4.处理意见
催款方在催款函上提出处理办法和意见。这种意见一般都是从以下三个方面予以说明：要求欠款户说明拖欠的原因。重新确定一个付款的期限，希望对方按时如数交付欠款。再次逾期不归还欠款将采取的罚金或其他措施。
5.落款
写明催款单位的全称，并加盖公章，然后注明发文日期。
五、范例
（一）针对首次催款的催款函
催款函
××公司：
感谢贵公司对我公司的支持，选择我公司产品，与我公司建立友好合作关系。
根据贵公司与我公司（或“经协商达成口头协议”）签订《××××合同》，双方约定，我司在交付产品后×日内，贵司应付清货款，现付款期将至（或付款期已过），请贵司本着友好、诚信、互惠互利之原则尽快安排付款。我司帐户是（户名：××；开户行：××；帐号：××）。
顺祝商琪！
××公司
××年××月××日
（二）针对直接催款的催款函
催款函
××（对方公司名称）：
贵公司自××年××月××日至××年××月××日止尚欠我公司货款共××元，根据贵我双方所签署的合同（或约定），贵公司应在××年××月××日付清该款。现贵公司已逾期××天仍未支付，严重影响了我公司的资金周转和生产安排。请贵公司收到此通知书后××天内将上述逾期未付的货款汇付我公司帐户（户名：××；开户行：××；帐号：××）。否则，本公司将循法律途径或委托相关追收人员上门催收解决，届时可能造成贵公司不良影响并将有损贵公司诚信形象。
故特此通知。
顺祝商祺！
××公司
××年××月××日
催款函
××公司：
截至××年××月××日，我公司帐面尚有贵公司欠款××元（大写人民币××元整）。按照与贵公司的有关合同协议的约定，贵公司应当在××年××月××日之前支付上述款项，但我公司至今仍未受到该笔款项。因此，特请贵公司能够在近期内及时向我公司支付上述款项。
此致××公司（印章）
××××月××日
第六节理赔函
一、理赔函的概念
理赔函是在贸易过程中产生争议或发生纠纷后，理赔方根据索赔方的意见和要求提出自己意见和解决办法的回复信函。
二、理赔函的格式与写作要领
理赔函的格式写法如下：
1.标题
标题一般写理赔函三字即可，必要时也可注明理赔原因，如《质量不符理赔函》等。
2.正文
正文主要包括对索赔函要点概述，理赔方的意见和看法以及最后处理办法等。
3.落款
落款写理赔方的名称、签章和日期。
三、范例
（一）理赔函例文
质量不符理赔函
××贸易有限公司：
你公司×月×日函收悉。所提合同19号项下红木家具部分接口有破裂一事，已引起我方关注。经向有关生产单位了解，出厂家具安全符合合同要求，并经检验合格。至于部分接口破裂，是由我方在出仓时搬运不慎造成的，对你方的损失，我们深表歉意。请贵公司提供家具受损的具体数字，以及公证人检验证明书，我方将按实际损失给予赔偿。
候复。××公司（公章）
××年×月×日
第七节索赔函
一、索赔函的概念
索赔函是指买卖中的任何一方，以双方签订的合同条款为依据，具体指出对方违反合同的事实，提出要求赔偿损失或维护自身其他权利的专用信函。
二、索赔的理由
通常比较常见的索赔理由有：质量低劣；数量短缺；包装不善；运输拖欠。
三、索赔函的格式与写作要领
索赔函的结构和写法如下：
索赔函一般由标题、编号、受函者、正文、附件、签署等六部分组成。
1.标题
标题的形式比较灵活，可以直接写索赔函三字，也可以根据实际情况写成包括索赔事由文种的完全标题样式，如：《关于××的索赔函》。
2.编号
编号是为了联系与备查用，写在右上角。一般由年号、代字、顺序号组成。
3.受函者
受函者。写受理索赔者的全称。
4.正文
正文包括缘起、索赔理由、索赔要求和意见。
（1）缘起
提出引起争议的合同及其争议的原因。
（2）索赔理由
具体指出合同项下的违约事实及根据。
（3）索赔要求和意见
根据双方签订的合同以及有关国家的商法、惯例，向违约方提出要求赔偿的意见或其他权利。
5.附件
为解决争议，以有关的说明材料、证明材料、来往的函电作为附件。
6.签署
签署要写明索赔者所在地和全称及致函的日期。
六、范例
（一）索赔函例文
300台机床生锈索赔函
××贸易有限公司：
随函寄上××××所发的检验报告（200×）。报告证明你方出售的机床，有部分零件生锈，认为这批货物是存仓太久造成的。因此向你方提出30％的扣价处理。
我们双方有着良好的贸易关系，相信你方是会迅速处理这起索赔，以利今后贸易的发展。请迅速处理，候复。
附件：《××局检验报告200×》
正副本各一份。
××公司（公章）
××年×月×日
第八节商务公函
一、商务公函的概念
商务公函是用来商洽工作、联系业务、询问和答复有关具体实际商业问题的一种专用公文。
二、商务公函的格式与写作要领
公函是平行文，即互不统属的商业机构之间联系时使用的一种公文。在进行商务公函的写作时，要注意其一般包括四大部分：标题、行文对象、正文、落款。
1.标题
标题一般采用公文规范标题法，即标题由发函机关、事由、受函机关和文种组成。也有的只有事由和文种。
2.行文对象
行文对象是指公函受文者，写在标题之下的第一行左边，顶格加冒号。
3.正文
正文是公函的主要内容即发公函的目的，是发函者要告诉受文者的具体事情，由三部分组成，即发函因由、发函事项以及结语等，事项部分基本上是叙述和说明的方法，如有要求部分则要根据行文内容来安排，不可过长。结语多使用“特此复函”。
4.落款
落款包括发函单位的名称和主要负责人的签名以及日期。
三、范例
（一）商务公函例文
商务公函
××公司：
贵方有关保险事宜的6月25日来函知悉，特函告如下：
一、综合险。在没有得到我们顾客的明确指示的情况下，我们一般投保水渍险和战争险。如贵方愿投保综合险，我方可以稍高的保费代保此险。
二、破碎险。破碎险是一种特别保险，需收取额外保费。该险现行保险费率为2％，损失只赔超过5％的部分。
三、保险金额。我方注意到贵方欲为装运给贵方的货物按发票金额另加10％投保，我方当照此办理。
我方希望上述答复将满足贵方的要求，并等候贵方的答复。
××公司
××年××月××日
第九节市场调查报告
一、市场调查报告的概念
市场调查报告是市场调查人员以书面形式，反映市场调查内容及工作过程，并提供调查结论和建议的报告。市场调查报告是市场调查工作成果的集中体现，写的好坏与否将直接影响到整个市场调查研究工作的质量。一份好的市场调查报告，能给企业的市场经营活动提供有力的参考及导向作用。
二、市场调查报告的特点
市场调查报告应具有针对性、新颖性、时效性、科学性等几个方面的特点。
1.针对性
针对性包括选题上的针对性和阅读对象的明确性两方面。首先，调查报告在选题上必须强调针对性，做到目的明确、有的放矢，围绕主题展开论述，这样才能发挥市场调查应有的作用；其次，调查报告还必须明确阅读对象。阅读对象不同，他们的要求和所关心的问题的侧重点也不同。比如调查报告的阅读者是公司的总经理，那么他主要关心的是调查的结论和建议部分，而不是大量的数字的分析等。但如果阅读的对象是市场研究人员，他所需要了解的是这些结论是怎么得来的，是否科学、合理，那么，他更关心的就是调查所采用的方式、方法，数据的来源等等方面的问题。针对性是调查报告的灵魂，必须明确要解决什么问题，阅读对象是谁等。针对性不强的调查报告必定是盲目的和毫无意义的。
2.新颖性
市场调查报告的新颖性是指调查报告应从全新的视角去发现问题，用全新的观点去看待问题。市场调查报告要紧紧抓住市场活动的新动向、新问题等提出新观点。这里的新，更强调的是提出一些新的建议，即以前所没有的见解。比如，许多婴儿奶粉均不含蔗糖，但通过调查发现，消费者并不一定知道这个事实。有人就在调查报告里给某个奶粉制造商提出了一个建议，建议在广告中打出“不含蔗糖”的主张，不会让小宝宝的乳牙蛀掉。结果取得了很好的效果。
3.时效性
市场的信息千变万化，经营者的机遇也是稍纵即逝。市场调查滞后，就失去其存在意义。因此，要求调查行动要快，市场调查报告应将从调查中获得的有价值的内容迅速、及时地报告出去，以供经营决策者抓住机会，在竞争中取胜。
4.科学性
市场调查报告不是单纯报告市场客观情况，还要通过对事实作分析研究，寻找市场发展变化规律。这就需要写作者掌握科学的分析方法，以得出科学的结论，适用的经验、教训，以及解决问题的方法、意见等。
三、市场调查报告的分类
市场调查报告作为商业活动中的一种不可或缺的公文，由于商业活动的多样性，市场调查报告也具有多种类型。
1.市场调查报告按照调查内容的多少分类，可以分为综合性市场调查报告和专题性市场调查报告；
2.按照调查对象的不同可以分为有关于市场供求情况的市场调查报告、关于产品情况的市场调查报告、关于消费者情况的市场调查报告、关于销售情况的市场调查报告以及有关市场竞争情况的市场调查报告；
3.按照表述手法的不同进行分类，可分为陈述型市场调查报告和分析型市场调查报告。
与普通调查报告相比，市场调查报告无论从材料的形成还是结构布局方面都存在着明显的共性特征，但它比普通调查报告在内容上更为集中，也更具专业性。
四、市场调查报告的格式与写作要领
从严格意义上说，市场调查报告没有固定不变的格式。不同的市场调查报告的格式，主要依据其目的、内容、结果以及主要用途来决定。但一般来说，各种市场调查报告在结构上都包括标题、导言、主体和结尾几个部分。
1.标题
市场调查报告的标题即市场调查的题目。标题必须准确揭示调查报告的主题思想。一般是由调查单位、调查对象和文种构成。
2.导言
导言是市场调查报告的开头部分，一般简要说明市场调查的目的和意义，介绍市场调查工作基本概况，包括市场调查的时间、地点、内容和对象以及采用的调查方法、方式。
3.正文
告正文事实真相常常难以查清，对诉讼时效的确定也容易造成困难。是市场调查报告的主要内容，是调查报告最重要部分。这一部分的写作成功与否是直接决定调查报告的质量高低和作用大小的标尺。主体部分要客观、全面阐述市场调查所获得的材料、数据，用它们来说明有关问题，得出有关结论；对有些问题、现象要做深入分析、评论等。总之，主体部分要善于运用材料，来表现调查的主题。
4.结尾
结尾主要是形成市场调查的基本结论，也就是对市场调查的结果作一个小结。有的调查报告还要提出对策措施，供有关决策者参考。
有的市场调查报告还有附录。附录的内容一般是有关调查的统计图表、有关材料出处、参考文献等。
五、范例
（一）分析型市场调查报告范文
市场调查报告
河南是中原文明发祥地，先秦时属豫州，居“九州”之中，素称“中州”、“中原”。近年来，河南经济稳步攀升，据统计部门初步核算，2005年河南全省GDP达到10535.20亿元，成为全国第五个经济总量超万亿元的省份，经济居中原五省之首，全省人均GDP突破万元，达到11236元，主要经济指标达到了多年来的最高水平，2006年比上年增长13.9％，经济发展实现了阶段性的跨越和突破。河南地处华北，“逐鹿中原”，“得中原者得天下”，从古至今，都说明了河南的重要性，对我公司来说，更是这样，更为重要。
河南人总人口9700多万人，农村人口7500万人口，商务部的万村千乡超市在河南已基本完成。（这正说明了农村市场的潜力巨大）
经济情况，以工业为主，农业为辅，河南的外出打工者相对较多，（礼品装销量有所带动）。
人文情况，河南人重视朋友之间的礼上往来（礼品装），河南大多数消费者喜欢看戏，看豫剧，特别是45岁以上的人士，正是批人士消费了有辣汤产品的方便装（水煮型），在河南喜欢看戏的人士，最爱看的节目是河南卫视的梨园春节目，（公司可考虑，在梨园春节目播出前后做广告或赞助，加深此类消费者对公司产品的印象，形成知名度）。
消费习惯，喜欢有赠送，带奖的形式来购买东西，公司可考虑以实物赠送，刺激消费，如：食用油、围裙等方式按比例增送。
近二十天的时间，主要在周口、开封地区，走访客户，了解产品在市场的销售情况，市场发展动态做市场调查。在与客户的沟通中，客户反映我公司的产品口味不是很辣，相比有些淡，终端没有支持，提出需要业务人员，帮助开发市场，需求比较恳切，从谈话中也了解到客情及市场维护比较简单，业务员只是报货、通知公司政策，客户对公司的忠诚度不高，对公司产品的重视力度不够，没有放在主要地位（也有可能是行业情况），虽然只是这两上地区，走访调查，我相信也能代表河南市场的部分整体情况。