适时地说“不”，你才能有时间做自己最重要的工作。当你能够支配你的一切活动时，相信最重要的成功因素，就是把最要紧的事情先做好。
要有说“不”的勇气
要集中精力于紧急的要务，就得排除次要事务的牵绊，此时需要有说“不”的勇气。
有位夫人曾被选为社区活动的主席，可是既放不下许多更重要的事，又不好意思拒绝，只好勉为其难地接受。后来她请一位好友接下这个担子，对方却委婉拒绝了。这位夫人大失所望地说：“但愿我也能拒绝。”这并不是说社区活动或社会服务不重要，而是人各有志，各有优先事务。
必要时，应该不卑不亢的拒绝别人，在急迫与重要之间取舍。
麦考梅克任职大学时，曾聘用了一位极有才华又独立自主的撰稿员。有一天，麦考梅克有件急事想拜托他。
他说：“你要我做什么都可以，不过请先了解目前的状况。”他指着墙壁上的工作计划表，显示超过20个计划正在进行，这都是早已安排下来的。
然后他说：“这件急事至少占去几天时间，你希望我放下或取消哪个计划来空出时间？”他的工作效率一流，这也是为什么一有急事麦考梅克就会找上他的原因。但麦考梅克无法要求他放下手边的工作，因为比较起来，正在进行的计划更为重要，麦考梅克只有另请高明了。
因此，要提高我们的工作效率，我们还需要分辨轻重缓急以及按部就班行事，面对该拒绝的事情就要敢于说“不”。为了让自己能够更好地做到这一点，在平时的工作和生活中，我们不妨试着测试一下自己不能说“不”的缺点究竟在于以下三种情况中的哪一种：
（一）无法辨别事情重要与否；
（二）无力或不愿有条不紊地行事；
（三）缺乏坚持以上原则的自制力。
答案多半是缺乏自制力。事实上，却不是这样，而是“确立目标”的功夫还不到家，而且不能由衷接受“事有轻重缓急”的观念，自然就容易半途而废。
这种人十分普遍，他们能够掌握重点，也有足够的自制力，却不是以原则为生活重心，因此，我们主要要从自己的意识来改正自己这方面的缺陷。
一次不要贪多
贪多的情况一旦发生，就会使你永远有做不完的事情，一茬接一茬。
因此，一旦你发现自己被许多事情绊住，忙完了一处又一处，做完一件紧急工作后又做下一件，那就要想一些办法了。
无论上班或私人生活中，想取得成功都需要适当的时间和精力，才能使一生中每一阶段都有所贡献。
适当的平衡，意味着把你的时间用得有所价值；成绩良好时可对自己和其他合作密切的人予以奖励。
有时还必须要防止对自己或旁人做出不能实现的允诺，利用自己的时间，做出尽可能完善的工作。在现实的目标和达到目标的行动取得适当平衡的情况下，你才能在生活的各个方面做出更多的成绩。
拣最重要的事先做
每天有许许多多的事情等着我们去做，如果我们不分主次地进行工作，那么到头来我们不仅“丢了西瓜”，很有可能我们连“芝麻”也没有捡到。使一些本来可以“生出效益的时间”白白地浪费掉。
聪明的人，知道如何提高自己做事的效率。
比尔？盖茨就是一个善于分清主次的人，他每天总是挑最重要事先做，次要的东西放后一点。他在经营理念上也是如此。盖茨目前可以将绝大部分时间用于自己最挚爱的事业：与为微软立下汗马功劳的开发人员齐心协力开发软件。新角色或许给了他充分发挥最佳才能——敏锐得近乎离奇的预见力的空间，他预见到应将新兴软件技术进行巧妙组合，增值为人们必不可少的符合“行业标准”的产品，而这也将增加对微软及其他厂商软件的要求。他适时地融入新工作，并开始指导堪称所有集成项目鼻祖的Longhorn（实际上是Windows的全新版本）的开发工作。如果一切进展顺利，该款产品可在2005年以后推出。
如果Longhorn能够成为真正意义上的超级Windows，它的计算功能将令Oracle、Sun、AOL Time Warner和Sony望而却步。但是这并非盖茨最关心的，无论是工作还是家庭，都有太多的事情需要他来操持。放弃CEO的职位使得盖茨重新拥有所钟爱的晚上和周末的“思考时间”，使他有更多的机会扮演家庭成员的角色，有时间专注于盖茨及梅林达？盖茨基金会斥资240亿美元救助的艾滋病患者及其他难题。
但很多时候，人们总是被习惯束缚着自己的手脚，在处理问题时总是根据事情的紧迫感，而不是事情的优先程度来安排先后顺序，这样的做法是被动而非主动的，成功人士不可能这样工作。
时间管理的精髓即在于：有主次之分，设定优先顺序。即把要做的事情分成等级和类别，先做最重要的事，再做次要的事。优先保证最重要的事的时间，就能优先保证做好最重要的工作，从而能够从大局上控制时间的价值。
比尔？盖茨认为：那些高效率的人，不管做什么事情时，首先都用分清主次的办法来统筹做事，善于向次要事物说“不”。
如何分清主次，大幅度提高自己的做事效率，比尔？盖茨归纳了三个判断标准：
首先明白我们必须做什么？
这有两层意思：是否必须做，是否必须由我做。非做不可，但并非一定要你亲自做的事情，可以委派别人去做，自己只负责督促。
其次应该明白什么能给我最高的回报？
应该用80％的精力做能带来最高回报的事情，而用20％的精力做其他事情。（巴莱托定律）
所谓“最高回报”的事情，即是符合“目标要求”或自己会比别人干得更高效的事情。
最高回报的地方，也就是最有生产力的地方。这要求我们必须辩证地看待“勤奋”。“业精于勤荒于嬉”。勤，在不同的时代有其不同的内容和要求。过去人们将“三更灯火五更鸡”的孜孜不倦视为勤奋的标准，但在快节奏高效率的信息时代，勤奋需要新的定义了。勤要勤在点子上（最有生产力的地方），这就是当今时代“勤”的特点。
前些年，日本大多数企业家还把下班后加班加点的人视为最好的员工，如今却不一定了。他们认为一个员工靠加班加点来完成工作，说明他很可能不具备在规定时间内完成任务的能力，工作效率低下。社会只承认有效劳动。
再其次应该清楚什么能给我们带来最大的满足感？
最高回报的事情，并非都能给自己最大的满足感，均衡才有和谐满足。因此，无论你地位如何，总需要分配时间于令人满足和快乐的事情，惟如此，工作才是有趣的，并易保持工作的热情。通过以上“三层过滤”，事情的轻重缓急就很清楚了，然后，以重要性优先排序（注意，人们总有不按重要性顺序办事的倾向），并坚持按这个原则去做，你将会发现，再没有其他办法比按重要性办事更能有效利用时间了。
比尔？盖茨曾经向效率专家艾维请教“如何更好地执行计划”的方法。
艾维声称可以在10分钟内就给比尔？盖茨一样东西，这东西能把他公司的业绩提高50％，然后他递给比尔？盖茨一张空白纸，说：“请在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事。”
比尔？盖茨用了5分钟写完。
艾维接着说：“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”这又花了5分钟。
艾维说：“好了，把这张纸放进口袋，明天早上第一件事是把纸条拿出来，作第一项最重要的。不要看其他的，只是第一项。着手办第一件事，直至完成为止。然后用同样的方法对待第2项、第3项……直到你下班为止。如果只做完第一件事，那不要紧，你总是在做最重要的事情。”
艾维最后说：“每一天都要这样做——您刚才看见了，只用10分钟时间，你对这种方法的价值深信不疑之后，叫你公司的人也这样干。这个试验你爱做多久就做多久，然后给我寄支票来，你认为值多少就给我多少。”
分清事情的轻重缓急，优先做好最重要的事，这是效率专家艾维教给比尔？盖茨的妙法。因为这个妙法，艾维得到了2.5万美元的酬劳和随支票一道附来的短语：“我平生所学，从未感到如此大的收益。”
当然，除了要强调优先重要，还要强调长远重要。这是“第四代时间管理学”超越前三代的突破性理念，也是“第四代时间管理学”的核心精髓。强调长远重要，即强调做“不急迫却重要而长久的事”。
在人们的日常生活中会，遇到很多这样或那样的事情，虽然有些都不是眼前最急迫的事情，但是对于长远、大局来说却有着重大的意义。比如锻炼身体，锻不锻炼眼前看不出多大差别，但是对于长远来说却极为重要，有极深远的效益。有些人不舍得在这类事上花费时间，实在很不明智，与长远计算的总账相比很不划算。
在效率的管理上，要兼顾长远性与急迫性，要高度重视对眼前虽不紧急但有深远影响的事务的处理。这一法则，把效率管理上升到了战略高度。
最后，要成为效率管理高手，不仅要掌握这样那样的效率管理的法则、技巧，还需要苦练治心治惰的功夫。效率管理与情绪治理是彼此制约、相辅相成、同步发展的关系。
如果没有积极、兴奋的情绪，哪怕掌握了很多效率管理的法则、技巧也无济于事。那些对工作、对生活充满了消极、厌倦情绪的人，那些懒于奋斗、不求上进的人，又怎么能够提高效率，成功地做好每一件事情呢？