书城心理成为骨干
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第34章 有条理地工作

没有人会相信一个做事丢三落四、手忙脚乱的人是一个可造之材。为了给老板留下正面的、可当大任的印象,我们必须运用自我管理,让自己看起来更整齐、更清爽、更有条理,这样他才会觉得我们精力充沛,能胜任更重要的工作,从而考虑提拔我们。

跳出繁杂的工作泥沼

职场中的工作繁多,如果不能做好自我管理,你就会陷入繁杂事务的泥沼中,不但会降低你的工作效率,而且会影响你在上司心中的形象,他会觉得:连这点小事都忙得一塌糊涂了,还能胜任更多事务吗?所以,你很可能因此从提升名单中被无情地删除。

不管你能力多出众,在如何安排自己每天的工作和活动上,一定要做到井井有条、忙而不乱,否则就可能损害你的形象。

整理好你的工作区域

工作区域是属于我们自己的小天地,如果连这一块小地方我们都无法控制,又有谁相信,我们能把一个部门、一个公司管理得井井有条?要想获得更大的权利,首先要做好自我管理,把自己的工作区域整理得干净整齐,这样才有资格理直气壮地要求管理更多的事务。每天养成习惯,把工作区域清理干净,只留下与目前工作有关的物品,这样会使你工作起来更加顺利,心情更加舒畅。

在中国香港和台湾地区及其他国家,工作区域尤其是办公桌就是体现专业形象和个人效率的重要场所。如果你能把办公桌这一小块地方收拾得整整齐齐,就会提升你的专业形象,让你看起来更加高效、干练。芝加哥铁路总裁罗兰·威廉斯曾说过:“我欣赏那些习惯于把桌面收拾得干干净净的员工,因为他们总是显得胸有成竹,能够把事情办好。”让你的眼前没有乱七八糟、堆积如山的文件,是达到高效率的第一步。

没有管理者希望看到员工的工作区域是乱七八糟的,因为这不但会破坏公司的形象,而且也表现出低效的自我管理能力,并且会给同事带来强烈的负面暗示,使人产生烦躁不安的心情,降低工作效率和满意度。所以,收拾好你的办公区域,不要让老板因此对你产生不好的看法。

以下是通过自我管理,做好工作区域整理整顿工作的几点建议:

◇办公用品、器具放在固定的放置。

◇用完的工具立刻返还原处。

◇桌面上只陈列必要的东西,废弃不用的立刻丢掉。

◇过道、通路不要随便堆放东西。

◇档案、公文、书信等进行编号管理。

◇各种办公用品、文书等需仔细规划、合理放置。

迅速完成手头任务

让自己看起来更专业、更有条理的另一个方法,就是每次都能高效、迅捷地完成老板交代的任务。当老板将新的任务布置给你后,你首先要写一个计划,找出完成任务可能遇到的困难,然后一一克服,并找出完成任务的诀窍和详细的工作步骤,让自己按照计划执行,就能保质保量地完成任务,展现出色的办事能力。如果我们每次都能条理清晰地做到这些,那老板自然会越来越信任我们,交给我们更多的任务,我们也会因此一步步成长起来。

加强工作改善意识

通过自我管理,加强工作中的改善意识,可以让我们做起事来更加有条理、有步骤,从而简化手头的工作。改善自我管理可以从以下几个方面入手:

◇简单化——可否用更简单、更省力的方法工作?

◇代替化——某项工作能否用机械或器具代替?是否有别的途径代替?

◇综合化——能否将两样工作统筹合并后处理?

◇分散化——能否将工作分开做,使之更有效率?

◇废止化——该工作是否必须做?可否废止不做?

将自己的工作状况改善一下并不困难,做到以上内容就基本可以让你在工作中轻松自如、得心应手。此外,还应留出时间思考你的工作量和未来计划,越忙碌的时候越要这样做:在桌上放个日记本,将要做的工作和所有来电、来访者登记下来并写上日期;在每件已完成的工作项目前打钩。

使工作条理化、整齐化的方法很多,但在具体付诸实践时需要我们运用自我管理,不断摸索、改善。这既体现了逻辑性和办事效率,也能提升工作技能和做事方法。所以,借助自我管理实现工作的条理性和整齐性,是在职场生涯中越走越远的重要保证。