书城管理如何创办小旅馆
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第12章 客房和对客服务(3)

(2)引领客人入房服务员应先引领客人入房请客人进房休息,然后马上准备茶水和毛巾。如是服务人员带客人入房则应注意以下几点:一是接过客人的房间钥匙,帮助客人提拎行李。二是如客人的房间在走廊的左侧,则服务员应在客人的右前方引领;如客人的房间在走廊的右侧,则服务员应在客人的左前方引领。三是引领过程中,如遇拐弯、上下楼梯,则应停下向客人伸手示意。四是在房门前,放下行李,先敲门,用钥匙打开房门,请客人入内,然后服务员提行李进入。

五是进房后应征求客人意见摆放行李。

(3)介绍房间设备向客人简要介绍一下房内的设备,并告知客人如有什么需要可用电话通知服务台。需要注意的是,为客人介绍房间设备时,为避免过多地打扰客人或避免使客人产生误会,服务员应根据经验把握这样一个原则:特殊设备一定介绍,语言得体,简明扼要。最后向客人道别并祝客人生活愉快。退出房间时应注意面朝房内将门轻轻带上。如果客人旅途疲劳,来不及仔细介绍房内设施及使用方法,应找适当机会给客人说明,以免使用不当造成不必要的损失。

(4)端茶送水有的旅馆已取消此项服务,采取放饮水机或电水壶。但如果旅馆要求实行“三到”服务(客到、茶到、毛巾到),要按要求做,一般都要为国内的VIP客人提供这项服务。

根据客房部的安排,或客人的需求,准备好相应的茶具和茶叶,并记清房号。

客人需要送茶水服务时可电话要求,服务员应询问客人要几杯茶,是红茶、花茶还是绿茶(旅馆必备的三种茶),并记清房号。

在最短的时间内做好准备,泡好茶。要点是:茶具干净,无破损;茶叶放适量,开水冲泡,七成满即可;盖上杯盖,将泡好茶的茶杯放在垫有小方巾的托盘内。

用托盘送茶到客人房间。

进门前,要敲门、通报,征得客人的同意后方可进门。

客人开门,先说“谢谢”,然后说:“让您(们)久等了。”将茶按先宾后主或先女士后男宾的顺序放在客人方便拿取的地方,如茶几上、床柜上、梳妆台上等,视客人坐的位置而定。从托盘内拿出茶水时应先拿外面的,后拿靠里的,杯把放在右手,同时说:“请用茶。”茶水全部放下后询问客人是否需要其他帮助。

礼貌地向客人告退,离开房间,轻轻将门关上。

3.客人住店期间的服务

客人住店后,各种需求快。客房服务员要做大量琐碎的、看起来很不起眼的工作。但是“旅馆服务无小事”,这些事若做不到、做不好,就会影响对客服务质量,甚至影响旅馆形象。

(1)送水服务早班服务员每天早晨送开水进房(商务客人在房间停留时间长,最好早晚各一次)。客人需要冰块时,应在10分钟内送至房间。离开房间时应询问客人是否还需要帮助。如不需要帮助,应礼貌地向客人告退,轻轻将房门关上。

房间如使用电热水壶或饮水机,则应免去此项服务,但应每天做好相应的清洁和保养工作。

(2)整理房间客人住宿期间,要经常保持客房整洁,按旅馆“住房清扫程序”进行整理。清洁卫生工作要做到定时与随时相结合,每天上午按照程序进行彻底清扫和整理;午餐前进房保洁、暖瓶换水;午休后进房简单整理;晚饭后进房送水、开夜灯;客人外出后可随时进房进行简单的清扫等。当然,客房的整理次数和规格,各旅馆要按自己的档次和客人接待规格来进行。

(3)楼面保安安全是客人的第一需要,而客房服务员则被客人看做是旅馆客房的保安员,因为他们是惟一留在客房楼面和经常使用楼层万能钥匙的旅馆人员。楼层应建立安全措施和安全检查制度。

经常检查:检查房内设备有无不安全因素,对电器设备、门锁和“猫眼”等要进行重点检查。

管理好万能钥匙:除自己的领班或主管外,严禁把楼层万能钥匙外借或转交他人,即便是旅馆的其他员工也不行。

只有在两种情况下,客房服务员才能为没有住宿凭证的客人打开房间。一是百分之百地肯定该客人正是某房间的住客;二是客人持有经理或主管签发的要求服务员为他打开房门的证明。实行钥匙的签领和签收制度,服务员上班期间必须将万能钥匙系在腰上以防遗失。万一丢失钥匙,服务员必须立即向有关方面报告以采取必要的措施。

上班要穿规定的制服:工作之余,客房服务人员不能穿着自己的衣服进入客房。其余部门的员工,如木工、电工,只允许穿戴规定的制服、帽子进入客房进行维修保养工作。

同时,客房服务员要监护其工作的完成。这种做法不仅可以维护客房的安全,而且可以保证客房的清洁。

保护客人的生命财产安全:未经客人同意,不得将访客引入客房内。客人不在或没有书面指示的情况下,即使是客人的亲人,也不能让其拿走客人的行李和物品。对出现在楼面的陌生人,客房服务员必须走近他,问清他的目的。如有疑点,必须打电话向保安部反映情况。

替住客保密:有关客人的身份、客人携带的物品等不得告诉他人,特别是重要人物的房号及行踪更不能泄露,要严守客人的秘密。

预防不法分子:整理住客房间时,如遇客人要进入房间,应请客人出示房卡或其他住宿凭证,以防止不法分子借机犯罪。

(4)会客服务会客服务主要是为客人做好会客前的准备工作。首先,问清客人来访人数(以便加椅)、时间,是否准备饮料,要不要鲜花,有无特别服务要求等。在来访前约半小时做好所有准备。其次,协助住客将来访者引到客人房间(事先应通知客人)。接着,送水或送饮料服务(规范与端茶送水相同)。及时续水或添加饮料。最后,来客离开后及时撤出加椅、茶具等,收拾房间。并做好访客进出时间的记录,如已超过访问时间(一般晚11:30后),访客还未离开,根据旅馆规定,可先用电话联络,提醒客人,以免发生不安全事故。

对没有住客送的访客要特别留意。

(5)擦鞋服务擦鞋服务程序:房内均备有鞋篮。客人将要擦的鞋放在鞋篮内,或电话通知,或放在房内显眼处,服务员接到电话或在房内看到后都应及时收取。用纸条写好房号放入鞋内。将鞋篮放到工作间待擦。在地上铺上废报纸,备好与鞋色相同的鞋油和其他擦鞋工具。按规范擦鞋。要擦净、擦亮。一般半小时后将擦好的鞋送入房内,放在旅馆规定的地方。

(6)饮料服务旅馆一般在客房内设有小酒吧,吧台上放有各种饮料,由客人自由取用。这样做既方便客人,又增加旅馆收入。小酒吧管理程序如下:

零星客人结账时应由服务员立即进房查核小酒吧,并在房内拨电话,将该房客人饮用的饮料品种及数量通知前台收银处。

服务员根据“客人进店、离店通知单”,在团队客人离店前半小时,将该团队所有客房内的小酒吧查核一遍,开好饮料账单,由领班送到前台收银处。

住店客人房内的小酒吧,由服务员每天上午换茶具和晚间做夜床时逐一查核。如有饮用,立即补充。并将饮料的品种和数量记录在工作单上,开好账单,领班据此填“饮料消耗表”。

早班领班在上午和下班之前、晚班领班在下班前,分别将服务员开的饮料账单送到前台收银处。

早班领班上班后,立即核对饮料柜中的饮料,做好报表,并按定量将饮料发给各服务员,供补充客房小酒吧用。晚班领班在晚班服务员下班前将未用的饮料收回到饮料柜中。

目前,有些高级饭店对客房内的冰箱采用计算机管理,当客人从冰箱里取出一瓶饮料后,冰箱内的开关信号将指示机器驱动,客人在总台的账目立即自动增加。但这种装置也有缺点,如客人取出一瓶饮料查看后又放回原处,计算机就无法准确识别,仍将这瓶饮料的钱记在客人的账上。

(7)租借物品服务对客租借物品程序:一是客人电话要求或向服务员要求。二是仔细询问客人租用物品的时间。

三是将物品准备好送到客人房间。四是请客人在租借物品登记表上签名。五是客人归还物品时做好详细记录。

(8)客人遗留物品处理客人在住店期间或离店时,难免会遗忘或丢失物品,旅馆应有客人失物处理的规定和程序,以协助客人找、领自己的物品,这会使客人感到旅馆服务工作的尽善尽美。

判断是客人扔掉的还是遗留物品。下列物品一般为遗留物品:遗留在抽屉或衣柜内的物品,如衣服、围巾等;具有文件价值的信函和信件,如电传、收据、日记,上面还记有电话号码的纸片等;所有有价值的东西,像钞票、珠宝、信用卡等;身份证件;器材或仪器零件等;对已知遗留物品的客人姓名、住址或单位的,应及时交还客人,或通知或邮寄。

若在客房内发现客人遗留的贵重物品,服务员应立即与前台联系,设法找到客人;若是团队客人,则与团队联络员联系。若仍找不到失主,要立即报告经理处理,服务员应立即将物品送到指定处暂代保管。

房内遗留的一般物品,由服务员立即在工作单上“遗留物品”一栏内登记。下班前,在“遗留物品”单上清楚地填上此物品的房号、名称、数量、质地颜色、形状、成色、拾物日期及自己的姓名。一般物品要与食品、钱币分开填写。

一般物品整理好后与遗留物品单一道装入遗留物品袋,将袋口封好,在袋的两面写上当日日期,存入遗留物品室内的格档中,并挂上写有当日日期的标签。

遗留物品室每周由专人整理一次。

如有失主认领遗留物品,需验明其证件,且由领取人在遗留物品登记本上写明工作单位并签名;领取贵重物品需留有领取人身份证件的复印件,并通知大堂副理到现场监督、签字,以备查核。

若客人打电话来寻找遗留物品,需问清情况并积极查询。若拾物与客人所述相符,则要问清客人来领取的时间。

若客人不立即来取,则应把该物品转放入“待取柜”中,并在中心记录本上逐日交班,直到取走为止。

国外有些旅馆主张,除非客人前来认领或写信函寻找遗留物品,一般不通知物主或邮寄给他。其理由有二:一是客人故意不前来认领的物品(一般是扔掉的物品),二是为了替客人住店情况保密。

若有客人的遗留物品经多方寻找仍无下落,应立即向经理汇报。

按国际惯例,客人遗留物品保存期为一年,特别贵重物品可再延长半年。如客人失物保存到旅馆规定的期限仍无人认领,旅馆按有关规定自行处理。

4.客人离店时的服务

(1)客人离店前的准备工作掌握客人离店准确时间。

在得知客人的离店日期后,要记住客人的房间号码,了解客人结账离开房间的准确时间。检查代办事项,看是否还有未完成的工作。要注意检查账单,例如洗衣单、饮料单、长话费用单等,必须在客人离店前送到前台收银处,保证及时收款。同时,要询问客人离店前还需要办理哪些事情,如是否要用餐、叫醒服务、帮助整理行李等。征求即将离店客人意见,并提醒客人检查自己的行李物品,不要遗漏。

(2)送别客人协助行李员搬运客人行李。主动热情地将客人送到电梯口,代为按下电梯按钮,以敬语向客人告别。

对老弱病残客人,要专人护送。

(3)善后工作

迅速进房仔细检查:如有遗留物品,立即派人追送。

来不及送还的,交客房中心登记处理。同时,还应检查客房设备和用品有无损坏和丢失。如发现损坏和丢失现象,应及时报告主管。

处理客人遗留事项:有些客人因急事提前离开房间,会委托服务员替其处理一些遗留事项,例如,有人来访,给有关单位打电话等。服务人员一定要一丝不苟地、忠实地替客人办理好这些事情,体现善始善终的为客服务的良好态度和行动。

迅速整理、清洁客房:以一个整洁的客房迎接下一位客人。