（1）事先通知。通知校外的领导和专家以提前两周左右为宜；通知内容应包括典礼举行时间、地点和议程等；同时应事先安排好典礼程序和发言顺序。
（2）布置会场。会场的布置应以庄重、活泼为基调；主席台上方应悬挂横幅；会场四周可以张贴标语或悬挂标语牌；演讲台上要铺桌布，后排的椅子要摆放整齐；演讲台和座位之间要保持一定的距离；要安装并调试好各种音响设备。
（3）穿着大方。与会人员着装应整洁，不要随随便便、松松垮垮。不要穿超短裙；不要穿拖鞋、鞋拖；不要穿背心；不要穿奇装异服等。
（4）谈吐文明。说话不要带脏字；不要大声讲话；不要肆无忌惮地对着别人吼叫；不要打断别人的谈话；听别人讲话时，不要与其他人说话。
（5）遵守纪律。应提前几分钟到会，安静入座。典礼开始后，要专心致志地听讲，不要说话、吃东西；不要进进出出；不要看与会议无关的杂志、报纸、书籍；要尊重与会人员，适时鼓掌祝贺；手机应调为振动状态，不要接、打电话。