在服务过程之中，广大服务人员在与服务对象交谈之中，尤其是在向对方介绍商品或服务项目时，往往需要多多少少地采用一些行业用语。
行业用语，又叫行业语、行话。它一般是指某一社会行业所使用的专门性用语，主要用以说明某些专业性、技术性的问题。
服务人员在服务过程之中使用一些专用的行业用语，不但是必要的，而且也是必需的。因为只有恰到好处地使用了某些必须使用的行业用语，才能更好地说明问题，才能显示本人业务上在行，从而才能赢得服务对象的充分理解与信任。
对于广大服务人员而言，自己在与服务对象交谈时，使用一些行业用语，其实一点儿也不困难。困难在于，如何使自己在使用行业用语时，既得心应手，又真正地有助于服务质量的提高。
第一，行业用语的基本法则。站在服务质量的提高这一角度上来讨论服务人员行业用语的使用问题，重要的是，每一位服务人员在使用行业用语同服务对象进行交流与沟通之际，都必须认真遵守三T法则和适度法则。如果对此不知不晓，或者知而不行，明知故犯，则行业用语必将于事无补。
其一，三T法则。三T法则，是使用行业用语时，服务人员必须谨记的一项重要法则。所谓“三T”实际上是英文“Tact”、“Timing”,“Tolerance”等三个单词的缩写。它们的含义，分别是“机智”、“时间”与“宽容”。由此可知，三T法则的本意，就是要求服务人员在有必要使用行业用语时，一定要同时兼顾表现机智、考虑时间、待人宽容等三个方面的具体问题。切不可不分对象，处处一概而论。
一是要求服务人员在使用行业用语时表现机智，这主要是要求其在面对形形色色的服务对象时，一定要善于察言观色，反应灵敏。既要首先对对方准确地进行必要的角色定位，又要以双向沟通为主要目的。还须注意的是，在使用行业用语时，一定要抓住重点，讲究少而精，并且尽量为对方所理解，这样才能提高自己办事的效率。
二是要求服务人员在使用行业用语时考虑时间，这主要是因为，在一般情况之下，行业用语的使用具有一定的时间限制。只有在工作岗位之上有其必要性之时，使用行业用语才会使之发挥功效。如果忽略了这一点，不分时间、不看对象，开口闭口满嘴行业用语，非但没有任何必要，而且也不易为常人所接受。
三是要求服务人员在使用行业用语时待人宽容，这主要是指，服务人员在具体运用行业用语服务于人时，务必要将心比心，待人如己，努力进行换位思考，处处设身处地地多为对方着想。假定发觉自己所使用的行业用语不为对方所理解，则应立即加以调整，直至完全把本人的意思或对方的问题阐述和回答清楚为止。千万不要表现得不耐烦，嘲弄对方“怎么这么笨”、“连这个都听不懂”，更不能一如既往，不分对象，公事公办地把例行公事办完为止。
在具体使用行业用语时，只有在表现机智、考虑时间、待人宽容这三个方面一并加以注意，才会使行业用语的使用真正奏效。
其二，适度法则。适度法则，是使用行业用语时，服务人员必须谨记的另一项重要法则。它的基本含义是，行业用语的使用必须要适得其所。服务人员在具体使用行业用语时，一定要牢牢把握好分寸，表现得体。不注意行业用语的使用适度与否，对服务人员来讲将是一个十分严重的错误。
英国名人培根曾经说过：“交谈时的含蓄和得体，比口若悬河更可贵。”他的这句至理名言，对于服务人员行业用语的使用也有着一定的启迪。
运用行业用语要真正做到得体，关键是要切记当用则用，尽量少用。应该使用行业用语时而不使用，往往会令人怀疑自己的业务能力不怎么样。不必使用行业用语时，却连篇累牍地不停使用，则会给人以故弄玄虚之感。
行业用语的使用要做到得体，在服务岗位上与人交谈时，其在自己的话语之中究竟应当占上一个什么样的比重，是一个较为复杂的问题，应该具体情况具体分析，不宜一概而论。
国内一位服务行业的“明星”，在谈及他个人在这一方面的心得体会时曾经说过：“最重要的，是应当因人而异。与懂行的人交谈时，一般需要多使用一些行业用语。与不懂行的人交谈时，则通常应当有意识地尽量少用一些行业用语。与普通水平的人交谈时，既要使用一些行业用语，又要同时使用一些非行业用语。只讲行业用语，或者只讲非行业用语，往往都难于为对方所接受。只讲行业用语，对方很可能一窍不通；只讲非行业用语，对方却又可能会怀疑服务人员的业务水平。与普通水平的人交谈时，将行业用语与非行业用语适当地糅合在一起使用，对方既能听得懂，又会对服务人员的业务水平表示信服。这样去做，往往会两全其美。”他的见解，可被视为对得体使用业务用语的一种生动而形象的诠释，广大服务人员对此可以“仁者见仁，智者见智”，有所借鉴。
在具体运用行业用语时把握好分寸的问题，对于任何服务人员而言，都是非常重要的。在这一方面，服务人员一定要注意两点重要事宜。
一是要实事求是。要求服务人员在运用行业用语时实事求是，主要是要客观地、正确地使用行业用语。既不可不懂装懂，随口乱诌，指望以满口似是而非的行业用语去蒙人、骗人、唬人，更不可随意编造，以假充真，以讹传讹。
二是要使用得当。在具体使用行业用语时，一定不要忘记准确使用，并且还要注意行业用语的规范性与地方性差异。在一般情况下，使用行业用语时，必须力求其正确无误。
例如，在销售方对供应商交货不太及时有所批评时，使用“脱期”一词就比使用“违约”一词更为妥当。因为前者仅仅是在具体的时间问题上提出意见，而后者则往往会令人感到双方之间的争端存在扩大化趋向，它多少暗含着有可能毁约的意思。
在使用行业用语时，一定要尽量做到规范化、标准化。例如，提及“激光”时，就不宜称之为“镭射”。谈论“塑料”时，亦不便代之以“塑胶”。
当然也要注意照顾交谈对象的理解能力。如果一位医护人员或药品销售人员在面对一名普通患者，向对方提及“青霉素”或“阿司匹林”这两种常用药品时，不想引起误会的话，就最好不要采用二者的另外的专用名称“盘尼西林”或“乙酰水杨酸”。
还应当提到的是，在使用行业用语时，还须兼顾其地方性差异。举例而言，“菠萝”、“快餐”、“出租车”、“故事片”、“航天飞机”，在台湾地区便被称为“凤梨”、“便当”、“计程车”、“剧情片”、“太空梭”。假如不注意祖国大陆与台湾两地之间的这种差异，在与台湾人交谈时往往会矛盾丛生，误解不断。
第二，行业用语的具体应用。就具体内容而论，服务人员在运用行业用语服务于人时，还必须在善用专业术语、常用敬人之语和不用服务忌语等方面多下工夫。
其一，专业术语。服务人员必须要善用专业术语。在行业用语中，绝大部分都属于专业性的术语。在使用于这些只适用某一特定领域内的专门性用语时，服务人员既要遵守“三T法则”与适度原则，更要特别注意因人而异，因事而异。千万不要以为专业术语的运用可以多多益善。实际上，在运用专业术语时，大体上是看效果不看动机，重质量不重数量的。