书城成功励志25大素质让你变身职场达人
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第41章 掌握沟通的技巧——沟通让工作更有效(2)

人与人之间的合作,是要通过实际接触和语言沟通才能完成的。要沟通,就需要交流;要交流,就要有良好的语言表达能力。我们不仅要有新的思想和见解,还要在别人面前很好地表达出来;能够在别人面前清晰地把自己的思想和意念传递给别人。比如,作为技术人员,需要向他人介绍项目的进展情况等,表达不清楚,怎么能够使人能理解并支持自己呢?

同样是说话,有的人妙语连珠,而有的人却词不达意。有的人可能会说,没办法,人和人是不同的,谁叫自己没这方面的天赋?其实,良好的语言表达能力并不是与生俱来的。学会沟通,就一定要懂得方法,通过后天的学习,要让自己的言辞得体并非遥不可及。

(1)多听。听是说的基础。要想会说,就要养成爱听、多听、会听的好习惯,如多听演讲、听别人说话等,这样你就可以获取大量丰富的信息。这些信息经过大脑的整合、提炼,就会形成语言智慧的丰富源泉。这些都为培养说的能力打下坚实的基础。

(2)多看。你可以看电影、书报、电视中那些咨询性及访谈性节目,还可以看现实生活中各种生动而感人的场景。这些可以让你学习其他人的说话方式、技巧和内容,特别是那些影视、戏剧、书报中人物的对话,它们源于生活、高于生活,可以为你学习说话提供素材和示范。

(3)多说。只有多说,你的语言表达能力才会迅速提高。你不妨尝试扩大你的社交圈子,不断增加你的说话机会,这样更有利于提高你对语言的驾驭能力。如果你的性格太内向,这会阻碍你的语言能力的提高,你应该尽力改变这种状况,多寻找一些与别人言语交流的机会,努力培养自己的说话能力。

(4)多些知识积累。要想做到很好的沟通,就需要多丰富自己的知识,比如,一些中外文化差异,只有储备了渊博的知识,才能和他人聊得来;聊得来,感情就好,沟通自然顺畅。

(5)语言准确。要简明有力地表达自己的观点,就要做到尽量多用数字。说话时多用数字,语言会更加生动,说服力强。

在工作过程中,出现误解是不可避免的事情,这时候,如果不能进行很好的协调沟通,就会导致裂痕越来越深,并最终危及团队的利益。

小李和小陈同在一家酒店做服务生,主要负责酒店前台的接待工作。两个人工作都非常努力,对工作也都认真负责。

一天,一位重要的客户入住酒店,随行的还有一只名贵的波斯猫。由于酒店规定不允许带宠物进入酒店,小李就向客户出示了酒店的规定,但是,客人却执意要带宠物进去。

小李见客人无视规定,就警告说,如果不遵守规定就将对客户处以很高的罚款,再无理取闹的话,就要叫保安了。听了小李的话,客户非常生气,马上要求退房,并声称自己以后再也不会来这家酒店了。见此情形,小陈马上走过去,他首先请求客户原谅,然后耐心地做了解释:“如果我们不这样规定的话,其他客户可能会带来狗、蛇什么的,那样的话,就有可能影响到您的休息,或带来其他的不便。正是出于这些考虑,我们才制定了这样的规定。不过,如果您有托养的需要,我们可以帮您照顾您的宠物,其实,我们也很喜欢它……”

经过小陈一番入情入理的解释,客人才转怒为喜,并表示能理解,自己一定遵守酒店的规定。同样的一件事情,以不同的方式处理,就可以得到不同的效果。

如果你是一个不善于和他人沟通的人,那么,不管你有多好的想法和见解,也不会为别人所知,更不用说别人会配合你的工作了,那样,你就会失去很多的机会,也会失去很好的发展前景。此外,要学会与他人沟通,就要把自己心中的设想和规划,努力用准确的语言,在适当的场合和时机向别人表达,进而达成合作。

学会与老板进行沟通

与老板相处得好与坏,主要取决于你与老板的沟通,而沟通在很大程度上取决于你与老板的语言交流。当然,与自己的老板成功交流,并不是一件容易的事情。首先我们每个人在职业中所面临的老板是不一样的,老板本身类型就各种各样,而且老板每天都忙于各种事务,他不会把心思用在和自己员工的交流上,因为对他来说,工作远比交流更为重要。那么对于职员来说,每一个职员的先天素质又是不完全一样的,有的职员先天就喜欢交流,有的天生就不善言辞。但切不可因此而把自己定格为不可救药者。从我们呱呱落地开始,就开始学习语言,语言是学出来的,没有人一出生就什么都会说,只要你用心善于观察、善于学习,有意识地培养自己在这方面的能力,你会获得意想不到的收获。

尽管老板的类型多种多样,但总还可以找到共同点,只要稍加注意,就可以避免一些失误,提高自己应对老板的能力,你不妨试一试。

1.与老板交谈要坦诚、自信。不要信口开河

诚实是我们的做人之本,但是诚实要有诚实的艺术,尤其是和你的老板交谈一定要考虑时机、场合、上司心情、客观环境等因素,否则,诚实也会犯错误,遭致上司的反感和不满。

一般情况下,下属向老板汇报工作时,一定要坦然、自如、充满自信。当你坐到老板面前时,身体可以稍微往前倾一倾,以表现出你对他的尊敬。然后,如果你们的谈话是可以公开的话,你可以对你的老板直接讲明谈话内容,真心感谢上司的帮助和栽培。证老板明白,你是真心.真意感谢他,你不是一个忘恩负义的人,你的每一点进步,都与他的培养密不可分。

接着你要诚恳地指出自己的缺点和不足(每个人身上肯定会找到一两点),希望老板能继续对你严格要求,帮助你改掉缺点,使老板处于一个帮助人的位置上。他就会尽其所能,为你创造机会,为此他很容易看到你的进步与他是分不开的,找到一份属于自己的成就感和满足感。与老板交谈一定要避免采用过分胆小、拘谨、谦恭、服从,甚至唯唯诺诺的态度讲话,也不能一味附和。

“抬轿子”、“吹喇叭”,等等,只能有损自己的人格,反而却得不到重视与尊敬,倒很可能引起上级的反感和轻视。只要你从工作出发,摆事实,讲道理,领导一般是予以考虑的。另外,在老板面前,不要吹牛皮,编瞎话,谎报军情。弄虚作假的人,一般会失信于人。老板若觉得自己被欺骗,将十分恼火。由于你把他当成傻瓜、笨蛋、糊涂虫;当成不可讲真话的人,不信任他。因此,这在极大程度上伤害了老板的自尊心。通过欺骗老板而暂时得到的好感和名誉,是不可能长久地持续下去的。

2.在方式上要心平气和,尽量避免冲突

现实中的确有一些领导令你忍无可忍,但十有八九的上司不喜欢背叛他的下属。随意攻击上司,吃亏的是自己,其他同事只当做看一次免费表演,令你意想不到的一连串的报复将会伴随着你,直到你离开。

你可以用低调的方式回答老板的询问:“我想告诉你我的工作现状,也想大致了解你的要求,这样对我的工作大有帮助。”这种温和的开场白,绝对能让整个对话变得轻松起来。在陈述过程中,你应该表达出“我需要指导与意见”,“我很在乎我的工作和事业”,“我想知道我做得对不对”,“如果不对,我该怎么改正”等等这样的信息。这样,你从一开始就未曾跨过权力的界限,你尊重老板的地位和权威,但不阿谀谄媚。

事实上,这种方式只胜不败。就连脸皮最厚的老板,在这种沟通方式下也会软化。只要5分钟,老板就会把你当做战友,而非敌人。即使在公司大幅扩张或大赚其钱的最理想状况下,老板也需要帮助。当公司需要晋升人的时候,这点就举足轻重了。一定要认清这一点:你的上司也是普通人,他的任务更重,也要面对来自他的上司、其他部门等方方面面的压力。对绝大多数上司而言,他最大的愿望是更好更快地完成任务,而不是从一上任就想刁难谁。

如果你觉得他对你不够公正,首先要冷静几分钟,想一想“他为什么这样做?”如果你过于情绪化,或者一向对上司有成见,可能会和他大吵一架,而这样只会使情况更糟。要始终坚持“对事不对人”,了解他的真实想法,顺应他的思路,冷静、客观地提出要求。

在方式上要心平气和。如果是待遇问题,要列举你付出的劳动,所得到的回报,并举出别人待遇合理的例子,请上司告诉你其中的原因。如果沟通无效,可以直接去找他的上司。通常上司们都不愿接受一般员工的越层报告,“大老板”会信任他选中的中层管理者。但是,当你觉得问题得不到解决,还是要勇于改变状况,对顶头上司说“不”!

与老板发生正面的;中突是最不明智的,其结果只能使自己的状况越来越糟糕。

3.与老板交谈时,不可锋芒毕露

君子藏器于身,待时而动。你的学识需要得到老板的赏识,而在老板面前故意显示自己,则不免有做作之嫌。老板会因此而认为你是一个自大狂,恃才傲慢、盛气凌人,在其心理上觉得你难以相处,彼此间缺乏一种默契。与老板相交,你应寻找自然、活泼的话题,使他充分地发表意见,你要适当地作些补充,提一点问题。这样,他便知道你是有知识、有见解的,自然而然地认识了你的能力和价值。

不要用老板不懂的技术较强的术语与老板交谈。这样,他会觉得你故意难为他;也会认为你的才干对他的职务将构成威胁,并产生戒备,而有意压制你;还会把你看成书呆子,缺乏实际经验而不信任你。

更不要让上司认为你的存在是对他的威胁。对于专权的上司,你必须将工作进程的每个环节都向他报告,尽管私下你有自己的工作方式和作风,但在表面上仍要以上司的处理风格为自己的工作风格。这样既能表现出一点上司引以为荣的地方,又能让上司相信你是他的“心腹”,至少也是值得信赖的下属。切记不要代替上司领功、与上司“抢镜”。

4.尽量发问。遇事多和上司商量

你是不是常常向上司询问有关工作上的事?或者是自己的问题,有没有跟他一起商量?如果没有,从今天起,你就应该改变方针,尽量地发问。

一个未成熟的部下,向成熟的上司请教,这并不可耻,而且是理所当然。千万不要想:“我这样问,对方会不会笑我?我是不是丢了脸?”如果你这样想,那就太多虑了。有心的上司,都很希望他的部下来询问。部下来询问,就表示他在工作上有不明了之处,而上司能够回答,才能减少错误,上司也才能够放心。

如果你假装什么都懂,一切事都不想问。上司会觉得:“这个人恐怕不会是真懂”而感到担心。有时,他也会把你叫来确认一下。当上司还没把你叫到跟前,你先自动去问:“关于某件事,某个地方我不太清楚。”或者“这点是不是可以这样解释?”或者“这件事依我看不这样做比较好,不知您高见如何?”等等。总之:要毫不隐讳地去问。

说到“商量”,很多人都会联想到自己的事情。假使你有迷惑不解的事、苦恼的事,应该尽量向上司提出,同他商量。除了金钱以外,任何事都可以提出,诸如工作上的难题、家中的困扰、男女感情的苦恼,都可以跟上司商量。你的顶头上司,必定很喜欢能敞开心胸,有事能和自己商量的部下。表现出一点上司引以为荣的地方,又能让上司相信你是他的“心腹”,至少也是值得信赖的下属。切记不要代替上司领功、与上司“抢镜”。

4.尽量发问。遇事多和上司商量

你是不是常常向上司询问有关工作上的事?或者是自己的问题,有没有跟他一起商量?如果没有,从今天起,你就应该改变方针,尽量地发问。

一个未成熟的部下,向成熟的上司请教,这并不可耻,而且是理所当然。千万不要想:“我这样问,对方会不会笑我?我是不是丢了脸?”如果你这样想,那就太多虑了。有心的上司,都很希望他的部下来询问。部下来询问,就表示他在工作上有不明了之处,而上司能够回答,才能减少错误,上司也才能够放心。

如果你假装什么都懂,一切事都不想问。上司会觉得:“这个人恐怕不会是真懂”而感到担心。有时,他也会把你叫来确认一下。当上司还没把你叫到跟前,你先自动去问:“关于某件事,某个地方我不太清楚。”或者“这点是不是可以这样解释?”或者“这件事依我看不这样做比较好,不知您高见如何?”等等。总之:要毫不隐讳地去问。

说到“商量”,很多人都会联想到自己的事情。假使你有迷惑不解的事、苦恼的事,应该尽量向上司提出,同他商量。除了金钱以外,任何事都可以提出,诸如工作上的难题、家中的困扰、男女感情的苦恼,都可以跟上司商量。你的顶头上司,必定很喜欢能敞开心胸,有事能和自己商量的部下。