第十六章 做时间的优化大师：合理利用时间的习惯
歌德说：我们都拥有足够的时间，只是要善加利用。一个人如果不能有效利用有限的时间，就会被时间俘虏，在时间面前成为弱者。放弃时间的人，同样也会被时间放弃。从某种程度来说，做时间的优化大师，合理地支配时间，养成合理利用时间的习惯，就是在一定程度上战胜了困难，抓住了机会，成为时间的强者——这对于好业绩来说，无疑是关键的一点。做好时间管理，对于每个人来说都是有实用价值的。有效的时间管理可以使你创造出更好的业绩，可以为你带来美好的生活。
“我做的每一件事都经过精心规划，否则我不可能完成任何事。”拥有近20家分公司的张总说。张总因为成功地运用了许多重要的技巧和方法而攀上顶峰，其中很重要的一门技巧就是：做时间的主人。
张总运用时间的原则非常值得我们学习：
张总认为，要懂得时间的价值。他每次都会定期安排会议，同时限定会议时间的长短，不浪费每一分钟。同时他凡事都事先预约，而且他认为每个人都应该准时。
张总认为，要控制好时间，以一种精打细算、有效率的方式利用你所拥有的时间。张总提醒大家：“谨记好好掌握每一件事，实际上就是好好掌握时间。”
张总说：“排定优先次序可以帮助你确定你已将最重要的事放在最优先的位置上。”他建议：逐一检查你的工作，列出什么该在本星期之初就去做，什么可以留待稍后再做，列出什么应该一大早就做，什么可以晚点再处理。
张总认为，要适当授权。自己专心做主要负责的事务，把其他工作交给助手去做。张总说：“你想插手的事情愈多，你浪费的时间就愈多。授权是对的，但还要确定你把工作分派给最佳人选，这样就等于多了好几个你。”
最后，张总强调：不可拖拖拉拉。他说：“我为自己立了一个规定，在我下班离开之前一定把工作做完。”拖延是偷时间的贼，所以今天该做的事绝不要拖到明天才做。西方有一句谚语：“省下一分钱就等于赚到一分钱。”我们也可以这么说：“省下一分钟就等于赚到一分钟。”
时间管理是现代人必备的一项工作技能，是提高一个人工作业绩最有效的武器。一个人的工作能否取得好业绩，是否有效率，能否圆满完成任务让老板满意，在很大程度上取决于他能否合理地管理和利用好自己的时间，在最短的时间内做好更多的事。
4个20岁的青年去银行贷款。银行答应借给他们每人一笔巨款,条件是他们必须在50年内还清本息。
第一个青年想先玩25年,用生命的最后25年努力工作偿还,结果他活到70岁都一事无成,死去时仍然负债累累。他的名字叫“懒惰”。
第二个青年用前25年拼命工作,50岁时他还清了所有的欠款,但是那一天他却累倒了,不久便死了。他的遗照旁放着一个小牌,上面写着他的名字“狂热”。
第三个青年在70岁时还清了债务,没过几天他去世了,他的死亡通知上写着他的名字“执著”。
第四个青年工作了40年,60岁时他还完了所有的债务。生命的最后10年,他成了一个旅行家,地球上的多数国家他都去过了。70岁时死去的时候,他面带微笑。人们至今都记得他的名字——“从容”。
当年贷款给他们的那家银行叫“生命银行”。
爱迪生说过，世界上最重要的东西是“时间”。美国著名的管理大师杜拉克说道：“时间是世界上最短缺的资源，除非严加管理，否则就会一事无成。”生活中,善于有效利用财富的人很少,但更让人惋惜的是,懂得该如何利用时间的人更少，善于利用时间要比善于利用财富更重要。
时间可以毫无顾忌地被浪费，也可以被有效地利用。有人算过这样一笔账：一个人如果每天临睡前挤出15分钟看书，他的看书速度为中等水平，即每分钟能读300字，那么，15分钟他就能读4500字，一个月读12.6万字，一年的阅读量就可以达到151.2万字。如果每本书平均约7.5万字，一年他就可以读20本书。这个数目是可观的，远远超过了世界上人均年阅读量。许多伟人之所以能流芳百世，一个重要的原因就在于他们十分珍惜时间。他们在一生有限的时间里，不但充分利用上天赐予他们的每一分每一秒，还善于把隐藏的时间找出来，一刻不停地工作、积累、进步。
那么，你的时间管理理念是否先进呢？
请你根据你的实际情况，写下你的答案：
1．你是否有将打算要做的事事先写下来的习惯？
2．你的办公桌上都堆放些什么？它们有助于你工作吗？
3．你是否经常做事丢三落四，比如说，从家里已经出来到了公共汽车站，才想起没带钥匙？
4．你的朋友、家人是否认为你总是拖拖拉拉？你认为他们根据什么做出这样的评价？这些问题实质上体现了你的时间管理理念是否先进！
如果你认为你的时间管理理念不够先进的话，请你树立以下这些信念：
1．时间是上帝赐予我的，谁也不能夺去！
2．时间是我的资源，我不能浪费！
3．我是时间的主人！它得听命于我的意志！
4．我无法容忍他人对我的时间的侵权行为！
5．时间是我通往成功的隧道，我要学会管理好它！
6．我的时间是有限的，有限的时间内能否创造出较大的价值，取决于我利用和管理时间的方式！
7．请像爱护你的眼睛一样爱护你的时间！
做好时间管理，合理利用自己的时间，是提高工作效率，提升工作价值的重要方法。那么，我们应当怎样管理好自己的时间，把工作做得更好呢?
1．把握时机
机不可失，时不再来，抓紧时间，可以创造机会。抓不住机会的人，往往都是任由时间流逝的人。很多时候，机会对每一个人都是均等的，行动快的人得到了它，行动慢的人错过了它。所以，要抓住机会，就必须与时间竞争。
2．合理安排自己的时间
有许多职场中人，整日“两眼一睁，忙到熄灯”，可还是感到时间紧迫，不够用。他们精疲力竭，来去匆匆，却总是不能从容自如，甚至不能按期交付工作。要想赢得老板的赏识，不把问题留给老板，我们就要学会合理安排自己的时间，抓住关键，掌握工作重点。
3．用好零碎的时间
争取时间的唯一方法是善用时间。
把零碎时间用来从事零碎的工作，从而最大限度地提高工作效率。比如在车上时，在等待时，可用于学习，用于思考，用于简短地计划下一个行动，等等。充分利用零碎时间，短期内也许没有什么明显的感觉，但经年累月，将会有惊人的成效。
4．利用“神奇的3小时”
被人们称为时间管理大师的哈林?史密斯曾经提出过“神奇3小时”的概念，他鼓励人们自觉地早睡早起，每天早上5点起床，这样可以比别人更早开始新的一天，在时间上就能跑在别人的前面。利用每天早上5～8点这“神奇的3小时”，你可不受任何干扰地做一些自己想做的事。每天早起3小时就是在与时间竞争，养成早起的习惯，以后你会受益无穷。
5．在更少的时间内做更多的事
人们不论干什么事情，都要讲求效率，效率高者，事半功倍；反之，则事倍而功半。
哈林·史密斯认为提高时间利用率，让时间增效是做好时间管理的重要方法。“工作中，经过不断失败，我逐步发现，如何在同样的时间内做更多的事情，这是值得每一位希望有效管理时间的人认真思考的问题，因为只有这样才能使自己获得更多的时间，也才能把握更多的机遇。”
另外，还有两种方法可以帮助我们更合理地利用时间：
1．ABC法则确定工作顺序
一天只有24小时，一天的工作时间只有8小时，如何提高工作效率呢？其实很简单，你只需要不断问自己：“现在什么是最要紧的？”效率提升大师博恩·崔西认为：一项工作的完成，必有其顺序，而工作的顺序常能左右时间的价值及效率。一般人都忽略了工作顺序，导致失败或蒙受损失。由此可见，确定工作的优先顺序，不再是可有可无的工作。确定了优先顺序，工作起来就会轻松愉快，就不会忙乱不堪，变来变去。这就是决定优先顺序的最大价值。从现在起，你应该学会按照工作的重要性和紧急性计划自己的一天。
（1）把你的工作按照ABC法则分成3种类型
A型：今天必须做——重要并且紧急的工作。
B型：今天应该做——重要或紧急，但不是既重要又紧急的工作。
C型：今天可以做——既不重要也不紧急的日常工作。
（2）平衡日常工作任务
合理安排每天的工作量，做到均衡安排，这样才能合理地平衡好工作的进度。
（3）考虑一项工作的优先程度
世事变幻无穷，没有任何事是处在一成不变的环境中的。同样，你的工作顺序也总是不断变化的，正如我们周围的环境也是不断变化的一样。往往一则新的信息就可能将一项工作的重要性或紧急性完全改变。如果明天召开的会议要推迟两天进行，那么它就不再是A型的工作了。一旦得知任何影响你工作优先顺序的新信息，你就应该重新评估工作的优先顺序。
2．赢取时间的19个办法
在工作中，很多人总是忙得焦头烂额，叫苦不迭，总在感叹时间太少，要做的事又太多。其实，正像鲁迅说的那样：“时间就像海绵里的水，挤挤总是有的。”只要掌握赢取时间的办法，工作就会变得有序高效。
（1）睡前把明天要做的事在脑中想一遍。
（2）每天早晨比规定时间早15分钟或半个小时开始工作，这样，你不但树立了好榜样，而且有时间在全天工作正式开始之前好好计划一下。
（3）开始做一项工作前，应先把所需要的资料放在桌上，这样将避免你为寻找遗忘的东西而浪费时间。
（4）利用电话、电报、信件等工具辅助你的工作，以节省时间。
（5）购买各种书籍，尽可能多地吸收知识，这样可提高你的办事能力，减少时间的浪费。
（6）把最困难的事放在工作效率最高的时候做，简单的小事可放在精神状态稍差的时候处理。
（7）养成将构想、概念及资料存放在档案里的习惯，在会议、讨论或重要谈话之后，立即记录下要点，以便日后查看。
（8）训练速读。想想看，如果你的阅读速度提高2～3倍，那么办事效率该有多高？这并不难做到，书店及外界都有提高你速读能力的指导训练书籍。
（9）不要让闲聊浪费你的时间，让那些上班时间找你东拉西扯的人知道，你很愿意和他们聊天，但应在下班以后。
（10）利用空闲时间。它们应被用来处理例行工作，假如一位访问者失约了，也不要呆坐在那里等下一位，你可以找些工作来做。
（11）充分发挥你的手提箱的功用，把文件有条不紊地排好，知道哪些东西在哪个位置，这样可避免费时去找东西，更不会出现在与人洽谈时翻箱倒柜去寻找的状况。
（12）琐事缠身时，务必果断地摆脱它们。尽快把事做完，以便专心致志地处理较特殊或富有创造性的工作。
（13）管制你的电话。电话虽然不可缺少，但如果完全被你太太或朋友占用了，它就失去了在你办公室里的作用。还有，在拿起电话前，先准备好每件要用的东西，如纸、笔、姓名、号码及预定话题、备用文件等。
（14）将该做的事都放在桌上，以免遗漏。
（15）晚上看报。除了业务上的需要外，尽可能在晚上看报，而将白天宝贵的时光用在读信、看文件或思考业务状况上，这将使你每天工作更加顺利。
（16）开会时间最好选择在午餐或下班以前，这样你将发现每个人都会很快地做出决定。
（17）当你遇到一个健谈的人来访时，最好站着接待他，这样他就会打开天窗说亮话，很快就道出来意了。
（18）工作间隙来杯咖啡、茶或冷饮，甚至只是站在窗前伸个懒腰，也能够使你精神抖擞。
（19）沉思。每天花片刻时间思索一下你的工作，可找到更多改进工作的方法。