书城成功励志高效能人士的九种办事方式
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第9章 方式二:循序渐进式——制定高效能的计划3

短期计划与长期计划

1重视短期计划

伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦普向效率专家艾维·利请教“如何更好地执行计划”的方法。

艾维·利声称可以在10分钟内就给舒瓦普一样东西,这东西能把他公司的业绩提高50%,然后他递给舒瓦普一张空白纸,说:“请在这张纸上写明天要做的6件最重要的事。”

舒瓦普用了5分钟写完。

艾维·利接着说:

“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”

这又花了5分钟。

艾维·利说:

“好了,把这张纸放进口袋,明天早上第一件事是把纸条拿出来,做第一项最重要的。不要看其他的,只是第一项。着手办第一件事,直至完成为止。然后用同样的方法对待第2项、第3项……直到你下班为止。如果只做完第一件事,那不要紧,你总是在做最重要的事情。”

艾维·利最后说:

“每一天都要这样做——您刚才看见了,只用10分钟时间——你对这种方法的价值深信不疑之后,叫你公司的人也这样干。这个试验你爱做多久就做多久,然后给我寄支票来,你认为值多少就给我多少。”

一个月之后,舒瓦普给艾维·利寄去一张2.5万美元的支票,还有一封信。信上说,那是他一生中最有价值的一课。

5年之后,这个当年不为人知的小钢铁厂一跃而成为世界上最大的独立钢铁厂。人们普遍认为,艾维·利提出的方法功不可没。

艾维·利的方法简单却让人受益巨大,你也不妨试一下,把你近期的工作做一个详细的计划,然后照着计划表一项项完成,最后你会发现,距离成功原来这么近。

所以,短期计划与长期计划一样重要,千万不要忽视。

2规划好长期计划

1.从制定年度计划开始

作长期计划可从制定年度计划开始着手。每个人在每一年都应该设立年度计划,到每一年年底的时候,都要写出明年想要完成的工作。

也许你有10件、20件,也许只有7、8件,不管这些事情有没有可能实现,全部把它写下来。先不要设定期限,从全部事情中选出4个最重要、最想要在今年完成的事情,再选出其中一个最重要的为核心事件。

所谓核心事件,就是你在今年最想完成的事情,假如今年只能够完成一件事,就选那一个。选出核心事件之后,再把其他3个依照优先顺序排列。当你完成这些步骤时,你已经有4个非常明确的步骤,而且是依照优先顺序来排列的。

有90%的人设立计划项目,可是他们没有排定优先顺序,因此他们的时间管理不当,时常在同一个时间,做非常多的事情,而且效率不佳。

他们非常忙碌,感觉到非常大的压力,可是当事情完成时,却没有很大的成就感,原因就出在他们没有排定事情的优先顺序。

这样的规划方式,会让你的生活更有系统,更有组织。你会感觉凡事更轻松,更能够事半功倍。办事的效能,也会有非常大的提高。

排出优先顺序,设定具体完成期限,是设定计划的重要概念,它实在是太重要了。使用过的人也都知道它很有效。

2.如何对待长期性的工作

至于应该如何处理那些长期性的工作呢?

①每周定下固定的若干时间专门处理长期性的工作 刚开始不要订下太长的时间,否则容易引起自己的挫折感。譬如每周四一个合理的投资,积少成多,逐渐有成。

②事先找出下回工作时的重点 知道下次工作重点,一直有意识或无意识地想到它,等到下次真正要工作时,一开始即顺水推舟,因此每次工作完成之前应该写下下次工作的重点。

③养成固定的工作习惯 如果事先规定自己每天或每周,必须从事哪些花费多时的长期性工作,久而久之,一到那个时候会主动地空出时间去做它。

④订下中程进度的截止时间 由于长期性工作费时费力,人们容易失去工作的诱因,因此自己设定中程进度的截止时间反而是更有力的自我激励的方式。

⑤偶尔转变工作的角度 在长期应该工作的某一层面历时过长,个人容易觉得毫无成就感而减低对工作的兴致。所以换换角度容易提高对工作的兴致。

⑥避免工作陷阱 许多人把长期性工作划分成小单位后,即开始干,而忘了抬头瞧瞧方向是否正确,以致见树不见林,随时要告诉自己的一点是:要确定所做的小事情对长期工作而言有所裨益。

⑦限制大规模计划的数目 同时进行数个规模计划容易顾此失彼,不仅完成的时间要延长,而且其品质也无法控制得当,所以在选择工作先后次序时,可以考虑工作的紧急性、成功的可能性、重要性、预期效果所需时间来决定,否则一箭“数”雕,只能使质量每况愈下而已。

⑧每周撰写工作进度以及所花费的时间记录 如此,一旦工作时如果发现某些部分不理想,既有记录可供追查,借此改善自己的工作方式。