古希腊的阿波罗神在几千年前告诫人们说“了解你自己”。现在，“了解自己”的自我意识能力成为情商大师戈尔曼所推崇的情商第一要素：这意味着，一个人对自己的感情、优势、劣势、需要和动机有着深入的了解。而且，他知道自己的目标是什么，并且做出和自己价值观相一致的决策。
一些看似无关紧要的事情，或是一些不需要立即去办的事情，我们习惯于拖拉。这一拖拉，往往也就不了了之，没有了结果。等到真的需要办理的时候，这才发现，时间如此紧急，更为要命的是，需要立即办理的事情接踵而至，似乎故意来凑热闹。另外，我们也会经常遭遇这样的情况：往往我们急着做某件事情的时候，意外的状况也会常常跑来捣乱。比如，今天的一份文件必须在12点以前打印并传递，8点开始做这件事，按照计划，这份文件需要3个小时，时间本来是可以保证的，可是，往往由于另外一件事情也需要在12点前完成，这就有些困难了，特别是，如果一停电，就注定要误事了。
有了上面的教训，还不如这样，当一件任务布置下来的时候，不管是否急迫，我们都应该当作紧急的事情去做，马上完成，只有这样，我们才能处处处于从容的境地，只有这样，当真正紧迫的事情来临的时候，我们也有充足的时间和精力。在从容的心境下去做，可以有比较多的精力去做，可以有时间检查，可以保证质量。而在急匆匆的情境下做事，很容易漏洞百出。
工作5年不到的人，经常性的会抱怨工作任务多，没有时间学习。如果去问工作满5年以上的职员，他们总会说，工作就是工作，如果工作多了，就做快点，少了就做慢点。从新老职员的对话中，明显的可以看出，新职员说的没有时间学习，是因为工作效率不高造成的。
到底是哪些因素导致新职员的工作效率低下，没有时间来学习呢？根据众多的新职员的表现看，主要有以下几个方面。
一、工作熟练度不够
职场上的新人，由于对工作的陌生，即使在一段时间后完全掌握了本岗位的工作技能，因岗位的需要，也不得不另外重新学其它的工作技能。在前几年时间内，由于将来发展的不确定性，期望多学点东西以提高自己的能力，也希望多学点东西以确定自己的职业导向。这直接导致了新职员在职场上的各种技能的不熟练，自然导致工作速度不快，工作成绩不大了。对于工作熟练度不足的问题，新职员，应该及早的确立自己的职业导向，将自己在某几个方面的能力迅速提高，使得自己在该方面的实务能力提高到最大，以节约时间。
二、时间概念不强
职场新职员，普遍的没有时间概念。看见事情就做，对自己的工作时间没有具体的安排，也不清楚自己的时间到底是怎么丢掉的，也不明白自己所花费的时间是否合理。拿到一份领导交代的任务，不明确自己能够多长时间做出来，没有潜意识里的强制性概念。
对于时间概念不强的问题，应该从两个方面着手进行处理。
1.了解自己的时间分配，找出浪费的原因，分析如何解决时间的浪费问题。
2.建立和强化时间概念，利用日程表记录每天的工作内容，要时刻清楚，这一小时我在干什么。
三、工作统筹能力不足
这个能力的提高，是跟新职员在职场的时间的长短成正比的。这个能力的缺失使得新职员无法合理安排自己的工作，不能够按照事情的轻重缓急、进行合理的安排，往往导致一个任务还没有完成，因为上司催促另一个任务，而放弃原来的任务赶紧完成上司的紧急任务，等上司的紧急任务完成了，自己第一个做的任务却因为时间长，又不得不重新清理思路导致时间的浪费。
针对工作统筹能力的提高，需要从以下几个方面着手处理。
1.先把已经确定时间的任务罗列出来，并根据已确定时间间隔安排其他工作。
2.逐步培养自己的日程安排能力，根据自己的喜好，将相应的任务安排在合适的时间段里。
3.相似的工作排在一起，尽量减少主观思维上的变化。
4.工作不要排的太满，始终给自己保留一定的弹性时间。
四、任务分解能力不足
有些复杂的工作，工作多年的好手，会仔细地把这个复杂的工作进行拆解，并逐步分类，各个完成。然而新职员并不具备任务分解的能力，这导致了缺乏思路无从下手，越想越繁杂，无法很好的系统地完成该项工作。对于任务分解能力上的不足，这需要新职员时刻保有项目管理的概念，不论事情巨细大小，一律按照项目案来处理，抓到问题就分解，按类别逐步完成自己的工作，形成自己的任务分解能力。
保证工作效率的最佳方法就是：专注。曾有人说：聚精会神工作着的人是最美的，当然也是效率最高的。
公司职员小王一下班就向老妈诉苦，说自己每天从一进公司门就开始忙个不停，一会儿干这，一会儿干那，忙得晕头转向。一起进公司的同学兼同事小刘虽然和自己是同样的工作，看起来总是从容不迫的样子。更让小王有些心理不平衡的是，到月底工作量一统计出来，自己还不如小刘高。
每天忙忙碌碌，却老是忙而无功；感觉付出很多，却总是得不到老板的满意；没有一刻空闲，到总结时却说不出自己做出的成绩。这种现象太普遍了。如果你正处于这样的状态，这时的你就需要提高警惕了，也许你不是工作不努力，而是需要掌握正确的方法提高工作效率了。因为，如今可不是讲求“慢功出细活”的时代，效率总是与工作业绩、奖金，甚至晋升挂钩，每天费尽心思琢磨的应该是如何提高工作效率。
看看下面的人士是如何做的，也许你能从中得到启发，有所收益。
1.将工作分分类。
你每天所要处理的工作，如果仔细想来无非有两种：事务型和思考型。如果将你所要做的工作做如此划分，区别对待，也许你会收到事半功倍的效果。
在职场中小李就是如此做的，她说，事务型的工作不用太动脑子，只要按照熟悉的流程或程序做下去就可以，而且不怕被干扰和中断，如收发E-mail、写信、填写工作报表、备忘录等，这些例行公事、性质相近的事情可以集中在同一个时间段来处理，即使在精神状态不佳的情况下也能完成。而对于那些需要集中精力、一气呵成的思考型工作，则要谨慎对待，在做之前要进行充分的思考，不停地想，苦思之后方有灵感闪现，这时要安排精力旺盛、思路敏捷，而且不易被干扰的时间段集中去做。
这种做法不仅使自己的工作效率大大提高，而且使自己拥有了更多的业余时间去享受工作之外的精彩生活。
2.为工作制定计划。
如果在工作中养成定时作计划的习惯，避免出现忙乱无序的情况，效果是大大不一样的。
某公司部门经理罗女士，就非常善于管理自己的工作，尽管每天需要应付大大小小的许多事情，但她总是显得很从容，该做什么，什么时候做，自己心中非常有数。她说自己随身携带的必不可少之物就是一个工作本，上面密密麻麻地写着自己的工作安排。每月之末，她会抽出一定的时间思考一下下个月的工作重点和计划安排。制定工作计划，关键是要会分解目标，把制定的月目标分解到一个周，一个周的目标再分解到每一天。也许看上去是一个很庞大的，担心完成不了的工作目标，经过这样的层层分解后，结果发现，原来要实现这个目标并不是很难。这样工作起来才不会感到有很大的压力。
3.学会工作中说“No”。
当你正专注于手头的工作时，突然上司让你去做一些不太重要的事情，或者同事找你帮忙处理一些文件，如果放下手头的工作，那么思绪就会被打乱，有可能要重新再来，工作效率显然就不会高。这时的你要学会巧妙地说“No”，否则整天纠缠于帮别人处理事情当中，非但自己的工作完成不了，还有可能出力不讨好。
4.绝对不煲“电话粥”。
对一位背负着沉重压力的职业女性来说，能够有一些经常往来的朋友，并养成在不顺心的时候倾诉的习惯，无疑是非常有利于身心健康的。一个真诚的问候，一个聚会的邀请，都会成为繁忙工作中的小插曲，调节着紧张的神经。但是如果频频接听私人电话，而且交流个没完，又会是种什么情况呢？
公司职员Lisa的一个同事就是一个经常煲“电话粥”的高手。让人浑身起“小米”的亲昵的称呼声，忽高忽低的讲话声，以及老公孩子的婆婆妈妈的琐碎事，她就能唠唠叨叨地讲个没完。这个时间以及之后的一段时间，她也很难干好自己的工作。
所以，Lisa给自己的职场要求之一就是绝对不用公司的电话煲“电话粥”，有私人电话打进来，那也是长话短说。这样的目的就是尽量不打断自己的工作进程，让自己在尽量短的时间内完成任务。
5.养成利于工作的好习惯。
一些好习惯的养成，常常有助于工作效率的提高。刘女士的几个工作好习惯也许可以拿出来与大家共同分享。
她说自己的第一个原则就是在工作时间里不做与工作无关的事，特别是私事。她发现周围有很多人，往往会同路过公司的朋友或认识的人聊天，而且可能是完全与工作无关的事，这样自己手头的工作就被中断，再回到工作中来时已找不到东西南北，所以她要求自己从来不“出轨”。
情绪好坏往往会影响到工作状态，刘女士要求自己尽量不要把一些不好的情绪带进工作里，当然谁也不可避免遭遇气愤、情绪低落的时候，但要学会控制。杨女士每当这时，都会闭上眼睛几分钟，告诉自己：“只要不发作，就又战胜自己了”。她说，女人能够管理自己的情绪了，也就意味着在走向成熟。
此外，每天定时完成日常工作也很重要，如查看电子邮件，和同事或上级交流，浏览你必须访问的BBS，打扫卫生等，集中完成这些工作，能让你腾出更多的时间和精力处理更重要的事情。
一些重要的理念有助于建立一支始终保持高效率的工作团队。
如果有一个魔法能让你隐形，那么，你会去偷盗、欺骗、甚至杀人吗？还是说即使没有人知道，你也始终保持向善的行为？那些对第一个问题给予肯定回答的人认为，人天生就是堕落的或懒惰的，使文明保存下来的方式是法律和奖惩制度。然而，也有人相信人性本善，人拥有自我实现的愿望。他们认为，一旦给予选择，人总是选择做正确的事情。
基于这两种看法出现了截然不同的管理系统和工作环境。一种是充满规则的，另一种则不是。两种管理系统虽然在近期中期都能带来不错的结果，但是，建立在人性善基础之上的管理系统却维持着一个组织的存续，并使其在不断变化的环境中成长壮大。
那么作为领导者至关重要的就是，必须以一种吸引、激励、发展的方式进行管理。有人把领导者的这一素质称之为公司文化。作为领导者，必须创造一种使人愿意行动起来的环境。如果一个环境充满恐惧，人们就会变得不愿冒险；如果一个环境充满批评，那么，人们的信心就会逐渐消蚀掉。
那么，哪些最重要的信念有助于建立一支始终保持高效率工作的团队呢？
一、给予信任
信任自己的员工有点像下赌注。你可以通过设定界限的方式来培育信任，在这个界限之内，人们拥有一定的自由（做决定、冒险、畅所欲言）以及一定的义务（诚实、为自己的决定承担责任、从错误当中吸取教训）。如果人们只是受规则的驱动，就不会有效率；但如果没有规则，一片混乱，那么，同样什么事情也成不了。
我们看到过一些公司处于两种极端的企业文化。有些公司里，每件事情都有规定，官僚机构主导着管理系统。这种环境秩序井然，但是，这里却几乎没有任何个人判断的余地，因此，没有人感到能对其工作有发言权，也没有人感到有任何动力去迅速地完成其工作。另一种极端则是，一些公司太散漫了以致于混乱一片。每个小组都制订了其各自的规定，只要自己认为合适就行。这两种环境都不可能产生高效率。
二、赋予希望
效率高的人都有取得成就的梦想，而希望则是其动力。当人们拥有希望的时候，会变得精力旺盛；当人们变得沮丧的时候，就会选择放弃。因此，如果效率高的人经过艰苦的努力和不懈的坚持，从工作中得到了认可，那么，他们将变得精力旺盛。这种坚持不懈的态度需要乐观主义精神激励。
创造充满希望环境的领导者的工作就是：坚持现实主义态度的同时保持乐观主义精神。现实主义使人尊重事实，无论现实是多么令人不快；乐观主义表现的是在考虑事实的情况下，依旧朝着既定目标前进。如当你遇到一个已经失去希望的小组时，你担当起了教练的角色。在尊重事实的前提下，你与大家一起努力想方设法来解决问题，最后获得圆满成功。
三、享受乐趣
把环境变得让人愉悦些吧！当人们能够享受所做的一切，并享受和其他人一道工作的乐趣时，他们的工作效率就能达到颠峰水平。千万不要把享受与享乐或工作轻松混淆起来。当你和你的团队坚持不懈专心致志地解决问题时，你才能体会到什么是真正的享受。
如果你对自己以及周围的人有信心，你就会充满热情并心情轻松。你喜欢你的员工，而且，你欣赏他们的艰苦努力，这样，你给工作定的调子就是快乐。有的时候，这就像你对整个周末都在工作的员工说声谢谢一样简单。如果你能够笑谈员工在工作中出现的错误，而不指责他们，那么，你的团队就会全力以赴去赢得成功而不是失败。如果某人每周工作60个小时，那么，你就不应该介意他是否一顿午餐吃了两小时。
四、环境“保鲜”
创造一种能使员工成长的环境。
效率一流的人员需要学习新的技能以及新的思想，以便在颠峰状态工作。如果善于学习新事物的成员能够与其他小组的成员合作，并有机会体验不同的角色，这些角色又能拓宽其视野，那么，这个组织将变得更加“富有”。这种培养新技能和新视角的机制有助于培养出尊重差别、更加自信、更愿意倾听以及求知欲更高的人才。
百事可乐制订的一项员工发展体系，就是使员工可以在企业的不同部门轮换工作。这种战略使员工始终充满活力和动力去表现得更好。
作为一位领导者，必须有能力去影响员工以及他们的表现。如果能够创造一种充满信任、充满乐观和乐趣、并鼓励个人成长的环境的话，那么，就可以建立一支具有持续作战能力的高效率团队，并且将在这一过程当中培养出更多新的领导者。