洽谈会：体现尊者与风度
商界人士所进行的洽谈，又称商务谈判，它是最重要的商务活动之一。它事实上就是有关各方为了争取或维护自己的切身利益，而寸步不让地进行了讨价还价。但有经验的商界人士都清楚，最理想的洽谈结局，不应当是“鱼死网破”，而应当是有关各方的利益和要求都得到了一定程度的照顾，亦即达成妥协。
大凡正规、正式的洽谈，都是很注重礼仪的。绝大多数正式的商务洽谈，本身就是按照一系列约定俗成的既定的礼仪和程序进行的庄重的会晤。在商务洽谈中，正确的态度应当是：既要讲谋略，又要讲礼仪。倘若只讲谋略而不讲礼仪，或是只讲礼仪而不讲谋略，都不会有助于洽谈的成功。
在洽谈中，为对手留下余地，不搞“赶尽杀绝”，不但有助于保持与对手的正常关系，而且会使商界同仁对自己刮目相看。因此，在洽谈中，如欲“克敌制胜”，那就不可能不讲究洽谈的谋略。以下将从商务礼仪，尤其是会议礼仪的角度，来具体讨论一下洽谈会的有关事项，即洽谈会礼仪。
洽谈前充分准备
洽谈前的充分准备是保证洽谈成功的关键。一般来说，洽谈前的准备工作大致包括以下几个方面的内容：
1．掌握洽谈对手的情况
“知此知彼，百战不殆”掌握洽谈对手的基本信息是洽谈成功的基础。
一是要掌握对方公司的基本情况，包括对方的法人资格、信贷状况、公司地址、经营范围等。
二是了解对方公司的历史背景、所处行业和市场状况、主导产品、市场定位、市场竞争近况、主要的商务伙伴、竞争对手等。
三是知晓对方洽谈小组成员的基本情况，甚至包括获取每一个成员的信息，并尽可能详细准确，尤其要尽可能获得决策者或负责人的个人情况。
2．成立洽谈小组
在了解对方洽谈小组的基础上，选派出与对方洽谈小组职务相近的人员参加洽谈。洽谈小组成员既要有能把握大局的主谈人员，也要有懂业务、技术的各种专业人员和有洽谈经验的翻译人员。
3．熟悉洽谈“七部曲”
洽谈“七部曲”是指洽谈过程中由探询、准备、磋商、小结、再磋商、终结及洽谈重建组成的七个环环相扣的具体步骤。每步骤都有其特殊的“起、承、转、合”作用，都有一系列台前幕后的准备工作要做，并且需要当事人具体问题具体分析。
4．运用洽谈策略
商务人员在进行洽谈时，总的指导思想是平等、互利，但是这并不排斥努力捍卫或争取己方的利益。事实上，在洽谈中取得成功，不仅要凭借实力，更要依靠洽谈策略的灵活运用。
5．选择洽谈地点
根据洽谈地点的不同，商务洽谈可分为客座洽谈、主座洽谈、客主座轮流洽谈、第三地点洽谈四种。客座洽谈是指在洽谈对手所在地进行的洽谈。主座洽谈是指在我方所在地进行的洽谈。客主座轮流洽谈是指在洽谈双方所在地轮流进行的洽谈。第三地点洽谈是指在不属于洽谈双方任何一方的地点进行的洽谈。
做好以上几个方面的准备工作，洽谈就可以正式拉开序幕了。当然，会谈过程中的每一个细节都不可忽视，都将有可能影响会谈的局面。
洽谈座次体现的是一种尊重
无论洽谈双方有着怎么激烈的利益之争，但在座次安排时都要以礼相待，以体现出对对方的尊重。这里就会谈方的不同类型进行详细说明座次排列的礼仪。
1．双边洽谈
双边洽谈指的是由两个方面的人士进行的谈判。在一般性的谈判中，双边谈判最为多见。举行双边谈判时，应使用长桌或椭圆形桌子，宾主应分坐于桌子两侧。如果谈判桌横放，面对正门的一方为上，应属于客方；背对正门的一方为下，应属于主方。如果谈判桌竖放，应以进门的方向为准，右侧为上，属于客方；左侧为下，属于主方。
进行谈判时，各方的主谈人员应在自己一方居中而坐。各方的其他人土则应依其具体身份的高低，各自先右后左、自高而低地分别在己方一侧就座。双方主谈者的右侧之位，在国内谈判中可坐副手，而在涉外谈判中则应由译员就座。
2．多边洽谈
多边谈判是指由三方或三方以上人士所举行的谈判。多边谈判的座次排列，也可分为自由式和主席式两种形式。自由式即各方人士在谈判时自由就座，而无须事先正式安排座次。
主席式是指在谈判室内，面向正门设置一个主席位，由各方代表发言时使用。其他各方人士，则一律背对正门、面对主席之位分别就座。各方代表发言后，亦须下台就座。
做有风度的洽谈者
谈判不应当以“你死我活”为目标，而是应当使有关各方互利互惠，互有所得，实现双赢。因此，在整个谈判进行期间，每一位谈判者都应当自觉地保持风度。商务人士要想在谈判桌上不失分寸，举止优雅地保持风度，要做到心平气和地谈判，有妥协的心理准备。
1．心平气和
在谈判桌上，每一位成功的谈判者均应做到心平气和、处变不惊、不急不躁、冷静处事。否则很可能造成输了利益，也失了风度，使谈判陷入尴尬的境地之中。因此，一位高明的谈判者在谈判中始终保持心平气和，言谈举止，行为方式都应保持平日的优雅风度。
2．适当妥协
谈判的过程往往是一种利益之争的战争，谈判各方在谈判中都试图以最大限度地维护或者争取自身的利益。然而从本质上来讲，真正成功的谈判，应当以妥协即有关各方的相互让步为其结局。所以，在谈判时，一定要做适度妥协的心理准备，如果各均不让步，谈判不可能取得顺利的成功。
总之，在谈判的过程中，我们既要保持心平气和的态度，又要懂得适当地让利于人。那些注意争利的一方，只顾己方目标的实现、而指望对方一无所得，既没有风度，也不会真正赢得谈判。
谈判期间，要礼待自己的谈判对手
洽谈人员要排除一切干扰，自始至终对自己的洽谈对手讲究礼貌，时时、处处、事事表现出对对方的敬意。在谈判期间，一定要礼待自己的谈判对手。具体来讲，主要需要注意以下3点。
1．人事分开
在谈判中，必须明白双方之间的关系是“两国交兵，各为其主”。要正确地处理己方人员与谈判对手之间的关系，就是要做到人与事分别而论。在谈判之外，对手可以成为朋友；在谈判之中，朋友也会成为对手，二者不要混为一谈。
2．用语谨慎
在洽谈中注意正确使用语言要注意七忌：忌鼓动性和煽动性；忌无理纠缠；忌挖苦讽刺；忌手舞足蹈，动作不检点；忌尖音喊叫；忌不顾事实狡辩或诡辩；忌鲁莽轻率。
3．举止庄重优雅
在谈判过程中，应举止庄重，不伤大雅。在谈判中，不论身处顺境还是逆境，都不可意气用事、举止粗鲁、语言放肆、不懂得尊重谈判对手。在任何情况下，谈判者都应该待人谦和，彬彬有礼，对谈判对手友善相待。即使与对方存在严重的利益之争，也切莫对对方进行人身攻击、恶语相加、讽刺挖苦，不尊重对方的人格。
出现争议要“求同存异”
在任何一次正常的谈判中，都没有绝对的胜利者和绝对的失败者。相反，谈判各方通过谈判，在某种程度上达成了妥协，多多少少都会获得一定的利益。
有位谈判大师曾说过：所谓谈判。就是一连串的不断要求和一个又一个的不断妥协。这句话可谓一针见血地指出谈判的实质内涵。
由于谈判各方都试图维护自身的利益，利益之争难免会有争议。于是，谈判各方只有在遵守“求同存异”的原则下，才能使谈判尽管达成一致，取得完满的结束。
“求同存异”在这里是指，谈判各方在追求共同利益的基础上，适当地作一些非原则性细节的妥协。在谈判桌上所达成的妥协，对当事有关各方而言，只要公平、合理、自愿，只要尽最大限度维护或争取了各自的利益，就是可以接受的。
具有谈判经验的职员都清楚，有关各方既然同意坐下来进行谈判，那么在谈判桌前，就绝对不可以一味坚持己方的某一立场，并一意孤行。否则就是作茧自缚，自欺欺人。商务人士在洽谈时上，尽可能在平等协商、求同存异，依法办事的基础上谋求互利互惠。
谈判时，“人”“事”分离不可混淆
在洽谈桌上，各方为利益而争的过程中，大家彼此对既定的目标都志在必得、义不容情，有可能会发生分歧或争执。但是洽谈人员必须正确认识和处理己方与对手之间的相互关系。
在谈判，谈判者在处理己方与对手之间的相互关系时，必须要做到人、事分离，各自分别而论。人事分开意思是说，谈判各方对“事”要严肃，对“人”要友好，对“事”不可以不争，对“人”不可以不敬。具体来讲，人事分离不可混淆包括两个方面的含义：
一方面，在谈判时将对手的人与事分开，是要求职员与对方相处时，务必切记朋友归朋友、谈判归谈判的道理，对于二者之间的界限不能混淆。
谈判有关各方都在全力以赴地维护自身的利益，既不要指望关系不错的老朋友能够对自己“手下留情”；也不要责怪对方“见利忘义”、“不够朋友”。在谈判中，应当充分理解谈判对手的处境，不要对对方提出任何不切实际的要求，或是—厢情愿地渴望对方向自己施舍或回报。
另一方面，谈判并不是一场你死我活的战争。因此，职员应当就事论事，抛开私人感情的疏近，不要让自己对谈判对手主观上的好恶，来妨碍谈判中的现实问题。在职场上有句话叫做“君子求财不求气”，它告诫人们不要意气用事。同样，意气用事在公务交往的任何场合包括谈判在内，都是弊大于利的。
因此，谈判各方要想在谈判中尽可能地维护己方的利益，减少损失，就应当在谈判的方针、策略、技巧上下工夫，从而名正言顺地在谈判中获得成功。要是将心思用到了其他方面，甚至指望以见不得光的歪门邪道出奇制胜，不是痴心妄想，便是自欺欺人。
理想结局：互惠互利
在公务交往中，谈判一直被视为种合作或为合作而进行的准备。说到底，就是要使有关各方通过谈判，都能够互利互惠。
谈判是讲究“双赢”或“共赢”的。因此一场谈判最圆满的结局，应当是谈判的所有参与方都能各取所需，都取得了一定的成功，都获得了更大的利益。
在现代职场上，最讲究的是合作，由于谈判双方不仅要讲竞争，更要讲合作。自己所获得的利益，不应当建立在损失对手或伙伴的利益基础之上，而是应当彼此“双赢”或“共赢”。
如果将争取以自己的大获全胜和对手的彻底失败作为谈判的最终结果，则必将危及己方与对方的进一步合作，并且使外界对己方产生“心狠手辣”、“不能容人”的恶劣印象。
因此，最理想的谈判结局，是有关各方达成了彼此都能够接受的一致意见，实现互惠互利的目的。
选择一些中性的语言来沟通感情
谈判时，需要是实事求是，简洁明了的叙述事实，剖析理论，因此，在语言使用上，应该避免华而不实和过度的夸饰，同时，尽量使用平实的中性的语言，避免使用情绪化的词语。
因此，商务人员在语言表达上应该掌握一些技巧性的问题：
1．表达清楚
在沟通时，必须注意让对方感受到你的热心和诚意，在说话时必须注意所处的现实环境，和具体情况，也必须注意各种不同文化背景的语言差异，以免造成误解，而形成不良的沟通。
2．叙述要恰当
要想有效表达自己的意见，必须注意说话的方式，清楚地表达语义，并随着不同的情景、场合及对象，机巧性的运用各种策略，适当地把自己的意愿表达出来。
3．储备词汇
词汇的运用，是我们表达自我意愿的关键，词汇认识的越多，沟通的正确性就越高，你需要花费一些时间和精力，使自己的用词更丰富，谈吐更优雅。这就需要我们平时要多翻阅工具书，注重平时的积累，这本身也是一个自我教育的过程，对自己的成长是很有帮助的。
如果你词汇量少得可怜，思想贫乏，阅历有限，是无法做到口才出众谈吐优雅的。
合适的洽谈语言，缩短双方的距离
洽谈各方由于各自追求利益的最大化，因此，彼此在谈判之前心理就产生一种抵触意识，而这种心理引导不当势必会影响谈判的顺利进行。如果谈判双方巧妙使用一些合适的洽谈语言，将会有效缩短双方的这种心理距离感。
商务洽谈是谈判者运用语言表达意见、交流观点的过程，语言的运用往往决定洽谈的成败。使用合适的洽谈语言，尤其要注意用语的规范性和灵活性，主要体现以下方面：
1．文明使用
洽谈语言必须坚持文明礼貌的原则，符合商界的特点和职业道德的要求。无论洽谈中出现何种情况都不能使用粗鲁、污秽的语言或攻击性的语言。洽谈语言应注意抑扬顿挫、轻重缓急，避免吐舌挤眼、语不断句、嗓音微弱或大吼大叫等。
2．洽谈语言严谨
洽谈语言应当准确、严谨，特别是在磋商的关键时刻，更要用严谨、精当的语言准确地表述自己的观点和意见。如确需使用某些专业术语，则应以简明易懂的惯用语加以解释。一切语言均要以达到双方沟通、保证洽谈顺利进行为前提。
3．洽谈语言要因人而异
洽谈过程中所使用的语言，应当丰富、灵活，富有弹性。要根据对方的学识、气质、性格、修养和语言特点及时调整己方的洽谈用语。这是迅速缩短洽谈双方距离，实现平等商讨的有效方法。
如果对方谈吐优雅，很有修养，己方语言也应十分讲究，做到出语不凡；如果对方语言朴实无华，那么己方用语也不必过多修饰；如果对方语言爽快、直露，那么己方语言也不必迂回曲折。