当前，我国不少学校图书馆购进了各种各样的管理系统的软件。但系统安装调试运行后，在短期内实现全面藏书自动化管理、实现全开架流通借阅的却只占少数，其最主要的原因是因为有一个制约自动化发展的瓶颈——馆藏图书的回溯建库工作。所谓“回溯”，就是迄今以前本馆历史上的所有藏书。假设一个中学图书馆现有5万册藏书，约3万种（中学图书馆的平均复本率约18）在实施计算机自动化管理时，要把这些书进行整理剔旧、分类、计算机编目录入、嵌磁条、贴书标、排架等大量的工作。有人算过一笔帐，一个在图书馆工作三年以上的图书馆工作人员，如其业务水平在中上，那么一天可以分类100本书，另外，有同样水平的人，一天可以编目、计算机录入100本，再以一个辅助人员盖章、贴条码、贴书标、嵌磁条和排架，平均一天完成100本。那就是说，100本书的全部工作需图书馆三个工作日/人，5万册就需500日/3人。中小学图书馆人员一年的实际工作日约190天。因为一年365天，首先除去寒暑假80天；再除去54周双休108天。减去寒暑假的双休20天。即88天；再减去学校学习、开会、运动会、监考、也就剩166天。也就是说，如果一个有5万册图书的学校图书馆上自动化管理，其回溯建库工作足足需要三个图书馆工作人员三年的时间。需停止图书馆一切的运转，而且其人员不能请病事假。更需要有吃苦耐劳的奉献精神。为尽早使购置软件发挥效用，部分中小学校专门集中人力、购进国家书目数据库进行套录完成书目数据库的建设，套录不能命中的，则只能由工作人员进行原始编目，而这些工作人员基本未进行过系统的图书馆、计算机专业知识的培训，制作的数据库质量可想而知；另外，贴条码、粘贴书标、嵌磁条包括排架这些既需图书馆业务知识，又需繁重体力劳动的工作，让人望而生畏。所以，许多图书馆（包括大学馆、公共馆）需半年至两年乃至更长的时间才能完成部分书目数据库的建设。不少学校领导以为给图书馆盖了新馆舍，配了计算机，就可以在一年甚至数月内把几万册图书全部实现计算机管理。且不说硬件的安装、网络的铺设、人员的培训、系统的调试，仅是前面所说的几万册图书粘贴条形码、嵌磁条工作量就很巨大，更不用说这些书的计算机分类编目和录入了。如何解决这个瓶颈，就需要领导开阔思路，用市场经济的方法解决问题，即寻找专业数据库录入公司为其解决书目数据库的建设问题，这可能使自动化步伐加快许多。所以，一个学校图书馆要实施计算机自动化管理，图书馆同志先要作调研，提供一个符合学校发展规模实际的实施规划，供学校领导参考，这样才不至于有疏漏。为此，我们详细介绍图书馆计算机自动化管理回溯建库中的几项主要工作。
（第一节）书刊、音像资料的整理剔旧和待编状态
由于年代长、人员更换，所以不少学校图书馆在实施计算机自动化管理前，馆内图书部分或大部分做过分类编目工作。但归类前后不一，详简不一，编目格式简单，著录项目少，排架也不规范。由于没有进行定期剔旧，破书、过期而内容不适合当前学校教育教学的书充斥于书架中。对于期刊，目前相当一部分学校图书馆未对其进行有效管理，而音像、光盘资料则绝大多数尚未纳入图书馆管理的范畴。因此，必须对准备计算机录入的书刊、音像资料先进行一次整理。然后再排列或剔旧，具体步骤如下：
一、丛书、套书、复本书的整理归拢
首先把所有的复本放在一起，然后再把所有的丛书、多卷书、套书中的分卷册和上下册放到一起。
二、剔旧
检查丛书、多卷书、套书、单套配齐，再争取双套、三套或更多套数的配齐。最后把破残的不成套的单本剔开。文革中、后期及改革开放初期的中考复习资料，1996年前的各学科教学参考资料，习题集，留一、两个复本作为资料收藏、其余均可剔除。
三、有史料和文物价值的旧文献的保存
文革初及文革前出的各类宣传性质的图书，虽无更多现实阅读意义，但有的可以作为史料和文物收藏，应搜寻出来另行造册保管。但可不录入计算机供公共查询和借阅。
四、装订期刊的收藏范围及年限
对期刊则首先分清加工和分编录入的对象和收藏年限。有教学参考资料价值的核心期刊，原来已装订的，应全部加工收藏。未装订过的，可收藏五年内，其他科普期刊也可如此。大型社会科学、文学期刊，厚度在150页以上的，可不装订。加工和分编时，将此视作一个合订本。此类期刊，只要不破损，无年限要求，都应加工分编，放入流通库供师生借阅。
期刊每期在60页以内的可以4～6本装订成一册；120页左右的可2～4期装订一册。因此，在装订前把这些应装订成合订本的期刊，按每个合订本整理堆放待加工。
五、期刊的装订和刊脊文字的自动打印
学校图书馆按照图书馆管理规范，当月和最近期的期刊放置在期刊架的上面，非当月的过刊则放在对应的期刊下面的隔层里，便于师生查阅。而半年后的过刊则装订成合订本，有的可以一年装成一本合订本，装订好的合订本放到书库中流通，由师生用借书证借回去阅读。根据各地教育行政部门的相关条例要求，凡期刊的合订本，都应该像图书一样实行分类、编目、流通，录入计算机。
期刊在分编前首先就要涉及到一个具体问题：就是如何快捷、牢固、美观地装订期刊，不少学校图书馆的同行们是用蜡线装订的。但工效不高，且不牢固，常常会散开来。封面和书脊字迹难以整齐美观。本书介绍常州刘国钧职教中心图书馆朱庆元老师改用的铅丝装订，并结合图书管理软件中期刊装订打印程序，解决期刊装订的问题，这是一种快捷牢固、装帧美观、操作经济的装订方法。具体做法如下：
（一）期刊装订的常用工具
①专用电动装订机一台（约100元）；
②面积略大于杂志封面的木板一至两块；
③中号或大号铁皮夹子若干只；
④比期刊面积略小的厚铁皮一块，预选钻好四个装订打眼孔；⑤20号或22号铅丝若干；
⑥斜口钳一把；
⑦小铁锤一把；
⑧墙纸刀一把；
⑨聚醋乙烯乳胶（俗称“木胶”）若干；
⑩小号或中号油漆工用的批刀一把，削成斜平面的竹筷一支；如图：
牛皮纸若干；
干净的干抹布一块；
用图书管理软件自动打印好的刊名、期数、分类索书号的不干胶书脊纸若干。如不能打印的，准备好手工写的刊名、期数的牛皮纸，最后再贴书标。
（二）期刊装订的程序
①要装订的期刊按名称、期数整理好；（一般是按一个季度或半年进行合订，也可一年装订一本）
②把准备装订的合订本的第一期的封面和末期的封底用墙纸刀细心裁下备用；③用两只铁皮夹分别夹住对齐的合订本上下紧靠书脊的两头；④把厚铁皮蒙在装订期刊的封面上，按铁皮上已打好范孔用小型专用电动装订机在距合订本上下两头5cm距书脊0.5cm的地方各打一孔，再向内延伸2cm各打一孔；⑤钻孔前，要在杂志底下衬上一块木板来保护杂志和钻头；⑥把打好孔的杂志拿到衬了木板的桌子上，用铅丝做成“订书钉”；⑦用小铁锤正反两面敲实；（注意：“订书钉”宽度等于两孔的距离2cm，高度比杂志合订本长0.5cm，将露出合订本的订书订敲平、敲紧。）
⑧把牛皮纸裁成与杂志等高比合订本书脊宽约5cm的纸条，用“木胶”粘在书脊上努力抹平；（这里要用到的工具是：木胶、削好的竹筷和批刀，还有干抹布。）
⑨把裁好的打印好的刊名贴到书脊纸粘在牛皮纸上，方法和工具同“g”；⑩把裁下的封面和封底分别粘合到合订本上。
这样一本牢固、美观的期刊合订本就完工了。
（三）注意要点
①要装订的杂志可一次性整理好，不要订一本整理一本，封面封底也可以一次性裁好夹在相应的杂志中，贴书脊纸也可一次性打印和裁好夹在相应的杂志中，这样就可以进行流水操作，工效也相应提高了。
②合订本书脊上涂的木胶要均匀地嵌进每本期刊的缝隙中，要用批刀刮匀，不能堆积。同样，其它使用木胶的地方都要刮匀，不能堆积。否则，既浪费又会让挤出来的木胶弄脏期刊。
③目前，中小学图书馆软件市场上，暂时只有某种软件有书脊刊名期数自动打印的功能。只要用条码译读器扫一下期刊合订本的条形码号，软件就会显示该条码所对应的合订本的刊名、合订期数、索书号，并可打印在不干胶书脊纸上，打印出的书脊字体整洁、漂亮，而且字体可任选，但一个馆内字体要力求统一。如手写，书脊上的刊名、年份、期数只能手写。手写的也应力求字体整齐、工整。
六、音像、光盘资料的整理和归类
上世纪90年代初，音像资料刚进入学校不久，所以，常常放在教务处，作教参配套材料管理。90年代中期，由于逐步增多，开始放到电教组造册登帐管理。到了本世纪，大多数学校这类非书（即非纸质型）资料已成千上万。这时大家都认识到它们的分类管理和检索的问题。因此逐步纳入图书馆管理的范畴。各图书馆软件开发商，也纷纷增设音像资料的管理模块。
其实音像、光盘资料的整理方法，跟前面的图书基本一样。其中系列的，相当于丛书；一大盒中有数小盒的，相当于套书，但有一点不同的是，不少音乐或朗读带需分析著录它们中每一首歌（或曲）名及其作词、作曲、演唱者；每篇朗读诗文名及其作者、朗读者。所以整理时应分出整盒或整盘著录和分析著录的每个细目。
七、贴条形码
一般来说，条形码相当于图书手工编目时的财产号，（有的称统流水号或登录号）都是一书一号，不可重复。实施图书馆的计算机自动化管理前，第一项与传统图书馆人工编目工作不同的就是贴条形码。过去的财产号是给人眼识别并可通过卡片检索到一本书或杂志合订本的索书号，而条形码首先是给条码阅读器读并将条码翻译成阿拉伯数字，其实也可称是流水号或财产登记号。为了在让条码阅读器读码的同时，也让人眼识别，所以在条形码的下方，有一排阿拉伯数字，即这个条形码号。
条形码号一般是8-11位，常常由各图书馆自定数位。前面首先自定一英文字母来区别文献载体形式，如中文图书为“Z”，外文图书为“W”，中文期刊为“Q”，外文期刊为“K”，录音制品为“Y”，录像制品为“X”，CD为“C”，软件光盘为“R”，VCD为“V”，DVD为“D”等，只要全校统一，前后一致即可。然后根据馆藏最大预测量，中小学图书馆一般连字母在内为8位，这样，最大容量可999万，所以其号码的位数足够中小学校用的了。
过去，各图书馆在图书上要盖单位或图书馆的公章、藏书章、分类种次号、登录号章以及暗章。工作量和体力劳动强度非常大。实现图书馆自动化管理后，不少高校图书馆开始改革这一工序，在书上不盖任何章，而在条形码上一同打印上单位名称。有的馆怕一张条码万一破损丢失无法查核，所以在原来盖暗章的那一页内侧，再贴一张印有单位名称的条形码。这样，条形码就一物二用，关键是省却了图书馆工作人员大量的手工劳动。同时，一本书要上计算机录入，必须先贴条形码。期刊条码粘贴方法与图书一样，第一张可贴在书名页或合订本首期的目录页上；第二张可比照图书暗章的方法粘贴。至于音像，光盘资料，一般不可直接贴在载体上，特别是光盘，应贴在它们最后一层的包装物上。
（第二节）图书的计算机分类编目和录入
不管是馆藏旧书，还是新购图书。在进行计算机录入前，首先要做好上述工作，有条件的一套丛书，多卷书及复本，其条码粘贴的顺序应是先复本，再上下册。如托尔斯泰的《安娜·卡列尼娜》上下册一套，本馆有5套，那么这套书先按条码顺序贴五个上册，然后再按条码顺序贴五个下册，因为计算机编目时，先著录上册，给分类种次号，最后给条码号。如果上、下册的条码是连号的，输完第一个条码后，只要连击五次回车键，那么这些条码会逐个自动加一，这样既提高了录入速度，又不会在录入阿拉伯数字时产生手误。
一、采用标准MARC进行编目和数据传送
现在学校图书馆选用的软件在数据的著录过程中，一定要采用标准的CNMARC（中文）和USMARC（西文）著录方式。看一个软件是否为真正的MARC，不仅仅是看其能否接受外来的标准MARC、更主要的是看其能否编一本著录项目较多特别是有主题词、外文原题名等字段的图书后，显示并输出的仍为标准的ISO2709格式。因为现在不少软件用的是伪MARC，对MARC数据能进不能出，或出来的MARC面目全非。
由于学校图书馆工作人员的业务状况，在数据的著录过程中，所用的软件应能提供卡片格式和MARC格式能互相切换和对照，能帮助图书馆编目人员实时查找著录数据过程中存在的错误。
二、通过Z39.50网络通讯协议进行联机查询和编目当前在选择软件时，特别要强调有符合Z39.50通讯协议的联机查询和编目功能。这样不仅可以用同类软件联机编目，而且可用Z39.50的Client端去访问北图、丹诚、春晖等国内已实现Z39.50 Server端功能的网站，抽调和下载编目数据，一个软件的Z39.50的Server端同样可供其他软件Z39.50的Client端抽调和下载编目数据。
三、多渠道来源的书目数据可大大加快计算机分编的速度学校图书馆计算机分编录入，特别是回溯建库，工作量大，如果不实行资源共享，即利用外来编目数据库，就目前大多数学校图书馆的人力和业务现状而言，那工程的时间和质量是很难保证的。所以现在一些地区的教育行政部门和图书馆人员开始认识到这一问题。在回溯建库中，一是请专业化公司来完成；二是购买编目数据；三是与图书馆供应商谈判，要求其供书配编目数据。所以，对学校图书馆来说，回溯建库和新书编目的原始数据，绝大多数是可以通过各种方式获得的。
（一）国家图书馆建国五十年回溯编目数据库图书馆界通常所说的“北图马克数据”，1995年，当时还称北京图书馆为国家图书馆，从组织力量，先编制了1978～1994年的书目数据，后来又编制了建国初至1968年的馆藏书目数据向社会上发行销售，不少公共馆和高校都曾买过这些数据，它不仅开创了我国书目数据资源共享之先河，更主要的它对文献编目的国家标准CNMARCR的普及和推广，起到了决定性的作用。
但它早期书目数据的质量也不是很高。文字录入前后不尽统一。作为图书馆，其书目数据中的主题词MARC字段和子字段还不够规范。