做事之前，应该清楚地知道，什么是自己该忙的。在现实生活中，许多不善于利用时间的人在处理日常生活的方方面面时分不清哪个更重要，哪个更紧急，时常左右为难。这正如法国哲学家布莱斯·巴斯卡所说：
“把什么放在第一位，是人们最难懂得的。”对许多人来说，这句话不幸被言中，他们完全不知道怎样把人生的任务和责任按其重要性排列。
当然，人生有许多推不开的负担；但是，在这些负担中，有许多是不必要的，由于贪多、太求全、太急切而使自己顾此失彼。
实际上，懂得有效利用时间的人都是明白轻重缓急的道理的。他们：在处理一年或一个月、一天的事情之前，总是按分清主次的办法来安排自己的时间。
伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦普承认曾会见过效率专家艾维·
利。会见时，利说自己能帮助舒瓦普把他的钢铁公司管理得更好。舒瓦普认为他自己懂得如何管理，但事实上公司不尽如人意。可是利说需要的不是更多知识，而是更多行动。舒瓦普说：“应该做什么，我们自己是清楚的。如果你能告诉我们如何更好地执行计划，我听你的，在合理范围之内价钱由你定。”利说可以在10分钟内给舒瓦普一样东西，这东西能把他公司的业绩至少提高50%。然后他递给舒瓦普一张空白纸，说：“在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事。”过了一会又说：“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”这花了大约5分钟。利接着说：“现在把这张纸放进口袋。明天早上第一件事是把纸条拿出来，做第一项。不要看其他的，只看第一项。着手办第一件事，直至完成为止。然后用同样方法对待第二项、第三项……直到你下班为止。如果你只做完第五件事，那不要紧。”
你总是做着最重要的事情。确定不疑之后，叫你公司的人也这样干。
这个试验你爱做多久就做多久，然后给我寄支票来，你认为值多少就给我多少。整个会见历时不到半个钟头。几个星期之后，舒瓦普给艾维·利寄去一张2.5万美元的支票，还有一封信。信上说从钱的观点看，那是他一生中最有价值的一课。后来有人说，5年之后，这个当年不为人知的小钢铁厂一跃而成为世界上最大的独立钢铁厂，利提出的方法功不可没。这个方法还为查理斯·舒瓦普赚得1亿美元。
18世纪的法国博物学家布本定居巴黎后，社交活动很繁忙。为了不影响学术研究这个重要的工作，他严格执行自己规定的工作时刻表，抓住高效时间工作。为此布本专门请了一个剽悍的仆人来监督自己，并且约好：
如果布本不起床，仆人就可把他拖到地板上；如果布本发脾气，就可以对他用武力。有时他赴宴会，直到半夜两点多钟才回家，一到凌晨五点，也得按时起床，否则仆人就可按约行事。布本严格执行自己的规定，在高效时间里大显身手，一直工作到晚上六点多钟。
一位著名学者多次对人脑进行脑功能的测试后发现，上午八时大脑具有严谨、周密的思考能力，下午二时思考能力最敏捷，而晚上八时却是记忆力最强的时候。但逻辑推理能力在白天20小时内却是逐步减弱的。基于以上测试结果，早晨可以处理比较严谨、周密的工作；下午做那些需要快速完成的工作；晚上可做一些需要加深记忆的事。对于这些做某项工作效率最佳的时间，要加倍“珍惜”，是一点“耗费”不得的。
美国著名铁路建筑技师海力门指出：“个人的一些成功，是精力旺盛所致。”当兴趣上来，对一些问题的研究计算，比平常没兴趣时要精确得多。很多中外成功者的经验说明，要取得较好的学习和工作效果，除了要有强烈的进取心和坚忍不拔的毅力以外，还必须善于利用人体“生物时钟”刻度上的最佳时间。
把一天的时间安排好，这是很关键的。这样可以每时每刻集中精力处理要做的事。但把一周、一个月、一年的时间安排好，也是同样重要的。
这样做会给你一个整体方向，使你看到自己的宏图，从而有助于你合理有效地利用时间。