初拟的的人员名单是陈诚、吴国桢、黄朝琴、陈雪屏、杨肇嘉、陈宗熙、李敬斋、李锡恩、孔德成、黄作宾等先生。会后由教育部把两院理事的谈话会内容，呈报到了“行政院”，后又拟具“国立故宫中央博物院共同理事会组织章程”，会同原有理事名单，建议入选理事名单，一同呈上去。
1950年5月10日，两院共同理事会组织章程由“行政院”公布，同年7月，“行政院”第135次会议决定了新的理事人选，杭立武、胡适等一批“中央”要员及学者在列，分别是：吴敬恒、胡适、蒋梦麟、王世杰、朱家骅、张群、马超俊、傅斯年、张道藩、罗家伦、杭立武、吴国桢、黄朝琴、丘念台、陈雪屏、李敬斋、陈启天、田炯锦、黄季陆、于井塘、程天放、李济、黄健中。
1950年7月17日，两院共同理事会成立，随之举行了第一次会议。会议公推李敬斋先生为理事会的理事长，常务理事为王世杰、朱家骅、傅斯年、罗家伦、丘念台，杭立武任秘书长一职。
挣扎中的灿烂——雾峰库房
迁台的珍贵文物，存在台中的糖厂仓库，大批学者专家先后在这里工作。作为大陆迁台文物的第二个中转地，文物在这里一直存放到第二年的4月。工作人员们都知道，这里只是暂时的仓库，一旦糖厂开始制糖，这些储存的文物就要立即运走，所以当务之急是择地建仓库。
台中文物的择地安置，主要基于以下几方面原因：
第一，台中糖厂每年间歇制糖，制糖的时候需要用到仓库。
第二，台湾位于环太平洋火山地震带上，地震台风等自然灾害频发，糖厂仓库的边上有一个高大的烟囱，直接威胁到文物的安全。
第三，台湾位于中国大陆架的东南边缘，北临东海，东北接琉球群岛；东濒太平洋；南接巴士海峡，与菲律宾相邻；西隔台湾海峡与大陆福建省相望。全省恰扼西太平洋航道的中心，在战略上，素有我国“七省藩篱”之称，一旦发生战事，位于台中市中心的文物难免于战火。
联管处接任这项任务，开始择人选址。常务委员熊国藻（原常务委员王德芳在任不久改为熊国藻接任）带领各个单位的主管四处寻址，经过考察后做成建议提交上来，可建造库房的地方主要有三处：
一、台中县番子寮山麓。
二、台中县雾峰乡吉峰村北沟山麓。
三、台中县雾峰乡旁山麓。
这一处的选择，可能成为今后文物长久的栖身之所，所以格外小心仔细，当时由联管处的委员会主任委员杭立武先生，亲自陪同两院理事蒋梦麟、傅斯年、马超俊、张道藩、罗家伦等赴三地考察。最后由于“雾峰乡吉峰村北沟山麓”地址条件最优——地势较高，周边居民较少，背后依山，而确定为文物的新置身之处。
这块新仓库的地址，足有3万平方米的大小。由当时联管处向吉峰村村民林攀龙处租地10.7575亩，时是1950年1月，租期10年，连同当时建于这块土地上的建筑，外加佣金1200元，一共支付了新台币41200元。合同既签开工的日期就临近了。
《我与故宫五十年》一书中联管处对库房的建造及原有房屋之分配，做了如下的计划：
一、在中间平地，建造库房三栋，每栋大小，以一千六百箱为准，三栋形式，略成品字形，正中一库，准备由中博、中图两组使用，三分之二地位，存中博文物，三分之一地位存中图文物，中间用砖墙隔开，以明责任。两旁两库，完全交故宫组使用。
二、新建办公室一座，里面附一照相暗房，原计划由三组共用，可是房屋太小，无法容纳，故博、中图两组改在库房里办公，这间办公室便由中博组单独使用。
三、新建宿舍两栋，每栋分为四家，大家不惯于住榻榻米的房屋，这次改用水泥地，建筑完毕后，由各组主任及负责保管人居住。
四、地主林攀龙原住房屋，改为招待所，供理事来视察时居住。
五、其他工人房屋，改为警卫室及警卫人员、工友之宿舍。
这个分配，报请主任委员核准之后，提经两院共同理事会同意，理事们并认为一般包商多不可靠，主张交由台湾省台湾工矿公司承办。联管处遵照这个决定，与工矿公司台中工程分公司签约，约中规定在一九五零年四月十四日以前竣工。
工程承包给工矿公司台中工程分公司，三个月之后，此合同规定的时间提前五天完工，这是大家皆大欢喜的好事，搬家的工作又要开始了。
1950年4月10日，一切准备就绪，不料天公不作美，连着阴雨了两天，直到13日，天空放晴，文物运输的工作开始了。
故宫博物院的文物，在诸多文物当中，占据主要的位置，所以起运的时候先运。新库房一次存放的文物，东边的是古物和字画，西边的是图书和文献。古物、字画共1513箱，图书、文献共1490箱。从起运的13日一直运到18日结束。中博院和北平图书馆的文物一同起运，从19日一直运到20日止，存入正中间库房的西半边，合计出的文物是中央博物院文物852箱、北平图书馆文物18箱、河南博物馆文物38箱、江西省政府文物一箱、日本归还文物3箱，共计912箱。最后4月21日到22日，起运中央图书组的文物，文物存放在中间库房的东半边，一共644箱。这次的运输，从台中糖厂仓库到北沟库房一共是文物4528箱。
有一句诗“背负群峰列屏障，面对蕉林万甲田”，说的就是当时北沟库房的实际环境。那里背山面林，地势高且偏僻，附近数公里内居民寥少，对于警卫、消防、保密等等的工作都很有利。反着说，那里又是人迹罕至，潦寞孤寂，操琴养鹤的所在，少了人世纷争却多出来独自的愁苦，虽有眼前千宗卷，却难身临一时欢。庄尚严从五代时期画家董源的一幅山水画上，摘得题字“洞天山堂”四字于门扉之上，成为新家的名字。这里的“洞天”不是当年陶渊明偶遇“土地平阔，屋舍俨然”的那句，是同感却不同味而已。联管处的工作，一切照着故宫的老规矩办，这些既有的陈规之中，有一些堪称严谨且烦琐的，库房的钥匙，要署名专员负责，每天进出库房，都要事先验明锁上的封条是否完好，出来时仍要锁完后加上封条，一日可以，周而复始十几年如一日，免不去让人生厌。开启箱件，要用故宫“出组”的办法，事先报监管处，并有两人以上在场，封箱时同样要两人以上。存在库房的文物，事先用“凹”字形的木墩做基座，几个基座码放成一排，上面躺上一个木梁子，两根木梁子为一组，箱子就放在上面，下面可以通风、防潮、防虫，上面却不能摞得太高。文物的消防是仅次于警卫的第二项重要任务，联管处对这一重要任务不得不加以周密考虑。当时理事傅斯年建议，在库房的后山上，建造一个水池，用电力将库房前面小溪里的水抽上去，架出管道，安置喷枪，可供万一之时使用。于是照做了，发现效果并不佳，喷出的水仅有房子的高度，是池子太低水压不高造成的，如再改建，劳神费力，就免了。后来工矿公司赠送了人力救火机器一部，联管处又自行购置了消防车一辆和泡沫灭火器10个，算是弥补上面蓄水池水压不够的美中不足了。
文物搬到北沟的这一年，北沟之外的台湾不论经济还是政治仍是混乱。来这里的故宫人员，谁都没承想这儿竟成了他们今后的久住之家，而且一住下来就是漫长的15年。