书城成功励志礼仪金说5:商务礼仪
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第18章 商务往来之邀约 (1)

商务交往当中邀请客人是常常会有的事情,怎样做才能够不失礼,而且又能够把事情办好呢?在商务交往中讲究常来常往,来而不往非礼也,那么从某种意义上来讲商务邀约,俗称请人,这恐怕是我们在日常工作和交往中不可或缺的一个重要的内容。俗话说有接触才有交流,不接触怎么会有交流呢?有交流才会沟通,有沟通才能互动,这其实是个因果关系。

比如,我在学校工作,这两个月临近高考了,现在天热了,现在大专院校经常组织这样一种活动,昨儿我去北大,我发现北大就挂着一个欢迎横幅,欢迎全国重点学校的校长参观北大;我人大也有类似的活动,人大邀请的其实更早,我们每年冬天会组织全国中学生冬令营,请全国的优秀中学生来学校做客,实际上这在我来看是一种商务活动;因为现在学校也有一个竞争,也需要招募全国的优秀学生,不让他接触不让他了解,怎么能够沟通、互动呢?再打一个比方,有一次到山东德州去,德州我以前去过,那地方除了扒鸡比较有名之外,其他好像所知甚少,而且我的印象之中山东经济比较发达的是沿海,好像西北似乎跟老少边穷划了等号,那次应德州市的乡镇企业局、中小企业局的要求去那儿做客了,不敢说顿开茅塞,也算是大开眼界。德州非常漂亮,德州的民营经济非常发达,出乎想象。商务邀约,请人来干什么?访、谈、看三要素,首先把客人请来,不来访,他怎么会接触了解我们呢?然后谈,介绍我们的情况,双方交流实质性话题,有些情况下倒不一定非要谈正事,能看一看也行,多交朋友,广结善缘,所以这个问题是非常重要的。商务邀约说白了就是请人,请人有一些重要的细节,从礼仪的角度你必须考虑,除了我们刚才讲得访、谈、看之外,有的时候形式、内容、操作、主题等等都是有讲究的。

那商务邀约主要有哪些规范呢?

从商务礼仪的角度来讲,商务邀约的规范主要涉及四个方面,首先是方式,就是你怎么样请别人;第二,内容,就是商务邀约的主题是什么?第三,对象,你请谁,谁你也要确定,主要的邀请对象没有,没有目标对象,你广而请之是不可能的;最后,操作,就是邀请中的具体细节、环节一系列问题。下面具体说一下这四个方面。

首先来说一下方式。商务邀约的方式方法很重要,商务邀约的方法实际上就是讲的形式。具体而讲,我们商务邀约有两种常规形式,第一种形式,就是口头邀约;第二种邀请是书面邀请,其实两种往往可以交叉使用。比如我们可以先跟你打个招呼,范小姐我们明天有一个活动请你来,然后我回去之后再发一个传真,表示郑重其事,其实这个是很常规的事情。那么具体而论,这个口头邀请也好书面邀请也好,又分了一些具体的形式,有哪些具体的形式?比如口头邀请,它有两种最常见的,第一就是电话邀请,你注意了吗?现在人与人之间都是被电话缩短了空间距离,今儿周末小范请你吃饭,我人不一定到你家去,但是我电话过去了。

亲朋好友一般电话邀约往往是非正式邀请,两国总统肯定不是一打电话叫你来玩就来了,没那回事儿;还有一种就是口头邀约,比如,金教授欢迎你到我们这儿来做客,表达这个意愿,如果对方接受或者不拒绝的话;这实际上是一种试探,然后再用书面邀约加以确认,或者追加给对方这样一种意愿,实际上这个口头邀约书面也好,口头邀约的电话邀约也好,它往往是非正式的,换而言之,非常正式的邀约你这样去做,人家会觉得可信程度不高。北京有句老话叫酒桌上说话不算,我也遇到过,有一天一个老兄就跟我说了,说金教授欢迎到我们那儿来参观,他是外地同志,我说行啊,我说有朝一日再说吧!一定来啊!我这个人也实在,我有一次到他们那儿开会去了,中午没事我就给他打电话,我说我想来看你,他问你是谁,我说我人民大学金教授,他又问金教授是谁,我特没面子特受打击。这说了不算的,所以在商务邀请中,我们更多的情况下是书面邀请,书面邀请又分为三种形式:

第一,邀请函。就是书信的方式,正儿八经给你寄一封信过去,这是最正式的一种情况;但缺点也有,就是慢,而且搞不好还有一种情况,丢,这样一来就会影响正事,所以为了提高办事效率,我们商务邀请中有时候会用传真。

第二,传真。把邀请函通过传真机给它发过了,这样速度非常快,但是有的时候你也不能保证对方收到没有,搞不好传真错了怎么办?这都是有的事,有一次一个单位给我来了封邀请函,过生日的,而且上来抬头说是爷爷,我一下特高兴,但是咱们好像没有这种直接的孙子辈,原来是传错了,号码错了一个字,我当了爷爷了。实际上有的时候我们有实践经验的人都知道,邀请函,传真函件过去的时候,需要确认,明白我的意思吗?就是往往邀请函下面还有一个复函,让你签个字再回传,表示我收到了,接受邀请,否则不确认很惨呢!比如,我说个不吉利的话,咱们就是说说,比如说你结婚了,你摆了十桌,当然这铺张浪费,有时候没必要,不过你要钱多你愿意,咱也管不着,你摆了十桌,一桌按八个人计算,得八十个人吧,你请八十个人,你是不是得先把八十个人的数算好,你大概还得留点富余。例如,我邀请七十八个人或者八十四个人,有可能,那你是不是得让他确认,当然我们一般人倒不至于,要用邀请函去确认或者传真件确认,但是你还得确认一下,否则你那天办事,八十个人的位置,来了八个人,一人坐几个桌,这就惨了;一个人一张桌,这你没面子,所以需要确认。

第三,电子邮件。现在科技发达了,互联网应运而生,所以还可以选用电子邮件。电子邮件同样也需要确认,搞不好丢了怎么办,这也是常有的事。当然其它特殊邀请都不能当真了,比如现在有手机短信,还有呼机那都属于留言,正式商务不能玩。但是无论从哪一种形式来讲,我们都要强调商务的邀请方式,有口头和书面区分,相对而言,书面比口头要正式,有的时候因为跟对方不熟,你突然给一个邀请函,人家可能还不知道你是谁呢。所以可以口头邀请在先,书面邀请再后,二者可以重复使用。

第二个方面就是对象的问题,对象是不是也要根据我们的活动来选择适应的对象来邀请呢?是的,这个问题非常重要。

商务邀请的常规方式——单独邀请、集体邀请。

一般而论,商务邀请以人数少来区分,往往有两种,就是单独邀请和集体邀请,所谓单独邀请就是我只请一个人,但只请一个人就是非常实质性的问题了。比如,金老师要请女学生,请十个八个到我家吃饭,或者出去玩,一般女生都来,不吃白不吃,吃了也白吃,但是我要请一个女生吃饭,你是不是得三思啊?当然这个事你打死我也不干,我也犯忌,我老婆揍我,所以这事你要说清楚,因此单独邀请,我们只要有社交经验的人都知道它是实质性问题;而集体邀约,我们可以称之为属于务虚,就是礼节性问题,说白了就是认识认识,了解了解,没有实质性问题,人多你也谈不了实质性的问题,所以这是按人数多少,它有单独邀请和集体邀请的区分。

另外从邀约的内容来讲,又分为什么呢?分为有主角邀约以及无主角邀约,称为有主题邀约和无主题邀约。所谓主题邀约,我们举一个很形象的例子,比如我是一个男生,我特喜欢我同学里面的一个女生,但是我现在拿不准她来不来,她来不来的话,我这要请客的话,我比较聪明的话,比如春游吧,我就要请这个宿舍的女生一起去,其实我表面上请了这一个宿舍的四个女生,但是明眼人一看就明白了,醉翁之意不在酒,在乎山水之间,这是有主题的;当然有的时候它是无主角的,我也就是请了好几个人,但实际生活中和实际工作中,我们的邀约从主角和无主角的角度来讲,一般都是有主角的,你明白了吗?比如家人里面是不是有长辈,同事里面是不是有上级,内外有别的话是不是有外宾,或者外国人,外籍客人,少数民族,这也就是说你需要特殊照顾的对象,有时候这跟其它礼仪是互动的。

比如,你注意过没有,在日常交往中作介绍的时候,依你的经验日常交往中介绍的时候谁当介绍人呢?下级或者晚辈,当然有时候也未必,比如家里来了客人谁是介绍人,女主人,女主人是家里老大呀!你要不介绍,就失敬于他人了。