书城成功励志成长大于成功选择重于努力大全集(超值金版)
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第66章 选择高效方法,方法总是比问题多(2)

每天下班离开办公室之前,把办公桌完全清理好,至少也要简单整理一下。而且每天按一定的标推进行整理,这样会使第二天有一个好的开始。

不要把一些小东西——全家福照片、纪念品、钟表、温度计,以及其他东西过多地放在办公桌上。它们既占据你的空间,也分散你的注意力。

每个坐在办公桌前的员工,都需要有某种办法来及时提醒自己一天中要办某事。电视演员在拍戏时,常常借助各种记忆法,使自己记得如何述说台词和进行表演,你也可以试试。这时日历也许很有帮助,但是最好的办法可能是实行一种待办事项档案卡片制度,一个月每一天都有一个卡片,再用些卡片记载以后月份待办事项。

此外,最好对时间进行统筹,比如到办公室后,有一系列事务和工作需要做,可以给这些事务和工作安排好时间:整理办公桌(3分钟);听取秘书对一天工作的安排(5分钟);对秘书指示关于某一报告的起草(15分钟),等等。

总之,那些容易把事情复杂化的员工应该培养的一种能力是:清楚地洞察一件事情的要点在哪里,哪些是不必要的繁文缛节,然后用快刀斩乱麻的方式把它们简单化。这样能大大节省时间和精力,从而能大大提高你的效率。

制订预案有效管理时间

很多人做事常觉得时间紧张,努力到最后仍是出现延迟。有时候明明付出了很多,但是因为没有在规定时间内完成,即使已经完成了99%都等于无效,因为你要的结果等于零。因此,我们应当选择一种高效的工作方法,有效管理自己的时间。

商界精英鲍伯·费弗在每个工作日里的第一件事,就是将当天要做的事分为三类:第一类是所有能够带来新生意、增加营业额的工作;第二类是使现有状态能够持续下去的一切工作;第三类则包括所有必须去做,但对企业和利润没有任何价值的工作。

在完成第一类工作之前,鲍伯·费弗绝不会开始第二类工作,而且在全部完成第二类工作之前,也绝不会着手进行第三类的工作。“我一定要在中午之前将第一类工作完全结束。”鲍伯这样给自己规定,是因为上午是他认为自己最清醒、最有建设性的时间。

“我必须坚持养成一种习惯:任何一件事都必须在规定好的几分钟、一天或一个星期内完成。每件事都必须有一个期限。如果坚持这么做,我就会努力赶上期限,而不是无休止地拖下去。”鲍伯说这便是期限紧缩的真正价值。

鲍伯·费弗做了时间的主人,一个真正的时间管理者能提高办事的效率。

世界是变化的,变化是一切事物的大法则。正因为如此,我们不要打无准备之仗。这应该成为我们的一个人生信条,制订切实可行的预案恰好正是为了这些。

预案的内容当然必须是针对某一件事,部署一定要周密、详尽。这样我们才能真正地去与时间赛跑,并始终抢在时间的前面,从而赢得高效率。

预案的制订与否,关系到一件事的成功与否。有预案,你可以争分夺秒地去完成一件事,也可以让时间发挥出最大能量,还可以在面对突发事件时有较强的心理承受能力,更能挥洒自如地处理问题,从而步入高效能人士的行列。

另外,我们知道,事物在形成的过程中,往往会出现一些意外的变化,如果不能很好地应对这个变化,就会改变事物的性质和办事的初衷,甚至还会导致最终失败,让你不得不回到原来的老路上去,甚至更惨。那么,你用了那么多宝贵时间来走这段弯路还有什么意义?

也许有人会说:“没有什么,我们可以从头再来,失败是成功之母嘛!”但是我们浪费不起时间,所以一定要制订一个比较完善的预定方案。

做事先要分清轻重缓急

做事要讲究方法,选对了高效的方法,做起事来就事半功倍。比如做事要分清轻重缓急,紧急的事不一定重要,重要的事不一定紧急。不幸的是,许多人把自己的一生花在较紧急的事上,而忽视了不那么紧急但比较重要的事情。

当你面前摆着一堆问题时,应问问自己,哪一些真正重要,把它们作为最优先处理的问题。如果你听任自己让紧急的事情左右,你的生活中就会充满危机。

员工每天都要花许多时间来阅读、整理和接收各种文件,但其中有一些往往是无足轻重的。因此专家建议,要学会把注意力集中在那些最重要的文件上。办法是,先初选出被认为是重要的文件,然后将其分为“应办的”“应阅的”和“应存档的”三组。把“应办的”组放在办公桌的前边和中间,把其他两组放到自己看不见的地方。这样可以不分散自己的注意力,从而可省出许多时间。

工作、学习乃至生活,都要讲究方法,然而如何才能掌握好的方法使我们的工作和学习事半功倍呢?其中至关重要的一环是抓关键。办事情、做工作宜从关键处下手,尽量避免过程烦琐,更不应面面俱到。

不论事情有多少,永远先做最重要的事情。把自己认为最重要的事情摆在第一位,这是一个好习惯,否则你就会因为一些不重要的事耽误精力和时间。对于成大事者而言,“永远先做最重要的事情”是他们最佳的工作习惯!

美国伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦普向效率专家艾维·利请教“如何更好地执行计划”。艾维·利声称可以在10分钟内就给舒瓦普一样东西,这东西能把他公司的业绩提高50%。

然后,他递给舒瓦普一张空白纸,说:“请在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事。”舒瓦普用了5分钟写完。

艾维·利接着说:“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性。”于是舒瓦普又花了5分钟。

艾维·利说:“好了,把这张纸放进口袋,明天早上第一件事是把纸条拿出来,做第一项最重要的。不要看其他的,只是第一项。着手办第一件事,直至完成为止。然后用同样的方法对待第二项、第三项……直到你下班为止。如果只做完第一件事,那不要紧,你总是在做最重要的事情。”

艾维·利最后说:“每一天都要这样做——您刚才看见了,只用10分钟时间您便对这种方法的价值深信不疑,您完全可以叫您公司的人也都这样干。这个试验您爱做多久就做多久,然后给我寄支票来,您认为值多少就给我多少。”

一个月之后,舒瓦普给艾维·利寄去一张2.5万美元的支票,还有一封信。信上说,那是他一生中最有价值的一课。

五年之后,这个当年不为人知的小钢铁厂一跃而成为世界上最大的独立钢铁厂。人们普遍认为,艾维·利提出的方法对小钢铁厂的崛起功不可没。

人们总习惯根据事情的紧迫感,而不是事情的重要程度来安排先后顺序,这样的做法是被动而非主动的,成功人士一般不会这样工作。他们会分清轻重缓急,设定优先顺序。成大事的人都是以分清主次的办法来统筹时间的。

面对每天大大小小、纷繁复杂的事情,如何分清主次,把时间用在最有生产力的地方呢?判断一件事是否是主要的,有三个标准:

1. 必须做什么

这有两层意思:是否必须做,是否必须由我做。非做不可,但并非一定要自己亲自做的事情,可以委派别人去做,自己只负责督促。

2. 什么能给你最高回报

应该用80%的时间做能带来最高回报的事情,而用20%的时间做其他事情。所谓“最高回报”的事情,即是符合“目标要求”或自己会比别人干得更好的事情。有最高回报的地方,也就是最有生产效率的地方。这要求我们必须辩证地看待“勤奋”。勤,在不同的时代有其不同的内容和要求。过去,人们将“三更灯火五更鸡”的孜孜不倦视为勤奋的标准,但在快节奏高效率的信息时代,勤奋需要新的定义了。勤要勤在点子上(最有生产效率的地方),这就是当今时代“勤”的特点。现在社会只承认有效率的劳动,勤奋已经不是时间长的代名词,勤奋是用最少的时间实现最多的目标。

3. 什么能给你最大的满足感

无论你地位如何,总需要把时间分配在令人满足和快乐的事情上。唯有如此,工作才会充满情趣,并使人保持工作的热情。

通过以上“三层过滤”,事情的轻重缓急就很清楚了。然后,以重要性优先排序(注:人们总有不按重要性顺序办事的倾向),并坚持按这个原则去做。你将会发现,再没有其他办法比按重要性办事更能有效利用时间的了。