一、订购成本控制
（一）控制的目的和定义
1.目的。
为加强对订购成本的控制，降低采购成本，提高公司的经济效益，特制订本方案。
2.相关定义。
订购成本是指公司为实现一次采购而进行各种活动的费用，包括办公费、差旅费、电话费和邮资等。
（二）分工责任
1.采购部职责。
（1）采购部经理的职责。
①审批采购申请。
②确定供应商。
③签订《采购合同》。
④监督采购过程。
（2）采购专员的职责。
①负责采购工作。
②负责询价、议价。
③执行采购合同。
④领取相关差旅费、通信费等采购费用。
2.财务部职责。
（1）财务部经理的职责。
①审核采购申请。
②审查采购价格与《采购合同》。
③按合同审批物品采购款项。
④审批采购专员的费用报销申请。
（2）成本会计的职责。
成本会计负责订购成本的核算工作。
（3）出纳的职责。
①支付供应商采购款项。
②发放采购专员的报销费用（差旅费、通信费等）。
3.物流部职责。
物流部装卸人员负责物品的卸载与搬运工作。
4.质量管理部职责。
质量管理部负责采购物品的质检工作。
5.仓储部职责。
仓储部仓库管理员负责物品的入库存储工作。
（三）控制措施
1.建立明确、合理的请购审批流程。
（1）生产或使用部门根据生产计划及工作需求向仓储部门发送《物品需求单》，该单上需注明使用部门、物品名称、规格、数量、要求到货日期及用途等内容。
（2）仓储部根据物品需求情况和仓库存货情况，填具存货量，汇总物品需求信息，将《物品需求单》传递给采购部。
（3）采购专员收到仓储部送来的《物品需求单》后，填制《采购申请表》，该表一式四联，一联采购部留存，二联返还使用部门，三联返还仓储部，四联送财务部审核。
《采购申请表》内容包括使用部门、物品名称、规格、数量、要求、价格、到货日期及用途等，同时制定《采购预算表》，报采购部经理审批。
（4）采购部经理收到《采购申请表》和《采购预算表》后，审核采购是否在计划内，若符合计划，则审批签字后由采购专员转交财务部审查，否则报公司主管副总审批。
（5）财务部审查《采购申请表》和《采购预算表》，检查是否在预算内，若在预算内，则由财务部经理审批签字后，交采购专员办理物品采购，若在预算外，则报公司副总审批。
（6）计划内采购金额大于1万元的采购项目与任何金额的计划外采购项目均需经主管副总审批签字后方可办理采购业务。
（7）重要物品的请购应当经过使用部门、技术部门和采购部门等相关人员决策论证后，报公司总经理审批。
（8）对于紧急需求的特殊请购需制定特殊审批程序。
因特殊原因需取消请购申请时，使用部门应通知采购部停止采购，采购部应在《采购申请表》上加盖“撤销”印章，并退回给使用部门。
2.采购过程控制。
采购过程中发生的估价、供应商选择、议价比价等相关活动直接影响着采购人工费用、管理费用、差旅费和电话费等订购成本，公司须对这些活动进行有效的控制，优化采购流程。
（1）建立并优化采购流程。
采购专员在完成请购审批手续后开始执行采购作业，其流程如下。
①采购专员根据此次的采购计划，选择合适的采购方式。
②采购专员从供应商档案库中选择几家比较合适的供应商进行询价，与供应商围绕采购物品的价格进行初步谈判，确定候选供应商名单（三个左右），并将谈判结果填入《采购申请表》上报给采购部经理。
③采购部经理根据采购计划审核《采购申请表》。
④计划外采购项目和重要采购项目的初次谈判结果须经财务部经理审批，其审批依据包括采购计划、采购预算和已制定的采购底价等。
⑤经审批通过后，采购专员与候选供应商做进一步洽谈，洽谈的内容主要是采购价格和相关条件，如交货期、付款方式、配送方式等。
⑥采购专员根据洽谈结果进行对比，选择适合此次采购计划和公司实际情况的供应商，将结果填入《采购申请表》并编制《采购作业报告》，上报采购部经理。
⑦对于公司重要项目的采购，采购部经理需会同其他相关部门对采购价格进行审议。
⑧价格审议后，采购专员与供应商拟订《采购合同》，报采购部经理、财务部经理和公司副总审批。
⑨审批通过后，采购部与供应商签订正式的《采购合同》并上报，按照《采购合同》的约定条款办理采购手续。
⑩采购部会同仓储部与质量管理部对抵达仓库的物品进行验收并入库。因配送错误或质量问题造成物品无法入库的，采购专员须及时与供应商联系协商解决办法，同时上报相关领导，按领导的指示处理。
财务部根据《采购合同》付款和会计核算，处理相关账务。
《采购合同》及时归于档案库，采购部、财务部保留《采购合同》副本。
（2）采购价格确定控制。
①建立并更新价格档案。
采购部必须对所有采购物品建立价格档案，每一批采购物品的报价应首先与归档价格进行比较，分析价格差异的原因。如无特殊原因，原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平，否则须作出详细的说明。
采购部经理需指定专人负责建立与维护价格档案，并根据市场情况及时更新物品价格。相关人员在更新物品价格时，须注明原因并附上相关证明。
②建立价格评价体系。
公司对于重要物品的价格建立价格评价体系，由公司财务部、采购部、生产部、质检部等相关部门人员组成价格评价小组，每季度收集有关价格信息，分析评价现有的价格水平，并对归档的重要物品价格档案进行评价与更新。
价格评价小组不定期检查价格档案，审查各物品价格的更新情况，督促相关人员完善价格档案。
（3）供应商选择控制。
①建立并完善供应商档案。
公司应建立采购供应商档案，档案的内容包括供应商编号、详细联系方式、地址、付款条件、交货条款、交货期限、品质评级、银行账号等，每一个供应商档案须经严格的审核后才能归档。
采购部经理指定专人管理供应商档案，并定期或不定期对其进行更新，保证档案的时效性。
采购专员必须在已归档的供应商档案中选择供应商。
②建立供应商准入制度。
公司须制定严格的供应商考核制度和指标，按考核流程对其进行评估，合格者才能归档。
公司重要物品的采购供应商须经过质检部门、生产部门、财务部门联合考核后才能进入供应商档案。如有可能，相关人员须到供应商生产地进行实地考核。
3.入库过程控制。
物品到库后，搬运所花费的费用和检验人员的人工费用、检验仪表仪器费用等均属于订购成本。公司须制定详细的《入库验收流程》和《入库检验规范》，提高验收人员的效率和物品入库的速度。
4.费用报销控制。
采购专员在采购过程中发生的差旅费、通信费等均属于订购成本，其报销控制审批流程如下。
（1）采购专员须填制《费用报销单》，连同相关的费用凭证一起上交采购部经理审批。
（2）采购专员将采购经理签字后的《费用报销单》与费用凭证交到财务部会计处审核。
（3）财务会计根据采购专员上交的资料，审查报销金额，按照财务部制定的《费用报销管理规定》办理报销手续，登记相关台账。如费用较高，须报财务部经理审批后办理报销手续。
（4）财务部出纳向采购专员发放报销费用。
（四）检查与考核
公司须对采购各环节的费用使用与控制情况进行检查考核，并根据考核结果实施奖惩。
（1）针对请购过程的检查与考核，公司可通过采购计划的完成率、请购报批出错率、错误采购次数、请购过程时间耗用情况和采购滞后情况等相关指标来进行。
（2）针对采购执行过程的检查与考核，公司可通过采购预算执行情况、采购实际价格和标准成本的差额、供应商对比选择情况等相关指标来进行。
（3）物品检验入库过程可通过物品验收合格率和入库工作时间等相关指标来进行。
二、采购付款控制
（一）明确职责分工
1.公司高层。
（1）计划外采购须由公司主管副总审批签字后方可付款。
（2）涉及金额巨大的采购项目和计划外采购项目须经公司主管副总签字后方可付款。
（3）因公司经营战略规划和公司规模扩大而发生的采购项目须经公司总经理和董事会审批付款。
2.财务部。
（1）财务部经理的职责。
①指导监督成本会计做好采购成本核算工作。
②审核《采购合同》。
③审批支付采购款项。
（2）成本会计的职责。
①负责审核采购付款凭证，按《采购合同》核算采购款项。
②作相关账务处理。
③出纳的职责。
负责按照《采购合同》支付采购款项。
（二）款项支付方式的控制
1.付款方式与付款时间控制。
公司采购付款方式和付款时间的不同直接或间接影响着采购成本，如一次性付款和分期付款两种付款方式的会计入账支付等所花费的成本不同，后者所花费的入账成本明显比前者高，但因分期付款而获得的资金利用回报收益却可能比其多花费的成本高得多。
2.付款方式与供应商优惠条件控制。
针对不同的付款方式，供应商提供的优惠价格也不同，公司可根据内部的实际情况和供应商提供的优惠条件，选择最合适公司的付款方式进行付款。
（1）选择合适的供应商优惠条件。
①公司资金不够充裕时，一次性付款可能导致公司资金不足、丧失其他投资机会等损失，而供应商的优惠政策无法弥补这些损失时，公司须尽可能采用票据支付、分期付款和延期付款的方式支付款项。
②公司资金相对充裕，且一次性付款其优惠折扣够高时，公司可采取货到后一次性支付现金的方式付款。
③在公司资金短缺时，公司须尽可能以分期付款、延期付款的方式支付款项。
④对于经常性的物品采购，公司可选择固定的供应商与其建立良好的合作关系，从而获得相对优惠的采购价格，并在公司资金不足时，可获得供应商提供的信用优惠。
（2）付款方式。
公司可采取的付款方式一般有预付部分款项、货到后一次性支付现金、分期付款和延期付款等。
（三）付款流程控制
公司须制定合理的付款流程，提高付款效率，降低人工成本，最终降低采购成本。公司的采购付款须按以下操作流程办理。
（1）采购物品运抵仓库后，仓库管理员会同采购部采购专员、质量管理部质检人员验收物品。
（2）验收时，采购专员与仓库管理员将物品与《采购合同》或订单、《发货单》等进行一一核对。确认无误后，填具《验收单》。
（3）采购部将《验收单》与《采购合同》的副本、供应商的发票、银行结算凭证进行一一核对，以确认采购业务的完成情况。
（4）财务部收到《验收单》后，由成本会计将《验收单》与《采购合同》的副本、供应商的发票、银行结算凭证进行一一核对，并作为是否付款的依据，报财务部经理审批。
（5）因物品与《订货单》要求不符或质检未通过等原因无法办理入库手续的，采购专员须及时与供应商联系，协商解决办法，并上报采购主管。根据协商一致的结果，仓储部办理退换货或入库手续（仍按上述流程办理），具体退换货参照公司的《退换货管理规定》，相应的付款手续按以上操作办理。
三、采购价格审议
（一）采购部建立并完善价格档案
1.价格档案的使用。
每一批采购物品的报价应首先与归档价格进行比较，分析价格差异的原因。如无特殊原因，原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平，否则须做出详细的说明。
2.价格档案的建立与更新。
（1）财务部相关人员根据市场情况及时更新物品价格，在更新物品价格时，须注明原因并附上相关证明。
（2）采购部必须对所有采购物品建立价格档案，并由采购部经理指定专人负责维护。
（二）财务部建立价格底价
底价是指公司采购物品时打算支付的最高价格，财务部负责制定公司相关重要物品的底价。
1.制定采购底价。
（1）收集信息资料。
财务部制定采购底价时，须调查收集以下相关资料。
①公司过去的采购记录。
②报载行情。
③同业公会牌价。
④临时向有关工厂询价。
⑤其他机构调查的采购价格。
（2）采购底价的计算。
财务部根据合理的物品成本、人工成本及作业方法，计算物品的采购价格，其计算公式如下。
采购底价=总成本 采购对象的预期利润
总成本=采购需求量×采购价格 标准时间×（单位时间工资率 单位时间费用率）×
（1 修正系数）
预期利润=单位时间费用率×预期利润率
注：标准时间包括主要作业时间和准备时间，修正系数产生原因有为特急品而加班、赶工及试作等。
在实际操作中，若供应商无法接受底价时，财务部须根据各采购项目的资料，逐一分析原因。原因合理的，在报财务部经理和主管副总审批后，修正采购项目底价。
2.采购底价对控制采购成本的作用。
（1）采购底价是考核采购专员采购议价工作的绩效考核标准之一，它有利于激励采购专员努力与供应商议价，降低采购价格和采购成本。
（2）采购底价可作为衡量供应商报价的标准，这样能够避免高价购买物品。
（3）采购底价是采购该物品的最高价格，实际采购价格必须低于事先所定的底价。
通过制定采购底价，可以有效地把采购费用控制在预算范围之内。
（三）成立价格审议小组
1.价格审议小组的构成。
（1）价格审议小组的负责人一般是主管副总。
（2）小组秘书由主管副总选派非采购部门人员担任，可兼职。
（3）组员是各部门主管级以上的人员或其指定人员，如采购部经理、财务部经理、生产部经理、技术部经理等。
2.价格审议流程。
（1）财务部根据采购部送达的《采购报价单》和采购底价，填制并复核《采购价格审议表》。
（2）价格审议小组根据《采购报价单》和《采购价格审批表》，召开小组会议，讨论价格审议方法，并由此审议价格。
（3）价格审议小组成员会签《采购价格审议表》，小组秘书向采购部、财务部等相关部门传达审议结果。
（4）采购部根据审议结果，办理采购或重新与供应商议价。
（5）相关部门根据审议结果实施奖惩。
（四）执行价格审议
1.明确价格审议的目标。
价格审议小组的工作目标是在保证采购质量和及时供应的基础上尽量降低采购价格，而并不是简单地审议采购单价。
2.明确降低采购价格并不等同于降低采购成本。
采购价格降低并不是完全意味着采购成本的降低，采购价格也并不是影响采购成本的唯一因素。采购交期、采购周期、质量稳定性都是影响采购成本的重要因素。
3.价格审议。
（1）价格审议小组须明确掌握采购物品的相关信息，主要内容如下。
①采购物品的基本信息，如规格、用途和质量标准等。
②采购物品的库存成本费用情况。
③采购物品的替代品情况。
④其他需明确的内容。
（2）价格审议小组在了解采购物品的基础上，还应根据《采购报价单》和《采购价格审批表》提供的信息，调查了解供应商的如下情况。
①确认供应商的实际报价。
②调查供应商的信用情况。
③调查供应商的交货期情况。
④掌握供应商的优惠政策。
（3）通过以上对采购物品与供应商两个方面的调查了解后，价格审议小组讨论其采购价格的合理性，最终确定审议结果。
①审议通过的，小组秘书通知采购部办理采购。
②审议未通过的，小组秘书向采购部传达价格审议小组的意见和未通过原因，采购部根据结果，重新选择供应商议价，并努力改进采购工作。
（4）在价格审议过程中，价格审议小组须考虑采购报价日到审议价格日期间，此物品的市场价格波动情况。
四、紧急采购控制
（一）紧急采购的审批程序控制
紧急采购的审批流程与一般采购审批流程不同，具体操作如下。
（1）请购部门填写《紧急采购申请审批单》，注明须采购物品的基本信息，如名称、规格、型号、底价和建议价格等，同时详细说明紧急采购原因，经部门经理签字后，交公司领导审批。
（2）特殊情况下，请购部门可直接请示公司总经理，在紧急采购后补办相关审批手续。
（3）一些低值易耗生产物资的紧急采购允许由采购部经理直接审批先行采购，之后再补充相关手续与文件。
（4）紧急采购的物品价值在5000（含）元以下的，请购部门须报公司主管副总审批，审批同意后，转交采购部实施紧急采购作业。紧急采购的物品价值在5000元以上的，请购部门须报公司总经理审批，审批同意后，转交采购部实施紧急采购作业。
（二）紧急采购作业程序控制
（1）根据采购作业方式进行采购，采购专员在供应商档案中选择比较合适的两到三家供应商进行询价与谈判，谈判的内容包括采购价格、付款方式及交货时间、地点、方式等。
（2）根据谈判结果，采购专员填具《采购申请表》报采购部经理审批。
（3）经公司主管副总或公司总经理审批签字后，采购部将《采购申请表》交财务部审核。
（4）物品抵达仓库后，相关部门及人员进行入库检查，并将《验收单》传至财务部。
（5）财务部根据《采购合同》和《物品验收单》，办理付款手续，并做相关账务处理。
（6）公司档案管理人员将相关资料归档，采购部留存档案副本，作为采购作业的依据。
财务部留存《采购合同》副本，供财务部作为采购付款、成本核算、账务处理的依据。
（三）紧急采购的注意事项
（1）紧急采购仍需在采购部建立的供应商档案中选择供应商。
（2）采购价格应尽量不超过财务部提供的底价。
（3）紧急采购应尽量采用先供货、后付款的方式进行，以提高效率。遇到必须先付款才能采购的，可直接向公司总经理申请，总经理是出款的最终审批人。
（4）因紧急情况，物品从供应商处直接领用而来不及入库验收和进行质量验证时，必须经质量管理部经理批准。