书城成功励志高效能人士的九种办事方式
1160400000008

第8章 方式二:循序渐进式——制定高效能的计划2

怎样制定高效能计划

1计划应该简单明了

一份计划表,首先应该简单明了。使你在百忙中随意瞄几眼,就可对所记内容一目了然,明白马上需要做什么事。

1.记忆梳理

在睡觉之前想想第二天的工作是个很好的办法。在确定所有的工作后,人就可以安稳入睡,不会满脑子胡思乱想。

利用记忆记住你的工作之后,你的脑子就会想尽一切办法去解决。有时候当我们的问题存在于脑海中时,睡梦中会突然跳出一个理想的解决之法,也就是人们所说的有所思就有所梦。当我们真正地利用了我们的潜意识来解决问题时,我们就会发现,它的作用是惊人的,不可思议的。

有人曾做过这样的一个实验。

在一只铁盆中放一只青蛙,使盆子的高度略高于青蛙跳起的高度,这样青蛙就跑不出来了。然后把青蛙拿出来,给盆子加热,当温度相当高时,把青蛙放进去,结果青蛙一下子就跳出来了。如果换一个方式,先把青蛙放入再慢慢加热,青蛙就脱不了被烧死的危险。

这个实验事实很明了,青蛙在突临变故时,能发出身体所蕴含的潜能,一下子就从盆中跳出来,脱离危险。

人也一样,有了计划,潜意识就要完成它,而记忆会替你完成这件东西。人脑就像一个平行处理器,许多工作在脑中可以同时处理,一旦记下了一定的事物,人脑就会把它转移到潜意识中,不知不觉地开拓研究解决它的办法。

2.适时检查计划表

有了计划表,是否严格地执行了,还需要适当地检查,晚上睡觉前,再翻一翻你前一天的计划表,看一看你执行的情况和进度,会有助于你下一天工作的安排和完成。

学生都知道,英语中的单词是难记忆的,其实,所有的英语单词有几个呢?如果你制定一个计划表,每天完成十个单词的记忆任务,定时检查,督促保证完成。那么一年过去,你就可以掌握3 650个单词,两年之后,你所记的单词已足够你日常生活中的对话、写作和运用了。一天记十个并不难,难的就在于一丝不苟地坚持下去。因此,光有计划表是不行的,还需要适时检查,督促计划表的按时完成。

3.限制计划数目

每个人的精力是有限的,运用有限的精力去做无穷无尽的事,是不可能的,人在极限劳动的情况下,也很容易导致意想不到的损害效果,因此,限制一天中的计划数目,可在自己身体力行的情况下,进行科学地调整,使人处于一个协调的工作环境之中,既可完成工作任务,又不影响身体的健康。

2制定高效能计划的四大关键因素

1.了解我想做什么

做某件事前,你是否曾问过自己,我到底想做什么?你想做的不是赢得别人的敬佩,也不是出于顾虑而减少愿望。

这儿所提到的“了解我想做什么”指的是只源于我们自己并只涉及到我们自己的愿望。

为了能了解我们想做什么,必须区分开:

·我真的想做吗?

·我这样做只是为了取悦别人或者用以弥补我没能力做到的事情?

2.了解我能做什么

有一批人,他们根本不知道他们能做什么。这正如那些不知道自己想做什么的人一样。

这种人可划分为三类:

·过低估计自己的人

·无限高估自己的人

·当然,也有一些人,他们能正确估计自己,能得到他们想要得到的东西。他们属于为数很少的一部分,他们很懂得知足,所以他们根本没必要买这本书,因而也没必要在此再多费篇幅过多地加以描述。

1974年的夏天,在英国黑潭市,教师收集了学生的有关意见。他们得出的结论是:50个学生中有一个具有天赋。按照他们对“天赋”的理解,他们承认孩子们具有潜在的超常能力。这些超常的能力又能怎样呢?教师必须承认:他们压制了它们,在教学上一味地搞平均主义,一味地折衷,直至大多数具有天赋的学生也渐渐适应了。学生们深信:只有我得了高分才会得到承认,而当我致力于我的兴趣爱好并继续发展时,我就得不到承认。他们从来不知道自己能做什么。

我在大学做事时,认识了几个年轻人。他们惟一的目标是要成为一名“博士”或“获得一个受人尊重的头衔”。至于今后干什么,他们一点概念都没有。可以确切地说,这种对头衔意义的判断将影响他们的余生。他们评价自己的标准是自己在别人眼中的价值。而不是根据他们的实际能力去评判。

3.将愿望和能力、现实相统一

拥有一份计划的第三点在于,将我们想做和我们能做的与现实相统一。这是因为,只有将我们实现愿望的多种情况都考虑在计划之内,我们的愿望才能得以实现。

过去几年由于物质生活水平不断提高,许多人渐渐失去了他们的正确判断力。

他们为自己和家庭不再购置他们所实际能置办得起的东西,他们一味地购置他们所希望置办的、在将来的几年内才能置办得起的东西。这使得他们不断地欠债。

他们的愿望的实现就不能与他们的能力相统一,缺乏与现实的联系。即使避此不谈,那么他们也会因为透支自己的能力而依赖于他人,进而几乎不再考虑他们的实际支付能力。

我们时代的所谓的伟大榜样,成千上万的人在热烈地谈论他们,也许他们会唤起我们的愿望:我就想这个样子!我们越是沉溺于这些乌托邦,我们就越远离现实,我们就越是没能力去克服它们。

简而言之,我们所有的愿望的极限是我们自己。我们应该了解:我们今天是什么,我们今天能做什么。不是别人是什么或者别人能做什么,或者我们自己期盼着明天是什么。大多数人都心存不满,其原因只有一个:他们至今都不懂,如何从自己的生活现实出发,去做得更好。

4.为了达到目标,必须学会放弃

我们时代的一个典型的特征,就是人们认为他们不应错过生命所赋予他们的一切。那种抑制不住的贪婪欲望促使他们想知道一切,达到一切,拥有一切,搞得自己一生就像是在进行百米赛跑。

忙于不错过一切,使得绝大多数人排挤掉了这个不容改变的现实:在我们的生活中没有任何东西,让我们不为它付出相应的代价。这种代价就是放弃。

因为我们总是在想我们想得到什么,而不去想为了得到它我们必须放弃什么,所以很多人的一生中都充满了不断的失望。

他们想拥有别人所拥有的一切,想立即拥有并尽能地拥有。当然他们还想拥有永远的安全,而在这种安全第二天就消失时,他们会感到极度的失望。

为什么会这样呢?

答案既简单又明了:他们制定了一个目标,一个理想,一份计划。但他们没有同时决定为了达到这一目标自己应首先放弃什么。

所以,拥有一份计划,去做有利于我们的幸福、成功和自我实现的惟一正确的事情。

3及时推进计划

在研究过你的职责、理想的时间和优先权后,开始决定你将对每一项目花多少注意力。这计划要你先用心做最重要的职责工作。然后,利用剩下的时间去做那些较不重要的事。这方法让你自我控制时间,并帮助你成就更多的事,而不让你的工作时间为琐事和毫不相关的客户所占据。

步骤一:轻松地再做一次

调查你所优先选择的事、潜力和所需的时间。然后,每个月写下你愿意花的时间。这只是近似值而已。

步骤二:立即做调查

确认你对职责分配的时间等于你每个月应负责的时间。在这方面,你有必要作个调整。依据所需的时间,尽可能地用心,以期在最好的机会和最重要的职责上有所进展。

最好的方式是采取适当的分配。这就像以最经济的方式开车一样。到后来,你能省下不少的汽油。而最后,适当地让你更快地朝目标迈进。你所做的分配越完善,你将越有效率。

步骤三:以后的调整

时间管理让那些比较不重要的事越少越好。由于新方法产生有效的影响,你在每个月里,将会有更多的时间,而且无需加班。可是,在它们未发生作用前就计算,是不太适宜的。相对地,在你能行使职权时,不妨调整你原先所做的分配。