教育行政主管部门及学校图书馆人员在购买软件之前，必须要先学习一些关于图书馆软件的知识，懂得一些评价软件的基本原则和标准，在实际选择时，主要从以下几方面考虑：①总体原则：功能完备、编辑灵活、网络功能强，可靠性高。②数据库必须采用标准化格式，字段长度是可变的。③高度集成化，能够满足图书馆采购、编目、期刊、典藏、流通、统计、检索等各项内务管理和读者服务的需要。④系统设计风格好，编辑功能灵活，有一定的自动生成辅助著录功能。在集成环境中采用事件驱动方式，随时可以调用所需要的模块，批处理能力强。软件设计风格和操作功能较为一致，便于学习与掌握。⑤能够方便地采用配置文件，定义大量的系统参数与格式信息，包括各种卡片、屏幕显示格式，各个库的检索点。拼音生成字段。可以根据自己的需要通过修改配置文件来重新定义系统特征，以便软件更符合本馆的实际情况与著录规定。对软件的联机查询功能要详细认真地观察和分析操作。对软件最基本的要求是必须有安全性保证，随着书目数据和读者数据的增加和网络化服务的实现，图书馆对软件的安全性要求越来越高。软件应具统计数据前后一致，较强的数据容错能力、自动备份和具备日志恢复等功能。
随着因特网在我国的迅速发展，中学图书馆在近年内很有可能通过因特网实现信息服务通讯协议，采用客户机/服务器与浏览器/服务器结合的体系结构的产品，以往基于主机/终端模式或文件共享模式的图书馆系统将被淘汰。
二、软件选择的方法
目前，对图书馆自动化管理系统性能的评价有许多不同的方法，形成不同的评价模式，具有一定的指导意义。但对于引进者讲，在对自动化相关问题缺乏了解的情况下，利用烦琐的评价指标公式有一定困难，并且在现实应用过程中，评价与选择并不完全是一回事：由于各种因素（如本馆原有设备情况、价格高低等），使得有些图书馆放弃选择那些评价最高的软件却退而求其次。特别是一些主管部门和学校领导在招标时，只看价格，所以成批选购的系统软件，一经安装后再无声响了，因此，对软件的选择，总体说来应围绕性能和功能，结合本单位需要全面进行考虑。
（一）性能考察
①规范性。考察系统是否符合国家有关标准。做到著录标准化和数据格式化，尤其要考察数据格式、数据结构和数据传输方式的规范化，并注意考察数据库管理的统一性。
②集成性。是否由多个子系统构成，且各个子系统既能在水平方向，内部层次交叉相互连接，又能在系统内部提高数据集成度，减少冗余数据。
③易用性。考察系统是否便于操作，人机界面是否友好、简单，是否对操作人员要求低，限制少。考虑到学校图书馆员的计算机水平，易用性是购买软件时的一个重要因素。
④开放性。考察系统的接口能力以及与其他网络相连的能力。中小学图书馆书目大都是统一教材，加之中小学图书馆工作人员中掌握CNMARC的比较少，因此在选择软件时应注意系统是否有接收外来CNMARC数据和利用Z39.50从网上下载MARC数据的功能，以及是否提供馆际互借功能。
⑤可靠性。考察系统是否对输出信息有一定的容错能力、检查在发生断电等突发事件时是否有保护信息的能力。
⑥可维护性。考察系统是否有追加、删除、修改、拷贝等功能。
⑦可移植性。考察条件发生变化时，系统是否便于移植到相关微机系统或小型机系统接口。
（二）功能的考察
既要考察系统的总体功能，又要考察各子系统功能，在考察子系统功能时，不仅要考察功能是否强大，还要考察处理容量。下面以流通管理子系统为例来说明。
功能需求：
①产生10种以上不同借阅者的资料；
②更新原有借阅者的资料；
③指出过期读者；
④打印催寻单；
⑤统计各种数据并打印；
除以上功能要求，我们还应结合本馆实际、提出容量要求。如：⑥每年5000读者登记；
⑦每年8万个流通信息；
⑧每年一万个续借读者；
⑨每年一万个过期催还。
（三）良好的售后服务
因为中小学图书馆工作人员对软件知识一般不深入，因此系统是否能够提供良好的售后服务是非常关键的。每一家软件开发商都会作出售后服务的承诺，因此我们在选择时应参考其他馆的意见，同时看该系统在当地是否有售后服务点。对于中小学馆来说，在实施计算机自动化管理初期，数万册图书的回溯建库就成了老大难问题。所以，当前我国中小学图书馆自动化软件市场兴起了一项前所未有的配套服务。以编目数据录入和图书加工为主的“一条龙”
服务。如本书前面所述，在中小学图书馆自动化管理中，数万册图书及其他文献的回溯建库是瓶颈。当前不少学校领导和图书馆同志都已认识到这一问题。一改“手工作坊”的“胡子工程”模式，开始接受资源共享思想指导下的“社会化大生产”的回溯建库。目前我国的图书馆数据录入服务的服务商有十几家，但稍能规范一些的，约有四、五家，如何判断其服务质量的好坏？归纳一下，大致有以下几个方法。
首先看其编目软件数据格式是否字段齐全，著录方便，特别是其共享库的容量对馆藏图书的命中率。一般来说，国家馆的回溯书目数据对中小学馆的命中率在54～58％之间，因为国家馆对一些中小学的教参书及层次较低的普及读物和儿童读物收藏不多。如果一个专业公司服务单位多，又注意收集、整理编目数据，那么它共享到各学校图书馆数据的命中率就高，整个工作进程就快。
看其分类编目的质量。首先考察其编目队伍成员对《中图法》分类、文献著录规则和CNMARC标准掌握和熟练的程度。在分类上看其归类是否准确，详简是否得当，特别是注意是否将丛书套书分在异类，种次号编排是否混乱。丛书著录时能否列出该丛书中的子目以便查对和著录。在著录上注意几种不同题名和责任者的著录方式，特别是交替题名，两种不同责任者的合订题名等。在文献加工上看书标粘贴是否规范，分类排架是否合理、特别是对本馆某类增加较快的书的书架预留空间是否合适。服务周全、升级及时，系统升级要保证及时到位。用户人员培训要认真热情。维护、升级和培训要有记录文档。
综上所述，对软件和服务的选择，最好的办法就是考察该软件服务商以前的用户，走访的越多、了解的情况就越准确。这不仅有助于对软件的选择，考察了数个实施了自动化管理的同行图书馆后，对本馆此项工作的开展，也是极为有利的。
三、软件采购和招标议标的方法
在图书馆计算机自动化管理系统招标议标活动中要特别注意以下几个要点：①由于一些主管部门同志对图书馆专业内容了解不深，曾经有不少地区以价格为主要标准招标到的软件，在使用中功能缺失或服务不到位，受到图书馆人员的抱怨。所以招标议标前应反复告诉应标方，价格不是唯一的中标标准。
②随着硬件技术的飞跃发展，软件功能与网络的结合也不断更新和拓展，成熟的软件公司平均2.5年就更新一次版本，所以，还要了解应标软件功能拓展和版本更新的情况。
鉴于上述原因，招标前应邀请当地公共馆、高校馆的专业人士和已经使用过自动化管理软件的资深中学馆长对应标软件进行咨询和审查，并现场演示，一般半到一个小时。选购中小学图书馆计算机自动化软件最好选用用议标询标的方式，操作起来方便主动些。
（一）收集各图书馆自动化系统资料（含硬件规格、软件需求、网络环境需求）