书城成功励志礼仪金说:公务礼仪
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第9章 使用名片(2)

我说:“那是,老金不是吹牛的,我们两口子从来不吵架。”

他又问:“那你是怎么解决家庭纠纷的?”

我说:“我处理家庭内部事务有一项基本原则,就是与老婆之间的相互位置摆得比较正,在我家里老婆永远是正确的。说好听点就是我爱老婆,说难听点就是我怕老婆。”

因为在我家老婆永远是正确的,所以我家里基本上就没有什么是非问题。这是因为我摆正了自己的位置!索取名片,其实也有一个具体位置问题,有的同志却不善此道。

那天,有一位同志向我索要名片。他问我:“金教授,你有片子吗?”

我说:“你的意思是,我老金不配使用名片,是吧?”

可见他在表达上是有问题的。

我认为,在社交场合里,你最好不要去索取别人的名片,最好是等人家给你。可是有的时候你搞营销、搞公关,或者你是一名大学生,你到一家公司去参加业务介绍会,你想在那里向该公司的一位领导要一枚他的名片,你要是放弃了这个机会,这辈子可能就再也见不到那位领导了。在那种情况下,你可以向人家索取名片,但你需要事先了解索取名片的技巧。

索要名片时,有下面几种比较有效的办法可以采用。我以下对它们略作介绍。

第一,交易法。其主要做法,就是把自己的名片首先递给对方。其实,这是最省事的索取别人名片的方法。古人讲:将欲取之,必先予之!你想要金教授的名片,那么最省事的办法就是首先把自己的名片递给金教授,并且说:“金教授,非常高兴认识你,这是我的名片,请金教授多多指教。”你的名片给了我,老金怎么也得回敬一枚我的名片给你,因为来而不往非礼也!我绝对不会告诉你:“收到。”那样做是不合人之常情的。

第二,明示法。它的具体做法,就是明确表示索要或交换名片之意。如果你跟对方比较熟,以前就跟他认识,好长时间没见了,你担心他换了地方、换了职务,你想要他的名片的话,你可以明说:“老王,好长时间没见了。我们交换一下名片吧?”这种办法适用于比较熟的人之间,交易法则适用于不熟的人之间。

第三,谦恭法。你跟长辈、名人、有地位的人打交道的时候,可采用此种方法去索取对方的名片。比如,你对金教授说:“金教授,刚才你讲授的商务礼仪对我很有启发。我自己也是做商务工作的,从你的演讲中我学到了很多知识。听说你过一会儿还有别的活动,那我就不打搅你了,希望以后还有机会向你请教。”注意这些话都是伏笔,是过门,下面这句话才是其本质:“金教授,不知道以后我能不能有机会继续向你请教?”或者是说:“金教授,以后怎么才能比较方便地向你请教?”其言下之意,就是要老金掏名片。此话说得比较委婉,我给你就给你,我不给你也说得过去。不像那种人:“你有片子吗?”“没有!”“给张名片吧?”“不给。”彼此双方都过分直截了当了。晚辈、年轻人在向长辈和对有地位的同志索取名片时,使用谦恭法是比较省事的。

第四,联络法。当然,说话都有一个对象问题,金教授我今年48岁,当我面对一个还不到20岁的小女孩时,她也许还是一名大学生,我能说以后如何向她请教吗?那她什么感觉?我显得虚伪了不是?长辈对晚辈、上级对下级或者平级、平辈的人之间,怎么索取名片呢?此时应该采用联络法。比如,你姓刘,我说:“小刘,非常高兴认识你,希望以后跟你保持联系。以后怎么和你联系比较方便?”“以后怎么和你联系比较方便”这句话,等于告诉那位刘小姐,我想要她的电话、网址等联络方式,她要愿意给我,就给我。要是不想给我,她也有退路。她可以这样讲:“金教授,你这么忙,以后还是我跟你联系吧。”其深刻含义,就是她不想跟我联系。但是不明说不给我名片,它实际上是一种进退有方的得体方法。

所谓有来有往,来来往往。有人索取名片,就会有人把自己的名片递给别人。把名片递给别人的时候,有以下几个细节需要注意:

如果只是面对一个人的话,你把名片直接递给他就没有什么事了。可是在社交场合你就要注意了,你遇到的可能不仅仅是一个人,所以你就要注意遵守相关的名片礼仪。

其一,要足量携带。什么意思呢?比如,我今天参加一个酒会。这个酒会据我所知会有120个人参加,而且这120个人都是重量级的人物。我是搞营销的,我想跟他们建立联系,那我所带的名片就得多于120张,至少要备有150-200张吧。

其二,要放置到位。它的具体含义,是要求把名片放在合适的地方。一名训练有素的人的名片,一定要放在标准的位置。你出门前还要检查一下,是否忘记随身携带。就跟查看带没带钱是一个道理,因为它是我们平时不可或缺的通行证、联络卡。在一般情况下,名片应该放在专用的名片包里。男同志穿西装的话,还可以放在上衣口袋里。女孩子则最好是放在手袋里面。要是胡放乱揣,放在口袋里甚至裤兜里,到时候皱皱巴巴地把它取出来,不仅自己不舒服,而且也让对方看着不舒服。建议各位:不要把名片放在钱包里。虽然放在钱包里更容易携带,但是现钞比较脏,把名片跟现钞混放在一起,别人会感觉你不是正规军。同样的道理,在我们的办公桌上或者抽屉里面,应该也备有足量的名片。一旦用时,即可手到擒来,省得到处瞎翻。

其三,要循序渐进。在现场把自己的名片递给别人时,往往是地位低者应该先递。同时把名片递给多人时,则要循序渐进。比如,男士先递给女士,晚辈先递给长辈,下级先递给上级,主人先递给客人,这是基本的游戏规则。如果你递名片的现场不止一个人,怎么办?比如,我面对七八个人时怎么办?一般情况下,可按照以下几条规则去操作:一是按照职务高低前进。比如,这边有四个人:王总经理、李副总经理、部门经理张先生、秘书何小姐,你就可以按照其职务的高低前进。二是循序渐进。或许你会遇到一个问题,你不知道自己面对的人是什么职务,那怎么办呢?那时则可采用非正规的做法。即循序渐进、由近而远。谁离我近,我先给谁名片,我不会去搞跳跃式。现在有八个人,我手里只有三张名片,我先给谁啊?谁离我最近我给谁。如果八个人里面有三个女孩,我全给这三个女孩,不给其他五个男同志,你们什么感觉?这家伙居心叵测,重女轻男嘛!我按照顺序给,我给谁都行,公平啊。三是顺时针方向行进。要是一张圆桌,人们四周围成一圈,则可按照顺时针方向去递送名片。我曾经说过,从位次排列上来讲,这是一个比较吉利的方向。一般情况下,不要逆时针走,因为逆时针走一般都被视为不吉利的方向。

其四,面向对方。接下来,我们还需要强调这样一个细节,即把名片递给别人的时候,一般的做法就是要把印有最重要的文字那个部分面对着别人。比如,你对面是中国人,你就要把中文对着人家,并且还应该把自己的名字正对着别人,别倒着给对方。有时,我们自己把名片上的文字看得清楚了,递过去之后别人看起来却是倒的,那肯定是不对的。我要把名片的正前方对着你,具体有两个方法:方法之一,就是双手拿着它的两个上角。方法之二,就是右手拿着它的上角。但一般不要用左手递给别人,尤其是对外交往的时候。我们曾经讲过,左手递东西给别人,在很多国家是不能被接受的。把名片递给别人时,应该用双手,或者用右手。一般不用左手,除非你没有右手。

其五,稍事寒暄。你把名片递给别人的时候,嘴上一般还需要说上两句话。那时,你可以告诉别人多指教、多联系。但不能像发传单似的,上去就塞。当你过天桥的时候,人家给你塞的那种什么打折卡、小广告,你会有兴趣吗?你肯定看都不看就放到一边去了,所以你给别人名片的时候,要说两句话,要有所表示。

接受别人名片的时候,你认为最需要注意的细节是什么呢?如果我们接受别人名片的话,通常需要注意以下几点:

第一,要起身迎接。除非你站不起来,否则不管是在吃饭、看电视、跟别人交谈,还是打电话,你都要把手里的事放下,站起来去接名片。名片上印的是对方的名字,你对对方的名片重不重视,实际上就是对名片的主人是不是重视。在正常情况下,一定要起身去迎接别人的名片。

第二,要表示谢意。收到他人名片后,口头上要向对方马上道谢。比如,人家说多指教,你就应该立刻说不客气或者说彼此彼此。当人家把名片递给你时说:“多指教。”你跟人家来一句:“行。”那样就显得有点嚣张放肆。寒暄也需要互动,客气的回应对方一下是比较好的。

第三,要回敬对方。来而不往,非礼也!人家把名片给你,是看得起你。所以当你拿到对方的名片之后,一定要把自己的名片及时地回赠对方。有时会出现以下两种特殊情况:其一,没带名片。没带的话,你可以跟对方声明一下,下次给他补,或者叫秘书给他送去,或者寄给他,无论如何,都要给对方一个交代。其二,没有名片。有些学生刚参加工作,做内勤工作,也许就没有名片。在商务交往中,代表公司执行公务的话,你最好拥有自己的名片。在那种场合,没有名片的人,往往会被视为没有社会地位的人或没有社交机会的人。

第四,要记住去看。为什么接过名片一定要看?看它有两个作用,其一,表示对交往对象的重视。人家好心好意把名片给你了,你不看合适吗?其二,了解对方的确切身份。前面我曾讲过,面对外人,我是什么头衔、什么职务,我是什么水准,自己不好意思说啊,但是我的名片上把我的头衔、职务都印了上去。我身上可能有好几种名片,我到什么山上唱什么歌。比如,我到大学里去,我给你的名片上印的我是金教授,说明我的学术地位,那你就得捧场,你得看。

有的同志就不看别人的名片。有一次,我给会议主持人一枚名片--人民大学金教授。那老兄就这样介绍了:“很高兴地向你们介绍清华大学的高教授。”把我给招到清华去了。清华倒不错,但你为什么让我改姓啊?这不太合适吧。你把人家的单位、职务、姓名给搞错了,严格地讲就是失敬于对方,因为你没有重视他。因此,接过名片一定要看。

我要强调的是,在许多公司、企业的礼仪培训中,人家对我刚才讲的这个细节是非常重视的。像上海、香港一些大的公司进行员工培训的时候,一般要求拿到别人的名片后不仅要看,而且要像我这样,看上将近一分钟左右。你知道为什么吗?看上一分钟,就会把对方的名字、头衔反复地看三到五遍。那样就容易记住了,就不会出现什么清华或者北大的高教授那样的情形了,而且还可以借此表示对人家的重视。像马来西亚、新加坡那边的一些公司对员工的要求更高,它们通常规定:员工看别人名片的时候,要嘴里做默读状,以便让对方知道自己是在认真地看,就是要善于表达这种与人沟通的细微环节。一些韩国、日本的公司对员工的要求最高,它们要求员工若发现对方如果拥有重要的头衔时,一定要把它念出来:“哦,董事长,您还是位博士啊,这个我还真不知道。说实话,您是董事长我早就知道,因为您的公司大名鼎鼎。但是不知道您还是位博士啊,怪不得您的公司办得这么好,您真是文武双全啊!”你想想:那位董事长一听这话会是什么感觉?爽,名片没有白印。但是有些同志就会让你不爽。你递给他了,你说:“主任,我的名片。”他拿过来随手折折验验,好像是在检查那是不是真钞。我还经常见到有这样的人,拿起别人的名片在桌子上敲三下,敲着玩儿,你怎么能敲它?更有甚者,折叠蹂躏,将别人的名片把玩再三。说实话你不能去把玩它。上面印的是我的名字,你玩它就是不尊重我。

第五,要存放到位。我们在接受名片时,还要注意的一个点,就是要把对方的名片收藏到位,不能乱放。

其一,要关注现场收藏。我建议你,把对方的名片拿过来之后,马上放在自己的名片包里,或者放在上衣口袋里,或者放在办公室的抽屉里,要给别人一个非常妥帖、非常被重视的感觉。我最忌讳当场交换名片之后自己的名片被放在桌上。经常有这样的人,会客或者吃饭后把你的名片扔到桌子上扭头走了,你给他的名片就没拿走,那会给人非常不好的感觉。

其二,要关注其后的整理。你收到人家的名片之后,就要及时地整理。通常可按照姓氏、笔画、单位、门类输入电脑,或放到名片册里。我这里要特别强调:对方给你的名片,无论如何不要随便扔掉。特别是不要放在办公桌上,或者随便转送给别人。对方出于对你的重视才把名片给你,对方的名片上有联络方式和各种专用号码,你把它随便给了外人,则是非常不礼貌的。我出于信任把自己私人的联络方式交给你,你未经允许就转给了别人,那无疑是对我非常不尊重的表示。

最后,我还要强调:在现代社会中,尤其是在国际交流中,名片还有一些特殊的附加的功能。

其一,替代信件。在国际社会中,有一些人的事情很多。让他天天写信、发电子邮件自然不堪重负,所以有的时候他会把名片放在信封里面,加上一个特殊的标志就可以当一封信寄出去。

比如,我推荐我的一个研究生到你的公司去面试,我自己可能不去,我可能打电话和你说好了。这个研究生去面试的时候,还可以递一封信给那个主管的考官。它的里面就是两张名片,第一张是我的研究生的名片,他现在在什么单位。第二张就是我的名片--介绍人的名片,用曲别针把我们俩的名片夹在一块儿就行了,我上他下。在介绍人的名片上加上一个特殊的标志,懂行的人一看就明白,这是替代信件。

其二,替代留言。比如说,我去拜访你了,可是你不在,怎么办?有的人可能写个条子,有的人会让别人带个话。但这些做法搞不好就南辕北辙了。此时,你留一枚自己的名片就没事了,它可以具有留言的作用。

其三,替代礼单。名片有的时候还具有礼单的作用。比如,你给张三、李四送个礼物,男孩子给女孩子送束花,把自己名片放在礼品里面,或者放在信封里面,或者放在礼品包装里面,和礼品一起给对方,它就起到了替代礼单的作用。对方一看就知道这件礼物是谁送的。

总而言之,在现代生活中,名片的使用无处不在。所谓“礼多人不怪”,有鉴于此,我们必须认真而正确地使用名片。