书城管理审计理论与案例
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第36章 内部控制(3)

(1)持续的监督活动。持续的监督活动在营运过程中发生,它包括例行的管理和监督活动,以及其他员工为履行其职务所采取的行动。持续监督活动包括:负责营运的管理阶层(OperatinGManaGement)在履行其日常的管理活动时,取得内部控制系统持续发挥功能的资料,当营运报告、财务报告与他们所得到的资料有大偏离时,可对报告提出质疑;来自外界团体的沟通,可以验证内部信息的正确性,并能及时反映问题的所在;适当的组织机构及监督活动,可用来辨识缺失;各个职务的分离,使不同员工之间可以彼此相互检查,以防止舞弊;把信息系统所记录的资料同实际资产核对;内外部稽核人员定期提出强化内部控制系统的建议;培训课程、规划会议和其他会议,可把控制是否有效的重要信息反馈给管理阶层;定期要求员工陈述他们是否了解企业的行为准则,并加以遵守,对于负责业务和财务的员工,则要求他们陈述某些特定控制是否都予执行,管理阶层或内部稽核人员还必须验证这些陈述是否确实。

(2)个别评估。尽管持续监督程序可以有效的评价内部控制体系,但企业有时需要组织例外评估以直接监视控制系统的有效性,这种做法可评估持续性监督程序。评估的范围和频率,视风险的大小及控制的重要性而定。

(3)报告缺陷。内部控制的缺失应由下往上报告,某些缺失应报告给高层管理阶层及董事会知晓。

内部控制的组合、内容和方法

一、内部控制的组合

(一)按照控制内容为标志,可划分为一般控制和应用控制

一般控制是指对企业经营活动赖以进行的内部环境所实施的总体控制,因而亦称基础控制或环境控制。它包括组织控制、人员控制、业务记录以及内部审计等项内容。这类控制的特征是并不直接地作用于企业的生产经营活动,而是通过应用控制对全部业务活动产生影响。应用控制是指直接作用于企业生产经营业务活动的具体控制,因此亦称业务控制,如业务处理程序中的批准与授权、审核与复核以及为保证资产安全而采用的限制接近等项控制。这类控制的特征,在于它们构成了生产经营业务处理程序的一部分,并都具有防止和纠正一种或几种错弊的作用。

(二)按照控制地位为标志,可划分为主导性控制和补偿性控制

主导性控制是指为实现某项控制目标而首先实施的控制。如凭证连续编号可以保证所有业务活动都得到记录和反映,因此,凭证连续编号对于保证业务记录的完整性就是主导性控制。在正常情况下,主导性控制能够防止错弊的发生,但如果主导性控制存在缺陷,不能正常运行时,就必须有其他的控制措施进行补充。补偿性控制是指能够全部或部分弥补主导性控制缺陷的控制。就上例而言,如果凭证没有连续编号,有些业务活动就可能得不到记录。这时,实施凭证、账证、账账之间的严格核对,就可以基本上保证业务记录的完整性,避免遗漏重大的业务事项。因此,“核对”相对于凭证“连续编号”来说,就是保证业务记录完整性的一项补偿性控制。

(三)按照控制功能为标志,可划分为预防式控制和侦察式控制

预防式控制是指为防止错误和非法行为的发生,或尽量减少其发生机会所进行的一种控制。它主要解决“如何能够在一开始就防止错弊的发生”这个问题。例如,对业务人员事先做出明确的指示和实施严格的现场监督,就能避免误解指令和发生错弊。侦察式控制是指为及时查明已发生的错误和非法行为或增强发现错弊机会的能力所进行的各项控制。它主要是解决“如果错弊仍然发生,如何查明”的问题。例如,通过账账核对、实物盘点,以发现记账错误和货物短缺等。

(四)按照控制时序为标志,可划分为原因控制、过程控制和结果控制

原因控制也称事先控制,是指企业单位为防止人力、物力、财力等资源在质和量上发生偏差,而在行为发生之前所实施的内部控制。例如,领取现金支票前的核准、报销费用前的审批等。过程控制也称事中控制,是指企业单位在生产经营活动过程中针对正在发生的行为所进行的控制。例如,对生产过程中使用材料的核算,对在制造产品的监督和对加工工艺的记录等。结果控制也称事后控制,是指企业单位针对生产经营活动的最终结果而采取的各项控制措施,例如对产出产品的质量进行检验,对产品数量加以验收和记录等。

需要说明的是,各种类型的内部控制,在实际工作中多是交叉存在的。同一种内部控制措施,在不同划分标志下,也可转化为不同的类型形态。

二、内部会计控制的内容

内部会计控制主要包括货币资金、实物资产、对外投资、工程项目、采购与付款、筹资、销售与收款、成本费用、担保等经济业务的会计控制:(1)货币资金内部控制。对货币资金收支和保管业务建立严格的授权批准制度,办理货币资金业务的不相容岗位应当分离,相关机构和人员应当相互制约,确保货币资金的安全。(2)实物资产内部控制。建立实物资产管理的岗位责任制度,对实物资产的验收入库、领用、发出、盘点、保管及处置等关键环节进行控制,防止各种实物资产被盗、毁损和流失。(3)对外投资内部控制。建立规范的对外投资决策机制和程序,通过实行重大投资决策集体审议联签等责任制度,加强投资项目立项、评估、决策、实施、投资处置等环节的会计控制,严格控制投资风险。(4)工程项目内部控制。建立规范的工程项目决策程序,明确相关机构和人员的职责权限,建立工程项目投资决策的责任制度,加强工程项目的预算、招投标、质量管理等环节的会计控制,防范决策失误及工程发包、承包、施工、验收等过程中的舞弊行为。(5)采购与付款内部控制。合理设置采购与付款业务的机构和岗位,建立和完善采购与付款的会计控制程序,加强请购、审批、合同订立、采购、验收、付款等环节的会计控制,堵塞采购环节的漏洞,减少采购风险。(6)筹资内部控制。加强对筹资活动的会计控制,合理确定筹资规模和筹资结构、选择筹资方式,降低资金成本,防范和控制财务风险,确保筹措资金的合理、有效使用。(7)销售与收款内部控制。在制定商品或劳务等的定价原则、信用标准和条件、收款方式等销售政策时,充分发挥会计机构和人员的作用,加强合同订立、商品发出和账款回收的会计控制,避免或减少坏账损失。(8)成本费用内部控制。建立成本费用控制系统,做好成本费用管理的各项基础工作,制定成本费用标准,分解成本费用指标,控制成本费用差异,考核成本费用指标的完成情况,落实奖罚措施,降低成本费用,提高经济效益。(9)担保内部控制。加强对担保业务的会计控制,严格控制担保行为,建立担保决策程序和责任制度,明确担保原则、担保标准和条件、担保责任等相关内容,加强对担保合同订立的管理,及时了解和掌握被担保人的经营和财务状况,防范潜在风险,避免或减少可能发生的损失。

三、控制点与控制措施——以货币资金为例

(一)关键控制点和一般控制点

错误舞弊发生的可能性大、需要加以控制的业务环节,通常称为控制点。控制点按其发挥作用的程度而论,可以分为关键控制点和一般控制点。那些在业务处理过程中发挥作用最大,影响范围最广,甚至决定全局成效的控制点,对于保证整个业务活动的控制目标具有至关重要的影响,即为关键控制点;相比之下,那些只能发挥局部作用,影响特定范围的控制点,即为一般控制点。需要说明的是,关键控制点和一般控制点在一定条件下是可以相互转化的。某个控制点在此项业务活动中是关键控制点,在另外一项活动中则可能是一般控制点;反之亦然。控制点的功能,是通过设置具体的控制技术和手续而实现的。这些为预防、发现和纠正错误舞弊而在某控制点所运用的各种控制技术和手续等,通常被概括为控制措施。

(二)货币资金控制系统举例

1.现金控制点及其控制措施

(1)审批。业务经办人员办理现金收支业务,须得到一般授权或特殊授权。经办人员须在反映经济业务的原始凭证上签章;经办部门负责人审核原始凭证,并签字盖章。审查原始凭证,可以保证现金收支业务按照授权进行,增强经办人员和负责人员的责任感,保证现金收付的真实性和合法性,避免乱收乱支、假收假支及现金舞弊等问题的发生。

(2)审核。会计主管人员或其指定人员审查现金收支原始凭证。主要审核原始凭证反映的现金收支业务是否真实合法,原始凭证的填制是否符合规定要求;审核无误后,签章批准方可办理现金收付记账凭证。审核原始凭证,可以保证现金收支凭证真实合法,提供正确的现金支付和核算依据,保证出纳人员支付现金正确、合法。

(3)收付。出纳员复核现金收支收账凭证及附原始凭证;按照凭证所列数额,收付现金;并在凭证上加盖“收讫”或“付讫”戳记及私章;为了加强现金收付控制,必须建立严格的出纳责任制,对不相容职务进行分离,主要是:出纳员必须根据经过审签的记账凭证收支现金,而不能直接根据原始凭证办理现金结算;出纳员不能编制收付记账凭证,不能兼管收入、费用、债权、债务账簿的登记工作及稽核工作和会计档案保管工作;现金支票、印鉴不能全部由出纳人员保管;非出纳人员不能兼职现金管理工作等。加强现金收付控制,是保证现金实物安全完整的主要环节,对于明确现金收付责任,防止贪污、挪用、私存现金,以及重付、漏收现金等都具有重要作用。

(4)复核。稽核员审核现金收支记账凭证及所附原始凭证,并签字盖章。复核记账凭证,可以保证现金收支业务的正确性和会计核算的真实性,防止记账失实及及时纠正收付错误。

(5)记账。出纳员根据现金收付记账凭证登记现金日记账,分管会计人员根据收付凭证登记现金对应科目相关明细账,总账会计登记总分类账。分工登记现金账簿,可以保证现金收支业务有据可查,并保证各账之间相互制约,及时提供准确的现金核算会计信息。

(6)核对。稽核员或其他非记账人员核对现金日记账和有关明细账、总分类账;如有误差报批准后,予以处理;稽核人员签字盖章。核对现金记录,可以保证账账相符,现金核算信息正确和现金实物安全完整。

(7)清点。出纳员每日清点库存现金,并与日记账余额进行核对。发现现金短缺或溢余,应及时查明原因,报经审批后予以处理。每天清点现金,能够防止现金丢失和收支、记账发生差错,经常保持账实相符。

(8)清查。由财务部门主管、审计人员和稽核人员组成清查小组,定期或不定期清查库存现金,核对现金日记账。清查时,需有出纳人员在场,核对账实;根据清查结果编制现金盘点报告单,填制账存与实存的符合情况;如有误差须报批准后予以调整处理。通过清查,有利于加强对出纳工作的监督,防止贪污盗窃和挪用现金等非法问题的发生。

在现金内部控制系统各控制点中,“审批”、“核对”和“清查”最为重要。由业务部门进行的原始凭证审批,可以保证经济业务的真实性、合理性和合法性,这是控制的都是现金控制系统中的关键控制点。

2.银行存款控制点及其控制措施

(1)审批。业务部门批准的业务人员办理有关银行存款事项或经办有关业务,须核实原始凭证内容并签章,交业务部门负责人审核并签章;超出业务部门权限规定的银行存款收支业务,须报上级主管部门审批并签字盖章。审批银行存款收支业务,可以保证业务办理的正确性和合法性,加强经办人员的责任感,避免违纪违规情况发生。

(2)审核。会计主管人员或指定人员审核原始凭证和结算凭证,签章同意办理银行存款结算。审核原始凭证,可以检查经济业务是否合理合法,保证银行存款结算正确有效;审核结算凭证,可检查银行存款结算是否正确,保证存款安全和核算正确。

(3)结算。出纳人员根据审签的凭证,或按照授权办理银行存款收付业务;出纳员办理结算前,复核原始凭证及有关合同文本;按不同的结算方式填制结算凭证或取得结算凭证;结算凭证应加盖财务专用章和出纳员私章;财务专用章、签发支票印鉴和财务负责人印鉴应由主管会计和出纳人员分别保管;转账支票和结算凭证必须按编号顺序连续使用;作废的转账支票应加盖“作废”戳记;收代款项后应在凭证上加盖“收讫”或“付讫”戳记;非出纳人员不得经管银行存款业务。按此办理银行存款结算,能够有效监督银行存款收付工作,防止套取存款、出借账户和转让支票等弊端的发生。

(4)复核。稽核员审核银行存款收付记账凭证是否附有原始凭证及结算凭证,结算金额是否一致,记账科目是否正确,有关人员是否签章等,审核无误后签字盖章。复核记账凭证,可以发现银行存款收付错误和记账凭证编制差错,保证银行存款核算正确。

(5)记账。出纳员根据银行存款收付记账凭证登记银行存款日记账,会计人员根据收付凭证登记相关明细账,总账会计登记总分类账银行存款科目,各记账人员在记账凭证上签章。登记银行存款账,可以保证银行存款收支业务的可查性,防止或发现结算弊端,及时提供可靠的银行存款核算信息。

(6)核对。稽核员或其他非记账人员核对银行存款日记账和有关明细账、总分类账;如有误差报经批准后予以处理;核对人员签字盖章。核对银行存款账簿,可以及时发现银行存款核算错误及记账失误,保证账账相符和记录正确。

(7)对账。由非出纳人员逐笔核对银行存款日记账和银行对账单,并编制银行存款余额调节表,调整未达账项。核对对账单,可以及时发现企业或银行记账差错,防止银行存款非法行为发生,保证银行存款真实和货款结算及时。

在以上控制点中,“审批”、“核对”、“对账”至关重要。其中“审批”、“核对”控制点具有同现金控制系统对应控制点相同的重要性;“对账”控制环节,对于保证企业银行存款日记账同银行存款记录相符,以及纠正各方差错具有重要作用。因而,它们是银行存款控制系统中的关键控制点。

四、内部会计控制的方法内部会计控制的方法