书城励志日事日清工作法:最佳员工效率手册
26008000000018

第18章 管理时间,人人可以做时间的魔术师(2)

在最佳精神状态下工作

热爱工作并充满激情,我们的内心同时也会变化,越发有信心。对我们的工作倾入全部的热情,每天精神饱满地去迎接工作,以最佳的精神状态去发挥自已的才能,就能充分发掘自已的潜能,就能做到日清工作。

精神状态能如何影响工作,不是任何人都清楚,但是我们都知道没有人愿意跟一个整天提不起精神的人打交道,也没有哪一个领导愿意提拔一个精神萎靡不振、牢骚满腹的员工。

微软的招聘官曾指出:“从人力资源的角度来讲,我们愿意招的员工,他首先是一个非常有激情的人,对公司有激情、对技术有激情、对工作有激情。可能他在这个行业涉世不深,年纪也不大,但是他有激情,和他谈完之后,你会受到感染,愿意给他一个机会。”

刚刚进入公司的员工,自觉工作经验乏,为了弥补不足,常常早来晚走,斗志昂扬,就算是忙得没时间吃饭,依然很开心,因为工作有挑战性,感受也是全新的。

这种工作时激情四射的状态,几乎每个人在初入职场时都经历过。可是,这份工作激情来自对工作的新鲜感,以及对工作中可预见问题的征服感,一旦新鲜感消失,工作驾轻就熟,激情也往往随之溜走。一切又开始平平淡淡,昔日充满创意的想法消失了,每天的工作只是应付完了即可。既厌倦又无奈,不知道自已的方向在哪里,也不清楚究竟怎样才能找回令自已心跳的激情。在领导的眼中也由一个前途无量的员工变成了一个比较称职的员工。

如果我们每天清晨始终以最佳的精神状态出现在办公室里,面带微笑问候一声同事,以昂扬的精神状态投入工作,感染周围的同事,工作时神情专注,走路时昂首挺胸,与人交谈时面带微笑……愈是疲倦的时候,就要表现的愈好、愈显精神,让人完全看不出一丝倦容,这样会给周围的人来积极的影响。

良好的工作状态是我们责任心和上进心的外在表现,这正是领导期望看到的。在这个社会中,人们都承受着巨大的有形或者无形的压力。所以就算生活、工作不尽如人意,也不要愁眉不展、无所事事,要学会掌控自已的情绪,让一切变得积极起来。让我们始终对未来充满希望!明天会更好!如果我们乐观,一切事情都是亮色的,包括糟糕的事情,如果我们悲观,一切事情都是灰色的,包括美好的事情。

所以保持对工作的新鲜感是保证我们工作激情的有效方法。

可是这做起来很难,不管什么工作都有从开始接触到全面熟悉的过程。要想保持对工作的恒久的新鲜感,首先必须改变工作只是一种谋生手段的认识,把自己的事业、成功和目前的工作联接起来;其次,保持长久激情的秘诀,就是给自己不断树立新的目标,挖掘新鲜感;把曾经的梦想捡起来,寻找机会去实现它;审视自己的工作,看看有哪些事情可以更好地处理,然后把想法实施到工作中,认同企业文化培养归属感,对自己的企业和工作感到骄傲,在我们解决了一个又一个的问题后,自然就产生了一些小小的成就感,也会因此受到鼓舞,感觉生活是美好的,这种新鲜感觉就是让激情每天陪伴自已的最佳良药。

热爱工作并充满激情,我们的内心同时也会变化,越发有信心。对我们的工作倾入全部的热情,每天精神饱满地去迎接工作,以最佳的精神状态去发挥自已的才能,就能充分发掘自已的潜能,就能做到日清工作。

做好任务清单照单做“菜”

列任务清单对我们做事不拖延有很大帮助,任务清单里罗列了一天的工作量,一件事情完不成就会拖延下一件事,所以要严格按照任务清单,准时准点的完成任务,不得有半点拖延。

每天的工作不止一项,有时会是一堆琐碎的小事,如果东做一样,西做一样,不仅毫无章法,而且效率不高,甚至会完不成。有些员工会认为,都是一些小事不值得做任务清单,不需要做规划。但是许多优秀员工的成功经验告诉我们,认真地做一份任务清单,无论是为大任务还是小任务,不但不会约束我们的行动,还可以提高我们的工作效率。当将要结束一天工作的时候,对照任务清单认真核实,有助于日事日清,养成每天做任务清单的好习惯,可以对以后的工作安排上有很大的帮助。

列任务清单对我们做事不拖延有很大帮助,任务清单里罗列了一天的工作量,一件事情完不成就会拖延下一件事,结果是清单上的任务没有全部完成,所以要严格按照任务清单,准时准点的完成任务,不得有半点拖延。

任务清单并不是要把一天的工作都罗列出来,而是要有顺序的有技巧地排列,如何做好一份耽误清单呢?有以下几点建议:

1、任务要落到纸上

好记性不如烂笔头,再好的记性也不如写到纸上,做起事来也踏实,不用担心会漏掉什么工作。平时,我们总是在忙着一件工作的同时还惦记着下一件事,把工作都记下后,我们就可以专注于一件工作,而不会心有旁骛,效率自然会提高很多。

我们的大脑就像一个平行的处理器,幕前幕后的工作可以同时进行,写在纸上的事,脑子就会将这些事转移至幕后,就会产生一种潜意识,自觉地知道下一步该干什么事情。只要我们利用这种潜意识解决问题,就会发现它的作用相当惊人。

2、简单明了

任务清单是为了把工作量化、细分,让我们的工作有条理性,所以一定要简单明了,用一些自己可以理解的关键词即可,一看就明白,这样可以节约编写任务清单的时间,同时也是很好的工作习惯。

要把任务清单列在一个专门的本子上,而不是记在一些乱七八糟的纸片、桌上的及时贴或是粘在冰箱上的字条。也不可以随意乱放,应该随身携带,触手可及。

3、时间是关键

做好任务清单,就是为了使工作有序进行,不拖延,所以时间是关键。看到任务就应该可以估算到自己大概需要多长的时间去完成它,在任务清单的旁边制订完成各项任务的时间,严格按照规定的时间完成,能有助于不拖延,而且是对自己能力的考验与锻炼。

4、定期检查

早上起床后的第一件事就是查看任务清单,是一天工作的开始,是大部分成功人士的良好习惯。如果你确定要做的事都列在任务清单上,而且每天固定检查任务清单,你就绝不会因为“忘记”而没有完成任务。

在福布斯二世的书桌上一直都放着一张记录重要事项的纸,这是他的个人管理系统中心,他说:“每当我觉得进退两难时,我就会看看这张纸,确定使自己动弹不得的事是否真的值得让我为难。”福布斯二世的这张纸上通常有20件事情,有电话、信件以及他必须口述的一小段专栏文章。他常告诫他人:“如果你没有一个固定的记事本记录你想要做的事,事情将永远无法完成。”

每做完一项工作就可以删除一项,如果没有及时完成,这个任务清单就形同虚设,所以必须严格要求自己,定时检查完成任务清单的进度。

5、制订长期任务清单

任务清单不止限于一天的工作量,许多善用时间的成功人士都回规划长期任务清单。基层员工也是一样,工作中要有自己的目标,工作都是有连续性的,不要只把眼光放在当下,放远一点。即使不能预知下一步工作,也可以为自己的学习进行规划。

一个成功的业务员介绍经验说,我每个月都会制订任务清单,我必须事先知道下个月有些重要的客户需要拜访而预做准备,还有些人甚至会预估他们长期任务清单上每一个计划需要花多少时间完成,然后再利用这些周任务清单、月任务清单,甚至年任务清单来制作每日任务清单。