质量监督组成员凭合同、发票审查实际采购价格和质量，并由保管人员登记入册，验证签字后，校领导方可签字报销。
三、自主采购的问题及建议
（一）问题
自主采购从申请到购买不需要经过其他有关机关的审批，由学校自主决定，其效率极大地满足了学校教育教学在物资上的需求，但相应地，由于缺乏外部法律法规的制约，在实践中也出现了很多问题，集中表现在所购物资质次价高以及相关财务上的票物不符的问题。
1．所购物资质次价高
商品以次充好卖给学校，采购者从中收受一定的好处，这几乎成为自主采购管理中的顽疾。在市场经济的大环境下，商家为消费者提供了琳琅满目的商品，从供货到售后，从质量到价格，消费者可以货比几家，挑选自己合意的商品。在消费者、购买者、出资人同为一人时，无疑市场经济极大地方便了人们的生活。但是，当消费者、购买者、出资人的角色分离时，加之市场经济条件下买方市场为常态化，使得购买者与商家合谋，损害消费者和出资人的情形成为可能。中学的物资采购主要使用的是国家的财政拨款，真正的采购者并不出资，采购者也并非最终的使用者，况且使用者也是出于工作目的来使用，其对物品质量问题的诉求碍于同事情面也不会像一般意义上的消费者那样直接表达出来。这就为采购员与商家合意，购买质次价高的商品提供了空间。
2．财务上票物不符
这里是指广义的票物不符，包括三种表现形式：其一是有票无物，通过商家虚开出有效的真实的发票，但是，实际的购买行为并不存在。其二是票载物品数目与实际不符，通过与商家合意，多开物品数目套取现金。此外，自主采购中有时会发生无票入账，采购者购买了不规范厂家的产品，没有合法的发票，但在财务上做了入账处理。目前在财务制度越来越规范严格的今天，这种情形已经极为少见，一般从财务管理的关口就能得到有效控制。
上述问题的存在极大地干扰了学校总务工作的正常运行，也极大地影响了中学总务的廉洁性。
（二）建议———双维管理模式
1．对物品控制———防止物品质次价高
对于物品，我们关注的无外乎是品质性能、供货速度、价格、后期维护等有关信息，围绕这些信息，有三个程序性措施可以实施对物品的监控：其一，对采购议价阶段选定的物品做样本封存，建立样本封存制度，有效防止最终批量购得的物品与当初议价的样品不符。其二，对学校运行中经常使用的商品的品质、性能、供货速度、价格、后期维护等信息做样本积累，有条件的学校可以建立相应的信息数据库，根据每次采购活动，对各个供货商的上述信息及时更新，以备再有需求时进行比对选择，也有利于管理者对以往采购活动的合理性进行复查比对。其三，建立报损物品的评估机制，将评估作为处理报损物品的必经程序。对报损物品集中回收，定期处理，可以是一个学期，也可以是一个季度集中处理一次，由物品的实际使用者、采购员、总务负责人一起，在集中处理报损物品之前，对报损物品进行检查评估，通过评估机制防止乱采购以及不必要的采购浪费。
2．对人的控制———防止采购员渎职
作为学校这样一个特殊的事业单位，在对自主采购进行控制时，我们没有条件像企业那样对采购活动本身的流程进行控制，但是，我们可以加强采购活动的启动到决定，以及对财务这个最终环节进行控制。其一，采购的启动与决定。发现物品缺损要有专人上报，条件允许的学校可以建立信息平台，将报损登录到信息管理系统，之后再向采购员申请采购，采购员必须接到专人申请，才可决定是否需要向上级请示采购，采购员在确认缺损之后，持采购申请单向主任申请采购，主任批准后，方可采购。采购行为从启动到决定有至少三个环节三人决定，形成制约机制。其二，依靠财务制度对采购活动进行监控。严格自主采购票据的报销制度，对于票据要注意票物相符的审核，审核票据是否为合法有效的单据，票据所载明的物品是否与实际物品的数量、等级相符，如若不符，不予报销入账。
注 释
[1]. 材料来源于中国政府采购网，网址http：／／www．ccgp．gov．cn／zycg／cgfszshd／zfcgfangshi／，最后访问时间：20120512。
[2]. 张帅，杨威．加强高校廉政建设，实施“阳光采购”［J］．实验技术与管理，2009，26（6）：160．