（1）确定规格。涉外交往中宴请的目的有多种，可以是宴请某人，也可以是为某件事宴请；宴请可以是为了增加友谊，也可出于商业目的。时间一般安排在主、客双方均较为方便的时候。宴请可以采用家宴的形式，也可在酒店举行；可以是小型的便饭，也可以是大型宴会。
（2）发出请柬。请柬上应注明时间、地点，以方便宾客。若所选的地点不易找到，应在发出请柬时详细向客人说明。当然，时间、地点的选择在根据自己的情况确定的同时，也要适当考虑到客人的方便。
（3）礼貌迎宾。客人到达时，主人应在门口迎接。如无法抽身离开，也可安排其他人员迎接。迎入客人后，应帮助客人脱下外衣，再安排茶点、饮料供客人饮用；若宴会已经安排就绪，可直接引导客人入座就餐。
（4）致辞、祝酒。若双方需要在席上讲话或致祝酒辞来表达某种意愿的话，主宾入座后即可开始发表讲话。一般是主人先讲，主宾随后。讲话应尽量热情、简短、轻松、幽默。祝酒时应是主人和主宾先碰杯，人多时也可同时举杯示意，但注意碰杯时不要交叉。主人或主宾致辞或祝酒时，其他客人应注意聆听，不可讲话或进食，以示尊重。
（5）安排菜单。安排菜单时应以本地特色菜为主，可先向宾客介绍特色菜，供其选择；有条件的地方还可安排一些宾客喜好的菜肴。
（6）座位安排。应安排客人坐上首，由主人陪同；一般以主人右方为尊，可以根据宾客的身份、地位做适当安排。有时，宴请纯属友好、友谊性质的，或非正式场合，也可随客人意愿就座，不必拘泥于形式。