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第12章 让计划成就效率(1)

如果说实干是汽车的发动机,那计划就是汽车的方向盘。脱离了方向盘,汽车难免会走弯路,浪费了精力和时间。只有照着计划前进,才能快速有效地实现目标。

凡事预则立

一个不懂得如何去经营时间的人,就会面临被淘汰出局的危险。而如果你管住了时间,那么就意味着你管住了一切,管住了自己的未来。

时间管理专家认为,每次花少许时间去预先计划,收效将会十分显着。事先花十分钟筹划,事中就不必花一个钟头去记起该做些什么事。

赫德莉克在他所着的《生活安排五日通》一书里说:“不要把所有活动都记在脑袋里,应把要做的事写下来,让脑子做更有创意的事情。”

相信笔记,不相信记忆。养成“凡事预则立”的习惯。

为时间做预算、做规划,是管理时间的重要战略,是时间运筹的第一步。成功目标是管理时间的先导和根据。你应以明确的目标为轴心,对自己的一生做出规划并排出完成目标的期限。

只有做好充分准备,才是快速完成工作的保障。

如果你要想成为一个企业管理的行家,你得大致计划一下,什么时候进入管理实践,向内行学习。你若以搞发明创造为目标,就得在学习科学理论、向他人求教、动手制作、实验等几个领域分配好时间和精力。

立计划,也包括对“预算”的检查督促。你要经常检查实现某一短期目标,是否如期完成,可以记工作日志,或将完成每件事花费的时间记录下来。

有的人,一天到晚都忙于工作,还常常加班,为何非得加班不可呢?多半是由于工作管理拙劣所致,避免加班的关键在于行程表的拟订。总的来说,拟订周期行程表是件非常重要的事。

我们可以尝试拟订行程表,使自己的工作行程、同事的活动、上司的预定计划、公司的整体动向等事情一目了然。

由于自己的工作并非完全孤立,所以必须将它定性在所属部门的课题、公司整体的课题乃至各界的动向上,才能够加以掌握管理。

只要尝试拟订行程表,原本凌乱不堪的各种预定计划,就会显得条理井然有序。

人们之所以忙得不可开交,追究其原因是由于总在工作即将截止之前,手忙脚乱从事加班熬夜之故。这种做法,经常导致工作水平下降。

如果能够拟订行程表,设定进修、休闲、与家人沟通的时间,自己和家人共同遵守、步调一致。

让我们来看一看比尔·盖茨的一个具体的周末假日行程表。

比尔·盖茨对周五很看重,每周五晚间从不痛饮迟归,从不影响周六的时间安排。

比尔·盖茨的周末假日从周五晚间到周一早上为止。有将近三天的假期可以运用,并将它当作一个整体时段来加以掌握。

周六和周日,基本上都是早起。尽可能和家人一起共用早餐。其次,要将周六、日的上午定为主要进修时间,不足的部分排入周六、日的晚间。周日晚间不排计划只管就寝,周一早上提早起床。周末假日他将工作暂且付诸脑后,好好地调剂身心,为下一周的工作养精蓄锐。

当然,在生活中常发生也计划半途而废,试过一次又一次,最后我们放弃了:“算了,走一步瞧一步罢了!”可是这种态度,害人真不浅呀!“走一步瞧一步”拖垮了多少个计划,毁灭了多少理想,令多少人在下班回家的时候,无精打采,精疲力尽——因为他们根本不知道时间跑到哪里去了,今天他们成就了什么事?

俗话说“一寸光阴一金”,做一个善于管理时间的人,不仅使你的事业充满了发展的机遇,而且,你的人生也充满快乐。

效率来源于事先规划

很多人认为,与其把时间都花在对于未来的计划上,不如脚踏实地的苦干。实干固然很重要,但合理的计划却可以让我们事半功倍。如果说实干是汽车的发动机,那计划就是汽车的方向盘。脱离了方向盘,汽车难免会走弯路,浪费了精力和时间。只有照着计划前进,才能快速有效的实现目标。

研究证实了一项常识:用更多的时间为一项工作做事前计划,做这项工作所用的总时间就会减少。所以,不要让今天繁忙的工作把你的计划时间从工作时间表中挤出去。

计划可以分为两种:长期的计划与短期的计划。

长期性的工作常让你很头疼,因为它们往往难以预期。对待长期的计划,有以下几点:

第一步,设立总的目标。这一步的关键在于不仅要把观念或信条确定下来,而且要使其具体化,将总目标分解细化,使其成为指导工作的方针和努力的方向。

第二步,进行预测。在进行计划时,要考虑对客观环境的分析预测,离开了客观环境,长期发展计划则不啻为沙上建塔,空中造楼。尤其当计划延续很长时间时,要注意分析客观环境的变化。

第三步,设立阶段计划。把长期的工作分割开来。由于长期性工作费时费力,人们容易失去工作的热情,因此自己设定几个进度,并规定好它们的截止时间,反而是更有力的自我激励的方式。

第四步,每周订下固定的若干时间专门处理长期性的工作。刚开始不要订下太长的时间,否则容易引起自己的挫折感,应该积少成多,渐有所成。

第五步,事先找出下一步工作的重点,并不断地熟悉它。

第六步,养成固定的工作习惯。如果事先规定自己每周或每天的某个时候,必须从事那些花费多时的长期性工作,久而久之,一到那个时候会主动地空出时间去做它,这就是习惯的力量。

第七步,偶尔转变工作的角度。长期从事某一工作,容易使人觉得疲惫、毫无成就感而减低对工作的兴致。所以换换角度容易提高对工作的兴致。

对于短期的计划,我们可以每隔一个时间段检查一下。

(1)每日之末。最好在每天醒来之时知道今天该干什么,先干什么。所以,每日之末,拟订一个要在明天达到的成果和如何进行的简要计划,按重要程序顺序排列,把重要项目编上号码。

(2)每周之末。一周是一个工作阶段的结束。在每周的最后一个工作日之末,花点时间检查一下本周的主要活动,同上次计划的成果进行比较,找出可以改进之处,并拟订出下周各项工作的计划。详细的话,也可拟订出下周每天要达到的一项或几项主要目标。

(3)每月之末。与一周一样,总结本月的重大事件,反思并拟订出下个月要达到的一些主要目标,也可以计划出下月的每一周你要达到哪一项主要目标。

(4)每季之末。检查本季成果,同预期计划比较,确定补救措施和改进方案。确定下季每月工作要点。

依次类推……

需要注意的是,同时进行数个计划容易顾此失彼,不仅完成的时间要延长,而且其品质也无法控制得当。所以最好根据工作的紧急性、成功的可能性、重要性、预期效果所需时间来决定计划的轻重缓急,否则一箭“数”雕,只能使质量每况愈下而已。

脚踏实地的短期目标

“短期计划”是一种独特的工具,它是意义和行动之间的桥梁。

做了许多探究之后,对未来远景比较清楚了,下个阶段便是把这些策略性的洞察转化为行动,同时确定具体目标,使自己有明确的前进方向。

现在让我们想象下面这个景象:作战时,将领们坐在地图室里拟议战略,好像在玩巨人棋似的挪动大军,他们新创了一些长远的行动方案,并且评估其中的冒险成分。与此同时,战场某处的战士静待在战壕内,考虑要怎么占领下个山头,因为那个制高点可以控制整个村庄。

我们每一个人关注的是战壕内的战士,那些短暂的前进,都是更广阔事业策略的重要部分,我们假定你已经定好了事业的最终目标(如果你还没有定好,那么,回到上一章再做一遍!),现在你需要足够的理智和准确度,去把最终目标分解成一个个具体的短期计划。喜欢读侦探小说的人都知道大侦探都是用小心研究加上一点点灵感,来解决神秘的犯罪案件的,开创事业的人同样也需要留意细节。

当然短期计划必须明确具体。

有些人的目标用很笼统的词句表达,譬如:“当一名成功的医师”;有的则比较具体,如“要能有效治疗某一种病”。广泛的事业目标很重要,因为它们有整体的观点,可以解放想象力,帮助我们探究所有可能的选择。但是,广泛的事业目标却不能确定自己具体要做的是什么,由于这个缘故,我们需要具体的事业目标。

假如你有了一个广泛的事业目标,然后自问:“我如何达成这个目标?”把你所能想出的答案记录下来。现在,它们已够具体了,能提供给你所需要的帮助了吗?假如仍不能,就每一点再问:“我如何达成这个目标?”最后你会发觉,眼前出现的是呈金字塔形的目标网,塔尖是广泛的目标,底部则是无数具体的目标,它们直接指向有范围的行动计划。

合理进行目标管理

着名的经济学家和管理学者彼得·德鲁克在1955年创造了“目标管理”这个名词。从此以后,这个名词就成为全商界领袖的词汇。1973年的美国联邦管理预算局局长波衣·艾希开始把这个观念引入联邦政府。

目标管理,是依特定目标而不是依程序和规定来思考。这个观念鼓励思考这样的问题:“我们究竟要努力做到什么?”、“我们为什么做这件事?”,以及“有没有更好的途径?”,而不要去问:“这是上面要我们做的吗?”、“这是不是能使我们的部门雇用更多的人、拥有更大的权力?”

制定特定目标,以及支配时间去做最能达到这些目标的活动,是任何机构求得效率的要诀。劳伦斯·彼得解释:“在缺乏一项确切的目标之下,管理方面一项典型的反应是增加输入——雇用更多的人,监督员工更辛苦地工作,提升员工的资格。缺乏目标来引导程序,就可能只会增加输入,忙于做些无用的工作,却不能做出任何事情来。”

艾希指出:“目标管理不是一大堆报告,不是一连串会议。那是一种新的风格,不是新的程序。这是那些要从投注的时间里获得最大效果的人所运用的风格。”

只要你为自己定下办每一件事情的期限,并且尽量去遵守它,就能大大提升你的效率。只要加上一点点的压力,大多数的人就会把工作做得更好,而自我定下的期限就可以提供你所需要的压力,使你将工作完成。只有在你为一项工作定下一个期限之后,你才会有一个真正的行动计划,否则那只是一个模糊的希望——你想在某一个时间做某件事情而已。

记着这样的定律:工作会展延到填满所有的时间。由此可知,派给自己或别人的任务,永远不可以没有期限。

有时把你的期限宣布出来也有帮助,别人会因此期盼你在某个时间之前把工作做好,这可以增加工作的动力。

如果工作很复杂,你可以给自己定出几个一段一段的期限。这样你就可以用稳定的进度来做这件事,而不必在最后时刻拼命地赶工。

尊重你的期限。如果你养成了拖延期限的习惯,期限就会失去功效,不但不能激发自己,也不足以刺激你周围的人。

如果你要别人去做一些事情,而他们没有做好,那不要问自己:“今天的人是怎么一回事?”而要问自己:“我是怎么一回事?我做了什么(或没有做到什么),使得这些人给我的只是空口白话?”

原因很可能是你过去对他们的训练使他们这样做。不论这个人是一名下属、一位同事、一个朋友,甚至是你的老板,这个人通常都会问他或她自己,你“忘记”这件工作的可能性有多大——根据过去和你相处的经验。如果你已经建立了一套追踪查询的模式,你交给他们做的工作就一定会得到优先处理的待遇。但如果他们根据过去的经验而认定你可能不会去追踪查询,你所交代的工作就会落到最后,而且很可能会永远留在那里。

为了追踪查询,可以使用一种表格,记下你交代工作的踪迹和完成限期。每当你参加一项会议就带着这一张表,这很容易查出事项是什么,以及避免责任属谁的误解。当然,把这种表格贴在公告栏上也很有帮助。在大多数情况之下,别人知道你有这么一张表,并且知道你会以这张表作为追踪查询的根据,就足以推动别人去做你所交代的工作。

依赖记录而不依赖记忆,可以大大增加领导者交代的工作按期完成的机会。

不过追踪查询只是整个过程中的一部分。行为修正专家强调在训练过程中最重要的,是当工作做好而不是没有做的时候,你会有什么样的表示。因此,下属在限期之前把你交代的工作做好的时候,你要提出来,并且感谢他提早完成。行为学家称这为积极的鼓励;分析心理学家称这为抚慰;其他的人称这为普通的礼貌。

有效制定计划表

既然合理的利用时间可有效地提高人的工作效率,我们就应该在自己的日常生活中,制定一个可行的,适宜自己的待办计划表。

待办计划表首先应该简单明了,使你在百忙中随意瞄几眼,马上明白需要做什么。在待办计划表中,注意以下这些项目应该简单明了。

依赖记忆

在睡觉之前想想第二天的工作是个很好的办法。在确定所有的工作后,人就可以安稳入睡,不会满脑子胡思乱想。

利用记忆记住工作之后,我们就会想尽一切办法去解决。有时候当问题存在于脑海中时,睡梦中会突然跳出一个理想的解决办法,也就是人们所说的有所思就有所梦。当我们真正地利用了我们的潜意识来解决问题时,就会发现,它的作用是惊人的,不可思议的。

有人曾做过这样的一个实验。

在一只铁盆中放一只青蛙,盆的深度略大于青蛙跳起的高度,这样青蛙就跑不出来了。然后在铁盆中加入滚沸的油,这时再把青蛙放进去,结果青蛙一下子就跳出来了。如果换一个方式,先在铁盆中放入冷水,把青蛙也放进去,然后再慢慢给铁盆加热,青蛙就会被煮死。

这个实验表明,青蛙在面临突变时,能调动身体所蕴含的潜能,一下子就从盆中跳出来,脱离危险。

人也一样,有了计划,潜意识就要完成它,而记忆会不断提醒你去完成这件事。人脑就像一个平行处理器,许多工作在脑中可以同时处理,你一旦记下了一定的事物,人脑就会把它转移到潜意识中,不知不觉地研究解决它的办法。

适时检查计划表

有了计划表,还需要适当地检查。晚上睡觉前,再翻一翻前一天的计划表,看一看你执行的情况和进度,会有助于下一天工作的安排和完成。

大家都知道,英语中的单词是很难记忆的,那么,需要记忆的英语单词一共有多少呢?如果你制定一个计划表,每天完成10个单词的记忆任务,定时检查,督促保证完成。那么一年过去,你就可以掌握3650个单词,两年之后,所记的单词已足够你日常生活中的对话、写作和运用了。一天记10个单词并不难,难的就在于一丝不苟地坚持下去。因此,光有计划表是不行的,还需要适时检查,督促计划表的按时完成。

限制计划数目

每个人的精力是有限的,运用有限的精力去做无穷无尽的事,是不可能的。人在超极限劳动的情况下,很容易导致意想不到的损害。因此,限制一天中的计划数目,进行科学地调整,使人处于一个协调的工作环境之中,既可完成工作任务,又不影响身体的健康。