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第67章 6 学会管理你的时间

第十章6 学会管理你的时间

每人每天拥有的时间都是相等的,但是不同的人在相同时间内所做的工作却相差悬殊。不会利用时间的人总是事倍功半,会利用时间的人则可事半功倍。

1算了再干

对时间的使用不能干了算,而要算了干。把要完成的工作,按小时、按天、按周的先后时序排好,然后按计划逐个完成。在自己可控的时间内工作安排紧张而有节奏,并尽力把不可控制时间转化为可控时间,善于在不可控时间内处理事务。

2计算你的时间成本

凡是劳而无功或得不偿失的事尽量不去做。计算时间的单位不要用小时,而要用分钟。越小越有助于督促自己珍惜时间,抓紧时间,充分利用时间。

假定一个部门平均每人月收入400元,这400元占每人每月创造新价值的27%,则每人每月创造新价值为:400÷27%=1 482元。每人每天工作为7.5小时,每月工作23.5天,则每人每月工作时间=7.5×23.5×60=10 575分钟。每人每分钟创造的价值=1482÷10575≈014元。

如果办一件事,需要3个人工作5天,则办此事的成本为3×5×7.5×60×0.14=945元。

3事分轻重缓急

一个人的精力有限,对自己的工作要分轻重缓急。工作一般分三类:急件,必须马上办;优先件,尽量去办;普通件,有空去办。应把主要时间花在重要的事情上去,抓住了关键性的工作,才能有效地提高时间的利用率。

4利用最佳状态去办最难和最重要的工作

一个人在一天的不同时间里,精力状况是不一样的。生物学家通过研究揭示,人和其他生物的生理活动都有明显的时间规律。人的智力、体力和情感都显现出一种周期性的变化,也就是人体内“生物钟”的作用。管理者应该找出自己在一天中什么时间工作效率最高,要充分利用自己效率最高的工作时间,来处理最重要和最难办的工作,而把精力稍差的时间,用来处理例行公事。

5常规的工作标准化

如何办理经常性工作?它在规章制度中明确规定,照章办事。同样的问题出现后,把具体情况和处理办法写下来作为日后处理同样问题的范例。这些范例经过逐渐改进而形成标准,这可使领导者摆脱琐事的缠绕。领导者要保持优化的工作秩序,先考虑好先干什么,后干什么,使自己的工作有条不紊,逐步规范化,不能东一耙子、西一扫帚,更不能顾此失彼。

6把握今天

只有当天完成当天的任务,而不是拖延到明天,时间利用率才能提高。日本效率专家桑名一央指出:“昨天已是无效的支票,而明天是预约的支票,只有今天才是货币,只有此时此刻才具有流动性。”

7有效地利用零碎时间

所谓零碎时间是指不构成连续时段,在两件事之间的空余时间。有效地利用零碎时间,可以增加工作密度,加快工作节奏。

8提高单位时间的利用率

做任何事情,都要高度集中注意力,以便缩短时间。有成效的主管并不感到自己肩上的担子压得喘不过气来,自信自己的时间是充分的,总认为自己还可以挤出更多的时间来。

9一心二用

人的大脑是划分区域的,如听觉区、视觉区、语言区……各个区域有不同的使命,据说可使两个或两个以上的区域同时兴奋起来,因此有些工作可以同时进行。有些应酬或不重要的会议,领导者不去又不行,去了又觉得失去不少宝贵时间。这时一方面表面应酬,另一方面可思考其他工作问题。

10君子善假物

利用现代化的工具,如个人备忘录、台历、工具书、通信簿、计算器、电传、电话、电子邮件、VCD机、录像机等。工具齐全、适用,用起来方便、顺手,就有助于提高工作效率。