必须准确掌握来客乘坐火车或其他交通工具抵达的时间，及早通知全体迎接人员和有关单位。如有变化，应及时通知。
由于天气变化等意外原因，飞机、火车等都可能不准时。这时，要想顺利地迎接客人，又不过多耽误参与迎接人员的时间，就要准确掌握抵达时间。迎接人员应在火车或其他交通工具抵达之前到达迎接地点。
献花欢迎
如安排献花，须用鲜花，并注意保持花束整洁、鲜艳，忌用菊花、杜鹃花、石竹花、黄色花朵。献花时，通常由儿童或女青年在与迎接的主要客人握手之后，将花献上。有的国家习惯送花环，或者送一二枝名贵的兰花、玫瑰花等。
介绍
来客与迎接人员见面时，互相介绍。一般情况下，先将前来欢迎的人员介绍给来客，可由其他接待人员介绍，也可以由欢迎人员中身份最高者介绍。
其他
迎接一般客人，主要是做好各项安排。如果迎接的客人是熟人，上前握手，互致问候即可；如果客人是陌生人又是初来乍到，接待人员应主动打听，主动自我介绍；如果迎接的是大批客人，应事先准备好特定的标志，以便客人容易看到，主动前来接洽。
2.欢送客人的礼节
在职场交往中，如果我们迎宾热情送客却很冷淡，也会给客人留下不良印象。所以，送客礼节也不容忽视。
想要结束交谈时，一般不要直接下逐客令，这样会令对方难堪，可以通过一些身体语言来表达你的意思，如将胳膊肘抬起来或是双手支在椅子扶手上，这就是一种要结束交谈的身体语言。
替客人着想
在客人要走时，应暗中帮助他们检查一下，该带的东西是否都已带走；还有没有其他需要商谈、讨论的问题等等。
为客人提供方便
欢送远程的客人时，要尽力为客人提供方便。例如：了解客人需要的返程车票或机票情况，尽可能为之提供购买的方便，如果自己实在无力解决，也要尽早通知客人，免得使客人措手不及。当替客人代购车票或机票时，应问清车次、航次、航班，以及抵达时间等，并问清楚客人有哪些具体要求。
礼貌告别
要以恭敬真诚的态度，笑容可掬地送客。与客人在门口、电梯口或汽车旁告别时，要与客人握手，目送客人上车或离开，不要急于返回，应鞠躬挥手致意，待客人移出视线后，才可转身返回。
3.迎送工作中的几项具体事项
迎送身份高的客人，可事先在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，准备饮料。
迎送来自远方的客人时，如有可能，在客人到达之前将住房和乘车号码通知客人。如果做不到，可印好住房、乘车表，或打好卡片，在客人刚到达时，及时发到每个人手中，或通过对方的联络秘书转达。
客人来访通常会带有礼品，主人应表示谢意，如：“让您破费了！”等，绝对不能漠视，或显出“理所当然”的样子。
客人抵达住处后，一般不要马上安排活动，应稍作休息，起码给对方留下更衣的时间。
在送客时，要走在客人的后面，在客人走时可挥手致意，道以“欢迎再来！”如果是远客或年纪大的客人，如有需要（如路不熟、走路不方便等），应送到车站或码头。
当客人带有较多或较重的物品，送客时应帮客人代提重物。
9.接待客人的乘车礼仪
一、正确的座次
职场女士在乘坐轿车时，尤其是当乘坐轿车外出参加较为正式的应酬时，或是与他人一同乘坐轿车时，应当注意保持自己应有的风度，使自己的所作所为表现得彬彬有礼，对他人时时处处“礼让三先”。
职场礼仪规定：确定轿车上的座次，应当通盘考虑的有：谁在开车、开的什么车、安全与否以及嘉宾本人的意愿等。
1.谁在开车
何人驾驶轿车，是关系座次的头等大事。通常认为，轿车的座次应当后排为上座，前座为下座。这一规定的基本依据是，因为轿车的前排座即驾驶座与副驾驶座最不安全。然而职场女士在应用这一规定时，对“谁在开车”的问题，却不可不闻不问。
在主人亲自开车时，前排的副驾驶座为上座。车上若有其他人在座，一般不应当使之闲置。至少应当推荐一人为代表，坐在副驾驶座上作陪。如果明知故犯，除开车的主人之外，车上只有自己一个人，却偏要坐到后排去，那就意味着自己“怕死”，也表示自己对主人极度地不友好、不尊重。至少，对方也会觉得“待遇”不平等，您跟“打的”一样了。
如果主人夫妇开车接送客人夫妇，如果男主人驾驶，在其身旁的副驾驶座上就座的应当是女主人，客人夫妇应当坐在后排。
若主人一人开车接送一对夫妇，则男宾应当就座于副驾驶座上，而请其夫人坐在后排。若前排可同时坐三人，则应请女宾在中间就座。
若主人亲自驾驶轿车时，车上只有一名客人，则其务必坐于前排。若此刻车上的乘客不止一人时，应推荐其中地位、身份最高者，在副驾驶座上就座。如果他于中途下车了，则应立即依次类推，“替补”上去一个，始终不能让该座位“空空如也”。
2.开的什么车
轿车的类型不同，其座次自然也不尽一致，这是不言而喻的。
若乘坐双排轿车，不论是驾驶座居左，还是驾驶座居右，由专职司机开车时，座次应当是：后排上，前排下，右为尊，左为卑。具体而言，除驾驶座外，车上其余的4个座位的顺序，由尊而卑依次为：后排右座、后排左座、后排中座、前排副驾驶座。
由主人亲自驾驶双排座轿车时，车上其余的4个座位的顺序，由尊而卑依次应为：副驾驶座、后排右座、后排左座、后排中座。
由专职司机驾驶3排7座轿车时，车上其余6个座位（加上中间一排叠椅的两个座位）的顺序，由尊而卑依次为：后排右座、后排左座、后排中座、中排右座、中排左座、副驾驶座。
由主人亲自驾驶3排7人座轿车时，车上座位的顺序，由尊而卑依次为：副驾驶座、后排右座、后排左座、后排中座、中排右座、中排左座。
由专职司机驾驶3排9人座轿车时，车上其余8个座位的顺序，由尊而卑依次为：中排右座、中排中座、中排左座、后排右座、后排中座、后排左座、前排右座（假定驾驶座居左）、前排中座。
3.安全与否
乘坐轿车外出，除了迅速、舒适之外，安全问题是不容忽视的。从某种意义上讲，甚至应当将它作为头等大事来对待。
4.嘉宾本人的意愿如何
如果不是在某些重大的礼仪性场合，对于轿车上座次的尊卑不宜过分地墨守成规。从总体上说，只要乘车者自己的表现合乎礼仪，就完全“达标”了。
应当说明的一点是，若宾主不乘坐同一辆轿车时，依照礼仪规范，主人的车应行驶在前，是为了开道和带路。若宾主双方的车辆皆非一辆，依旧应当是主人的车辆在前，客人的车辆居后。它们各自的先后顺序，亦应由尊而卑地由前往后排列，只不过主方应派一辆车殿后，以防止客方的车辆掉队。
二、上下车礼仪
在上轿车之前与上了轿车之后，除了对于轿车上座次的主次应当了解外，还应当注意以下问题：
1.应当注意提前联系好轿车
通常，职场女士在乘坐轿车外出之前，应提前进行联系。所需轿车的类型、数量、预定上车或是会合的地点等，均须事先通报给司机。尤其是当职场女士搭乘他人的车辆时，更应当提前讲清楚。到了预定的时间，职场女士应当准时在约定的地点等候。越是重要的人际交往，就越是要求职场女士守时守约。无论如何，到时因自己的迟到而让“车等人”，是很不应该的。若因故不能如约，应提前告诉司机，不要让人家白跑一趟。
2.中途搭乘他人的轿车，应以不妨碍对方的正事为前提
中途主动要求或应邀搭乘他人的轿车时，不要忘记向车主、司机或邀请自己的人当面道谢。上车之后，若碰上自己以前不认识的人，应主动打招呼。必要时，还须为对方受到自己的连累而道歉。下车时要说“再见”。
3.应当注意自己在上下轿车时的表现
在正常的情况下，与他人一起乘坐轿车时，上下车的先后顺序有着一定的礼数。
如果当时环境允许，应当请女士、长辈、上司或嘉宾首先上车，最后下车。
若您一同与女士、长辈、上司或嘉宾在双排座轿车的后排上就座的话，应请后者首先从右侧后门上车，在后排右座上就座。随后，应从车后绕到左侧后门登车，落座于后排左座。到达目的地后，若无专人负责开启车门，则应首先从左侧后门下车，从车后绕行至右侧后门，协助女士、长辈、上司或嘉宾下车，即为之开启车门。
乘坐有折叠椅的3排座轿车时，循例应当由在中间一排加座上就座者最后登车，最先下车。
乘坐9座3排座轿车时，应当由低位者，即男士、晚辈、下级、主人先上车，而请高位者，即女士、长辈、上司、客人后上车。下车时，其顺序则正好相反。唯有坐于前排者可优先下车，拉开车门。
由主人亲自开车时，出于对乘客的尊重与照顾，主人最后一个上车，最先一个下车。
职场女士自己在上下车时，动作应当“温柔”一点，不要动辄“铿锵作响”。上下车时，不要大步跨越，连蹦带跳，像是“跨栏”一样。穿短裙的女士，上车时，应首先背对车门，坐下之后，再慢慢地将并拢的双腿一齐收入，然后再转向正前方。下车时，应首先转向车门，先将并拢的双腿移出车门，双脚着地后，再缓缓地移出身去。
上下车时，应当注意对高位者主动给予照顾与帮助。
职场女士如果身处低位，则在上下车时，还需主动地为高位者开关车门。具体来讲，当高位者准备登车时，低位者应当先行一步，以右手或左右两只手同时并用，为高位者拉开车门。拉开车门时，应尽量将其全部拉开，即形成90度的夹角。
在下车时，低位者可以先下车去帮助开门，以示敬重。其操作的方法与上车时基本相同。