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第57章 做事要善于时间管理(4)

有时我们认为万事非我不可,不放心把事情交给别人,不肯放手,不肯找人来取代,不晓得怎样委派,使自己忙得顾了东顾不了西,不能理智地面对困难,不能果断地把握机会……结果只能是忙、忙、忙,到头来是忙来忙去一场空。

下面是微软公司软件工程师查理先生亲身经历的一件事:

有一天,查理夫妇来找比尔·盖茨,向他请教一些家庭管理问题。他们夫妻养育了七个孩子,家里又忙又乱,太太一天忙到晚都忙不过来,变得脾气暴躁,心情变得很坏,身体精神都濒临崩溃。而那位先生呢?他回家就好像是上战场,感受不到半点家庭乐趣。

比尔·盖茨于是告诉那位先生说:“你们的困难症结是因为你的太太工作太过劳累,她出尽全力也做不清家务。你雇个佣人帮她吧!”

据比尔·盖茨所知:他们家庭的经济状况很不错,别说雇一个佣人,就算两三个也不成问题。

当他向夫妻二人提出这个建议时,立刻遭到了查理太太反对:“不行。我不许别人来照顾我的丈夫和孩子。”

比尔·盖茨耐心地向她做说服工作,反复地向她解释说她现在没有能力照顾他们,讲得率直点,她现在是有心无力反而正在折磨她所爱的人。

后来,夫妻二人接受了比尔·盖茨的建议,雇了个佣人太太轻松多了,丈夫也得到安慰,孩子们也快乐了。

从这件事中,我们可以得到这样的启示:

别做不需要做的,

别做其他人可以做的,

将你现在做的事,分些给别人。

这是行政管理的金科玉律,你也可以效法一下。让别人替你去做你干得十分吃力的事,使你从中解脱出来,全身心地去做那些对你来说得心应手的事。

在时间管理学中,有一个著名的概念,叫“猴子管理”,也是讲述这个道理的,它是由美国的肯尼·布兰查德(KennethBlanchard)、威廉·奥肯(WilliamOncken)与豪尔·伯罗斯(HalBurrows)在其名著《一分钟经理碰上猴子》(The One Miute Manager Meetsthe Monkey)一书中提出的。它已经成了“接手他人的当然责任”的代名词。

现在把它介绍给大家:

为什么有些经理人总是觉得时间不够用,而他们的属下却老是没有工作做?

这些经理人也许会辨称:“也许我不应该抱怨别人总是少不了我,也许是我想让自己变成不可或缺,来获得工作上的安全感。”

“一分钟经理”大不以为然。他解释说,不可或缺的经理人会对组织构成伤害,而不是组织内的重要人物,尤其是当他们阻碍到别人的工作时,自认为自己是不可取代的人,通常都会因为他们对组织所造成的伤害,而丢掉官位。此外,高级经理人不能够冒风险提升在其目前工作岗位上不可或缺的人,因为他们并未培育接班人……你的问题就是猴子。

谁托着“猴子”?

一分钟经理以一个极其生动、充分反映生活的例子,来解说这个定义经过走廊时,老板碰到公司的一个员工,他说:“老板,早安!我能不能和你谈一下?我碰到了一个问题。”

老板必须去了解属下的问题,于是就站在走廊上听他详细叙述问题的来龙去脉。替人解决问题一向是老板的最爱,老板专心地听他述说。当最后老板举起手来看手表时,原以为短短五分钟的时间,竟然是三十分钟。走廊上的讨论,耽误了老板到达目的地的时间。老板对这个问题所了解的,只能让老板决定,他必须介入这件事,但他所获得的资讯并不足以做成任何决策。

于是老板说:“这是个很重要的问题。但是我现在没有足够的时间和你讨论。让我先考虑一下,回头再找你谈。”

然后,他们俩各自离开。

做为一个旁观者,你可以很清楚地看到故事中所发生的事情。如果你身在其中,要看清楚真相就比较困难了。在他们俩在走廊见面之前,猴子是在老板的属下的背上。就在他们谈话的时候,由于彼此的互相考虑,此时,猴子的两只脚分别搭在他们俩个人的背上。但是当老板表示“让我考虑一下,回头再找你”时,猴子的脚便由老板属下的背上,移转到老板的背上,而老板的属下则减轻了负担,轻松地走开了。因为,这时候,猴子的两只脚都放在了老板的背上。

现在,让我们假设,当时所考虑的事情归老板属下工作的一部分。让我们再进一步假设,他有能力对他自己所提出的问题提出一些解决方案。如果事实果真如此的话,当老板允许那只猴子跳到自己背上时,等于自告奋勇去做属下所应该做的两件事:

把问题的责任由对方手上移过来。

答应对方要向他提出进度报告。

每一只猴子都需要人照料、监督。

在刚才所描述的状况下,你可以看到,老板接下了员工的角色,而老板的属下则扮演监督者的角色。第二天,属下到老板办公室好几次,提醒老板:

“老板,事情办得怎样了?”

如果老板的解决方法不能让他满意,他会“强迫”老板去做这件原本该他做的事。

为此,管好猴子要注意以下几点:

猴子生病了,要找出治病的方法。

这是谁家的猴子,猴子由执行者喂养。

替猴子保险,给予建议,立即行动。

定期检查猴子的身体。

安排时间要有技巧。

如果你是一个热爱生命热爱生活的人,就在时间面前做一个精打细算的人,那么,你的时间就会越挤越多。

比尔·盖茨说:时间就像海绵里的水,只要你用心去挤,它总会有的。

在美国有一个非常具有想象力的钟表匠,他为了让大家每天可以多得一个小时,制造了一种特别的计时器,每分钟只有57·6秒。这样他从每分钟里挤出了2·4秒,一天下来多了近60分钟。

如果你是一个善于使用时间的人,就是不用他的这种计时器,你每天照样可以挤出一个小时,并且受益无穷。

如果你按照比尔·盖茨的说法去做,相信你会认同的:

(1)配合自己的精神状态去工作。

据有关专家研究显示,人的正常体温在一天之中的变化可相差达1·65摄氏度之多。体温变化的模式会影响你的工作效率、精神集中程度及心理状态。

按照一般人的习惯,人们的身体状况通常是在早上的8、9点钟和傍晚的中段神志最清楚。下午的时候人会感到越来越想睡,下午两三点钟是工作效率的“低谷”。体温在下午6点钟到8点钟达到高峰之后,很多人会精神减退。

所以,用你工作效率最高的时间处理困难的事情,或者从事创意思考。工作效率低的时间则用来看报、整理档案、打扫或清理信件。

(2)把每天的工作排成一张清单,并按照重要程度排序。

如果你是一个公司的职员,把每天的工作都列成一张工作清单,并按照重要程度用数字给它们排次序。要是事情较多,就把最迫切的列为“甲类”,次要的列为“乙”类,再其次是“丙”类,或者用不同颜色的笔来分类。

(3)按轻重缓急分类“处理”

拣出重要的文件,加以分类:“处理”(须处理或须交托别人去做的),“阅读”(一有空就要看文件)以及“存档”(将来可供参考的文件)。把“处理”的一堆放在显眼的地方,其余两堆则放在一旁。只把主要的文件放在办公桌上,你就可以避免分心而浪费时间。

(4)让办公室的门半掩着或闭门谢客。

许多人喜欢说他们办公室的门是永远打开的。然而,如果每个不速之客都接待,你也许办不成什么事。应该找些委婉的方式保护自己,避免突如其来的干扰浪费你的时间。公共关系专家列维把他的开门政策稍加变化让门半掩着。这意义很清楚:他其实不想让你进去。但真有要应付不速之客的另一个办法:告诉对方你事务繁杂,向他道歉,然后请他在你不忙或工作效率较低的时间再来。

(5)挂断来电不受干扰。

电话最能帮助我们节省时间,也最能浪费我们的时间。《时间管理新法》一书的作者麦肯齐说,想把长篇大论的来电挂断可以先定个时限,然后用“大致上就是这样了……”之类的话题暗示交谈应该结束了。打电话之前要弄清楚打电话的用意。如果你要谈好几件事,就先记下来,然后一一照着谈。忙碌的人会希望你直截了当。如果不想让自己打出的电话不受欢迎,就要记下你通常要打电话的对象什么时候最不忙,更好的办法是先约定时间再打重要的电话。

(6)不要光等。

如果知道等候是不可避免的,可以随身带些阅读的材料。公事包或者文件夹里放些文件、报告、刊物或剪报。

(7)稍作休息。

尽量利用时间并不等于必须每一刻都埋头苦干。日常工作之际稍作休息,可以帮助你稍后做得更快更好。中午打个盹可以恢复体力,运动一下也可以让头脑清醒,身体放松,就算只是交替做深浅呼吸10分钟,也有松弛身心的作用,令你精神焕发。

三心二意就会浪费时间。

有意识地训练自己在利用时间方面的本领。你才能从时间里找到自己更多的人生价值。

比尔·盖茨说:不管是学得更快,还是干得更快,都是一个效率问题。

如何在你的日常工作和生活中,使效率得到充分的显示?比尔·盖茨认为最实用、最重要的方法则是集中精力、高度投入。三心二意,心猿意马,绝不可能换来高效率,就是天才也不行。反之,有效地把精力、时间集中在当前所做的事情上,就可以产生能量聚焦效应。高度专注,高度投入,这是提高效率最简单最有效的秘诀。

比尔·盖茨从小就精力过人,从小就极爱思考,一迷上某事便能全身心投入。在湖滨中学读书时,常按自己的兴趣爱好来安排学习。比尔·盖茨在喜欢的课程上狠下功夫,学得非常棒,如数学和阅读方面。每次父母看到比尔拿回来的成绩单,尽管他们知道比尔在一些课程上会学得更好,但他们并没有拉下脸来责备比尔·盖茨。因为他们知道这样的学习才是高效的学习,才能始终保持那种难得的专注意志,从而有利于将来创造人生的大业。

那些成功的人士,其实没有什么超人的本领,如果说有的话,他们只不过比别人更善于利用时间,管理时间。

珍惜我们的时光吧!别把这宝贵的时光白白浪费,别让我们临江而呼,逝者如斯夫,不复还,我们不求长远,只求现在的每一个脚步,一步,两步,步步跨入明天。这样我们的生活才能更充实,生命也才会因此更加绚丽多彩。

学会设定时间的优先次序。

每个人每天都有非常多的事情要做,为有效管理时间一定要设定优先次序:在日常工作中,有20%的事情可决定80%的成果;目标须与人生、事业的价值观相互符合,如此才不致浪费力气;发展专长,从事高价值的活动;无益身心的低价值活动,会腐蚀我们的精力与精神,尽量不要去做;要设定优先顺序,将事情依紧急、不紧急以及重要、不重要分为四大类,一般人每天习惯于应付很多紧急且重要的事,但接下来会去做一些看来紧急其实不太重要的事,整天不知在忙什么。其实最重要的是要去做重要但是看起来不紧急的事,例如读书、进修等,若你不优先去做,则你人生远大的目标将不易实现。

设定优先次序,可将事情区分为五类:必须做的事情;应该做的事情;量力而为的事情;可以委托别人去做的事情;应该删除的工作。最好大部分的时间都在做必做和应该做的事情。

时间应如何运用才最有价值?一个重要的观念是要做对的事以及重要的事,而不是把事情做完就可!一般人的习惯是不管所做的事情是否正确,只知一味地去做,这样是不对的。惟有努力去做“对”的事情才会有高产能,要有勇敢的特质,拒绝不重要的事,来者不拒是不好的。

忘掉过去种种,而努力未来。专注于目前有什么机会,努力去把握,要有时间的远景。真正的成功本身是一种态度,亦即要有成功的意念、欲望、决心,每天要有足够的时间来做重要的事。

组织时间、保持整洁能够提升我们的自我价值、自我形象以及自我尊严。例如将桌面保持整洁,做完事立即归档,做事只经手一次,经手五六次才完成就很浪费时间,尽可能一次就把它做完,凡事若能预作准备,才能有效地掌握时间。

将不用的资料丢掉;将资料转交给别人去做;重要的事情一定要马上去做;有使用价值且重要者才归档,根据统计约80%~90%的归档资料是不会再去用它。若在五分钟之内无法找到所要的档案,就是不好的档案系统,所以每隔一段时间要整理档案并将不需要的档案丢掉。

有毅力、耐心地持续工作,直到完成;做完工作,给自己适度的报酬与奖励;善于利用内在及外在的巅峰时刻(内在巅峰时刻是指利用自己精神最好的时刻来做重要的事情,外在巅峰时刻是指与别人接洽时要掌握别人最有空的时段);善用百分之三十定律:一般人完成工作所需要的时间通常会超出您所预定时间的30%以上;善加规划能减轻压力;不要制造借口,要妥善制订计划并将工作完成。