（1）建立筹备机构。凡是大、中型会议，都需要组织专门的机构来进行筹备，筹备机构也就是会议期间的工作机构，即秘书处或会务处。它的下面要分设会务组、资料组、生活组等。
（2）安排会议场所。开会场所要根据会议的规模、影响等预先安排，一般要按照与会人数与会场容量大体相当的原则来安排。还要考虑与会人员的食宿问题及主会场与组织讨论的分会场的距离等。
（3）确定与会人员。召开会议，一般要提前确定参加会议的人员。会务处要全面考虑，提出建议供领导参考决定。
（4）制定会议文件。会议文件根据会议议题来准备，这是会务处在会前准备阶段中要进行的最主要的工作。文件通常在第一页左上角写上会议名称，一般称“××会议文件”。文件较多的会议，还应对文件进行编号，编号按会议议程编定。会议文件要在会前印制好，装入会议文件袋，在与会人员报到时分发。
（5）印制会议票证。这是举行大、中型会议时为了维持会场秩序、保证会议安全而采取的最常见的一种手段。
（6）妥善布置会场。会场要结合会议性质、内容进行布置。大、中型会议往往要设主席台，台上要悬挂会标，会标必须端庄、醒目。台上还应摆放红旗、鲜花、松柏等装饰物。此外，还必须安排好音响、照明、通讯、录音、摄像等。大型会议还要安排好进场、退场的路线。
（7）合理排列座次。有的会议往往要对会场按系统或单位进行划分，分设代表席、工作人员席、记者席等。座次的安排，主要是指主席台而言。一般主席台上除了主持人和讲话人外，其他有关领导人员必须事先确定并逐一落实，按照中央高于两侧、右侧高于左侧的顺序进行安排。
（8）组织会议报到。与会人员报到时，会务处要负责发放会议票证及会议文件、材料；报到结束后，要及时向会议领导人报告。