（3）人们对话语和概念的解释不一样，是因为他们的立场和视角是不一样的。参考架构的这种差异会造成沟通障碍。为了减少这种障碍，你必须了解信息接收者“来自何方”。下面的例子发生在金融服务机构里，参考架构的不同造成了沟通障碍：
嘉伯，在做代理的第二年，把他当月的销售数据给老板加里看。嘉伯对自己的成绩很是自豪，他说：“您认为这种业绩对我这个年龄的人来说怎么样？”加里回答道：“如果你想下半辈子每年赚4万元的话，这个已经很好了。”嘉伯答道：“听起来不错。”
加里疑惑地看着他，说：“你是说下半辈子每年赚4万元就很开心了？我这么说是想让你清醒一下。”嘉伯回答道：“我并没有不尊敬您的意思，加里，但是在我家乡，4万元已经很多了。我父母的收入从没有接近过这个数目。”
2．使用语言反馈或非语言反馈
为了确定信息接收者是否已经准确无误地接收了你的信息，你可以请求对方给予反馈。请求得到反馈很重要，因为它也是双向沟通的基本要素。当两人有了信息交流时，面对面的交流会更有效。一人先给另一人发送信息，启动沟通的过程。但是，另一人必须做出反应来完成这个沟通循环。因为在双向沟通中，人们不但可以交流事实，而且可以交流感情，所以有助于把意思说清楚。
3．小心把握发送信息的时机
送出信息的最佳时机要视情形而定。当信息接收者有烦心事或赶着去别处时，发送信息就是白费时间了。如果你希望对方承诺你什么，那最好是在对方心情很好的时候提出你的请求。
4．减少物理障碍
你有没有尝试过站在某人的办公室或房间门口与其沟通？你有没有尝试过在与某人沟通时有一张巨大的桌子把你们隔开？在这两种情形下，如果你减少那些障碍物，你们沟通的有效性就有可能增加。在开会的时候，加强人与人沟通的主要方法是让人们围圈而坐，而不要用桌子隔开他们。
减少物理障碍的另一种方法是，有足够的机会互相闲聊工作上的话题，与同事一起“天马行空”地谈论能帮助理清解决挑战性问题的思路。
5．避免信号混淆
信号混淆的一种情形是关于同一话题，向不同的听众发送不同的信息。例如，公司可能在公开声明中吹嘘产品的品质很高。然而，在工作车间或办公室里，公司却告诉员工在任何能降低成本的地方都要偷工减料。另一种信号混淆发生在当你给别人发出信息说该怎么做，而你自己却用另一种方式去做的时候。当一位经理鼓吹人本管理的重要性，但自己仍然有工作歧视行为的时候，就会出现这种信号混淆。
6．使用难度适中的语句
在与预期的信息接收者沟通时，要避免使用过于复杂的语言，尽量使专业术语出现得更少。但并非要一直避免使用复杂的语言和专业术语，当专家之间进行交谈时，专业术语是一种方便的语言捷径。行话也有很重要的心理作用，因为它传递了这样的信息：信息接收者是信息发送小群体里的一分子。还要避免信息太易于理解，这样也许会让对方感觉被照顾过头了。让你的预期信息接收者感到疏远的一种方法是说：“我将用门外汉也能听得懂的话为你解释这个问题。”
7．尽量减少心理防备
一个重大的沟通障碍是防御性沟通，即倾向于用保护自尊心的方式来发送或接收信息。
克服防御性沟通的障碍要分两个步骤。首先，人们得认识到防御性沟通的存在。其次，在被质问或批评时，尝试着不要过度防御。
使防御性沟通最小化的另一种方法是减少有可能引起他人防备的语句。如果使用信息接收者认为是带有侮辱或贬低意义的词语，那么对方马上就会构建心理防线，正确的做法是避免冒犯任何人。
8．有效利用电子邮件与即时通讯
可以考虑以下的建议：避免不加选择地发送信息，不要淹没了他人。尽量不要使用带有政治目的的电子邮件去向别人证明你对某个出现的问题毫无过错。电子邮件与即时通讯不应该被用来取代有关一些敏感话题的面对面交流，比如解决冲突或斥责另一个人。不要在进行决策前要求众人给你写电子邮件，养成优柔寡断的习惯，这样的举动会降低你作为信息发送者的可信度。避免使用电子邮件激怒他人（发送刺耳、狂暴的，有时是粗鄙的短信），这是一种不成熟的行为。
从积极的角度来讲，要尽可能多地回复电子邮件。如果你回复迅速，那么信息发送者就不会觉得你对他们的信息置之不理。
9．尽量避免沟通超负荷
当人们对信息的吸收能力超负荷时，他们倾向于拒绝新的信息，学术上把这种情况称为“线路超载”。被信息压垮也会造成记忆紊乱，记忆里保留的有用信息将变得模糊。
可以通过如下方法来减少信息超载的痛苦，例如开始阅读之前，仔细地组织信息并对其进行有效分类，关注那些有助于你更好工作、更有效地学习、更多享受生活的信息。
10．参与到闲谈与选择性的闲聊之中
有效利用闲谈与闲话有助于克服沟通障碍。闲谈的重要性在于它能帮助提高谈话技巧，拥有好的谈话技巧将促进人际交往。
11．使用元沟通
即事先和他人交流你的沟通方式，从而帮助克服障碍或解决问题。如果你正试图与一位面带怒容的同事说话，你可以说：“对于我们的谈话，你看上去很不安。现在是不是不太适合跟你谈重要的事情？”
在沟通中，高情商的人会克服跨文化沟通障碍，一般情况下，会有以下步骤：
1．敏锐地感知到跨文化沟通障碍的存在。在工作中，当你与一个来自不同文化背景的人打交道时，要请他给予反馈，这样可以使跨文化沟通的障碍减至最小。
2．对所有人员表示尊重。尊重的一大要点是承认其他文化与你的文化存在差异，但并不比你的文化低级。
3．使用简单的语言，放慢语速，清晰表达。当你的工作伙伴无法流利使用你的语言时，要用易于理解的方式说话。尽量少用你的语言所特有的成语和比喻。一位来自中国台湾的会计师和她的主管一起完成绩效评估以后被搞糊涂了。主管说：“我会给你更多的任务，因为我注意到我们之间有一些很好的化学反应。”（他指的是融洽的工作氛围。）这位女士没有试图问清楚，因为她不想表现得愚昧无知。
4．慢慢说也很重要，因为即使是对第二种语言的读写都达到专业水准的人来说，可能还是觉察不出谈话中的细微差别。与来自其他文化的人面对面交流也会增强你们沟通的效果，因为你的面部表情和其他肢体语言对沟通会有所帮助。
5．观察礼仪中的文化差异。如果冒犯了礼仪规则，并且没有做出任何解释，那么会马上造成沟通障碍。礼仪中的一大规则是，在许多国家，对地位高的人，除非一起工作了很长时间，否则人们只称呼其姓，而一般不会直呼其名。
高情商的人会成为更具说服力的沟通者，因为：
1．确切地知道你要什么
如果你已经在头脑中把一个想法想得非常透彻，那么你成功推销它的几率就能成倍增加。
2．想好备选方案
如果无法说服对方接受你的初步提议，那么就要想好备选方案。如果 A计划行不通，就转用B计划，再不行就用C计划。
3．不要在尚未阐明其最终收益之前提议某个方案
如果要求加薪，你可以说：“如果给我加薪，公司愿意我留多久我就能留多久。”
4．按照他人的利益来规范你的提议措辞
人们如果明确了自己的收益，就更可能接受你的想法。几乎每位信息接收者都想知道：“我能从中得到什么？”
5．另外的建议还有：研究他人拒绝的理由
任何时候提问，都要说明你为什么要提问。尽早建立肯定回答的模式。使用具有影响力的语句。用数据支持结论。尽量减少“懦弱”的措辞。尽量减少常见的演说缺陷。
除了说之外，还要提高我们的倾听技巧。提高信息接收能力是培养更佳沟通技巧的另一个重要方面。
1．做一名好的倾听者，首先要全神贯注，避免走神
更加专心倾听将提高倾听的效果，接收到更多的信息。在倾听的时候，要试着把分心的事情与顾虑抛到脑后；如果有来自外部的、让人分心的事情与顾虑，你也要忍住不受其干扰。简言之，好的倾听者要战胜分心。
2．通过专心倾听以达到感受说话者情感的目的
这样做，你就能让信息发送者感觉到被理解与被接受。同样，如果你拒绝信息发送者的用语特征，而是重新措辞，就可能激发信息发送者的防御心理。许多人在无法完成任务时，会说“我被困住了”。如果你这么回答：“我能做点什么来帮你解困吗？”那么往往可以起到增进沟通效果的作用。但如果你这样回答：“我能做点什么来帮你把问题想清楚吗？”对方就会被迫转换思维方式，也许还会对你设防。
3．观察信息的非语言部分
例如，你可以从信息发送者的音调以及他的面部表情是否认真来判断其态度真诚与否。
4．释义也很重要，即用自己的话重复对方的所说、所感与所指
刚开始进行释义的时候，你也许会觉得还不能灵活自如地运用。因此，你可以与让你觉得舒服的人进行一些练习。在经过一些练习后，释义将自然成为你沟通技巧中的一个重要部分。这里有一个如何进行释义的例子：
他人：这里的繁重工作真让我苦恼。我祈求大家动手把自己该做的事情做好。
你：你是说在我们团队里，你做的工作要比你应做的要多得多，是吗？
他人：当然。这就是我所想的我们应该要解决的问题。
好的倾听者会通过提问、点头表示赞同以及寻找共同点来鼓励对方。
在我们的日常生活中，我们还要提高电话与语音信箱的沟通技巧。