引言：电话是现代人交往的工具，对于人与人之间的沟通，它起的作用，也是至关重要的，运用语言声情传送情感与心情，就是电话沟通比其它直接或面对面交谈要轻松、愉快的多。
看不见对方的样子及状况
有时还没有确认对方是谁，只是把他当成平常交易的负责人，事实上，偶尔真的主管刚好巡视到那里接到电话，也会被弄得莫名其妙——也许不至于如此，但是由于看不到对方，所以必须格外小心。
例如，看不到脸孔，所以不知道表现，微弱缓慢的声音却被听成厌恶的语调，打电话的时候，要用活泼生动的语气。
相反地，听到这边的电话订货，对方好像哈腰鞠躬般愉快地承诺下来，事实上，说不定他牙痛得整个脸的表情就像苦瓜一样呢！
这种事情也需多加留意。
只能依赖声音
必须注意类音字、同音字。例如：兽医——寿衣、甜食——辗死、毒药——独要、冯先生——洪先生、大哥——大个儿，回家——回价、房子——幌子……等，由于看不见，有时必须对容易听错的字加以解释，或换另一种讲法。
“明日一时，怀特来访”尽可能说成“明天下午一时，怀特来拜访”。
不留下记录
电话很难留下记录，偶尔会为一句话是否讲过而争得脸红脖子粗。所以，作记录及复述是必须的要求。
人只要一有成见，就容易疏忽过失。就发音而言，嘴巴的开合，影响很大，必须相当用心，多复习以求证无讹。
计话的人站在听者的立场来讲，听话的人也尊重说话者的立场洗耳恭听，但是，这样还是会有传达的失误。
音量适中
想象你手里的电话是一只耳朵，面不是大鼓，只需用适当的音量对它说话就可以了，因为乐毕竟不是面对整个剧场做讲演。
第一次世界大结束后有段时间，美国流行一句有趣的话——“格汉打电话”——格汉正在用一台很差劲的电话机讲话，他试图向房东说明房子被暴风雨损坏的程度。“不对！不对！”他拼命吼叫道。“我没有说让你闭嘴！我说的是风把百叶窗给吹跑了！”
在那个年代，他确实有理由大声咆哮。从今天的标准看，当时的电话设备的确很不完善。现在，农庄里的妻子们也不再有公用电话线可供闲聊了。同时只有在洲际电话中才能偶尔听到电波杂音的干扰。今天，你需要打个电话到美国各个角落或者打到加拿大就像到隔壁邻居家敲门一样简单易行。电话中的电波以及两端的自动仪器会替你处理好一切事情，你再也不需要再提高音量大喊了。
保持活力——即使在最为心平气和的电话交谈中，你也必须用呼吸帮助声音，可以采用伊丽莎·多丽在25.4公分之外的地方练习吹熄希金斯教授的蜡烛时所用的那种呼吸助力。同时还必须记住：要保持活力和热情，否则，你的声音会显得十分疲倦、秃丧和消极。
如果你打电话时声音变得愈来愈高，可以采用“铅笔法”手握一支铅笔，举到距离你约25.4公分的地方，然后对着它说话如果感到你的声音在这个距离内显得过高，就把铅笔放在低于电话听筒，或与茶几同高的位置，并提醒自己降低音调，运用共鸣。
保持生动和关注——某些鸟类在它们对异性发生兴趣时，会改变身体颜色来传达爱意，萤火虫则是用闪动的萤光来表示它来求偶时刻的到来。你是否想过你在电话中说的“喂”传递了什么样的信息？它很可能包容了你电话交谈中的全部基调，它能表现出你的情绪：可能是随意而松弛的，说明你正闲着；也可有是友好而活泼的；有时似乎是说：“我很忙，不得不立刻挂掉电话。”可能非常粗鲁无礼，预示着接下来是一场暴风聚雨。
要让这声“喂”真正传递出你所希望传递的意思。有些人说这个字时，显得十分傲慢、冷淡，甚至带有敌意，其实他们自己并不知道会这样。因此，我们在电话中要特别注意“喂”的声调和感情。
电话也可以传神
尽管电话线另一端的人实际上看不见你，但你的声音却能为他描绘出你的形象。如果你愁眉苦脸，电话中的声音也不可能温暖热情；同样，如果你说话时面带微笑，那么电波就会把微笑传递过去。电话这种传递身体表情的能力相当惊人。你在电话中的声音能够清楚地告诉对方：你的嘴角是在向上翘，还是向下撇。你越是态度友好，你的声音听起来就越亲切。而友好的态度，无论在社交界还是在商业场合中，都是有效的交流工具。请把镜子放在电话机旁，一面打电话一面观察自己的表情。
过去，美国电话电报公司总是建议我们使用“微笑的声音”。但奇怪的是，这样的声音越来越难以听到，以致当我们听到这样的声音时更感到珍贵。我们现在常常听到的是一种“咆哮的声音”。试想，当你在旅馆中一觉醒来，拿起电话点早餐时，回答你的是一个洋溢着笑意的声音该是多么愉快！你发现对方把为你拉开窗帘、召唤阳光当作自己的职责，而且似乎十分关心你要煎鸡蛋老一点，还是嫩一点，这一切当然会让你感到心旷神怡！
无论是在私人谈话还是商业会谈中，电话能传送你的形象——可能是令人愉快的、也可能是招人反感的。因此，你应随时保持声音的活力、热情和真挚。
打电话和你在董事会作报告一样，姿势也会影响声音的清晰、音量和活力。打电话时不要缩在椅子里。如果身体下陷佝偻、声音也会跟着下沉。坐直身体，使你的呼吸动力中心紧张起来。
有时进行这种漫无目的却又必要的电话交谈是有益的，至少对女人们来说是如此。它可以代替你亲自去慰问病中的朋友，可以帮助他或她消磨寂寞的时光。但是，电话交谈对于交谈的双方来说，通常都应该是简单明了的。要自觉限制你的电话时间，甚至也要限制对方的时间。想象那是需要花钱的，事实上，那的确需要花钱。
康丁·雷诺有一次在白宫福兰克林·罗斯福总统在一起时，恰好遇到邱吉尔从英国打来一电话。一会儿，雷诺惊奇听到总统在说：“好了，温斯顿，你的3分钟时间到了。挂了吧，否则你要付超时的费用了。”一九六九年，尼克松总统和月球上的太空人通过一次电话之后说道：“这笔电话费肯定很可观，我希望是由对方来付钱。”
妇女们不妨假想自己是在公共电话亭里打电话，而不是在自己家里，而且设想自己刚好已把最后一枚硬币投进了电话机。采用这种办法来限制自己没完没了的叨絮。
作为接电话的一方，态度当然要亲切有礼。但这并不意味着你只能做电话闲聊者的牺牲品。
如果某个电话已经持续了好久，而你正要作一些需要集中精力的事情——如正要煮饭做菜，或者写一篇文章，接待一位客户——那你大可直言不讳地告诉对方你目前没时间闲聊。“玛丽，等会儿忙完了再打电话给你，现在我实在脱不开身。”或“我忙得不得了，要不我明天早上9点到10点之间再给你的电话，好不好？”
如果你是打电话的人，请记住你正占用对方的时间，因此如果你的目的只是为了随便聊聊，那就立刻告诉对方这一点。
介绍自己
在电话中应先介绍自己，说：“我是×××”。或“你好！我是×××。”如果接电话的不是你要找的人，可以这样说：“我叫×××，可以请王先生接电话吗？”
对于下面这样的开场白，你是否一样感到不愿回答。——“你今天晚上打算干什么？”可能你恰好没事，正等待他来邀请，但是，也许你正希望今晚不受打扰，或者想做些事情，可不是和他一起做。所以，在你打听对方的计划之前，应该先把自己的意图直接说出来。“你能不能和我们一起吃顿饭？有位日本客人也要来，我想你可能会感兴趣。”请给对方一个接受、拒绝、想想借口，或跟丈夫商量的机会，同时要让对方确切了解你的计划。
善于倾听
沙米尔·罗杰斯一向以尖刻狡黠闻名，他的朋友耐耐能说会道却不善于倾听。当有人把耐耐即将失聪的消息告诉罗杰斯时，他说：“这全怪他的耳朵缺乏练习和使用。”
许多人打电话时不注意倾听，有时简直故意装聋。即使在面对面的谈话中，有身体动作和手势的帮助，要确切了解对方的意思也不那么容易；在电话交谈中要做到这一点就更难，因为这时你只能依靠倾听。
所以，决不可满足于一句半解，手边要常备铅笔和本子，随时可以记下要点。（这在商业性电话中尤其必要。）听的时候，不仅是听他说，而且还要听他是怎样说的，他的声调是否意味着什么其他的意思？二次世界大战时，威廉·谢勒在柏林对外广播，他说的话要经过官方检查，但他声音中所包含的警告却是删不掉的。
注意地倾听对方，能使你对对方外观和情绪有一个惊人准确、细致的了解。
用电话请托
电话中你看不到对方的脸，所以有所请求时，总是较容易被拒绝。所以，重要的请求，不要只依赖电话。有很多例子，电话里只是随便的寒暄，至于细节，则留待日后见面再详谈。
不要让人觉得那只是一厢情愿。要进一步让人感到亲切的谈话，简短详尽的说出相托之事，这样人家才更愿相助。
稍事寒暄表示感谢平素照顾之情。
有用的情报及相关的会谈。
请求之事的概要或暗示。
根据他的回答，商定面谈的时间。
有些时候，接到电话后就马上想帮他料理一下，没想到重要的电话一通接一通进来，不经意间就忘得一干二净，而且这种事还相当多。虽然他并没有恶意，但是，电话中的请求，也就被抛到九霄云外了。
总之，光用电话请求就能万无一失，这种事大概仅限于打声招呼即可的那种吧！承诺的事项再用书面加以确认，就可以防止日后人家说“没听说过有这种事！真麻烦。”
用电话道谢
要求的文件邮寄、收到礼物、受人照顾、久别重逢……等，以电话传达的谢词，日常生活中实在很多。
“匆忙间，暂且用电话道个谢吧！当然，见面之后再郑重道谢。AA”电话上的道谢，很多都是存在这种心理。
当然，有些场合只要用电话就可了事，那就不必觉得电话太草率。目前大家都很忙，就像作生意一般，一通电话即可的例子日增。
如果对方地位显赫、辈份很高或有功同再造的恩惠，一通电话觉得太草率时，可以在打过电话之后，再以书函道谢。此外，如确实有无法传达到他本人之意时，再用书信就就可以放心多了。