把工作任务完成其实并不是一件复杂的事情，关键在于你如何利用这一天当中的8小时，是否把所有需要完成的事情按照特别急的、不太急的、特别重要的、不太重要的、大件事情、琐碎的事情进行排列，并且有序地逐一完成。
研究表明，大多数情况下，每天8小时的工作时间足以处理一日的工作事务，然而事实上，大多数人并没有合理使用上班时间。员工没有正确管理自己的时间，做有效的安排，以至于自己的工作效率低下，一直都没法得到提高。
以下是一位年轻人某天上午上班的画面：
清晨，上班途中，他信誓旦旦地下定决心，一到办公室即着手草拟下年度的部门预算。
他9点整准时走进办公室，但并没有立刻开始预算草拟工作，因为他突然想先将办公桌整理一下，为自己提供一个舒适的环境。虽然未能按原定计划开始工作，但他不后悔，因为他觉得30分钟的整理工作不但可以获得显然可见的成果，而且还有利于以后工作效率的提高。
整理完书桌后，他神色得意并点了一支烟，稍作休息。此时，他无意中发现报纸上有自己喜欢的一位明星照片，于是拿起报纸来。等他把报纸放回报架，时间又过了10分钟。这时他略感不自在。不过报纸毕竟是精神食粮，看看也是好处的。这样一开脱，心也就放宽了。
于是，他正襟危坐地准备埋头工作。就在这时，电话声响了，是一位顾客的投诉电话，他花了20分钟才说服对方平息怒气。挂上了电话，他去了洗手间。在回办公室途中，他闻到咖啡的香味，原来另一部门的同事正在享受“上午茶”，他们邀他加入。他心里想，刚费心思处理了投诉电话，一时也进入不了状态，而且预算的草拟是一件颇费心思的工作，倘若头脑不清醒，则难以完成，于是他应邀加入，便在那里前言不搭后语地聊了一阵。
回到办公室后，他果然感到精神奕奕，满以为可以开始“正式工作”了——拟定预算。可是，一看表，已经10点45了！距离11点的部门例会只剩下15分钟。他想，反正在这么短的时间内也不太适合做比较庞大耗时的工作，干脆把草拟预算的工作留待明天算了。
他始终未能完成今天最重要的事，即使是在上午精力最旺盛的时候，也一再地被一些琐碎的事物拖延下去，最终的结果就是耗尽所有时间都不能完成重要任务或项目。
工作效率低下，可以从我们每天踏进办公室的那一刻算起，看看我们是如何安排的：
（1）打开电脑，首先关注每日头条娱乐新闻，然后边吃早餐边和同事八卦，自己买的新衣服，股票的涨跌；
（2）脑海里一片空白，不知道这一天该做什么，糊里糊涂临近午饭时间，心想反正没什么时间了，下午再做事儿，于是心安理得地看起娱乐新闻；
（3）午休时间没休息好，浑浑噩噩的，看看时间尚早，于是把工作放到一边，聊天、看新闻……心思早就飞远了；
（4）要下班了，这才发现手上堆着一堆没干完的活儿，心想，明天有的是时间，明天再做好了。
每日漫长的8小时就那么过去了，可是很少有人觉得有什么不妥，觉得一切理所当然。其实，正是这样的无序做事，才使得他们的工作效率极其低下，生命质量也没任何精彩可言。
美国汽车公司总裁莫端要求秘书给他呈递的文件放在各种颜色不同的公文夹中。红色的代表特急，绿色的要立即批阅，橘色的代表这是今天必须注意的文件，黄色的则表示必须在一周内批阅的文件，白色的表示周末时必须批阅，黑色的则表示是必须他签名的文件。
其实，我自己在平时也有一个工作习惯：
每天早上坐到电脑前，在等待电脑进入系统的那点时间里，我把平时打印过一面的A4纸的背面反过来，然后拿出笔迅速地写下我今天必须完成的几件事情，同时规定3-5件是今天必须要完成的。
接下来，在一天的工作中，每完成一件事情，我就用笔将它涂掉。下班时，再看看今天的任务完成情况，如果有些事情必须不能等到明天的，那我一定要加班完成；如果事情不是那么急，可以稍微缓缓，那就放到第二天。
如此一来，我每次下班，每划掉一件事情，就有一种小小的成就感；而如果没完成，拖到第二天写，又在纸上写一遍时，我就会有一些危机感和负疚感。在这样的成就感和负疚感的交集中，我感觉工作的条理性清晰了很多。
同时，每个月和每个星期要处理的事情进度安排我都会在电脑上建立一个Word文件，放在桌面上，每天早上一开电脑，就先打开这个文件，看看完成的情况以及做一些必要的更新和修正。按照事情的重要性和紧急程度，我把每件事情用不同颜色标注，以提醒自己。
养成这样的工作习惯后，虽然我每天非常的忙碌，一大堆工作等着我去处理，但是由于养成了正确的做事习惯，应对每天的工作我还是游刃有余。我总是对我的员工说，事情不怕多，而是怕乱；工作不怕忙，而是怕无序，只要掌握了科学的方法，我们绝对能做到“忙而不乱”！
我们每个人的时间与精力都是有限的，如何能够更好地把事情做好，需要我们把事情按照重要程度和紧急程度来划分，即：重要且紧急的事，重要但不紧急的事，紧急但不重要的事，不紧急也不重要的事。
1.重要且紧急的事情
这类事情对你来说是最重要的事情而且是当务之急，只有合理高效地解决完，你才有可能顺利地进行别的工作。这种事情紧急而重要，你必须把它们处理好，不能再拖延了。
2.重要但不紧急的事情
这类事情不是最重要的，但是关系到你的长远发展。这些事情的最大特点是没有规定的期限，如果没有被其他人催促或有现实因素的刺激，可能将被永远拖延下去。
3.紧急但不重要事情
可以说，每个人都会遇到这样的事情。这一类事情表面上看起来是极其需要的，而且要立刻采取行动，但是如果客观地来审视这些问题，我们就应把它放到次要的事项中去。
4.既不紧急又不重要的事情
我们在工作中会遇到很多这样的事情——不需要即时处理甚至不需要处理。如果把精力放在这些事情上面，纯粹是浪费时间。
任何工作都有轻重缓急之分。只有分清哪些是最重要的并把它做好，你的工作才会变得井井有条，卓有成效。做一个忙而有序的员工，你的工作会更有条理，你会比别人更早、更高效地完成你的工作任务。