忙不可怕，可怕的是忙而乱并且不知道该如何修正，一味地做着无用功。一个想做到正确忙碌的员工，应该分析造成混乱的原因，思考如何通过科学的方法，使混乱变为清晰，从而有效率地进行工作。
很多员工每天都在忙，但又有谁认真思考过自己到底在忙什么？忙得正确、忙得合理吗？为什么永远都觉得时间不够用、琐事太多、问题层出不穷呢？是什么原因使你变成“救火大队长”、“修复重复问题专家”甚至“无效工作狂”？
吴嘉是我认识的一位朋友，她现任一家广告公司的客户经理，平时常常忙得四脚朝天、疲于奔命。有一回我们在咖啡厅聊天，聊起她的工作怎么这么忙，她长叹一声道：“我来跟你说说今天上午发生的那几件事情吧。”
“我今天早上刚进公司，就有几个人找我汇报问题。首先是公司的前台，她告诉我早上有客户打电话来抱怨等了一个晚上都没有收到我答应昨天发出的一封电子邮件。我立即去查自己的邮箱，发现信件太大被退了回来。”
赶紧把邮件分批发出之后，接着项目执行部的同事就来问我，为什么客户说活动场地布置不符合要求。我想起来客户的确说过场地要求的问题，但是我以为他们会与项目执行部的人直接沟通。结果我只能忙着跟客户解释并马上做出补救的安排。
“两件事处理完之后，就已经快到中午了，没想到策划部同事又来找我说明天是一个提案的截止日期了，但是我还没有提供充分的资料给他们。结果我中午饭都没吃就忙着准备资料，哎……”
其实，吴嘉这个描述就是目前很多员工平时工作状态的写照。
我们要反思的是，究竟我们是因为太忙而无法预防问题，还是因为我们没有预防问题，才导致我们太忙呢？在企业中，问题管理型的管理者往往多于预防管理型的。习惯于“问题管理”的管理者，属于事后纠错式的管理，即哪里发生问题，就到哪里解决问题，最后往往成了救火大队长。这种管理只能解决已经发生的问题，而不能预防问题的发生。而习惯于“预防性管理”的管理者，则在问题发生前或在问题处于萌芽状态时，就采取相应的措施预防问题的发生。
为了完成工作任务，会有很多琐碎的事情消耗我们大量的时间和精力，然而最终产生的效益却并不大。因此，作为一名优秀的员工，要想使自己忙碌的价值最大化，就要把自己的时间和主要精力都集中在那些最有价值的工作上。
伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦普曾经为了提高公司业绩而求助于效率专家艾维利。艾维利告诉舒瓦普能够帮助他把钢铁公司管理得更好。舒瓦普则表示他自己懂得如何管理，但事实上公司业绩不尽如人意，他需要的不是更多的知识，而是更多的行动。他告诉艾维利：“应该做什么，我自己是非常清楚的。如果你能告诉我们如何更好地执行这些计划，我可以听你的，在合理范围之内价钱由你来决定。”
艾维利说可以在10分钟内给舒瓦普一样东西，这东西能把他公司的业绩提高至少50%。然后他递给舒瓦普一张空白纸说：“在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事。”接着又说：“现在用数字标明每件事情对于你和公司的重要性次序。”这花费了大约5分钟。艾维利接着说：“现在把这张纸放进口袋。明天早上第一件事就是把这个纸条拿出来，处理第一项。不要看其他的，只看第一项。着手办第一件事，直至完成为止。然后用同样方法对待第二项、第三项……直到你下班为止。如果你只做完第五件事，那不要紧。因为你总是做着最重要的事情。”
艾维利又说：“每天都要这样做。当你对这种方法的价值深信不疑之后，叫你公司的人也这样做。这个试验你爱做多久就做多久，然后给我寄支票来，你认为值多少就给我多少。”
整个会见历时不到半小时。几个月之后，舒瓦普给艾维利寄去一张2.5万美元的支票，还有一封信。信上说，从钱的观点看，那半小时是他一生中最有价值的一课。后来有人说，5年之后，这个当年不为人知的小钢铁厂一跃而成为世界上最大的独立钢铁厂，艾维利提出的方法功不可没。这个方法为查理斯·舒瓦普赚得1亿美元。
看完这个案例，我们再对照一下我们很多企业的员工。有的员工在工作中花费了大量时间和精力，甚至到了手忙脚乱的程度，却仍然无法完成工作，难道真的是工作太多，问题太难吗？也许有可能，但是问题再多、再难不可怕，可怕的是你不知道如何从中找到规律和方法，总是忙不到点子上。要想把工作处理得井井有条，不做无用功，你就不能眉毛胡子一把抓，而是要分清主次，有的放矢地去做。
通用电气前总裁杰克·韦尔奇曾经指出：“管理就是把复杂的问题简单化，把混乱的事情规范化。”你，做到了吗？